AWARD 2023

Kategorie: Akzeptanz

Grundlagen lernen mit SAP-Einmaleins
AGRAVIS standardisiert konzentriert seine Prozessabläufe

Mit der Schulung von AGRAVIS werden nicht nur Inhalte vermittelt, sondern insbesondere Ängste genommen. Niemand muss Angst vor den Veränderungen haben.

Wie hilft mir SAP in meinem Arbeitsalltag? Dies ist eine der zentralen Fragen, die AGRAVIS mit ihrem Web Bases Training (WBT) beantworten möchte. Hierbei geht es nicht nur um die Verbreitung von Wissen, sondern gezielt darum, die Mitarbeitenden auch auf psychologischer Ebene mitzunehmen. Denn für viele bedeutet diese Umstellung auch Unsicherheit. Die dabei aufkommende Skepsis muss angegangen werden und die Vorteile der Standardisierung des Warenwirtschaftssystems verständlich werden.

Die AGRAVIS Raiffeisen AG ist mit dem Ziel beschäftigt, die Prozesslandschaft der Organisation bereichsübergreifend zu standardisieren. Das Programm, das dafür aufgestellt wurde, nennt sich DOCK: digitalisiert, optimiert, clever organisiert, kundenorientiert. Um dies zu bewerkstelligen, setzt das Unternehmen hierbei auf SAP S/4 HANA als neues, konzernweites Warenwirtschaftssystem. Damit sollen Geschäftsprozesse und Lösungen transparenter durchgeführt werden und zu einer verbesserten Kommunikation führen. Die große Herausforderung dabei ist die Einführung einer konzernweit neuen Software, denn die AGRAVIS Raiffeisen AG ist zum einen dezentral strukturiert und verfügt zum anderen über eine äußerst heterogen gestaltete Mitarbeitendenlandschaft.

Lernbedarfe

Die Anforderung war es, ein umsetzbares und pragmatisches Schulungskonzept für die Einführung von SAP in einer Pilotengesellschaft aus dem Bereich Technik zu erstellen. Für das Unternehmen ist die Unterstützung der Einführung einer neuen Software via digitale Lerninhalte ein komplett neues Thema, wodurch AGRAVIS hierbei Erfahrungswerte fehlten. Aus diesem Grund war es nötig, die SAP-Grundlagen in einer Pflichtschulung weiterzugeben. Für diese wurde „SAP-Einmaleins“ verwendet. Von den Mitarbeitenden konnten zudem folgende kleinste gemeinsame Nenner eruiert werden, welche alle betrafen: 1. Die Arbeit im landwirtschaftlichen Sektor mit Land- und Industrietechnik 2. Eine gewisse Skepsis gegenüber dem neuen System. Neben der Vermittlung der Grundlagen war es daher nötig, die Akzeptanz gegenüber dem neuen System zu erhöhen und das trotz einer heterogenen, mehrheitlich männlichen Zielgruppe. Gleichzeitig musste auch beachtet werden, dass das E-Learning selbst einen integrativen Charakter besaß. Zum einen musste Sie barrierefrei gestaltet sein, zum nächsten war es von Nöten, dass eine Nutzung auch ohne Sound möglich war, da die Hardwareausstattung in den AGRAVIS Technik-Gesellschaften nicht einheitlich gestaltet ist: Nicht jeder Rechner verfügte z. B. über Lautsprecher. Außerdem wurde ein intuitives User-Interface benötigt, welches für alle Mitarbeitenden benutzerfreundlich verwendet werden konnte.

Aufgrund des Charakters einer Pflichtschulung sollte am Ende des Learnings für alle Mitarbeitenden die Grundlagen der SAP-Software verstanden worden sein. Außerdem sollte es helfen, Bedenken und Ängste für die Verwendung der Software zu nehmen, etwa durch die Vermittlung der Arbeitsweise mit SAP oder mithilfe von Beispielprozessen. Motivation sollte aufgebaut und die Vorteile der Nutzung im Arbeitsalltag dargelegt werden. Das Learning sollte maximal 30 Minuten Bearbeitungszeit bedürfen und durch zahlreiche mediale Feature ansprechend gestaltet sein. Dies gestaltet sich im Anfang mit einem „Zündschlüssel“, mit dem eine Landmaschine im E-Learning gestartet wird, welches wiederum der Start des Learnings selbst ist. Die Inhalte und Lernziele sollten klar erläutert werden. Neben gängigen Text- und Grafikbearbeitungen sollten Videos mit Animationen und Audio bzw. Untertiteln das Learning begleiten aber auch Interaktive Illustrationen. Zusätzlich gehörten eine Klickanleitung sowie ein Vokabeltrainer zu den inhaltlichen Vorgaben. Mit diesem Zusammenspielt sollten die Mitarbeitenden in ihrer Arbeitswelt erreicht und so der Transfer erleichtert werden. Dies sollte nicht nur die motivatorischen Ziele dargestellen, sondern auch Fachwissen über das neue System vermitteln. So sollte eine einfache Übersicht über die einzelnen Lernmodule und technischen Rollen geschaffen und ein Bewusstsein für Stammdatenqualität aufgebaut werden. Außerdem war vorgesehen, Themen für weitere Schulungen zu identifizieren und zu sammeln. Das alles sollte in das Corporate Design der AGRAVIS Raiffeisen AG eingebettet werden: mit frischen Grüntönen und weißer Schrift auf ruhigem, dunkelgrauem Hintergrund.

Projektverlauf

Die Einführung der SAP-Software bildet nur einen Teil innerhalb des Programms DOCK ab, bildet aber im Gesamtprojekt einen wichtigen Baustein. Mit rund 250 Teilnehmenden wurde zunächst eine Pilotierungsgruppe aus ausgewählten Mitarbeitenden der AGRAVIS Landtechnik-Gesellschaft zusammengestellt, welche aus allen Hierarchieebenen bestehend äußerst heterogen war. Diese brachten verschiedenste Level an Computerkenntnissen und Erfahrungen im Umgang von Technologie mit sich, was einen guten Querschnitt des Konzerns darstellte. Damit bestand diese Pilotierungsgruppe aus Bereichen zwischen „Bürojobs“ und „Frontline Worker“.

Das Kernteam zur Produktion des E-Learnings „SAP-Einmaleins“ bestand aus zwei Mitarbeitenden des Kompetenz-Centers „HR-Strategie und Digitalisierung“, Manfred Osthof und Janik Melzer. Diese wurden durch die Freelancerin Dina Benito im Bereich Konzept und Text unterstützt und durch die externe Agentur ML Gruppe ergänzt. Aufgabe dieses Teams war die Konzeption und Produktion der Einführung als WBT. Den inhaltlichen Input liefert vor allem die Fachkräfte aus den Technik-Gesellschaften. Obwohl DOCK hierarchisch strukturiert ist, zeigte sich bereits in der Kick-off-Phase, dass für die Erstellung des SAP-Einmaleins ein agiles Vorgehen genutzt werden musste. Mithilfe dieser iterativen Methode war es möglich, die Anforderungen, welche die Fachexperten der AGRAVIS Technik-Gesellschaften hatten, präzise umzusetzen. Außerdem wurde die Kommunikation vereinfacht, da durch den Prototypen der Projektfortschritt in Richtung des übergeordneten DOCK-Programms über mehrere Hierarchiestufen unkompliziert kommuniziert werden konnte.

Insofern stellte sich die Produktion in folgende grobe Phasen dar: 1.) Kick-off mit allen Stakeholdern, 2.) Analyse und Beratung: Ziele, Zielgruppe, Ist-Situation, strategische Überlegungen 3.) Konzeption: Grobkonzept, Feinkonzept, Drehbücher, Textentwürfe 4.) Produktion 5.) Integration und Roll-out. Die Produktion begann hierbei schon recht früh mit der Erstellung des Prototyps; Entscheidungen etwa zum Autorentool, Implementierung technischer Anforderung, Bildrecherche und Textredaktionen etc. verliefen parallel, um schließlich auch den zeitlichen Vorgaben nachkommen zu können.

Projektergebnis

SAP-Einmaleins ist Teil eines mehrstufigen und zeitlich gestaffelten Schulungsplans, das der Einführung von SAP S/4 HANA in den einzelnen Gesellschaften des Konzerns dient. Aufgrund der Bemühungen zur Schließung von Distanz und Aufklärung war es möglich eine hohe Akzeptanz bei den Lernenden zu beobachten. Dies schlägt sich auch in den Zahlen nieder: über 90 Prozent der Mitarbeitenden haben das E-Learning durchgeführt und abgeschlossen. In anonymisierten wie auch nicht-anonymisierten Rückfragen wurden zudem positive Rückmeldungen wiedergegeben, sei es während der täglichen Besprechungsrunden in der Einführungsphase oder via textlicher Feedbacks über das konzerninterne LMS. Mit dem Projekt ist es somit möglich, die Mitarbeitenden zu schulen und auf eine Standardsoftware im Konzern zu konzentrieren. Dadurch werden schrittweise bisherige, teilweise auch veraltete, Warenwirtschaftssysteme abgelöst. Dies dient der Standardisierung von konzerninternen Vorgängen, der Transparenz und einer besseren Kommunikation. Dies ist insbesondere bei einem dezentralen Konzern wie der AGRAVIS Raiffeisen AG von Bedeutung. Angefangen bei wenigen hundert Lernenden steht schlussendlich die Umstellung auf über 5.000 an. Das lohnt sich: allein durch die SAP-Einmaleins-Schulung wurde die Schulungsdauer von ursprünglich geplanten 2 Trainertagen um nicht weniger als 50 Prozent gesenkt.

Fazit

Ein großer Umschwung, eine große Veränderung in einem Konzern bedeutet auch, dass die Mitarbeitenden gut mitgenommen werden müssen. Es ist eine Sache, wenn ein wichtiger Bereich standardisiert werden muss: Zeiten ändern sich, damit auch Technologien und der Bedarf ihrer Nutzung. Um alle Betreffenden aufzufangen, müssen Ängste genommen, Akzeptanz und ein Programm erstellt werden, welches es den Mitarbeitenden leicht macht, diese Änderungen mitzutragen. Dafür müssen Mittel bereitgestellt werden, welche in größeren Unternehmen eine besonders heterogene Zielgruppe über alle Hierarchiestufen methodisch sowie sachlich auf die bevorstehenden Änderungen vorbereitet. Dafür ist eine Kompetenzvermittlung nötig, welche die Motivation der Lernenden anspricht. Nur so kann eine Standardisierung auch wirksam durchgesetzt und Widerstände abgesetzt werden. Die Jury des eLearning AWARD 2023 ist davon überzeugt, dass die AGRAVIS Raiffeisen AG die bestmögliche Methode gewählt hat, um ihre Mitarbeitenden auf die Systemumstellung, was für die Betreffenden gleichsam eine Zeitenwende bedeutet, vorzubereiten. Denn am Ende sind sie es, die die Standardisierungen durchführen werden und die nötigen Kompetenzen dafür bekommen müssen. Aus diesem Grund geht die Auszeichnung in der Kategorie „Akzeptanz“ an die AGRAVIS Raiffeisen AG.

Vorgaben & Besonderheiten

Vorgaben:
Schaffung einer Schulung zur konzernweiten Umstellung auf SAP S/4 HANA. Damit verbunden die Möglichkeit der Schulung aller Mitarbeitenden ungeachtet der Hierarchie oder der Diversität des Arbeitsplatzes und insbesondere: Abbau von Skepsis und Ängsten.

Besonderheiten:
Es gibt konzernweit keine einheitlich gestaltete Hardware-Ausstattung. Dennoch sollten verschiedene – auch interaktive – Elemente und Videos integriert werden, welche zum Beispiel auch ohne Lautsprecher am Arbeitsplatz Verwendung finden.