Performance Support: Software nutzen ohne Training oder Vorwissen

Was passiert, wenn Ihre Mitarbeiter mit einer Software nicht zurechtkommen? Die Arbeit wird unterbrochen. Kollegen werden befragt. Zahlreiche Tabs mit Erklärvideos und FAQ-Artikeln sammeln sich im Browser an. Die Suche nach verstreuten Informationen raubt Zeit – und kostet Unternehmen Millionenbeträge. Wie sorgt man dafür, dass Mitarbeiter komplexe Software sicher beherrschen? Möglich wird dies mit Performance Support.

It’s All About People

Wer entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg bei der Einführung neuer Technologien? Es sind die Menschen, die sie nutzen (müssen). Software muss sich daher an den Menschen anpassen – und nicht umgekehrt.

Wie das funktionieren kann, zeigen zahlreiche Beispiele aus dem Alltag:

Auf dem Smartphone liefern uns Apps in sekundenschnelle Antworten auf jede Frage. Im Auto zeigt uns das Navigationssystem in Echtzeit den Weg zum Ziel. Solche Anwendungen sind selbsterklärend und unterstützen uns on demand. Dieses Konzept bezeichnet man als Performance Support – die Bereitstellung relevanter Informationen genau zum Zeitpunkt des Bedarfs.

Während Performance Support sich im Alltag etabliert hat, sieht es am Arbeitsplatz meist anders aus. Hier gehören klassische Methoden der Wissensvermittlung noch zum Standard: Seminare, dicke Ordner mit Schulungsunterlagen, PDFs und Video-Tutorials.

Diese Schulungsmethoden erreichen schnell ihre Grenzen, wenn es darum geht, EDV-Kenntnisse zu vermitteln. Sie reichen nicht aus, um Mitarbeiter genau dort zu unterstützen, wo sie tatsächlich Hilfe benötigen – direkt im Arbeitsprozess.

Die Grenzen klassischer Schulungsmethoden

Inhalte werden schnell vergessen
Lehrveranstaltungen bilden im Arbeitsalltag die Ausnahme, nicht die Regel. Deshalb hilft der komplexe Lernstoff eines Software-Kurses Ihren Mitarbeitern selten bei akuten Problemen. Besonders, wenn der Kurs bereits einige Monate zurückliegt.

Hoher Aufwand für Logistik
Trainer, Schulungsräume und Hotels buchen, Arbeitsausfall der Mitarbeiter kompensieren – Wer seine Mitarbeiter regelmäßig weiterbilden will, muss einen großen logistischen Aufwand in Kauf nehmen.

Handbücher, PDFs und Videos veralten schnell
Früher blieben Software-Produkte lange Zeit weitgehend unverändert. Heute sind regelmäßige Updates und Änderungen der Benutzeroberfläche die Norm. Das Problem: Software entwickelt sich schneller weiter, als Schulungsmaterialien wie Handbücher, PDFs oder Videos aktualisiert werden können.

Unternehmen verlieren Millionenbeträge
Laut einer aktuellen Robert Half Technology Studie verlieren Mitarbeiter pro Arbeitstag im Schnitt 22 Minuten mit IT-Problemen. Der Produktivitätsverlust kommt Unternehmen teuer zu stehen: Ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern verliert täglich 22.000 Minuten. Je nach Gehaltsniveau entstehen dadurch Verluste von ca. 4,5 Millionen Euro im Jahr.

Um Mitarbeiter nachhaltig zu unterstützen, darf die Hilfestellung nicht nur in Schulungssituationen verfügbar sein. Performance Support bietet die ideale Ergänzung zu traditionellen Methoden und macht Fortbildung zum Teil der täglichen Routine. So wird die Lücke zwischen Theorie und Praxis geschlossen.

Mit Userlane erklärt sich Software von selbst

Im Straßennetzwerk leiten uns die einfachen Anweisungen des Navigationssystems in Echtzeit ans Ziel. Userlane überträgt das gleiche Prinzip auf Software und führt die Nutzer mithilfe von interaktiven Guides (Schritt für Schritt-Anleitungen), die direkt in die jeweilige Software integriert sind. Die Guides zeigen den Nutzern direkt in der Anwendung, welche Schritte sie als nächstes ausführen sollen. So wird die Software selbsterklärend.

Performance Support macht Unternehmen fit für die Digitalisierung

Der Einsatz von Performance Support sorgt nicht nur bei Arbeitgebern, sondern auch bei Arbeitnehmern für Zufriedenheit. Nutzern wird der Umgang mit Software erleichtert und die Angst vor technischen Neuerungen genommen. Unternehmen sparen Schulungskosten und können ihre Belegschaft effektiver schulen.

Im Gegensatz zu traditionellen Schulungsmethoden integriert Userlane die Hilfestellung direkt in die jeweilige Software. Dies bringt folgende Vorteile:

• Die Schulung erfolgt in Echtzeit – direkt innerhalb der Software.
• Anwender arbeiten bereits in der Lernphase produktiv mit der Software.
• Das Wissen steht allen Mitarbeitern on demand zur Verfügung.
• Es können beliebig viele Menschen gleichzeitig in Software geschult werden – unabhängig von ihrem Standort.

“Learning” und “Doing” finden gleichzeitig statt

Mitarbeiter müssen den Workflow nicht länger unterbrechen, um nach Informationen außerhalb der Software zu suchen. Userlane begleitet sie bei jeder Aufgabe Schritt für Schritt. Dadurch ist es möglich, eine Software ohne Vorkenntnisse zu bedienen.

Skalierbare Schulungen sparen Zeit und Kosten

Mit Userlane lernen die Mitarbeiter vor Ort, interaktiv und direkt innerhalb der jeweiligen Anwendung. Dadurch werden Schulungen skalierbar: Ein Unternehmen kann einer unbegrenzten Anzahl von Mitarbeitern – egal ob 100 oder 100.000 – gleichzeitig Wissen vermitteln, und zwar für wenige Cent pro Nutzer.

Immer auf dem neuesten Stand

Userlane erkennt Änderungen der Software automatisch und passt sich entsprechend an. Wenn sich beispielsweise die Lage eines Buttons nach einem Software-Update ändert, zeigt Userlane dem Nutzer automatisch die neue Position.

Der Mensch im Zentrum der digitalen Transformation

Heutzutage wird kein Auto ohne integriertes Navigationssystem verkauft. Das gleiche wird in Zukunft für Software gelten. Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern den Wandel und sorgen Sie dafür, dass die Software sich dem Menschen anpasst – nicht umgekehrt.

Weitere Informationen rund um Mitarbeiterschulungen mit interaktiven Guides sowie eine Demo von Userlane finden Sie unter usln.co/epss

Stichworte

Zielgruppe
Unternehmen aller Branchen, die ihre Mitarbeiter laufend in Software schulen müssen sowie SaaS-Anbieter, die ihren User-Onboarding-Prozess optimieren wollen.

Methodik
Kern der Technologie sind interaktive Schritt für Schritt-Anleitungen, die in Software integriert werden und die Nutzer von Klick zu Klick durch Prozesse führen – wie das Navigationssystem im Auto.

Portfolio
Implementierung des Userlane-Editors, Unterstützung bei der Erstellung interaktiver Guides, Customer-Success-Programm: Jeder Kunde wird individuell beraten und betreut.

Referenzkunden
Allianz, LBS, Commerzbank, Deutsche Bahn, Messe München, Celonis, T-Systems, Nokia, ProSiebenSat.1 Media u. a.

Auszeichnungen
Learntec 2018 Innovation Award, Disruptive Technology Award, Breakthrough Award, BMWi Digital Award, Preisträger “Ausgezeichnete Orte im Land der Ideen”.

Tatjana Galinker

„Wie kann man Software-Kenntnisse möglichst verständlich und effektiv vermitteln?”

Mit dieser Frage beschäftigt sich Tatjana Galinker täglich als Redakteurin bei Userlane.
Dort recherchiert und verfasst sie Beiträge zu Themen rund um Lernpsychologie und die Auswirkungen der Digitalisierung auf betriebliche Lernumgebungen.
Vor Userlane war sie als Technische Redakteurin im Bereich Medizin/Life Sciences tätig.