Kategorie: Rapid Authoring

Eine komplett neue digitale Lernumgebung samt neuen Web Based Trainings sollte für die Beschäftigten der Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern entwickelt werden. Damit verfolgte die Landesverwaltung das Ziel, sich als zukunftsfähiger und moderner Arbeitsgeber zu positionieren und seiner Belegschaft flexible und individuelle Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten zu ermöglichen, mit denen diese Berufs- und Privatleben optimal vereinen können. In einem agilen Projektprozess, der von einer engen Zusammenarbeit mit dem Münchner E-Learning-Dienstleister FB e.learning geprägt war, wurde neben der Lernplattform zudem ein Autorentool für die Inhouse-Produktion bereitgestellt sowie und die Erstellung von modernen E-Learning-Kursen mit der Agentur umgesetzt.

Lebenslanges Lernen ist wichtig. Diesem Verständnis folgt auch die Landesverwaltung von Mecklenburg-Vorpommern (MV), die ihrer Belegschaft bereits seit einigen Jahren eine Reihe von Fortbildungsmöglichkeiten anbietet, um die Kompetenzentwicklung auch innerhalb der Organisation zu fördern. Diese wurden bislang jedoch vorwiegend in Präsenz realisiert und somit die Teilnahme nicht für sämtliche Fachkräfte möglich. Um der gesamten Belegschaft einen flexiblen Zugang zu den Lernangeboten zu ermöglichen und somit sowohl eine höhere Teilnahmequote als auch eine bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben zu erzielen, möchte die Landesverwaltung nun in Rahmen dieses Projektes ein neues zeitgemäßes und zukunftssicheres E-Learning-Angebot bereitstellen, dass die bestehenden Präsenzangebote ergänzt. Auf diese Weise möchte die Landesverwaltung der Vision, im Jahr 2030 zu den modernsten öffentlichen Dienstleistern im Bundesgebiet zu gehören, die mit digitalen, zukunftsfähigen Ideen das gesamte Land Mecklenburg-Vorpommern voranbringen, einen Schritt näherkommen.

Lernbedarfe

Vor diesem Hintergrund wurde der Bedarf gesehen, sowohl erstmalig eine E-Learning Plattform zu konzipieren und einzuführen als auch diese mit entsprechenden Web Based Trainings anzureichern, die in dem Zuge ebenfalls noch produziert werden mussten. Alle Beschäftigten der Landesverwaltung MV sollten in diesem Kontext unabhängig von digitaler Affinität und Erfahrungsschatz für Digitales Lernen sensibilisiert werden. Hierfür formulierte die Landesverwaltung einen ausführlichen Anforderungskatalog: Ein wesentlicher Punkt bestand dabei darin, den Beschäftigten des Landes einen flexiblen Lernprozess zu ermöglichen, sodass sie die Lerneinheiten zeit- und ortsunabhängig absolvieren und flexibel in ihren Alltag integrieren können. Darüber hinaus sollte sowohl die LMS-Plattform als auch die einzelnen zu gestaltenden WBTs leicht zu bedienen sein und mit einer ansprechenden Gestaltung überzeugen. In den digitalen Trainings sollte dabei eine Kombination der aktuellsten Lernmethoden zum Einsatz kommen, die qualitativ hochwertig umgesetzt sind und zudem für einen effektiven wie unterhaltsamen Lernprozess sorgen.

Inhaltlich sollten die WBTs ein breites Themenspektrum von Pflichtschulungen und Software-Trainings über Digitalisierung und Leadership bis hin zu behörden-spezifischem Fachwissen bedienen. Darüber hinaus stellte das Land auch Anforderungen in den Bereichen IT-Sicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit auf. Ein weiteres Augenmerk bestand in diesem Projekt darin, dass auch die Beschäftigten der Landesverwaltung selbst erlernen bzw. dazu befähigt werden, eigene WBTs mithilfe des Autorentools „excelerate“ zu erstellen. Eine besondere Herausforderung in diesem Projekt bestand dabei in der breiten Zielgruppe, da die Belegschaft der Landesverwaltung eine Vielzahl an Tätigkeiten, Erfahrungen und digitales Grundverständnis aufweist, die alle in dem E-Learning vereint werden sollten.

Projektverlauf

Mit Blick auf die ambitionierte Vision der Landesverwaltung wurde im ersten Schritt ein grobes Konzept vom Zentralen Personalmanagement im Finanzministerium MV ausgearbeitet. Hier wurde unter anderem das ausschließlich digitale und somit zeit- und ortsunabhängige Format festgelegt. Dieses wurde im Anschluss mit sämtlichen Geschäftsbereichen der Landesverwaltung abgestimmt.

Als nächstes stand die Landesverwaltung vor der Entscheidung „Make or Buy“ – also ob sie die neue digitale Lernumgebung samt den digitalen Trainings in eigenständiger Produktion herstellen oder an einen externen Dienstleister abgeben möchten. Hier fiel schnell die Entscheidung, dieses in professionelle Hände zu geben und die Lerninhalte gemeinsam mit einer E-Learning-Agentur zu realisieren. Vor diesem Hintergrund wurden im Folgenden eine detaillierte Marktrecherche durchgeführt, um einen geeigneten Dienstleister ausfindig zu machen, der die zahlreichen Anforderungen der Landesverwaltung umsetzen konnte. Hier stellte sich der Münchner E-Learning-Anbieter FP e.learning als geeigneter Projektpartner heraus, mit dem mit Beginn 2022 die Zusammenarbeit aufgenommen wurde.

Diese startete mit einem ersten Kick-off-Workshop, in dem alle Projektbeteiligten auf einen Stand gebracht und die zuvor definierten Brand Guidelines vorgestellt wurden. Auf dieser Grundlage begannen die UI-Designer von FP im Anschluss mit der Gestaltung der LMS-Oberfläche sowie dem Design der ersten WBTs. Dieses sollte die Grundlage für die Produktion der weiteren digitalen Trainings dienen, insofern war die anschließende Korrekturschleife und Freigabe des Auftraggebers von entscheidender Bedeutung. In der ersten Hälfte von 2022 lag der Fokus auf der ersten Entwicklung des WBT-Formates sowie der Einrichtung des LMS. Dieses basiert auf dem LMS excite, das selbst von FP entwickelt und in diesem Projekt an die individuellen Bedarfe der Landesverwaltung angepasst wurde. Parallel dazu wurden die Themen für die ersten zehn WBTs festgelegt. Die zweite Jahreshälfte wurde dann der Produktion der WBTs, den Vorbereitungen für das Rollout sowie dem Marketing gewidmet. Für ein iteratives und agiles Projektvorgehen richteten die Projektpartner eine Plattform zum Projektmanagement ein, die den Austausch über Termine, Ideen sowie Timelines und To-do‘s zwischen den Beteiligten vereinfachte. So gelang eine reibungslose und sehr effektive Zusammenarbeit, die sich auch später in einem positiven Projektergebnis widerspiegelt. Neben der LMS-Entwicklung und Produktion der WBTs wurden die Autoren der Landesverwaltung MV von dem Team von FP in der eigenständigen Erstellung von modernen E-Learnings bzw. WBTs geschult und aktiv begleitet.

Dieser Prozess lief über das gesamte Jahr, bevor das fertige LMS „LEON MV“ samt den fertigen WBTs Anfang 2023 ausgerollt wurde. Damit einher gingen zudem weitere Korrektur- und Optimierungsschleifen, zu denen verschiedene Testnutzer:innen in das Projekt eingebunden wurden. Parallel dazu wurden erste Marketingmaßnahmen durchgeführt, die auf das neue, erstmalig ausschließlich digitale Lernangebot hinweisen. Hierfür wurden unter anderem im Intranet eine eigene Infoseite erstellt, über das die Beschäftigten auch direkt auf das Portal mit einem Klick zugreifen können. Ebenfalls motivierten eine Videobotschaft des Ministers sowie zahlreiche Video-Teaser zur Teilnahme.

Durch Tracking und Sammlung des Feedbacks der Lernenden können die Lernformate fortlaufend optimiert und somit auch die Lernprozesse und die Akzeptanz der Beschäftigten stetig verbessert werden.

Projektergebnis

Der Erfolg der neuen Lernumgebung „LEON MV“ sowie die hohe Akzeptanz der WBTs lässt sich nicht zuletzt auf die Erfahrungswerte sowie die enge und gelungene Zusammenarbeit der beiden Projektpartner zurückführen, die sich durch sämtliche Phasen des Projektdurchführung gezogen hat. Für die Landesverwaltung war vor diesem Hintergrund entscheidend, dass die Zielgruppe das neue Lernangebot annimmt, was definitiv eingetroffen ist. Sowohl von den Gremien als auch von den Lernenden selbst wurde ausschließlich positives Feedback geäußert. Um die hohe Akzeptanz auch zukünftig kontrollieren bzw. sicherstellen zu können, ist die Implementierung eines Feedback-Systems geplant.

Die Lernenden können in dem neuen E-Learning-Portal der Landesverwaltung die hochwertig produzierten WBTs selbstständig auswählen und zeit- und ortsunabhängig abrufen; im weiteren Projektverlauf sollen über 50 E-Learning-Kurse zur Verfügung stehen. Der Lernerfolg innerhalb der digitalen Trainings wird dabei durch Wissensabfragen sichergestellt, die zugleich die Motivation aufrechterhalten. Besonders überzeugen die digitalen Trainings dabei mit der abwechslungsreichen Kombination der interaktiven Lernmethoden bestehend aus Dialogen, Videos, Tests, interaktiven Szenarien und Pinnwänden, die für ein effektives Lernerlebnis sorgen. Über neue Lernangebote werden die Beschäftigten über ein automatisiertes Benachrichtigungssystem informiert – wobei hier kurze Video-Teaser auf die Inhalte Bezug nehmen und begeistern sollen.

Das Team von FP schulte die Beschäftigten in der Produktion von WBTs und begleitete diese dabei aktiv auf der technischen, graphischen und auch methodischen Ebene. So wird sichergestellt, dass die Inhouse-Produktion der Landesverwaltung MV ebenso qualitativ hochwertig ist bzw. auf einem Niveau ist wie die externe Produktion von digitalen Trainings.

Fazit

In Zusammenarbeit mit FP e.Learning ist es der Landesverwaltung MV gelungen, erstmalig eine innovative, komplett digitale Lernumgebung in Ergänzung zum bestehenden Präsenztraining bereitzustellen, in deren WBTs die aktuellsten Lernmethoden von Rapid Authoring, Mobile Learning bis zu One-Page zum Einsatz kommen. Durch die Methode des Rapid Authoring wird eine einheitliche, gleichbleibend hohe Qualität der WBTs inhouse und extern sichergestellt, indem die Autor:innen von MV mit dem einfachen Autorentool excelerate erlernen, innovative WBTs zu erstellen. Mit der Flexibilität des neuen Lernprogramms trägt die Landesverwaltung auch maßgeblich dazu bei, das Berufs- und Privatleben der Beschäftigten besser miteinander zu vereinbaren.

Auf diesem Wege setzt die Landesverwaltung mit dieser erstmalig komplett digitalen Lernumgebung mit zahlreichen WBTs neue Maßstäbe für die Aus- und Weiterbildung in der öffentlichen Verwaltung. So positioniert sie sich mit diesem Ergebnis als moderner, attraktiver und vor allem zukunftsfähiger Arbeitgeber, der die betriebliche Fortbildung an die Bedürfnisse seiner Belegschaft anpasst und laufend optimiert, um ihr eine bestmögliche Kompetenzentwicklung bieten zu können.

Für die gelungene und erfolgreiche Vereinbarung von neuem LMS, innovativen WBTs und unkompliziertem Autorentool verleiht die Jury des eLearning AWARD 2023 den AWARD in der Kategorie „Rapid Authoring“. Gratulation an das Team der Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern und von FP e.learning!