Kategorie: IT-Training

Wie schult man 80.000 Mitarbeitende in Akzeptanz und Umsetzung der elektronischen Aktenführung in 200 Behörden? Geht nicht, gibt`s nicht. Materna TMT entwickelte für die landeseigene Projektsteuerungsorganisation IT.NRW eine Schulungsumgebung, die das neue E-Laufmappensystem in Funktion und Aussehen realistisch nachbildet und den Umstieg zum Kinderspiel macht.

Seit 2016 gilt in Nordrhein-Westfalen: Verwaltung muss elektronisch stattfinden. Das bedeutet für die Verwaltungen, Akten und Laufmappen sind zu digitalisieren und digital zu bearbeiten. Materna TMT und IT.NRW haben dazu Akzeptanz- und eLearning-Konzepte erarbeitet und umgesetzt. Das Ergebnis: Ein immersiver E-Laufmappenemulator, der in einem Blended Learning-Ansatz rund 80.000 Beschäftigte in 200 Behörden schult. Der Clou: Die Schulungsumgebung ist mit dem am Arbeitsplatz zu bedienendem System in Aussehen und Funktion so ähnlich, dass der Theorie-Praxis-Transfer reibungslos gelingt. Die Schulung der Grundlagen wird in Form von eLearnings realisiert. Die Schulung der konkret zu bedienenden Software der E-Akten und E-Laufmappe wird in Präsenz und als Webinar durchgeführt.

Lernbedarfe

Digitalisierung ist Trumpf. Das gilt auch für deren Umsetzung in der öffentlichen Verwaltung. Das Land Nordrhein-Westfalen (NRW) hat daher bereits 2016 ein Gesetz erlassen, dass die Umstellung der klassischen Papierakten auf elektronische Aktenführung und deren digitaler Bearbeitung verfügt. Die Konsequenzen für den entsprechenden Schulungsaufwand bei den Beschäftigten des Landes NRW sind enorm: 200 Behörden mit ihren 80.000 Beschäftigten sind von der Umstellung auf digitale Arbeitsprozesse wie E-Akte, E-Laufmappe oder papierersetzenden Scans betroffen. Die neuen digitalen Aktensysteme sind per Gesetz für alle Behörden des Landes verbindlich vorgeschrieben. Alle 80.000 Bediensteten des Landes müssen daher in den neuen Lösungen geschult werden.

Diese Aufgabe übernahm die Materna TMT GmbH. Materna sollte eine Software entwickeln, die unabhängig von einem zentralen Rechenzentrum und ohne Backend-Systeme genutzt werden kann. Alle Funktionalitäten, die für Mitarbeitende an ihren Arbeitsplätzen von Relevanz sind, sollten im Schulungssystem nachbildet sein. Auch die barrierefreie Nutzung der Software sollte sichergestellt sein.

Das System sollte sowohl bei Präsenztrainings auf den zur Verfügung gestellten Schulungsplätzen wie auch zum Selbststudium auf den lokalen Arbeitsplatzrechnern der Mitarbeitenden der 200 Behörden in NRW funktionieren. Darüber hinaus sollten alle Anwendenden in der Handhabung der E-Laufmappe geschult werden, in Präsenz, Online und durch Selbststudium. Die entsprechenden Schulungen sind für die Mitarbeitenden der Behörden des Landes NRW verpflichtend.

Projektverlauf

Zunächst war ein klassisches Schulungssystem geplant. Es sollte eine exakte Kopie des am Arbeitsplatz verwendeten Systems darstellen. Die Idee wurde allerdings bereits in der Planungsphase wieder verworfen. Denn es stellte sich als zu komplex heraus, weil es aus vielen unterschiedlichen Hardware- und Softwarekomponenten bestehen würde, die konfiguriert, betreut und gewartet werden müssten. Das war zu kostenintensiv: Bei 80.000 zu schulenden Anwendenden müssten mehrere Systeme parallel betrieben werden.

Auch die Funktionsweise mancher Komponenten war in der Planung ein größeres Problem. Das E-Laufmappen-System war nicht dafür ausgelegt, jeden Tag wieder in die Schulungssituation zurückgesetzt zu werden. Und der externe Zugriff auf die abgesicherte Infrastruktur des Rechenzentrums stellte eine große Herausforderung dar. Das Ziel war fortan, zusammen mit dem Kunden IT.NRW eine neue, kostengünstigere und weniger komplexe Lösung für die Schulungen zu entwickeln. Um diese Herausforderung zu lösen, hat Materna zusammen mit IT.NRW einen Software-Emulator für die E-Laufmappe entwickelt.

Dieser Software-Emulator ist eine flexible, web-basierte Anwendung. Der Emulator bildet die grafische Benutzeroberfläche des Betriebssystems und der Anwendungen nach, so wie sie dem Anwendenden in seiner Arbeitssituation zur Verfügung steht. Auch emuliert die Software alle schulungsrelevanten Funktionalitäten, die am Arbeitsplatz vom Anwendenden genutzt werden.

Das am Arbeitsplatz installierte System der E-Laufmappe ist für das Schulungssystem nicht einfach nur „nachprogrammiert“ worden. Stattdessen ist das Schulungssystem auf relevante Funktionen, Animationen und Interaktionen mit Drittsystemen reduziert worden. Didaktisch kann der Anwendende so auf das Wesentliche, die vordefinieren, wichtigsten Funktionalitäten der Software, fokussiert werden.

Die erste Version des Software-Emulators der E-Laufmappe wurde 2020 beauftragt. Hierzu sind mit IT.NRW die genauen Systemanforderungen erarbeitet worden. Die benötigten Funktionalitäten wurden entwickelt und nach einem mehrstufigen Test freigegeben und vom Kunden abgenommen. Seit rund Mitte 2020 wurde das entwickelte System für Schulungsmaßnahmen eingesetzt. Eine Weiterentwicklung des Systems ist zu Beginn des Jahres 2021 von IT.NRW beauftragt worden.

Bei dieser Weiterentwicklung wurden die folgenden Schritte absolviert. Auf Basis der Produktbeschreibung E-Laufmappe ist durch den Kunden eine Produktbeschreibung für die Emulator-Software mit groben Funktionsumfang der Schulungssoftware erstellt worden. Materna hat dann mit der Produktbeschreibung für den zu erstellenden Emulator ein umfangreiches Konzept erstellt, das alle Funktionalitäten, Klickwege, Hinweisfenster und Arbeitsabläufe beinhaltet, die sich aus der vom Kunden erstellten Produktbeschreibung ableiten lassen. Das Konzept durchlief bei IT.NRW dann den Qualitätssicherungsprozess. Im April erfolgte die Angebotserstellung und im Mai ist Materna mit der Entwicklung beauftragt worden.

Rund fünf Monate dauerte die Programmierung des Software-Emulators. In diesem Zeitraum wurden alle gewünschten Funktionalitäten sowie die Funktionstests und Tests zur barrierearmen Nutzung umgesetzt. Die Freigabe der Software durch den Kunden erfolgt im Oktober 2021.

Projektergebnis

Für Schulungen von komplexen Software-Systemen wie ERP-Software oder Abrechnungs-Systemen waren bisher komplexe Schulungssysteme notwendig, die der Arbeitsplatzumgebung vollständig nachempfunden waren. Das war nötig, da Arbeitsplatz- und Schulungssysteme bzw. deren Daten aus verschiedenen Gründen nicht miteinander interagieren sollten oder konnten.

Mit dem neu entwickelten Software-Emulator für die E-Laufmappe können genau diese komplexen IT-basierten Schulungen vollkommen unabhängig von einem Backend-System nur über einen beliebigen Browser durchgeführt werden – auch unabhängig vom verwendeten Betriebssystem oder der Komplexität der zu schulenden Software. Das System kann flexibel und mit geringem Aufwand für jede Software angepasst werden, weil nur die schulungsrelevanten Teile des Systems mit Funktionen belegt werden. Der Rest des Funktionsumfangs einer Software ist ausschließlich grafisch repräsentiert. Die Einspielung von zufallsgenerierten Ereignissen lassen die Interaktion realistischer wirken. Kollaborative Prozesse können auf diese Weise ebenfalls geschult werden.

Der Einstieg in die emulierte Software für Schulungsteilnehmende ist damit sehr niederschwellig gehalten. Dies baut vorhandene Ängste gegenüber dem neuen System wirksam ab. Dazu trägt auch die barrierearme Umsetzung des Systems bei. Das System kann somit problemlos von allen Bediensteten des Landes NRW genutzt werden.

Fazit

Im Rahmen dieses Projektes wurde ein flexibles, stabiles und praxiserprobtes Schulungsprodukt für komplexe Software-Schulungen entwickelt. Zusammen mit dem Kunden IT.NRW wird es permanent weiterentwickelt und an veränderte Bedürfnisse anpasst. Das System wird von den Lernenden durchweg positiv bewertet. Zusätzlich kann es in den Behörden des Landes NRW als Instrument der Veränderungskommunikation eingesetzt werden, um die anstehenden Software-Neuerungen frühzeitig und transparent allen Beteiligten zugänglich machen zu können. Daher verleiht die Jury des eLearning Journals dem Projekt „Web-basierter Software-Emulator für die E-Umlaufmappe-Trainings des Landes NRW“ den eLearning AWARD 2022 in der Kategorie IT-Training.

Mit Hilfe der Schulungen konnten die Beschäftigten des Landes NRW optimal auf die Nutzung der neuen E-Laufmappe vorbereitet werden. Darüber hinaus konnten in Kombination mit weiteren Kommunikationsmaßnahmen im Rahmen des Changemanagements frühzeitig Ängste bei der Umsetzung der digitalisierten Aktenführung in den Behörden abgebaut werden. Die didaktische Reduktion der Komplexität einer Software auf die wesentlichen Elemente der Bedienung am Arbeitsplatz sorgt dabei für eine Fokussierung auf ein konkretes Lernziel. Der barrierearme Ansatz sorgt für eine breite Nutzerakzeptanz.