Wenn es um das Thema „digitales Lernen“ geht, dann dreht sich die Diskussion in der Regel um Web Based Trainings und Lernvideos, die den größten Teil der digitalen Lerninhalte in der betrieblichen Bildung ausmachen und insbesondere in den Lernbedarfen „IT-Trainings“, „Produktschulungen“ sowie „Compliance-Trainings“ zum Einsatz kommen. Es ist dementsprechend wenig verwunderlich, dass die Produktion und Beschaffung von Lerninhalten ein Dauerthema in der Branche ist und weshalb Autorentools neben dem Learning Management System zu den wichtigsten Bildungstechnologien gehören.
In vielen Branchen gibt es neben den „klassischen“ Compliance-Schulungen in WBT- oder Lernvideoform, wie z.B. Datenschutz oder Arbeitssicherheit, allerdings noch unzählige Dokumente, wie Kurzunterweisungen, SOP’s, Betriebsanweisungen oder Sicherheits-Kurzunterweisungen, die oftmals ebenfalls nachweislich verpflichtend vermittelt bzw. geschult werden müssen. Diese Dokumentenschulungen zeichnen sich durch zusätzliche Herausforderungen aus, denn die Schulungen sind oftmals kurzfristiger Natur, die Anzahl der Dokumente steigt beständig und Wiederholungsschulungen aufgrund kleiner Änderungen gegenüber der vorherigen Version sind keine Seltenheit. Darüber hinaus gibt es für diese Art von Schulungen in der Regel keine Standard-Trainings, auf die man als Unternehmen zurückgreifen könnte.
Genau in diesem Kontext kommt der FIT2-Dokumententrainer vom Provadis ins Spiel. Dabei handelt es sich um ein spezialisiertes Autorentool, mit dem innerhalb weniger Minuten bestehende Dokumente in interaktive Trainings gewandelt und rechtssicher vermittelt werden können sollen. Im Rahmen unserer Testreihe hatten wir die Möglichkeit zu überprüfen, ob der Dokumententrainer dieses Versprechen einlösen kann.
Das Werkzeug für die Dokumentenflut?
Beim Dokumententrainer handelt es sich nicht um eine Cloud-basierte Anwendung, sondern um ein ausführbares Programm, welches zunächst installiert werden muss. Das Programm an sich ist sehr schlicht und übersichtlich gestaltet. Zum Erstellen eines neuen Dokumententrainings muss zunächst ein neues Projekt angelegt werden, in dem neben dem Titel und Autor insbesondere die PDF-Quelldatei ausgewählt werden muss. Auch PowerPoint- oder Word-Dateien können in Trainingsdokumente gewandelt werden. Allerdings müssen diese zuvor als PDF gespeichert werden. Ist ein PDF ausgewählt, werden Scans bzw. Bilder aller Seiten des Dokuments erstellt, welche anschließend mit interaktiven Elementen versehen werden können. Dieser Schritt soll unter anderem sicherstellen, dass der Inhalt der Seiten nicht nachträglich verändert werden kann.
Um aus einem einfachen Dokument eine Schulung zu erstellen, stehen im Kern fünf interaktive Elemente bzw. Objekttypen zur Auswahl. Das Einbauen dieser Elemente ist dabei denkbar einfach und folgt immer dem gleichen Muster: Man wählt den gewünschten Elementtyp aus und markiert anschließend die Stelle im Dokument, die man entsprechend hervorheben bzw. abdecken möchte. Die folgenden fünf Typen stehen dabei zur Auswahl: Bei der „Erläuterung/Hervorhebung“ wird, wie der Name schon sagt, ein bestimmter Bereich farblich hervorgehoben und kann mit zusätzlichen Informationen versehen werden. Dies können sowohl Texte als auch beliebige Medienelemente wie bspw. eine Grafik oder ein Video sein. Mit der „Abdeckung“ wird ein definierter Bereich des Dokuments überdeckt, so dass dieser nicht mehr einsehbar ist und erst wieder peu à peu aufgedeckt, wenn man eine Erläuterung zur Kenntnis genommen hat. Ähnlich läuft der Prozess bei den Elementen „Richtig/Falsch“ und „Lückentext“. Bei ersterem wird dem Lerner zum abgedeckten Bereich eine Aussage gezeigt, für die er entscheiden muss, ob sie zutrifft oder nicht. Beim Lückentext gibt es grundsätzlich zwei Optionen: Entweder muss der Anwender den gesuchten Begriff eingeben – wobei der Autor die richtige Antwort sowie alternative Schreibweisen definieren kann oder es kann ein Dropdown-Menü genutzt werden, bei dem der Lerner den richtigen Begriff aus mehreren Möglichkeiten auswählen muss.
Als letzte Option bleiben schließlich noch die „Aufgaben“. Diese müssen zuerst angelegt werden und sind im Kern Single-, Multiple Choice- oder Richtig/Falsch-Fragen, sowie der Typ „Bereich auswählen“, bei der bestimmte Bereiche im Dokument vom Lerner eindeutig identifiziert werden müssen. Ist eine Aufgabe angelegt, kann diese, wie die anderen Elemente, mit wenigen Klicks in das Dokument integriert werden.
Alle Elemente können dabei als „zwingend“ definiert werden, d. h. sie müssen zwingend bearbeitet werden, um fortzufahren zu können oder sie können als „optional“ angelegt und somit auch bei Bedarf übersprungen werden. Dies macht den Dokumententrainer insbesondere auch für Delta-Schulungen interessant, da der Lerner in einem Dokument gezielt von Änderung zu Änderung geführt und trainiert werden kann, ohne dass aufwendig eine Schulung neu aufgelegt werden muss.
1,5 Stunden Einarbeitungszeit reichen aus
Auf diese Art und Weise können innerhalb weniger Minuten Dokumente mit einem Mix aus interaktiven Elementen versehen werden. Mittels einer Vorschaufunktion können dabei jederzeit die aktuelle Seite oder das ganze Projekt im Browser angezeigt werden. So ist jederzeit sichergestellt, dass die interaktiven Elemente funktionieren wie angedacht. Ist das Projekt schließlich finalisiert, kann die Schulung als SCORM-Paket ausgegeben und in jedem LMS genutzt werden.
Der Dokumententrainer ist dabei so einfach gestaltet, dass eine kurze Einführung und Einarbeitungszeit von ein bis zwei Stunden ausreichen sollten, damit ein Autor seine erste Dokumentenschulung selbstständig erstellen kann. Ähnlich intuitiv und einfach sind die Trainings auch für den Lerner. Ein Steuerungselement gibt an, ob auf der aktuellen Seite ein interaktives Element zu bearbeiten ist. Diese sind darüber hinaus deutlich hervorgehoben. Erst wenn eine Seite vollständig bearbeitet wurde, darf weitergeblättert werden. Ein Fortschrittsbalken zeigt dabei immer an, wie viele interaktive Elemente noch im Dokument zu bearbeiten sind. Ist ein Dokumententraining durchgearbeitet, kann man dem Lerner wahlweise ein entsprechendes Zertifikat bereitstellen.
Fazit
Der FIT2-Dokumententrainer ist sicher kein klassisches Autorentool, mit dem man umfangreiche WBTs, Lernvideos oder Ähnliches erstellen kann. Vielmehr ist das Werkzeug dafür geeignet, in wenigen Minuten rechtssichere interaktive Schulungen zu Kurzunterweisungen, SOPs und ähnlichen Dokumenten zu erstellen, die Mitarbeiter heutzutage gelesen und verstanden haben müssen. In diesem Kontext kann der Dokumententrainer seine Stärken ausspielen und den Anspruch erfüllen, dass wirklich jeder nach einer kurzen Einarbeitung Ergebnisse erzielen kann. Vor diesem Hintergrund zeichnet die Redaktion des eLearning Journals den FIT2-Dokumententrainer der Provadis Partner für Bildung und Beratung GmbH mit einem Score von 80 Punkten mit der Note „Sehr gut“ aus.
