Die Zukunft der Schulung im öffentlichen Dienst
Freies und selbstbestimmtes Lernen mit EDIT
Der digitale Wandel und die sich ständig wechselnden Begebenheiten der Wirtschaft wirken sich auf alle Bereiche der Arbeitswelt aus. Dies stellt vor allem Organisationen des öffentlichen Dienstes vor große Herausforderungen, da hier besonders hohe Ansprüche in Bezug zur Sicherheit und der Kompetenz der Mitarbeiter:innen bestehen. Aus diesen Gründen hat die Buchhaltungsagentur des Bundes sich das Ziel gesetzt, einen Weg zu finden, um ihre Mitarbeiter:innen adäquat und effizient für die Begebenheiten der heutigen und zukünftigen Arbeitswelt auszubilden, ohne dabei an der Sicherheit und Qualität der Schulung einzubüßen. Das Ergebnis dieses Prozesses ist in der entwickelten Lernplattform „EDIT“.
Aufgrund der sich schnell verändernden Arbeitswelt, den Komplexitäten des digitalen Wandels sowie der anstehenden Pensionierungswelle und dem daraus resultierendem erhöhten Bedarf an Neuaufnahmen und Ausbildungen, steht der öffentliche Dienst vor großen Herausforderungen. Um dieser Problematik entgegenzuwirken, ist eine robuste und anpassungsfähige Lernkultur von entscheidender Bedeutung. Deshalb hat die Buchhaltungsagentur des Bundes (BHAG), die exklusive SAP-Schulungen für Bundesbedienstete anbietet, das Projekt „EDIT – Schulen im österreichischen Bund NEU“ initiiert.
Lernbedarfe
Die BHAG hat vor dem Hintergrund der genannten Herausforderungen erkannt, dass ihr bisheriges Ausbildungssystem mit reinen Präsenztrainings nicht mehr ausreicht. Außerdem wurde im Rahmen von Arbeitstreffen mit Führungskräften und Mitarbeiter:innen in ganz Österreich dargelegt, dass eine progressive Fehlerkultur, welche auf ein kontinuierliches Lernen und einer beständigen Weiterentwicklung basiert, notwendig ist, um erfolgreich in der Arbeitswelt agieren zu können. Aus diesen Gründen sollte mit der Plattform „EDIT“ ein hybrider Ansatz verfolgt werden, bei welchem einerseits Präsenzschulungen angeboten und andererseits eLearning-Kurse sowie technisch anspruchsvolle Softwaresimulationen durchgeführt werden. Des Weiteren sollte, in Anbetracht der Intention des kontinuierlichen Lernens, der hauptsächliche Fokus des Projekts nicht nur auf Pflichtschulungen liegen, sondern auch auf dem „freien Lernen“.
Um diese Lernziele erreichen zu können, wurde die Entwicklung einer Plattform, mit der alle digitalen Lerninhalte vereint und zugänglich gemacht werden können, geplant. Die Zielvorstellungen für die Plattform bezogen sich dabei vornehmlich auf die Umstellung des Onboarding-Prozesses in einen hybriden Prozess, indem ein hybrides Schulungskonzept für die Ausbildung neuer Staatsbediensteten unter Berücksichtigung zukünftiger Kapazitätsanforderungen erstellt wird. Dabei sollte eine nachhaltige technische wie auch personelle Infrastruktur aufgebaut und betrieben werden, die zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Lern-, Informations- und Wissensplattform führt. Mit dem hybriden Onboarding und der Bereitstellung von eLearnings und Softwaresimulationen sollte letztendlich erreicht werden, dass die digitalen Kompetenzen und die Autonomie der Lernenden erweitert werden. Deshalb waren der niederschwellige Zugang und die weitgehende Barrierefreiheit der Plattform relevant, um die Nutzung für alle Angestellten zu gewährleisten. Die Zielgruppe setzte sich demnach aus BHAG-Bediensteten und Mitarbeiter:innen, die direkt oder indirekt für den Staatsapparat der Republik Österreich tätig sind, zusammen.
Projektverlauf
Das Projekt startete im März 2021 und stand vor der Herausforderung, komplett neue Standards in technischer, organisatorischer und kommunikativer Hinsicht setzen zu müssen. Die technischen Herausforderungen traten auf, da EDIT, aufgrund des staatsnahen Charakters, im Vergleich zu anderen Projekten dieser Größe besonders hohe technische Sicherheitsansprüche und -auflagen hatte. Außerdem wurde in der BHAG noch nie ein vergleichbares Projekt realisiert, weshalb viele Abläufe, wie die Ausarbeitung spezifischer Geschäftsprozesse, die Anpassung der technischen Umgebung an die individuellen Bedürfnisse und das barrierefreie Gestalten der Plattform und des Inhalts, von Grund auf neu entwickelt werden mussten.
Unter Berücksichtigung dieser Ansprüche sowie der erhobenen Bedürfnisse und Anforderungen an eine neue Lernkultur der BHAG wurde das Konzept für das Projekt entwickelt und umgesetzt. Dabei war die Einrichtung eines dezidierten Testsystems ausschlaggebend für die Qualitätssicherung, da hierdurch die Einführungen neuer Prozesse und Funktionen ohne Unterbrechungen oder Qualitätsverminderungen im Produktsystem gewährleistet werden konnten. Ein weiteres zentrales Element der Projektdurchführung war die kontinuierliche Kommunikation mit allen Beteiligten im Unternehmen. Schon vor der Einführung der Plattform wurden kontinuierlich Informationen über die Entwicklung des Lernmanagementsystems verbreitet. Diese Maßnahme sollte für die schnelle Akzeptanz und Anpassung der Mitarbeiter:innen an das neue Tool sorgen. Die offizielle Einführung von EDIT fand im März 2023 statt.
Ausgerollt wurde das Projekt mit einer gezielten und umfassenden Kommunikations- und Beteiligungsstrategie. Neben der kontinuierlichen Kommunikation mit allen Beteiligten wurden die Mitarbeiter:innen auch aktiv in den Entwicklungsprozess der Plattform eingebunden. Dies geschah z.B. über Einladungen zur Teilnahme an den Konzept-Entwicklungs-Workshops oder mittels Partizipation an der Namensgebung, bei der die Mitarbeiter:innen Vorschläge für den Namen der Plattform einreichen und durch eine Abstimmung den endgültigen Namen bestimmen konnten. Außerdem standen die Projektverantwortlichen in direkter Kommunikation mit den Führungskräften, um sicherzustellen, dass alle Ebenen der Organisation involviert und informiert sind. Dabei hat der Geschäftsführer seine Unterstützung für das Projekt kontinuierlich innerhalb von Veranstaltungen betont. Parallel zu der Einführung von EDIT startete zudem auch die EDIT-Tour als zentrales Element des Rollouts, bei der EDIT persönlich an BHAG-Standorten in ganz Österreich vorgestellt wurde. Innerhalb der gesamten Kommunikationsmaßnahmen wurde besonders der Aspekt des „freien Lernens“ hervorgehoben. Die Intention hierbei bestand darin, das neue Angebot, mit dem den Mitarbeiter:innen 30 Minuten „freies Lernen“ pro Woche ermöglicht wird, zu fördern. Alle diese Maßnahmen sollten dazu dienen, das neue LMS möglichst reibungslos und effektiv in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen einzuführen und für eine hohe Akzeptanz des Projekts bei diesen zu sorgen.
Projektergebnis
EDIT kombiniert ein LMS, eine Wissensdatenbank, News-Inhalte, Seminarverwaltung, ein Intranet und spezifische Lerninhalte innerhalb einer übersichtlichen, für alle Lernenden zugänglichen Plattform. Mit einem wachsenden Katalog von über 100 eLearning-Kursen können die Mitarbeiter:innen individuell, selbstbestimmt und nach ihren eigenen Interessen lernen. Dabei stehen ihnen pro Woche 30 Minuten „freies Lernen“ während der Arbeitszeit zur Verfügung. Besonders an dem Projekt ist zudem, dass EDIT, obwohl es ursprünglich für die BHAG gedacht war, der hohen Sicherheitsstandards und des ersichtlichen Potenzials für den gesamten österreichischen Bund zugänglich gemacht werden kann. Durch die Flexibilität und Erweiterbarkeit der Plattform ist es möglich, Nutzer:innen auch von außerhalb der BHAG zu integrieren. Dies eröffnet neue Potenziale und Perspektiven für die Zusammenarbeit und das Lernen über die Grenzen der BHAG hinaus.
Bezüglich der Akzeptanz von Seiten der Mitarbeiter:innen stieß das Projekt anfänglich auf Zurückhaltung. Durch die positive Kommunikation und die aktive Unterstützung der Führungskräfte kam es jedoch bald zu einer wachsenden Akzeptanz und zum Anstieg der Nutzungszahlen. Innerhalb eines halben Jahres wurden die Lernplattform und das Angebot des „freien Lernens“ von mehr als 40 % der Bediensteten monatlich mit einer durchgehend steigenden Tendenz genutzt. Außerdem konnte eine Steigerung beim Lernerfolg der Mitarbeiter:innen festgestellt werden, da innerhalb der Unternehmenszahlen für 2023 eine reduzierte Fehlerquote bei den Angestellten aufgewiesen wurde. Das eLearning durch EDIT trägt demnach zu einer Qualitätsverbesserung der Arbeitsleistung bei.
Um die Nachhaltigkeit des Projekts und den kontinuierlichen Lernerfolg zu gewährleisten, hat die BHAG erhebliche Ressourcen bereitgestellt. Aktuell sind zwei Vollzeitkräfte ausschließlich für EDIT tätig und weitere Aufstockung des Personals in diesem Bereich sind bereits für das kommende Jahr geplant. Außerdem wurde direkt auf der Plattform ein Formular eingerichtet, mit dem Nutzer:innen ihre Wünsche und Anforderungen für den Lerninhalt oder die Funktionen an das EDIT-Team richten können. Die Wünsche und Anforderungen werden anschließend bei den weiteren Entwicklungen berücksichtigt und innerhalb der FAQ der Plattform transparent behandelt und beantwortet. Diese Maßnahmen sorgen dafür, dass EDIT stets aktuell bleibt und es an die sich verändernden Bedürfnisse der Lernenden angepasst werden kann.
Fazit
Das Projekt „EDIT – Schulen im österreichischen Bund NEU“ stellte den Bildungs- und Ausbildungsbedarf im öffentlichen Dienst Österreichs in den Mittelpunkt, indem das Projektteam auf die Herausforderungen des digitalen Wandels und die sich ständig wandelnde Arbeitswelt einging und daraufhin neue Standards für eine moderne Verwaltungskultur gesetzt wurden. Die dabei entwickelten eLearnings ergänzen das Präsenzschulungsangebot und bieten somit die Möglichkeit, mehr Bedienstete auszubilden und mehr Flexibilität in Bezug auf Zeit und Ort der Schulung zu realisieren.
Besonders hervorzuheben ist hierbei die Einführung des „freien Lernens“ mittels einer einzigen, konsolidierten Plattform, mit der die Mitarbeiter:innen selbstbestimmt und nach ihren individuellen Bedürfnissen lernen können. Hierdurch wird nicht nur der Lernprozess vereinfacht, sondern auch eine Kultur des lebenslangen und effektiven Lernens gefördert. Das Projekt „EDIT – Schulen im österreichischen Bund NEU“ markiert demnach einen paradigmatischen Wechsel in der Art und Weise, wie die BHAG und potenziell andere Bundesstellen Bildung und Weiterentwicklung betreiben. Um diese Innovation auszuzeichnen, verleiht die Jury der Buchhaltungsagentur des Bundes den eLearning AWARD 2024 in der Kategorie „Selbstbestimmtes Lernen“. Herzlichen Glückwunsch!
Vorgaben und Besonderheiten:
Vorgaben:
Mit dem neuen LMS „EDIT“ sollte das Präsenzschulungsangebot der BHAG durch ein umfassendes eLearning-Angebot ergänzt sowie alle Lerninhalte auf einer Plattform vereint und für alle Bediensteten zugänglich gemacht werden. Der Fokus lag dabei besonders darauf, den Mitarbeiter:innen ein freies, individuelles und selbstbestimmtes Lernen zu ermöglichen.
Besonderheiten:
Neben den neuen Standards beim Lernangebot wurden auch neue Maßstäbe in Bezug auf das Projektmanagement bei der BHAG gesetzt. Diesbezüglich wurden zum ersten Mal rein digitale Arbeitstreffen organisiert, an denen Mitarbeiter:innen aus ganz Österreich teilnehmen konnten.
Projektverantwortliche:
Buchhaltungsagentur des Bundes
Ralf Hammer
Leiter der Schulungsabteilung
Buchhaltungsagentur des Bundes – Anstalt öffentlichen Rechts
Dresdner Straße 89
A-1200 Wien
ralf.hammer@bhag.gv.at
www.bhag.gv.at
Karol Studzinski
Digital Learning Experte
Buchhaltungsagentur des Bundes – Anstalt öffentlichen Rechts
Dresdner Straße 89
A-1200 Wien
