KUKA setzt neue digitale Maßstäbe in ihren KUKA Colleges
Mit dem neuen KUKA LMS zu einem global harmonischem Trainingsmanagement
In der heutigen Arbeitswelt ist das Thema Digitale Transformation ein fortlaufendes Anliegen für Unternehmen, das sowohl große Herausforderungen und Hürden, jedoch auch Potenziale mit sich bringt. Um die Weiterbildungsprozesse der KUKA Academy konsequent zu digitalisieren und darüber hinaus die Administration der globalen KUKA Colleges zu harmonisieren, wurde in einer langjährigen Projektarbeit gemeinsam mit der STL GmbH eine digitale Lernplattform entwickelt, die sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft einfügt.
Als global agierender Anbieter von Robotik- und Automatisierungslösungen für Industrieunternehmen gewährleistet KUKA mit den länderspezifischen KUKA Colleges eine individuelle und flexible Schulung der beschäftigten Bediener:innen und Programmierer:innen. Weltweit sind die KUKA Standorte mit KUKA Colleges für Produkttrainings ausgestattet. Die KUKA Academy ist die globale interne Personalentwicklung für alle anderen Trainings.
Aufgrund der noch nicht vollständig umgesetzten Digitalisierung bestand jedoch ein erheblicher administrativer Aufwand für die Verwaltung der Aktivitäten rund um die KUKA Colleges. Um diesen zu minimieren und die Aktivitäten an den verschiedenen Standorten effizienter zu kontrollieren, strebt KUKA die Digitalisierung und Harmonisierung der Verwaltungsprozesse an. Das bestehende System wurde hierfür in Zusammenarbeit mit der STL GmbH an den verschiedenen Standorten komplett erneuert und ausgerollt und somit eine Lernplattform erstellt, die Kunden und Mitarbeitende in ihren Weiterbildungsprozessen unterstützt.
Lernbedarfe
Mit diesem Vorhaben waren konkret verschiedene Zielsetzungen verbunden. So startete die Digitalisierung der Verwaltung der KUKA Colleges mit der reibungslosen Migration der bestehenden und laufenden Schulungsdaten vom alten System zum neuen System.
Ein weiteres Anliegen seitens des KUKA-Teams war die kontinuierliche Verfügbarkeit der Plattform und des dazugehörigen Web-Shops rund um die Uhr, 24 Stunden am Tag. Dieses Ziel sollte durch die Einführung des KUKA Learning Management Systems (LMS) erreicht werden, das als zentrale und weltweit agierende Lernplattform fungieren sollte. Die Administration sämtlicher Produktschulungen in den KUKA Colleges, ob von Kunden oder Mitarbeitenden absolviert, sollte durch diese Plattform digitalisiert und harmonisiert werden. Das große, übergeordnete Ziel bestand somit nicht zuletzt in der schrittweisen Digitalisierung sämtlicher Weiterbildungsprozesse der KUKA Colleges und der KUKA Academy
Da das System weltweit in sämtliche KUKA Colleges überführt werden sollte, war es notwendig, die landesspezifischen Anforderungen an die kaufmännische Auftragsabwicklung innerhalb des neuen Systems zu berücksichtigen. Die Multinationalität erforderte zudem eine Anpassung der Inhalte im Webshop in Bezug auf Sprache und Schrift, um allen Nutzenden gerecht zu werden. Die Prozesse sollten standardisiert und harmonisiert werden, um das neue System effektiv in das umfassende KUKA-Lernökosystem zu integrieren Aufgrund der Relevanz regelmäßiger Pflichtschulungen für die KUKA Academy, wie unter anderem Datenschutz oder Compliance, sollte darüber hinaus auch das Lernmanagement dieser Kurse in einem automatisierten Prozess realisiert werden.
Vor dem Hintergrund dieser Vorgaben und Anforderungen wurden vielschichtige Zielgruppen identifiziert, die von dem Projekt profitieren oder davon beeinflusst werden. In erster Linie standen die Kunden, also die Lernenden, im Fokus der Systemaktualisierung. Zusätzlich bildete die KUKA Academy selbst eine Zielgruppe, da das Projekt wesentlich dazu beitrug, die Weiterbildungsprozesse der Mitarbeitenden zu digitalisieren. Die Akzeptanz der Sachbearbeiter:innen, die täglich mit dem neuen System arbeiten mussten, war ebenfalls von großer Bedeutung. Als kleinere Teilgruppen der Zielgruppe wurden auch die Sponsoren und die zentrale IT genannt, für die die Integration des Systems in die bestehende Lernlandschaft von KUKA wichtig war.
Projektverlauf
Nachdem der Bedarf, die Administration der KUKA Colleges mittels Digitalisierung zu harmonisieren klar wurde, stand zunächst die Suche nach einem geeigneten Projektpartner für ein LMS an, das die Anforderungen von KUKA realisieren konnte. Die Wahl fiel 2015 auf die STL GmbH und ihre Software cimoio, die als Grundlage dienen sollte.
Die nächste große Phase – die Entwicklung einer globalen Lernplattform für KUKA – wurde in verschiedenen Teilprojekten realisiert. Als Basis diente die Software cimoio, die nach der Analyse der internen KUKA-Prozesse Stück für Stück personalisiert wurde. Dabei war von Anfang an die globale Einsatzfähigkeit der Plattform eine grundlegende Voraussetzung. Zusätzlich wurde für Kunden ein Webshop mit Katalog, Registrierungs- und Warenkorbprozess eingerichtet, während für die Mitarbeitenden ein Intranet-Katalog mit Single-Sign-On und Buchungsfunktionen entwickelt wurde.
Im Anschluss wurden die Schnittstellen zu der Personalsoftware und zur CRM-Software geschaffen, um eine nahtlose Verbindung mit der zukünftigen Lernplattform sicherzustellen. Vor der Aktivschaltung des neuen Systems wurden zudem die alten bzw. bestehenden Schulungsdaten der Mitarbeitenden in die neue Plattform überführt. Die Online-Schaltung der neuen Plattform erfolgte daraufhin im Dezember 2015, womit eine erste lokale Online-Plattform für das erste KUKA College in Augsburg geschaffen wurde. In der darauffolgenden Phase stand dann das Roll-Out von cimoio für die übrigen nationalen und internationalen Kunden aus. Die ersten Länder, die bereits mit Deutschland zusammenarbeiteten und daher weitgehend harmonisiert waren, konnten bereits 2016 implementiert werden, darunter Polen, Österreich, die Schweiz und die USA. Der Roll-Out für den chinesischen Markt stellte aufgrund von Sprache, Schrift und Marktgegebenheiten eine besondere Herausforderung dar, wurde jedoch ebenfalls 2016 realisiert.
In den folgenden Jahren wurde das neue System sukzessive in immer mehr Ländern und KUKA Colleges eingeführt. Parallel dazu wurden im Laufe der Jahre die bestehenden Schnittstellen immer weiter ausgebaut und Prozesse optimiert. Im Jahr 2023 wurde die ebenfalls parallel entwickelte KUKA-App veröffentlicht. Bei jedem Markt-Roll-Out wurden begleitend Marketingkampagnen im jeweiligen Markt organisiert, wobei von Anfang an das KUKA Marketing involviert war.
Projektergebnis
Aufgrund der zahlreichen Veränderungen, die während dieses langjährigen Projektes stattfanden, lässt sich die Zusammenarbeit zwischen KUKA und STL als beeindruckende Leistung verstehen. Es wurde eine neue Lernplattform geschaffen inklusive eines Webshop, der rund um die Uhr für Kunden und Mitarbeitende erreichbar ist. Über das neu entwickelte KUKA LMS können sämtliche Produktschulungen verwaltet, Veranstaltungen geplant und Teilnehmermanagement betrieben werden. Nach Abschluss des aktuellen Roll-Outs des neuen Systems für die KUKA Colleges wurde dieses in 26 Ländern mit bis zu 5 Standorten eingeführt, wobei das System rund um die Uhr aktiv ist.
Insgesamt erfährt die digitalisierte Administration der KUKA Colleges bislang eine große Akzeptanz. Diese lässt sich sowohl von Seiten der Kunden als auch anhand der aktiven Nutzung der Plattform durch die Mitarbeitenden ableiten. Ebenfalls ist der positive Einfluss des neuen Systems auf die betroffenen Sachbearbeiter:innen erkennbar, die nun mit der Vereinfachung durch die digitale Administration mehr Zeit für den direkten Kundenkontakt aufbringen können.
Durch das Schaffen von Schnittstellen in enger Zusammenarbeit mit der KUKA-IT ist das neue KUKA LMS nahtlos mit der Kundenplattform my.KUKA sowie weiteren KUKA-Systemen verbunden, was die Prozesse deutlich vereinfacht und effizienter gestaltet. Das Schulungsportfolio reicht bei der KUKA Academy von gewöhnlichen Präsenztrainings über digitale Schulung bis hin zu abwechslungsreichen Blended Learning-Mixes – unabhängig vom Format lassen sich nun alle Schulungen ganz einfach über das neue System managen und verwalten. Dabei wird auch das Management der Pflichtschulungen unterstützt, das nun durch das neue LMS automatisiert abläuft und den Mitarbeitenden die Schulungen nach Ablauf der Frist automatisiert zuweist.
Die Lernenden können innerhalb des neuen Systems über ein neu geschaffenes Lernerportal digitale Schulungsinhalte zu jeder Zeit abrufen, wiederholen und auffrischen, wobei diese über die mobile KUKA Lernportal App zugänglich sind. Für die Absolvierung der Schulungen benötigen die Lernenden lediglich die Roboter, die Gegenstand der Schulung sind, sowie ein mobiles Endgerät. Abgerundet wird das Training durch einen Abschlusstest, die Ausstellung von Zertifikaten und einen Feedbackbogen.
Fazit
In der langjährigen Zusammenarbeit von KUKA und STL wurde eine digitale Lernplattform entwickelt, die rund um die Uhr online zugänglich ist und in einem systematisch geplanten Prozess weltweit integriert wurde. Die Verflechtung mit den internen IT-Systemen sämtlicher KUKA Colleges weltweit vereinfacht den administrativen Prozess und gestaltet diesen deutlich zeiteffizienter. Durch das neue System werden die globalen KUKA Colleges zu modernen Lerninstitutionen, die sich in einem stetigen Wachstums- und Veränderungsprozess befinden. Trotz der Veränderungen sowohl in der IT-Systemwelt als auch durch die wachsenden Anforderungen der Lernenden in einer sich ständig weiterentwickelnden Arbeitswelt bleibt die stetige Optimierung und Verbesserung ein zentraler Fokus und konstanter Begleiter im weiteren Verlauf des Projekts. Die Einführung des neuen Systems und die nahtlosen Schnittstellen stellen jedoch eine solide Basis dar, auf der zukünftige Änderungen aufgebaut werden können. Aufgrund der erfolgreichen Umsetzung der vorangehenden Ideen und die kontinuierlichen Verbesserungen verleiht die Jury den eLearning AWARD 2024 in der Kategorie „Projektmanagement“. Herzlichen Glückwunsch!
Vorgaben und Besonderheiten:
Vorgaben:
Um die Administration der Produktschulungen in den KUKA Colleges zu harmonisieren und zeiteffizienter zu gestalten, sollte gemeinsam mit STL in einer langjährigen Projektarbeit ein neues, zentrales Lernportal für alle KUKA Colleges entwickelt werden. Zugleich zahlte dieses auf die weitere Digitalisierung der Weiterbildungsprozesse der internen KUKA Academy ein.
Besonderheiten:
Das neue KUKA LMS ist mit weiterführenden Features wie individualisierten Schulungsvorschlägen, dem zentralen Buchen von Veranstaltungen sowie automatisierten Erinnerungen für die Absolvierung von Pflichtschulungen ausgestattet.
Projektverantwortliche:
KUKA AG
Hanna Singer
Process Expert College/LMS
KUKA AG
Zugspitzstraße 140
D-86165 Augsburg
Hanna.Singer@kuka.com
www.kuka.com
STL GmbH
Lars Metze
Senior Consultant
STL GmbH
Deckerstraße 29
D-70372 Stuttgart
lars.metze@stl-software.de
www.stl-software.de
www.cimoio.de
