Digitalisierung trifft Tradition
Der Handwerkswettbewerb „MACH WAS!“ wird digital
Damit junge Menschen zum Handwerk gebracht werden und neue Kräfte in diese Geschäftsbereiche fließen, ist es nötig, dass diese ansprechend gefördert werden. Mit dem Wettbewerb „MACH WAS!“ wird dies seit 2019 gemacht; hunderte Projekte wurden seitdem abgeschlossen und haben Jugendlichen mitsamt professioneller Unterstützung das Handwerk nähergebracht. Um sich in Zukunft auf das Wesentliche fokussieren zu können, wurde jetzt ein Projektmanagementsystem eingeführt, welches das Bereitstellen von Informationen, das Einreichen der Projekte, das Voting und Verwaltungsprozesse von Beginn an digitalisiert.
Der Fachkräftemangel ist in vielen Bereichen der Wirtschaft spürbar. Auch das Handwerk bleibt davon nicht verschont – es ist nicht leicht geworden, neue Kräfte zu bekommen bzw. junge Menschen für eine Ausbildung zu begeistern. Gründe dafür sind im besten Fall vielschichtig. Vielleicht aber benötigt man einen Blick hinter die Kulissen. „Hands on“-Erfahrungen sind ein guter Weg, um Menschen – ob jung oder alt – für Neues zu begeistern. Sie überbrücken Hemmschwellen, Vorurteile und können zum Umdenken einladen.
Die Adolf Würth GmbH & Co. KG hat mit der Initiative „MACH WAS!“ einen Wettbewerb ins Leben gerufen, um jungen Menschen aus den Schulen das handwerkliche Arbeiten als Beruf näher zu bringen. Hierfür wurde gemeinsam mit der time4you GmbH ein Projektmanagementsystem aufgebaut, welches die Projektbeteiligten von Würth auf der einen Seite, aber auch die wettbewerbteilnehmenden Schulen – bzw. die dafür verantwortlichen Lehrer:innen auf der anderen Seite – die Teilnahme vereinfacht. Die Plattform ist so konzipiert, dass sie das handwerkliche Projekt begleitet und die Schüler:innen sich auf die Realisierung des handwerkliche Arbeiten konzentrieren können.
Lernbedarfe
Bereits im Jahr 2019 fand das Projekt mit 95 teilnehmenden Schulen zum ersten Mal in einer Pilotierung statt. Dabei richtet sich dieses an alle allgemeinbildenden weiterführenden Schulen der Klassenstufen sieben bis zehn – also den Jahrgängen, nach denen klar wird, ob man sich als Schüler:in für eine Ausbildung oder – falls die Voraussetzungen stimmen – die gymnasiale Oberstufe entscheidet. Schulen sollen sich mit einem handwerklichen Projekt zur Aufwertung des Schulgeländes bewerben und diese innerhalb eines Schuljahres umsetzen. Dafür erhalten alle teilnehmenden Schulen ein Fördergeld von 1000€, ein Starter-Set mit einer Grundausstattung an Werkzeugen als auch professionelle fachliche Unterstützung durch regionale Handwerksbetriebe für die Umsetzung.
Um diesen jährlich stattfindenden Handwerkswettbewerb „MACH WAS!“ noch effizienter zu gestalten, sollte ein Projektmanagementsystem eingeführt werden, welches bei der Digitalisierung des Projektverlaufs unterstützt. Von der Einreichung der Bewerbung übers Voting hin bis zur Bereitstellung von Informationen und Self-Service für die Projektteams sollte das System eine komplettdigitale Lösung bieten. Dafür sollte auch die Bewerbungs-Administration durch das „MACH WAS!“-Team simplifiziert werden. Dafür sollten Prozessabläufe standardisiert und automatisiert werden, die Kommunikation und Bereitstellung von Informationen und Unterlagen über das System gefiltert nach Zielgruppen einfach gestaltet werden. Die Bereitstellung und Pflege aller Daten samt des Datenexports sollten hierüber funktionieren, als auch die Bereitstellung von Formularen für Abfragen, Auswertungen, Reportings und Statistiken.
Des Weiteren sollte auch für die teilnehmenden Schulen und deren Projekt-Betreuer:innen die Prozesse vereinfacht und komplettdigital abgebildet werden. Damit sollten die Lehrer:innen den Wettbewerb mit einem angenehmen Nutzererlebnis verbinden, Informationen abrufen können und auch sonst der administrative Aufwand so gering wie möglich gehalten werden, sodass diese sich auf ihre Projekte konzentrieren können. Dafür wurde die Bereitstellung eines Nutzerprofils für einen allgemeinen Überblick aller Daten geplant, bei der die Pflege und Änderung der eigenen Daten sowie die Nutzung von Formularen für die Weitergabe von Informationen einfach über das System erfolgen sollte. Die Einreichung und Bearbeitung der Projektdokumentation hin bis zum definierten Stichtag des Abgabeschlusses sollte hierüber laufen.
Projektverlauf
Zum Beginn des Projekts wurde, nachdem der Zeitplan feststand, die Abbildung des umfangreichen Bewerbungsformulars erstellt, welches zum ersten Mal komplett digital über das Projektmanagementsystem eingereicht werden sollte. Hierbei wurde der Fragebogen so aufgebaut, dass dieser gleichzeitig als Registrierung diente und somit bei der Zulassung für den Wettbewerb nur noch die Freigabe erfolgen brauchte. Das Projektmanagementsystem wurde basierend auf der IBT SERVER-Software entwickelt.
Das Dashboard wurde geplant, als die Bewerbungsphase begonnen hatte und wurde daraufhin umgesetzt. Hierbei war es das Ziel, dass alle Daten von Anfang an digitalisiert werden und die Betreuer:innen diese direkt im System aktualisieren konnten. Hierüber sollte es diesen auch möglich sein, direkt Kontakt zu den projektbeteiligten Handwerksbetrieben aufzunehmen, aber auch die „MACH WAS!“-T-Shirts zu bestellen, falls gewünscht. Das „MACH WAS!“-Team wiederum sollte über Änderungen an den Daten umgehend informiert werden, um zu gewährleisten, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand waren und der Pflegeaufwand der Daten somit zu minimal wie möglich war.
Das Dashboard wurde schließlich so eingerichtet, dass die Abgabefristen der einzelnen Formulare in einer Übersicht erkennbar sind. Außerdem werden die Projektbetreuer:innen der Schulen per E-Mail durch das System auf Termine und Abgabefristen hingewiesen. Zusätzlich bietet das Dashboard nützliche Hinweise zur Projektdokumentation, zudem mit einzureichenden Bildern und Videos, als auch Informationen zum Einkaufen bei Würth.
Schließlich wurde der Upload und die Darstellung für die Projektdokumentation umgesetzt, bei der Lehrer:innen Angaben für das Online-Voting machen sollten: Ausführliche Projektablaufsbeschreibung, Beschreibung der Ergebnisse, aber auch eine umfangreiche Bilder- und Videodokumentation kann über das System eingereicht werden. Für das Voting selbst wurde eine Projektgalerie erstellt, die in das Projektmanagementsystem implementiert wurde. Darüber sollte die Abstimmung öffentlich ermöglicht und die nötige Transparenz zur Stimmenzählung geschaffen werden.
Simultan zu den einzelnen Teilen des Systems wurde ein übersichtlicher Verwaltungsworkspace für das „MACH WAS!“-Team aufgebaut, mit dem alle Bewerbungen und Projekte hin bis zu den Formularen und Reportings vereinfacht zugänglich gemacht wurden und somit die Verwaltungsarbeit reduziert wurde. Dies bedeutet auch die Reduktion von Arbeitsaufwand.
Das Projekt startete im Jahr 2019, in diesem Jahr startete schließlich auch die Pilotierung, welche via Broschüren, Social Media und der Würth-Webseite beworben wurde. Außerdem wurden Schulen direkt angeschrieben, um auf das Wettbewerbsangebot aufmerksam zu machen.
Projektergebnis
Handwerk und Digitalisierung sind nicht unbedingt zwei Gegensätze, sie unterscheiden sich allerdings vehement: Mit den beiden Begriffen treffen Tradition und Moderne aufeinander. Mit „MACH WAS!“ ist ein Projekt entstanden, welches durch zwei Zahlen bereits Aufmerksamkeit verschafft: Während 2019 bundesweit 95 Schulen teilgenommen haben, waren es 2020 bereits 250. Mit dem Projekt dokumentieren Schüler:innen ihre Handwerksarbeiten mit Fotos und Videos und sorgen somit dafür, dass diese Handwerk und Digitalisierung miteinander in Einklang gebracht werden. So wurden einige Videos beispielsweise auf Youtube veröffentlicht und somit einer breiteren Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Gleichsam lernen die Schüler:innen, mit verschiedenen Materialien umzugehen, lernen handwerkliches Geschick und stellen zudem unterschiedlichste Projekte fertig, welche der Schule zugute kommen.
Das Projektmanagementsystem verbessert hierbei die Ausgangslage des Wettbewerbs. Dieses musste im Hinblick auf die administrativen Tätigkeiten bisher mühsam in Excel-Listen und per E-Mail bearbeitet werden. Diese Schritte wurden mit der auf Basis des IBT SERVERS bestehenden Software ausgeklammert und die Verwaltung für das „MACH WAS!“-Team als auch die Teilnehmenden optimiert. Der Aufwand für eine Bewerbung ist um einiges reduziert worden. Mit dem gut strukturierten persönlichen Projektbetreuer:innen-Dashboard erhalten diese eine einfache und schnelle Möglichkeit, sich mit dem Wettbewerb auseinanderzusetzen, ohne zu viel Energie auf administrative Dinge zu verwenden und sich somit noch stärker um die Projekte zu kümmern.
Fazit
„MACH WAS! Der handwerkswettbewerb für Schulteams.“ ist der Beweis, dass Digitalisierung und Handwerk keine Gegensätze sein müssen. Mithilfe der Digitalisierung der Handwerkswettbewerbsprozesse wurde der Arbeitsaufwand auf beiden Seiten, von Würth sowie der auf Seiten der teilnehmenden Lehrkräfte, stark reduziert. Damit kann der Fokus auf die eigentlichen Wettbewerbe gelegt werden. Die Trennung von traditioneller Berufsgruppe und Digitalisierung ist nach wie vor ein großes Thema. Sicherlich hat das Meiste damals auch ohne die digitalen Möglichkeiten funktioniert, gerade dieses Projekt beweist jedoch, was die Einführung digitaler Systeme im Umkehrschluss für die Reduktion von Verwaltungsprozessen bedeutet. In Anbetracht des weiter anhaltenden Fachkräftemangels und hoher Verwaltungskosten macht es Sinn, sich mit der Digitalisierung auseinanderzusetzen und somit auch für kommende Generationen, welche in Zukunft schließlich auch digital sozialisiert sein werden, das Handwerk attraktiv zu gestalten. Die Auszeichnung des eLearning AWARD 2024 in der Kategorie „Zielgruppe: Handwerk“ geht in diesem Jahr an die Adolf Würth GmbH & CO. KG sowie an die time4you GmbH und ihrem Projekt des Projektmanagementsystems.
Vorgaben und Besonderheiten:
Vorgaben:
„MACH WAS! Der Handwerkswettbewerb für Schulteams.“ ist eine Initiative, die von der Adolf Würth GmbH & Co. KG unter der Schirmherrschaft der Aktion Modernes Handwerk e.V. ins Leben gerufen wurde, Schulteams treten mit handwerklichen Projekten an, die dem schulischen Gemeinwesen zugutekommen. Hierfür sollte nun ein Projektmanagementsystem etabliert werden.
Besonderheiten:
„MACH WAS!“ existiert mit seiner Pilotierung bereits seit 2019 und erfreut sich seitdem reger Beteiligung. Mit Hilfe des Projektmanagementsystems sollte der Verwaltungsaufwand auf Seiten des „MACH WAS!“-Teams sowie den Projekt-Betreuer:innen reduziert und der Fokus auf den eigentlichen Wettbewerb gelegt werden.
Projektverantwortliche:
Adolf Würth GmbH & Co. KG
Anika Layer
Jasmin Sackmann
Adolf Würth GmbH & Co. KG
Initiative „MACH WAS! Der Handwerkswettbewerb für Schulteams.“
Reinhold-Würth-Str. 12-17
D-74653 Künzelsau
handwerkswettbewerb@wuerth.com
www.handwerkswettbewerb.de
time4you GmbH
Patrycja Holzapfel
Professional Services
time4you GmbH
Maximilianstr. 4
D-76133 Karlsruhe
