Alles einsteigen!
Der neue Onboarding-Prozess der DEVK nimmt die neuen Angestellten mit auf eine erlebnisreiche Reise
Mit dem Onboarding-Prozess und eLearning-Programm begeben sich neue Mitarbeiter:innen auf eine simulierte Reise durch verschiedene Stationen der DEVK. Das Onboarding zielt dabei besonders darauf, die Mitarbeiter:innen sozial und kulturell in das Unternehmen zu integrieren und somit eine langfristige Bindung an das Unternehmen zu fördern.
In den Zeiten des Fachkräftemangels ist es wichtig, Mitarbeiter:innen langfristig an das Unternehmen zu binden. Deshalb möchte die DEVK schon im Onboarding-Prozess besonderen Fokus auf die soziale und wertorientierte Integration der neuen Angestellten legen. Im Mittelpunkt dieses Onboarding-Prozesses steht dabei ein eLearning, dass die Brücke zwischen realer und virtueller Welt schlägt. Im eLearning wird eine Reise simuliert, in der verschiedene Orte mit DEVK-Bezug erkundet werden.
Lernbedarfe
Die Anregung für die Entwicklung eines solchen Onboarding-Prozesses basierte darauf, dass sich zuvor vornehmlich auf die fachliche Einarbeitung fokussiert wurde und weniger auf die kulturelle und soziale Einbindung. Diese Einbindung ist jedoch von besonderer Bedeutung, wenn es darum geht, die Mitarbeiter:innen in der Entscheidung für die DEVK als langfristigen Arbeitsgeber zu bekräftigen. Deshalb wurde ein neuer Onboarding-Prozess entwickelt, der den Fokus auf die soziale und wertorientierte Integration legt und (wie eine Reise) ein positives Erlebnis ist, das in Erinnerung bleibt.
Um der Anforderung einer sozialen und kulturellen Integration der neuen Mitarbeiter:innen und darüber hinaus noch einer parallelen fachlichen Einarbeitung gerecht zu werden, sollten ein eLearning sowie weitere digitale Maßnahmen erstellt werden. Hierdurch kann eine zeitlich und örtlich flexible Anwendung ermöglicht werden. Dies soll dazu dienen, die Bedürfnisse unterschiedlicher Abteilungen und das mögliche Arbeiten von Zuhause zu berücksichtigen. Außerdem wird dadurch, dass ein großer Teil des Basiswissens zur DEVK zukünftig im eLearning vermittelt wird, mehr Spielraum für das gegenseitige Kennenlernen und gemeinsame Unternehmungen während der Einführung gegeben. Daneben sollen durch das neue Onboarding-Programm die Führungskräfte unterstützt werden, indem das allgemeine Wissen zur DEVK virtuell vermittelt wird und so mehr Zeit für die Integration im Team und Unternehmen geschaffen wird. Bei der sozialen Integration spielen zukünftig auch Onboarding-Paten eine entscheidende Rolle. Jeder neue Mitarbeitende bekommt während der Einarbeitung einen Reisebuddy aus dem eigenen Team an die Seite. Dieser fördert die soziale und fachliche Integration.
Alles in allem wurden sich bei der Entwicklung des neuen Onboarding Prozess die Ziele gesetzt, Mitarbeiter:innen langfristig an das Unternehmen zu binden, eine niedrige Frühfluktuation zu erreichen, die soziale und werteorientierte Integration in der DEVK zu verbessern, Führungskräfte bei der Einarbeitung zu unterstützen und einen einheitlichen unternehmensweiten Prozess zu schaffen.
Die definierten Zielgruppen bestanden hierbei einerseits aus den neuen Mitarbeiter:innen am Hauptstandort der Versicherung in Köln (ausgenommen Auszubildende) und andererseits aus neuen sowie bestehenden Führungskräften, da das Onboarding ein fester Bestandteil der Führungsaufgaben ist.
Projektverlauf
Um die Neukonzeptionierung des Onboarding-Prozesses zu bewerkstelligen, wurde ein Projektteam gegründet. Nach der Ideenfindung und einer anschließenden Ist-Soll-Analyse, dem Einbezug verschiedener Studien, dem Austausch mit anderen Unternehmen und der Einbindung von Stakeholdern, kam es nach und nach zu der Entwicklung eines Feinkonzepts. Ein wichtiger Zwischenschritt hierbei war vor allem die Einbindung der Marketing-Abteilung, um eine geeignete Story (eine Reise durch die DEVK) und ein geeignetes Branding für das Projekt zu entwickeln. Darauffolgend wurde das eLearning in einer sechsmonatigen Umsetzungsphase in enger Zusammenarbeit mit zwei weiteren Agenturen entwickelt.
In der Testphase wurde der Onboarding-Prozess für drei Monate mit den Führungskräften, neuen Mitarbeiter:innen und begleitenden Reisebuddies pilotiert. Das anschließende Feedback der Teilnehmer:innen wurde genutzt, um den Prozess zu optimieren. Daraufhin kam es zum unternehmensweiten Roll-Out, begleitet von verschiedenen Informationsveranstaltungen und Beiträgen, um für Interesse und Akzeptanz dem Projekt gegenüber zu sorgen. Außerdem wurde das Onboarding in bestehende PE/OE-Maßnahmen für Führungskräfte integriert. Als größte Herausforderung des Projekts stellte sich die Einbindung aller Stakeholder dar, denn für die Anwendung eines einheitlichen und unternehmensweiten Onboarding-Prozess war es notwendig, die verschiedenen Führungskräfte des Unternehmens sowie die verschiedenen Abteilungen (die unter anderem schon eigene Prozesse zu der Einarbeitung entwickelt hatten) von dem Onboarding zu überzeugen, um diese in das Projekt einbinden zu können und deren Ressourcen sicherzustellen. Ausschlaggebend für die Umsetzung des Projekts war deshalb die frühzeitige und regelmäßige Einbindung der Stakeholder und eine Hands-On-Mentalität von Seiten des Projektteams, da diese Aufklärungsarbeit leisten, Kompromisse eingehen und die Unternehmenskultur der DEVK in ihrem Konzept authentisch darstellen mussten.
Der fertige Ablauf des DEVK Onboarding-Prozesses, mit dem Titel „DEVK Onboarding I Deine Reise durch die DEVK“, sieht folgendermaßen aus: Vor dem ersten Arbeitstag sendet die jeweilige Führungskraft den neuen Mitarbeiter:innen Grüße per Post zu. Am ersten Arbeitstag wartet dann ein gepackter DEVK Rucksack auf diese, mit einer Reiseroute als Flyer, welche die Stationen und Orte der Reise anzeigt und eine Reisebuddy-Tandem-Postkarte, welche Auskunft über die Person gibt, die als jeweiliger Reisebuddy zur Verfügung stehen wird. Die Reise wird zum Großteil in Form eines eLearnings stattfinden, in dem DEVK-Wissen multimedial und interaktiv vermittelt wird und spannende Netzwerkaufgaben (wie z.B. Kaffee Dates oder Gruppenaufgaben) dazu anregen, sich persönlich mit neuen und weiteren Kolleg:innen auszutauschen. Weiterhin sorgen Videos, Fotos und Zitate von bestehenden Angestellten dafür, dass die Reise durchs eLearning zu einem authentischen Erlebnis wird. Unterstützende Elemente für neue Mitarbeiter:innen während der Reise durch die DEVK sind der MS Teams Kanal für neue Mitarbeitende, eine Intranetseite und die Reisebegleiter:innen (Führungskräfte, Reisebuddies, Personalabteilung). Führungskräfte erhalten Unterstützung mittels Intranetseite, einer Checkliste und einem Themenleitfaden fürs Feedbackgespräch. Auch für die Reisebuddies gibt es auf einer Intranetseite Unterstützung.
Projektergebnis
Nach den ersten Monaten wurde sowohl digitales als auch persönliches Feedback eingeholt. Die insgesamte Zufriedenheit mit dem Onboarding-Prozess war sehr hoch. Die zur Verfügung gestellten Informationsmaterialien und die vorgegebene Reiseroute wurden als eine hilfreiche Ressource für den Einstieg betrachtet. Auch die Intranetseite und die Reisebuddies wurden als sinnvolle Unterstützung angesehen. Das eLearning wurde als inhaltlich und optisch motivierend empfunden sowie als unterstützend dabei, die DEVK als Unternehmen kennenzulernen. Es gab jedoch auch Wünsche und Verbesserungsvorschläge. Beispielhaft hätten die Teilnehmer:innen sich gewünscht, das Projektteam des Onboarding-Prozess persönlich kennenzulernen. Das Projektteam kommt diesem Wunsch zukünftig entgegen, indem zum Start des Onboardings ein Kick-Off-Webinar stattfindet.
Um die Nachhaltigkeit des neuen Onboarding-Prozess zu sichern und den Lernerfolg der neuen Mitarbeiter:innen zu garantieren, hat sich das Projektteam der DEVK unterschiedliche Maßnahmen überlegt. Zum einen soll ein abschließendes Feedbackgespräch mit der direkten Führungskraft den Lernerfolg und die Teilnahme an dem Prozess sicherstellen. Außerdem soll das Thema Onboarding in weitere Impulsumfragen des Unternehmens integriert werden, um die Zufriedenheit mit diesem zu analysieren. Zudem sollen die Lernfortschritte und die Teilnahme mithilfe eines LMS und über die Betreuung durch den MS Teams Kanal kontrolliert werden. Weiterhin soll das Onboarding durch gesetzte Qualitätsziele konstant als Linienaufgabe weitergeführt und -entwickelt werden, um eine nachhaltige Aktualisierung des Onboardings zu gewährleisten.
Dieses Projekt stellt ein ideal abgestimmtes Onboarding und Lernen dar, da durch die ansprechende Reisestory, die Verbindung von digitalen und analogen Aktivitäten, das eLearning, die Reisebuddies, die verschiedenen Unterstützungskanäle (wie MS Teams und LMS) und die Netzwerkaufgaben (welche dazu anregen, sich persönlich mit den Kolleg:innen auszutauschen und diese kennenzulernen) verschiedene Maßnahmen miteinander verknüpft werden, um den neuen Mitarbeiter:innen ein selbständiges fachliches sowie soziales Lernen zu ermöglichen. Hierdurch entsteht also ein Blended Onboarding bzw. ein Blended Learning Prozess, welcher die reale und die virtuelle Welt miteinander verknüpft.
Fazit
Der neue Onboarding-Prozess der DEVK fokussiert darauf, die neuen Mitarbeiter:innen schnell in das Unternehmen und dessen Kultur zu integrieren und Führungskräfte bei dieser Aufgabe mehr zu unterstützen. Dies hilft nicht nur den neuen und bestehenden Angestellten, sondern führt auch dazu, dass das Unternehmen an Attraktivität am Arbeitsmarkt gewinnt. Der Blended Onboarding-Prozess der DEVK vereint dabei die digitale und die reale Welt. Dadurch wird das Onboarding für die neuen Mitarbeiter:innen zu einem positiven Erlebnis, das in Erinnerung bleibt und dazu anregt, sich mit der Unternehmenskultur zu identifizieren.
Innerhalb des Projektverlaufs fiel besonders die gewissenhafte und methodische Einbindung der Stakeholder auf. Nur durch diese war es möglich zu gewährleisten, dass das neue, effektive Onboarding reibungslos umgesetzt werden konnte. Ebendeswegen freut sich die Jury des eLearning AWARD 2024, das Projekt der DEVK in der Kategorie „Stakeholdermanagement“ auszuzeichnen. Herzlichen Glückwunsch!
Vorgaben und Besonderheiten:
Vorgaben:
Mit dem neuen Onboarding-Projekt der DEVK soll ein multimedialer Onboarding-Prozess entwickelt werden, der sich besonders darauf fokussiert, Mitarbeiter:innen sozial und kulturell in die DEVK zu integrieren. Außerdem sollen durch die Inklusion von einem eLearning und weiteren digitalen Maßnahmen Führungskräfte bei dem Onboarding ihrer neuen Arbeitskräfte unterstützt werden.
Besonderheiten:
Das Besondere an dem DEVK Onboarding ist die Verknüpfung der realen Welt (in Form von einem Einführungstag in Präsenz und verschiedener Netzwerkaufgaben mit Kolleg:innen) mit der digitalen Welt (in Form eines eLearnings, einer Intranetseite und weiteren digitalen Kanälen zur Unterstützung) sowie eine ansprechende Reisestory, die alle diese Maßnahmen in einer sinnvollen Weise unter dem Onboarding-Prozess verbindet.
Projektverantwortliche:
DEVK Deutsche Eisenbahn Versicherung
Claudia Sinn
Senior Spezialistin Digitales Bildungsmanagement, Personalabteilung
DEVK Deutsche Eisenbahn Versicherung Sach- und HUK-Versicherungsverein a.G.
Riehler Straße 190
D-50735 Köln
claudia.sinn@devk.de
www.devk.de
Laura Weiler
HR Koordinatorin, Personalabteilung
DEVK Deutsche Eisenbahn Versicherung Sach- und HUK-Versicherungsverein a.G.
Riehler Straße 190
D-50735 Köln
