Drei Fehlentscheidungen bei LMS, LXP & Autorensystemen

Die schlechte Nachricht zu Learning Management Systemen (LMS), Learning Experience Platforms (LXP) und Autorentools ist: Fehlentscheidungen haben das Potenzial, das ganze Thema „digitales Lernen“ im Unternehmen zu verbrennen. Die gute Nachricht: Eine Vielzahl an bedrohlichen Szenarien lässt sich vermeiden. p-didakt schildert drei typische Beispiele aus dem Beratungsalltag.

1. „Sieht super aus, das Tool nehmen wir auch.“ – die verhängnisvollen Folgen einer pragmatischen Autorentool-Entscheidung.

Ein neues Autorentool muss her! Das bisherige erfüllt die neuen Sicherheitsanforderungen des mittelständischen Maschinenbauunternehmens nicht. Kolleg*innen aus einem Partnerunternehmen stellen ein Tool vor, das sie selbst einsetzen: „Tolle User Experience, Kosten überschaubar, einfach zu bedienen.“
Das Votum der Academy: „Sieht super aus, das Tool nehmen wir auch.“ Entscheidung getroffen, Lizenz gekauft. Die Bestands-Trainings werden umgewandelt und neue Trainings erstellt.

Was ihnen im Prozess begegnet:

• Das neue Tool ist video-basiert und erlaubt nur wenig Interaktivität.
• Vorlagen und Workflows des „alten Tools“ passen nicht, es wird „erstmal improvisiert“.

Und im Ergebnis:

Die umgewandelten Bestandstrainings kommen nicht gut an und werden von vielen nicht mehr genutzt.

Die neuen Trainings erreichen nicht die nötige Qualität und Attraktivität.

Innerhalb weniger Wochen wird der Schmerz umsatzrelevant: Der Absatz für neue Produkte bricht ein. Die Vertriebler*innen klagen über Wissenslücken. Die Trainer*innen stehen unter Druck. Der Academy-Leiter muss die Notbremse ziehen.

Wie hätte sich das vermeiden lassen? Der Wechsel des Autorentools hätte hier als strategische Entscheidung erkannt werden müssen. Die Ersteinschätzung hätte unbedingt eines Realitäts-Checks bedurft:

• Welche der Anforderungen haben wir (auch mittelfristig) an die Tool-Funktionen?
• Wie sollen unsere Workflows (intern und mit externen Dienstleistern) aussehen?
• Welche Rahmenbedingungen hat unser IT-Umfeld?
• Welche Tool-Alternativen gibt es?

Vermeiden Sie damit Showstopper – wie hier im Beispiel aus dem Kontext Inhouse-Kompetenzen und Tool-Funktionen. Häufig sind es aber z. B. auch Themen wie Integrierbarkeit in die Lernplattform oder Umsetzbarkeit von Sprachversionen, die übersehen werden. Holen Sie – je nach Ausprägung Ihres Marktüberblicks und Produk-tionswissens ggf. externe Expertise dazu.

2. „Diese Lernplattform werde ich nicht nutzen.“ – schlechte Nachrichten im Trainings-Rollout.

Ein Konzern sieht im „digitalen Lernen“ eine wichtige Unterstützung bei der Umsetzung der eigenen Digitalisierungs-Offensive. Eine leistungsstarke Lernplattform wurde ausgewählt und implementiert. Der Bereich Learning & Development (L&D) startet das Trainings-Rollout.

Schon einen Monat nach dem Rollout beruft L&D eine Krisensitzung ein, denn die ersten Feedbacks sind da:

• „Das ist total unübersichtlich, wo finde ich die für mich relevanten Kataloge und Kurse?“
• „Wo ist denn mein Training XY?“
• „Ich sehe ja erst nach dem Buchen, dass der Kurs nicht verfügbar ist.“

Ein Mitarbeiter bringt es auf den Punkt: „Es tut mir leid, aber: Diese Lernplattform werde ich nicht nutzen.“ Auch L&D kann nur zustimmen – die Nutzung des LMS ist zu unkomfortabel.

Der Zeitpunkt dieser Erkenntnis ist extrem ungünstig: Das LMS wurde eingekauft und mit viel Aufwand in die eigene IT-Architektur integriert. Gleichzeitig ist die höchste Priorität, das Thema Digitalisierung positiv zu besetzen.

Wie hätte sich das vermeiden lassen? Eine erfolgskritische Dimension wurde übersehen: Hier war es die Nutzerfreundlichkeit. So einen „blinden Fleck“ verhindert man nur durch eine systematische Analyse und einen strukturierten Prozess, z. B. mit Maßnahmen wie diesen:

• Identifizieren Sie die relevanten Stakeholdergruppen.
• Erarbeiten Sie, welche Anforderungs-Dimensionen aus den Stakeholder-Perspektiven relevant sind.
• Kalkulieren Sie ein, dass einige Prozesse neu definiert und tragfähige Kompromisse für effiziente Lösungen ausgehandelt werden müssen.

Weitere Anforderungsbereiche, denen oft zu spät Beachtung geschenkt wird, sind der Zugriff von unternehmensexternen Zielgruppen, auditsicheres Versionsmanagement, Einbinden externer Content-Bibliotheken u. v. m.

Eine unabhängige externe Perspektive und Expertise kann Ihnen entscheidend dabei helfen, im Auswahlprozess an alle wichtigen Aspekte zu denken und Interessenskonflikte aufzulösen.

3. „Ich habe wenig Zeit zum Lernen, aber GAR KEINE Zeit, Trainings zu suchen.“ – von der Notwendigkeit, in Content-Bibliotheken Orientierung zu geben.

Ein Unternehmen legt großen Wert auf regelmäßige Qualifizierungen und Upskilling. Für einige Themen sollen Standardinhalte aus einer großen Content-Bibliothek genutzt werden.

Vier Monaten nach Vertragsabschluss mit dem Content-Anbieter möchte der Vorstand eine Nutzungs-Auswertung sehen:

• Die Nutzung der bestehenden unternehmensspezifischen Lernangebote ist mit Einführung der Bibliothek gesunken.
• Auch die Nutzung der Bibliothek geht nach einem ersten starken Anstieg deutlich zurück.

In Einzelgesprächen hört die Personalabteilung Sätze wie: „Es dauert ewig, bis ich finde, was ich brauche. Ich habe wirklich wenig Zeit zum Lernen, aber GAR KEINE Zeit, Trainings zu suchen.“

Ist der „Schuss ist nach hinten losgegangen“? Die Versorgung mit einem größeren Spektrum an Trainings hat in kurzer Zeit die Lernaktivität messbar verringert.

Warum? Die größere Anzahl von Treffern bei der Suche kostete zu viel Zeit bei der Auswahl. Integriert man zusätzlich zu eigenen auch noch externe Angebote, zeigen sich Schwächen in den Such- und Filterfunktionen noch deutlicher.

Welche Ansätze können die notwendige Orientierung schaffen?

1. Die klassische Lösung: Kuratierung aller Inhalte durch die Personalabteilung oder die Führungskräfte. ABER sind dafür Kapazitäten vorhanden?
2. Beliebter „Work-Around“: Zusätzliche Filteroberflächen werden auf das Lernportal gelegt. ABER funktionieren die Filter über die Systemgrenzen des eigenen LMS bis in die Bibliothek des externen Anbieters? Müssen z. B. Verschlagwortungen manuell ergänzt werden?
3. Wechsel zu einer Learning Experience Platform (LXP): Es locken attraktive Nutzer-Oberflächen und ein unterstützendes Empfehlungsmanagement. ABER können damit auch Pflicht-Trainings und Buchungsworkflows gesteuert werden?
4. Kombination LMS + LXP: Bei einem sauber konstruierten Zusammenspiel der beiden Systeme kann das LXP das starke Trainingsmanagement des LMS um eine attraktive Nutzeroberfläche ergänzen. Gleichzeitig ermöglicht es eine Anbindung externer Content-Bibliotheken mit einem nutzerspezifischen Empfehlungsmanagement. ABER gelingt die vollständige Synchronisation von LMS und LXP, um das Potenzial des LXP zu nutzen? Von einer weitsichtigen Klärung der technischen und strategischen Fragestellungen hängt der Erfolg dieser Kombination ab. Denn der sollte bekannt sein, auch angesichts der zusätzlichen Lizenzkosten für das LXP.

Prüfen Sie – wenn möglich auch mit unabhängiger, externer Expertise – welcher Ansatz in Ihrem Unternehmen auch langfristig funktioniert und die Schwelle zum Lernen möglichst stark senkt.

Bei diesem Artikel handelt es sich um einen bezahlten Beitrag der p-didakt GmbH.

Stichworte:

Zielgruppe
Trainingsverantwortliche in Unternehmen (z.B. Bereich HR, Marketing, Kundenservice), Personal- oder Akademieleiter in KMUs, Konzernen und öffentlichen Organisationen.

Methodik
Zuhören, mitdenken und gemeinsam individuelle Lösungen entwickeln.Pragmatisch und realistisch.

Portfolio
Herstellerunabhängige Beratung im Bereich aller (E-)Learning Systeme (z.B. LMS, LXP, Autorensysteme). Konzeption und Produktion Ihrer E-Learning- Module: Full Service oder Unterstützung nach Bedarf, Inhouse-Qualifizierung für Ihre interne Content-Erstellung.

Referenzkunden
Alte Leipziger Hallesche Konzern, Beiersdorf AG, Bundesinstitut für Berufsbildung (bibb), Carl Zeiss AG, Daimler AG, Dentsply Sirona Deutschland GmbH, Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH, Diehl Stiftung & Co. KG, Dortmunder Stadtwerke AG, Engel & Völkers AG, Eschenbach Optik GmbH, Freudenberg & Co. Kommanditgesellschaft, Gebrüder Heinemann SE & Co. KG, Globus Logistik GmbH & Co. KG, Hamburg Center of Aviation Training – LAB (HCAT+) e.V.,Hamburger Hochbahn AG, IKEA Deutschland GmbH & Co. KG, Item Industrietechnik GmbH, La Prairie Group AG, LucaNet AG, Lufthansa Technical Training GmbH, medi GmbH & Co. KG, Miltenyi Biotec B.V. & Co. Kg, Nordex Energy GmbH, NWB Verlag GmbH & Co. KG, Rohde & Schwarz GmbH & Co. KG, Warema Renckhoff SE

Die Autoren:

Sönke Petersen

Geschäftsführer der p-didakt GmbH. Als studierter Wirtschaftsinformatiker und Unternehmensberater begleitet Sönke Petersen seit mehr als 20 Jahren Unternehmen bei dem Aufbau und Ausbau von digitalem Lernen und „Blended Learning“. Im Jahr 2005 gründete er die p-didakt GmbH.

Jasmin Hamadeh

Beraterin und Konzeptionerin bei der p-didakt GmbH. Seit 2001 berät Jasmin Hamadeh Unternehmen und Bildungseinrichtungen zu eLearning-Konzepten und strategischen Fragestellungen. Ein Fokus ihrer Beratung ist „Digitales Lernen in Change Prozessen“.

Kontakt:

p-didakt GmbH

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