Kategorie: Onboarding

Den kompletten Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende zukunftsfähiger gestalten und komplett digitalisieren, um diese schneller an eine bedarfs- und bedürfnisbezogene Kundenberatung im Markt heranzuführen – das war das große Ziel der Fressnapf Gruppe. Für ein qualitativ hochwertiges und vor allem länderübergreifend einheitliches Onboarding sollte dieses Projekt in allen 12 Ländern mit Maxi Zoo-Filialen und somit in insgesamt 9 Sprachen realisiert werden. Eine große Herausforderung, der sich Fressnapf gemeinsam mit dem E-Learning-Anbieter chemmedia AG gestellt hat.

„Happier Pets. Happier People.“ Mit dieser Vision und dem Bestreben, zu einem glücklichen Zusammenleben von Mensch und Tier beizutragen, ist die Fressnapf Gruppe mit über 2.000 Standorten und über 15.000 Beschäftigten international erfolgreich und auf dem europäischen Markt führend im Bedarf für Heimtiere.

Um auch in diesen Zeiten des permanenten Wandels, die unter anderem von Fluktuation und Fachkräftemangel geprägt sind, für diese große und vor allem internationale Gruppe Mitarbeitender als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben und möglichst viele Fachkräfte selbst aus- und weiterzubilden, verschreibt sich Fressnapf schon seit längerer Zeit der Aufgabe, das Unternehmens-Knowhow zukunftsfähig, effizient und vor allem effektiv an die Mitarbeitenden weiterzugeben. Dabei konzentrierte sich das Unternehmen bisher vorrangig auf Blended Learning-Konzepte, also einen Mix aus digitalen und analogen Lernformaten. Vor dem Hintergrund der Digitalisierung möchte Fressnapf das Lernen im Unternehmen jetzt noch stärker digitalisieren, angefangen bei dem Onboarding neuer Mitarbeitender.

Lernbedarfe

Mit der vollständigen Digitalisierung des Onboarding-Prozesses möchte Fressnapf mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen: Neben der Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen Einarbeitung, die an allen Standorten – auch international – einheitlich ist, soll der gesamte Onboarding-Prozess an sich auch zeiteffizienter gestaltet werden, indem sich die neuen Mitarbeitenden die entsprechenden Lerninhalte eigenständig im E-Learning erarbeiten. Die angesprochene Zielgruppe umfasst alle neuen Mitarbeitenden im Markt. Für diese soll das digitale Onboarding nach dem erfolgreichen Rollout als verpflichtende Maßnahme eingeführt werden. Unmittelbar am ersten Arbeitstag sollen die Einsteiger:innen Zugang zur internen Lernplattform erhalten und über die ersten sechs Monate im Unternehmen mit einem spezifischen Onboarding-Plan eingearbeitet werden, um so einen idealen Einstieg sicherzustellen.

Um die Einarbeitung so effektiv wie möglich zu gestalten, wurde der Onboarding-Prozess in zwei bzw. drei Phasen aufgeteilt. So sollten alle neuen Mitarbeitenden zunächst die zweiteilige Grundlagenphase bestreiten (Monate 1-3), die erstes, basierendes Fachwissen aus den Themenschwerpunkten Prozesse, Kunden, Verkaufen, Produkte, Tiere und Unternehmenskultur vermittelt. Die anschließende Qualifizierungsphase (Monate 4-6) baut auf diesem Grundwissen auf vertieft die Themen weiter. Mit den eingebundenen digitalen Lernformaten, die von einfachen PDF-Dateien bis über interaktive Onlinekurse reichen, soll das Wissen als sogenannte „Learning Nuggets“ in kurzen Lernphasen effektiv vermittelt werden.

Um das digital erlernte Wissen auch zeitnah in der Praxis umzusetzen, sollten zudem die Marktleiter:innen in den Lernprozess der Mitarbeitenden eingebunden werden: Mithilfe eines spezifischen auf den Onboarding-Plan abgestimmten Lehrplan kann dieser genau einsehen, welche Tätigkeitsfelder bereits bekannt sind und den Lernenden entsprechend in praktische Tätigkeiten einweihen, um das gelernte Wissen langfristig in den Köpfen zu verankern.

Die größte Herausforderung sah Fressnapf darin, das neue Onboarding international in den 12 Ländern in 9 Sprachen auszurollen, da hierfür alle Lerninhalte übersetzt und auch den landesspezifischen Besonderheiten angepasst werden mussten.

Projektverlauf

Insgesamt dauerte die Umsetzung des Projektes von der initialen Idee bis zum finalen Rollout acht Monate. Die beiden Phasen, die das Onboarding kennzeichnen, dominierten dabei auch die Durchführung des Projektes: So wurde zunächst die komplette Grundlagenphase konzipiert und ausgerollt, bevor die Qualifizierungsphase anschließend nach dem gleichen Schema realisiert wurde.

Nach der initialen Projektidee im Mai 2019 stand bis Januar 2020 ausschließlich die Konzeption und Realisierung der Grundlagenphase im Fokus: Hier wurde nach der Definition der Ziele zunächst ein Einarbeitungsplan erstellt, in dem die relevanten Themenschwerpunkte festgelegt und die genauen Lernzeiten der einzelnen Module kalkuliert wurden. In der Grundlagenphase wurde mit einem wöchentlichen Lerneinsatz von 2,7 Stunden gerechnet, für die darauf aufbauende Qualifizierungsphase sollte eine wöchentliche Lernzeit von 1,7 Stunden gelten. Sobald der Einarbeitungsplan im Juli 2019 final feststand, konnte die nächste Phase beginnen: die Konzeption und Erstellung der konkreten Lerninhalte, wobei chemmedia die didaktische Aufbereitung übernahm. Ebenfalls war der E-Learning-Anbieter für die komplette „Internationalisierung“ der Lerninhalte verantwortlich, die im nächsten Schritt anstand.

Im November 2019 standen dann alle Onlinekurse für alle 12 Länder zur Verfügung und die zweiteilige Testphase konnte beginnen, bei der zunächst HQ-Verantwortliche und auch schon erste Mitarbeitende das Training durchliefen. Auf Basis der Verbesserungsvorschläge wurde das Programm nochmals optimiert, bevor die finalisierte Grundlagenphase im Januar 2020 auf der internen Online Academy bereitgestellt wurde. Ab diesem Zeitpunkt galt das digitale Onboarding auch direkt als verpflichtenden Maßnahme für alle neuen Mitarbeitenden.

Im zweiten Teil der Projektdurchführung wurde dann in derselben Abfolge auch die Qualifizierungsphase erstellt und schließlich im Januar 2021 ausgerollt. Nun stand den Mitarbeitenden also das vollständige sechsmonatige Onboarding-Training zur Verfügung. Kommuniziert wurde das neue Onboarding-Programm zunächst an verschiedene Gremien und Ausschüsse sowie die Vertriebs- und Regionalmanager. Letztere informierten dann ihre Teams über das verpflichtende Lerntraining für neue Mitarbeitende. Durch die Feedbacks der Lernenden nach jedem Online-Kurs sowie die Statistiken über den erzielten Lernerfolg sowie die Lernzeit wird das Training laufend überarbeitet und optimiert.

Projektergebnis

Bislang haben rund 500 Mitarbeitende das neue Onboarding-Programm komplett absolviert. Die Resonanz ist bis zu diesem Zeitpunkt ausschließlich sehr gut. Besonders überzeugt das innovative Training damit, dass der Lehrplan der Marktleiter exakt auf den Onboardings-Prozess der Mitarbeitenden abgestimmt ist, sodass parallel zu den digitalen Lerneinheiten bereits praktische Anwendungen in der Filiale durchgeführt werden können. Auf diese Weise wird eine schnelle und vor allem auch nachhaltige Verfestigung des gelernten Wissens sichergestellt. Darüber hinaus wird der individuelle Lernerfolg ebenfalls durch einen Abschlusstest im Trainingsprogramm festgestellt.

Indem das digitale Onboarding ab der Implementierung im Markt für alle neuen Mitarbeitenden verpflichtend ist, nimmt Fressnapf alle Neueinsteiger:innen direkt am ersten Tag an die Hand und führt mit einem genauen und international einheitlichen Leitfaden in das Unternehmen ein. Und nicht nur für neue Mitarbeitende ist das neue Onboardingtool sinnvoll: Indem auch bereits bestehende Mitarbeitende Zugriff auf die Inhalte haben können sie selbst immer nachschlagen.

Mit erfolgreich und verlässlich geschulten Fachkräften am Markt verfolgt Fressnapf neben der Mitarbeitendenbindung zudem das Ziel, die Zufriedenheit der Kund:innen zu erhöhen und somit langfristig stärker an die Marke Fressnapf zu binden.

Fazit

Die internationale Digitalisierung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende war für die Fressnapf-Gruppe die ideale Möglichkeit, auch über Landesgrenzen und Sprachbarrieren hinweg einen einheitlichen Wissensstand bei den Einsteiger:innen zu erzeugen und diese kontrolliert, mit qualitativ hochwertigen digitalen Lerninhalten an die Arbeit im Unternehmen heranzuführen. Neben der zeitlichen Entlastung der Marktleiter:innen, die zuvor mit 50 Prozent mehr Zeitaufwand in das Onboarding eingebunden waren, wurde mit dieser Maßnahme zudem das Unternehmens-Knowhow wiederverwendbar gemacht. Auf diese Weise gelingt es Fressnapf, sich als moderner Arbeitgeber zu positionieren, der seinen Mitarbeitenden eine kontinuierliche Kompetenzentwicklung ermöglicht. Vor diesem Hintergrund arbeitet das Unternehmen bereits an digitalen Folgeprojekten, die die digitale Aus- und Weiterbildung von Fachkräften weiter ausbauen sollen.

Für diese beeindruckende Leistung verleiht die Jury den eLearning AWARD 2023 in der Kategorie „Onboarding“. Herzlichen Glückwunsch!