Kassa Basis Schulung im Rahmen des Onboardings bei BILLA neu gedacht
Mit der Kassa Basis Schulung für einheitlich geschultes Personal an der Kasse
Der Onboarding-Kurs für neue Kassenmitarbeitende wurde bei der BILLA AG bislang im Rahmen einer zweitägigen Präsenzschulung durchgeführt, das mit einer Anreise ins Ausbildungszentrum verbunden war. Um ein flexibleres und nachhaltigeres Lernerlebnis zu schaffen, das zugleich das selbstbestimmte Lernen fördert und Kapazitäten der Trainer:innen effizienter einplant, wurde die bisherige Präsenzschulung in ein Blended Learning umgewandelt.
Bei der BILLA AG sind die Mitarbeitenden an der Kasse bei ihrem Einstieg in den Berufsalltag dazu verpflichtend, die Kassa Basis Schulung im Rahmen des Onboardings zu absolvieren. In diesem werden die wesentlichen Arbeitsprozesse sowie relevantes Knowhow für den Arbeitsalltag und den Umgang mit Kunden und Kundinnen vermittelt, um den neuen Mitarbeitenden einen angenehmen Einstieg in ihre Tätigkeit anzubieten. Bislang setzte BILLA für die Durchführung von Schulungen auf reine Präsenztrainings: Die neuen Mitarbeitenden wurden für diese Zwecke für zwei Tage in einem BILLA Ausbildungszentrum geschult, wo sowohl Theorie- als auch Praxisinhalte vermittelt wurden. Spätestens seit Ausbruch der Pandemie konnte dieses nicht mehr in dem Umfang und der Teilnehmendengröße realisiert werden. Zugleich wurden die Marktformate von Merkur und BILLA zusammengeführt, was zu einer größeren Anzahl Schulungsteilnehmender führte.
Lernbedarfe
Vor diesem Hintergrund gab es einen erhöhten Schulungsrückstand, der nicht mit dem bisherigen Schulungsformat ausgeglichen werden konnte. Noch dazu wurde durch die zeitweiligen Verzögerungen der Schulungen ein sehr breites Spektrum an Wissensständen geschaffen, das im Rahmen der Theorieeinheit zunächst vereinheitlicht werden musste. Infolgedessen entschied sich das Projektteam unter der Leitung von Susann Eipeldauer bei BILLA, sich von dem Format der kompletten Präsenzschulung zu verabschieden und stattdessen ein flexibleres und nachhaltigeres Lernerlebnis zu etablieren. Hiermit sollten zugleich Reisekosten minimiert werden sowie die vorhandenen Ressourcen der Fachtrainer:innen effizienter eingesetzt werden. Die Schulungsinhalte erstreckten sich unter anderem über die Bereiche Kassiervorgang, Tastaturerklärung und Zahlungsarten, wobei ein besonderer Fokus auf eine interaktive Vermittlung gelegt werden sollte. Mit Blick auf dieses Vorhaben ließ sich die Zielgruppe eindeutig auf die neuen Marktmitarbeitenden eingrenzen, die im Bereich der Kasse eingesetzt werden.
Projektverlauf
Um ein neues Schulungskonzept zu entwickeln, wurde zunächst eine Ist-Analyse der bestehenden Präsenzschulung vorgenommen. Für diese Zwecke nahmen die Projektverantwortlichen selbst an der zweitägigen Veranstaltung teil und definierten in diesem Zusammenhang bereits erste Ideen für eine digitale Auslagerung der theoretischen Lerninhalte. Hierfür wurden zudem die bereitgestellten Lernmaterialien gesichtet und ausgewertet, welche in einem WBT ebenfalls zum Einsatz kommen können. Für die digitale Realisierung wurde in enger Zusammenarbeit mit den Fachtrainer:innen aus der Präsenzschulung ein Storyboard erstellt. Ein Schwerpunkt bestand hier unter anderem in der Entwicklung eines virtuellen Avatars, der die Lernenden während des Theorieteils begleitet und für die soziale Komponente im digitalen Training sorgt. Ein starker Fokus wurde auf das Verständnis und eine einfache Sprache der Lerninhalte gelegt.
Ebenfalls wurde vom Projektteam festgelegt, wer die Zielgruppe umfasst, wie die Lerninhalte digital erstellt und vermittelt werden und welche didaktischen Methoden zum Einsatz kommen sollen. Als diese Rahmenbedingungen einvernehmlich von BILLA geklärt waren, stand im nächsten Schritt die Suche nach einem geeigneten Projektpartner an, der das Projektteam bei der Umsetzung des digitalen Trainings unterstützt. Nach einer Ausschreibung fiel die Wahl schließlich auf Learnchamp.
Ein erstes Kick-off-Gespräch diente der kommunikativen Validierung bezüglich der gemeinsamen Ziele sowie der konkreten Schritte im Rahmen einer Roadmap. Hierbei sollte die Umsetzung des Projektes einen Zeitraum von 6 Monaten nicht überschreiten. Auch die Projektverantwortlichen von Learnchamp nahmen für diese Zwecke zunächst noch an der zweitägigen Präsenzschulung teil, um ein Gespür für die Inhalte sowie die angesprochene Zielgruppe zu erhalten. Im Anschluss ging es an die technische Umsetzung, wobei das bereits bestehende Storyboard gemeinsam verfeinert, bevor dieses dann technisch realisiert wurde. Hierfür kam das Autorentool Articulate Storyline zum Einsatz. Nach mehreren Feedbackschleifen war das digitale Training dann nach einem halben Jahr fertiggestellt.
Im Rahmen einer einmonatigen Testphase hatten die betroffenen Mitarbeitenden selbst die Gelegenheit, das digitale Training auszuprobieren. Vor dem Rollout wurden Vertrieb und Vorstand über die neue Schulungsmaßnahme informiert. Darüber hinaus stand auch noch die Information der Führungskräfte und des Vertriebsaußendienstes an – dieses wurde durch Teamleiterinnen der Fachtrainer:innen im Rahmen von Tagungen und Meetings realisiert. Die Lernenden selbst wurden über verschiedene Kommunikationskanäle informiert, so über die interne Mitarbeitendenzeitung, die Wocheninfo und ein eigens für diese Zwecke angefertigtes Werbevideo.
Projektergebnis
Im Rahmen dieses Projektes wurde eine kombinierte Schulungsmaßnahme entwickelt, die sich aus eLearning-Elementen sowie einer praxisbezogenen Präsenzschulung zusammensetzt. Die neuen Mitarbeitenden im Kassenbereich sollen die Schulung in den ersten sechs Wochen als Teil ihres Onboarding absolvieren.
Im Rahmen des neuen Lernpfades absolvieren die Lernenden zunächst den Theorieteil, der über ein digitales Training durchgeführt wird. Hier werden die inhaltlichen Grundlagen vermittelt und zunächst dafür gesorgt, bei allen Lernenden einen einheitlichen Grundwissensstand zu vermitteln. Konkret besteht dieses Modul aus 7 Modulen, die insgesamt eine Lernzeit von 3 Stunden einnehmen. Die einzelnen Module können die Lernenden eigenständig und in einem selbstbestimmten Rhythmus absolvieren, die je 20-30 Minuten einnehmen. Dies ermöglicht den Lernenden, die Module flexibel in ihren Arbeitsalltag zu integrieren, in ihrem eigenen Tempo zu lernen und bei Bedarf Einheiten zu wiederholen.
Der Theorieteil gewährleistet, dass die Wissensstände der Lernenden auf einem angemessenen Niveau sind, bevor sie zum zweiten Kurs übergehen: dem praktischen Präsenzkurs. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Theorieteils melden sich die Teilnehmenden für den Praxisteil zu einem Präsenztermin an. Anstatt zuvor zwei Tage, dauert die Präsenzschulung hier nur einen Tag, für den die Lernenden das Ausbildungszentrum besuchen müssen. Hier werden die zuvor theoretisch erlernten Inhalte in die Praxis umgesetzt und darüber hinaus die Möglichkeit zum Netzwerken und Austauschen unter den Lernenden gegeben. Die neuen Kassenmitarbeitenden können hier in einem geschützten Raum die neuen Inhalte und Arbeitsprozesse erproben, damit sie für den Alltag bei BILLA an der Kasse gewappnet sind.
Abgerundet wird der neue Blended Learning-Lernpfad mit einem digitalen Wissensquiz, das die vermittelten Lerninhalte auf den Prüfstand stellt und somit für einen nachhaltigen Lernerfolg sorgt. Die Umstellung der Onboarding-Maßnahme in ein abwechslungsreiches Blended Learning-Konzept führt zu einer Zeitersparnis von 5 Stunden. Durch die verkürzte Präsenzphase stehen den Fachtrainer:innen vor Ort mehr Kapazitäten zur Verfügung, wodurch doppelt so viele Lernende betreut werden können. Darüber hinaus werden auch die Reisekosten für BILLA um 50% reduziert. Neben der Verwendung einfacher Sprache und kurzer Sätze gibt es zudem die Möglichkeit, Untertitel einzublenden. Auf diesem Weg wird unter anderem Lernenden, die Deutsch nicht als Muttersprache gelernt haben, der Lernprozess erleichtert.
Schon während der ersten Testphase stieß das Training bei den Mitarbeitenden auf sehr positives Feedback. Auch nach dem offiziellen Roll-out setzte sich dieses fort. Dieses wird durch Feedbackbögen und auch persönliche Stimmen beim Präsenztraining sichergestellt.
Fazit
Die BILLA AG hat mit dem neuen Blended Learning-Lernpfad erstmals eine Schulungsmethode mit einem Mix verschiedener Lernmethoden eingeführt. Durch die Kombination können die beiden Lerneinheiten – Theorie und Praxis – bestmöglich realisiert und vermittelt werden. Bei den theoretischen Grundlagen können die Lernenden ihr eigenes Tempo verfolgen, während der Praxistransfer im durch Fachtrainer:innen betreuten Präsenzteil gemeinsam mit weiteren Lernenden für einen nachhaltigen Lernerfolg sorgt.
Zusammengefasst stellt sich die umgestellte Schulungsmaßnahme für BILLA als ein voller Erfolg heraus: Die Überarbeitung der Schulungsmaßnahme führt so zu qualitativ hochwertig und vor allem einheitlich geschulten Mitarbeitenden, die neu in die Tätigkeit einsteigen. Dies wirkt sich positiv auf die Verkaufskompetenzen der Lernenden und den direkten Kundenkontakt aus, was wiederum zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit führt. Für diese Leistung verleiht die Jury der BILLA AG den eLearning AWARD 2024 in der Kategorie „Blended Learning“. Herzlichen Glückwunsch!
Vorgaben und Besonderheiten:
Vorgaben:
Um ein flexibleres und nachhaltigeres Lernerlebnis für neue Mitarbeitende im Verkauf zu schaffen, soll aus einer zweitägigen Präsenzschulung ein Blended Learning-Lernpfad entwickelt werden. Dieser soll fester Bestandteil des Onboardings sein und einen einheitlichen Wissensstand unter den Mitarbeitenden gewährleisten.
Besonderheiten:
Während im digitalen Theorieteil die Grundlagen für den Arbeitsalltag und sämtliche Prozesse thematisiert werden, konzentriert sich der Präsenzteil auf die Umsetzung in die Praxis. Hier können sich die Lernenden ebenfalls mit ihren Kolleg:innen austauschen.
Projektverantwortliche:
BILLA AG
Susann Eipeldauer
Projektleitung | Expert Digitale Lernmethoden
BILLA AG
IZ NÖ-Süd, Straße 3 Objekt 16
A-2355 Wiener Neudorf
