Bei der Anschaffung eines neuen Lernmanagementsystems bzw. einem Umstieg stellt sich recht früh im Auswahlprozess die Frage, ob man auf ein kommerzielles/proprietäres oder ein Open Source LMS setzen will. Bei einem proprietären LMS steht ein klar zu benennender Anbieter dahinter, was gleichzeitig Fluch und Segen sein kann. Ein etablierter Anbieter kann als erfahrener Ansprechpartner bei der Implementierung und dem Betrieb des LMS dienen. Gleichzeitig besteht u.a. die Gefahr des „Vendor lock-ins“, d.h. man ist so eng an den Anbieter gebunden, dass ein Wechsel nur mit sehr viel Kosten und Aufwand möglich ist.
Demgegenüber haben Open Source-LMS einen frei zugänglichen Quellcode und können ohne Lizenzgebühren genutzt werden. Allerdings fallen auch bei einem Open Source-LMS kosten sowie Aufwand für das Hosting, die Installation sowie die Konfiguration an. Gerade die Einführung eines Open Source-LMS kann für ein Unternehmen eine große Herausforderung darstellen, da erstmal kein Dienstleister dahintersteht, der einem bei diesem Prozess begleitet, und gängige Systeme dank einer Vielzahl von Modulen und Plugins eine große Fülle an Einstellungen bieten, die unerfahrene Nutzer schnell überfordern können. Genau an dieser Stelle setzt WEKA mit dem WEKA-LMS an. Die Lösung basiert auf dem Open Source-LMS „ILIAS“ und bietet damit alle Freiheiten und Möglichkeiten, die sich durch einen frei zugänglichen Quellcode ergeben. Gleichzeitig bietet WEKA sein LMS als Software as a Service (SaaS) an, wodurch eine aufwändige Installation entfällt und viele Voreinstellungen bereits getätigt sind. Darüber hinaus hat WEKA mehrere Plugins programmiert, mit denen die ILIAS-Basis um unternehmensrelevante Funktionalitäten erweitert wird. Im Rahmen unserer Testreihe hatten wir die Möglichkeit, einen vertiefenden Blick auf das WEKA-LMS zu werfen.
Viele Gestaltungsmöglichkeiten
Das WEKA-LMS bietet zunächst alle grundlegenden Funktionen, die man heutzutage von einem zeitgemäßen Lernmanagementsystem erwarten kann. Nach dem Login findet sich der Lerner zunächst auf seinem persönlichen Dashboard wieder, auf dem alle wichtigen Informationen, wie z.B. eigene Kurse und Gruppen, überfällige Schulungen oder der persönliche Kalender, übersichtlich gelistet sind. Von hier aus kann der Lerner einfach und unkompliziert auf seine Lerninhalte zugreifen. Darüber hinaus bietet das LMS standardmäßig eine Lernerfolgskontrolle, in der man sowohl den Status und Lernfortschritt seiner Kurse als auch die erworbenen Badges sowie Zertifikate einsehen kann.
Auf Seiten der Administration bietet WEKA-LMS eine große Auswahl von Einstellungs- und Konfigurationsmöglichkeiten. Bei Bedarf können umfassende Anpassungen am Layout des Systems insgesamt aber auch einzelner Seiten vorgenommen werden. Daneben können Admins Benutzer sowie Kurse verwalten, Gruppen anlegen, umfangreich Rollen sowie Rechte definieren und vieles mehr. Diese Fülle an Gestaltungsmöglichkeiten hat gepaart mit der nicht immer intuitiven Logik von ILIAS zur Folge, dass die Administration eine gewisse Einarbeitungszeit erfordert – was bei einer Software mit differenzierten und komplexen Gestaltungsmöglichkeiten aber auch ganz normal ist. Zudem wird ILIAS ständig weiterentwickelt, jedes Jahr steht ein großes Update an, mit dem neue Features und/oder Gestaltungsmöglichkeiten Einzug halten.
CBASS – Das Plugin für automatische Kurszuweisungen
Um Administratoren zu unterstützen und zumindest einen Teil ihrer Regelaufgaben abzunehmen, hat WEKA das Plugin „CBASS“ entwickelt, mit dem regelbasierte Zuweisungen, z.B. zu Kursen oder Gruppen, automatisiert werden können. Das Anlegen einer entsprechenden Regel ist vergleichsweise einfach und selbsterklärend. Beim Anlegen einer neuen Regel werden zunächst ein oder mehrere Kriterien festgelegt, die mehr oder weniger detailliert ausfallen können. Arbeitet man etwa in einem Unternehmen mit mehreren Standorten, dann kann man bei einer neuen Regel die Kriterien festlegen, dass beispielsweise nur Nutzer mit dem Inhalt „Hamburg“ in dem Profilfeld „Ort“ berücksichtigt werden sollen.
Sind die Kriterien festgelegt, müssen anschließend nur noch die damit verbundenen Aktionen festgelegt werden. Sollen die Mitarbeiter aus Hamburg einer bestimmten Gruppe zugewiesen werden? Oder müssen die entsprechenden Kollegen z.B. alle einen bestimmten Kurs absolvieren? Diese und ähnliche Aktionen können über CBASS automatisiert werden. Ist eine Regel definiert, wird diese vom System einmal pro Tag überprüft und die entsprechenden Aktionen ausgeführt, wodurch lästige und mitunter zeitaufwändige Regelarbeit entfällt.
Automatisierte Eskalationsstufen
Eine weitere Eigenentwicklung von WEKA ist das Compliance-Plugin, mit dem Wiederholungsschulungen, Benachrichtigungsmails und Eskalationsstufen definiert und automatisiert werden können. Dazu können im Adminbereich zunächst Mailvorlagen angelegt werden, die anschließend in einen Wiederholungskurs eingebaut werden können. Das Anlegen ist denkbar einfach: Man muss lediglich einen Bezeichner für die Vorlage, den Betreff sowie den damit korrespondieren Text eingeben, wobei der Text dank Platzhaltern (wie z.B. Vorname oder das Ende einer Lernphase) kontext-unabhängig gestaltet werden kann. Anschließend können diese Vorlagen in den entsprechenden Kurs eingebunden werden. Möchte man beispielsweise einen Compliance-Kurs zu einem Wiederholungskurs machen, kann diese Option vom Administrator des Kurses in den Einstellungen aktiviert werden. Dazu muss lediglich angegeben werden, wie lange eine Lernphase dauert und wie lange etwa ein Zertifikat gültig ist, bis eine Wiederholung ansteht. Danach kommen die Mailvorlagen wieder ins Spiel, denn für entsprechende Zeitpunkte (Aufnahme in den Kurs, Kurs bestanden, Erinnerungen, etc.) kann definiert werden, welche Vorlage verschickt werden soll, was ebenfalls eine substanzielle Arbeitserleichterung darstellen kann.
Umfassendes Seminarmanagement
Die dritte WEKA-Entwicklung ist das Seminarmanagement-Plugin. Mit dieser Funktion kann man einen digitalen Weiterbildungskatalog in das LMS integrieren, mit dem sowohl digitale als auch präsenzbasierte Schulungen zentral an einem Ort organisiert werden können. Das Plugin bietet umfangreiche Konfigurierungsmöglichkeiten, wie z.B. eine Strukturierung des Angebots in verschiedene Themenbereiche, sowie einen vollwertigen Buchungsprozess, mit dem sowohl kostenpflichtige oder kostenfreie Schulungen und interne oder externe Angebote bereitgestellt werden können.
Fazit
Open Source-LMS können dank entfallender Lizenzkosten und einer großen Entwickler-Community im Hintergrund auch für Unternehmen eine attraktive Alternative zu einer kommerziellen Lösung darstellen. Allerdings können insbesondere das Hosting und die Implementierung eines solchen LMS eine Herausforderung darstellen. Vor diesem Hintergrund bietet das WEKA-LMS eine vorkonfigurierte Variante von dem Open Source-LMS „ILIAS“ an, mit dem diese Hürden weitgehend entfallen. Die 3 eigenentwickelten Plugins „CBASS“, „Compliance“ sowie „Seminarmanagement“ erweitern zielgerichtet die Funktionalität des Systems und ermöglichen insbesondere die Automatisierung von Regeltätigkeiten, mit denen Admins und Trainer in ihrer täglichen Arbeit entlastet werden können. Aus diesen Gründen bewertet die Redaktion des eLearning Journals das WEKA-LMS von der WEKA Media GmbH & Co. KG mit einem Score von 81 Punkten mit der Note „Sehr gut“.
