Kategorie: Bildungstechnologie Implementierung

Können unternehmensinterne Tools und Prozesse mit Unternehmenswachstum und sich ändernden Herausforderungen nicht mehr mithalten, muss konsolidiert und in der Regel nachjustiert werden. Konsequenz kann unter anderem die Ablösung und Erneuerung von Softwaresystemen sein, die aktuelle Anforderungen nicht mehr ausreichend abbilden können. Umso wichtiger ist es also, bei der Auswahl und Implementierung eines neuen LMS einen beratungsstarken Partner mit innovativen Lösungen an der Seite zu haben. Wie ein System-Update erfolgreich aussehen kann, zeigt Motel One mit der Umstellung auf das neue traperto LMS.

Motel One ist eine deutsche Hotelgruppe, die mit rund 2200 Mitarbeitenden an 74 Standorten in 10 Ländern aktiv ist. Innovative Konzepte und Lösungen in der Personalentwicklung sind offensichtlicher Teil der DNA von Motel One. Doch über die Jahre konnte die bestehende Lerninfrastruktur nicht mehr adäquat mit dem Unternehmenswachstum Schritt halten, noch war sie angemessen skalierbar. Vor diesem Hintergrund realisierte Motel One zusammen mit der traperto GmbH im Rahmen des Projekts „Motel One Campus System 2.0“ die Erneuerung der Lerninfrastruktur der Hotelkette, um die Personalentwicklung auf eine neue Stufe zu heben und sie fit für die Zukunft zu machen.

Anforderungen

Aus diesem Grund war das generelle Projektziel, ein ganzheitliches Lernmanagementsystem zu integrieren, welches sowohl alle relevanten Prozesse von Motel One abbildet als auch alle erdenklichen UseCases der betroffenen Zielgruppen unterstützen kann. Neben dieser generellen Zielrichtung wurden zusätzlich mehrere konkrete Ziele definiert. Eine zentrale Vorgabe war das Thema „Usability“: Das neue LMS sollte über eine markenkonforme Benutzeroberfläche verfügen, die möglichst keine Fragen bei der heterogenen Lernzielgruppe von Motel One aufkommen lässt. Außerdem sollte das neue System individuelle Ansichten und Prozesse unterstützen, so dass Führungskräfte optimal bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben unterstützt werden. Flexible Trainingspfade, Unterstützung von Learning on Demand bzw. selbstbestimmtem Lernen, Schnittstellen zur Integration in die IT-Landschaft, Reportings und KPIs sowie ein umfassendes Rollen- und Rechtesystem – die Anforderungen an das neue LMS waren umfangreich, um sicherzustellen, dass das neue System mit den sich ändernden Herausforderungen und der Weiterentwicklung des Unternehmens kompatibel ist und bleibt.

Projektverlauf

Vor dem eigentlichen Projekt wurden zwei Workshops mit dem HR-Team und Hotel Managern bzw. Abteilungsleitern organisiert, in denen die Bedarfe der Abteilungen aus dem operativen Geschäft zusammengefasst wurden. Basierend auf diesem Input sowie vor dem Hintergrund des alten Systems und dessen Stärken und Schwächen wurde schließlich der Anforderungskatalog für das neue LMS erstellt. Als Antwort auf dieses Lastenheft erfolgte die Erstellung des Pflichtenheftes durch traperto, die Auftragsvergabe fand im Dezember 2018 statt. Der Kickoff zum Projektstart wurde im Januar 2019 durchgeführt.

Am Anfang wurde zunächst das Basismodul des traperto Campus und das zusätzliche Modul des Seminar Managements sowie verschiedene Ansichten und Reports installiert und das System in das Corporate Design von Motel One übertragen. Nach diesem initialen Setup wurde das LMS anschießend in die MotelOne-Systemlandschaft integriert und eine Schnittstelle zum benutzerdatenführenden Bestandssystem „MyOne“ (das Motel One Intranet) geschaffen, um den Lernenden aus dem Intranet heraus einen weiteren Login in MOCS 2.0 zu ersparen. Darüber hinaus wurde eine Schnittstelle zum Dienstplantool „Intrasoft“ realisiert, um die Präsenztrainingstermine der Lernenden bei der Dienstplanerstellung berücksichtigen zu können. Anschließend wurden Trainingsformate und Lernstände aus dem Vorgängersystem in MOCS 2.0 migriert, um Trainingsaktivitäten und -historien ohne Unterbrechung fortschreiben zu können. Ein weiterer wichtiger Meilenstein war die Kalibrierung des Rechte- und Rollensystems. Die Zuordnung jedes Teammitglieds zu einem bestimmten Standort, einer bestimmten Region, einer Ebene und einer Sektion bzw. Abteilung definiert die Rolle und zugleich die Rechtezuweisung eines jeden Motel One-Mitarbeiters in MyOne sowohl in den Hotels als auch in der Firmenzentrale. Um basierend auf dieser Struktur eine Abbildung des Rechte- und Rollenkonzepzs im neuen LMS zu ermöglichen, wurde von traperto ein Automatismus realisiert, mit dem seither sowohl die gewünschten hierarchieabhängigen Buchungs-, Freigabe- und Genehmigungsprozesse als auch rollenspezifische Lernpfade sowie personengenaue Incentivevereinbarung zugewiesen werden. Darüber hinaus werden mit Hilfe des Rollen- und Rechtesystems zahlreiche Durchführungs- und Ansichtsrechte vergeben und speziell angepasste Cockpits für Führungskräfte und Trainer*Innen ermöglicht.

Nach einer rund achtmonatigen Implementierungsphase war im Oktober 2019 schließlich der Rollout des Motel One Campus System 2.0. Flankiert wurde der Rollout von einer internen Kommunikationskampagne, um sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter zu informieren. Im Oktober wurden Manager mit Informationen zur Umstellung vom alten auf das neue System versorgt. Darüber hinaus wurde ein Willkommensvideo produziert, in dem der Co-CEO von Motel One der Belegschaft die Vorzüge des neuen Systems erläutert. Ein eigenes E-Learning sowie Flyer in allen Hotel-Standorten waren weitere Kommunikationskanäle, in denen alle Nutzer über die Vorteile und Bedienung des neuen Systems informiert wurden. Die Maßnahmen bei der Implementierung sowie der internen Kommunikationskampagne haben Früchte getragen, denn auf einer Skala von 1 (ungenügend) bis 10 (hervorragend) bewerten die Angestellten von Motel One das neue LMS durchschnittlich mit einem Wert von 8,6 – bei einem Anteil mobiler Nutzung von 51%!

Fazit

Die Implementierung eines neuen LMS ist oftmals ein schwieriges und langwieriges Unterfangen, bei dem es auf dem Weg viele Hürden gibt. Können wirklich alle Bedarfe mit dem neuen System abgedeckt werden? Wird das LMS am Ende auch wirklich von den Nutzern angenommen? Umso wichtiger ist es, auf dem gesamten Weg von der Bedarfsanalyse und Systemauswahl über die eigentliche Implementierung bis hin zur Promotion und Nutzung des neuen LMS alles richtig zu machen. Mit dem Projekt „Motel One Campus System 2.0“ zeigen die beiden Projektpartner Motel One GmbH und traperto GmbH eindrucksvoll, wie eine solche Implementierungsphase effektiv und erfolgreich gestaltet werden kann, weshalb die Jury des eLearning Journals den eLearning AWARD 2021 in der Kategorie „Bildungstechnologie Implementierung“ vergibt.

Redaktion: Mathias Fleig