Best Practice

Vapiano: Mit Mobile Learning und dem eAuthor auf Expansionskurs

Was können Unternehmen mit internationaler Ausrichtung tun, um weltweit eine einheitliche Qualifizierung zu gewährleisten? Wie lässt sich E-Learning realisieren, wenn die Mitarbeiter vom Unternehmen nicht mit der notwendigen Hardware (bspw. Notebooks, Tablets oder Smartphones) ausgestattet sind? Welches Autorensystem eignet sich, um die Lernmedien möglichst
effizient inhouse zu erstellen und zu pflegen und wie werden diese Lernmedien den Mitarbeitern bereitgestellt? Genau diesen Herausforderungen musste sich das Systemgastronomie-Unternehmen Vapiano stellen – mit Erfolg! Inzwischen lernen viele 1.000 Vapiano Mitarbeiter auf der ganzen Welt mit der neuen Vapiano Lernwelt und ihren Lernmedien.

Um seine Expansionsstrategie zu unterstützen und eine weltweit einheitliche Qualifizierung der Mitarbeiter sicherzustellen, hat Vapiano gemeinsam mit der inside Unternehmensgruppe eine neues E-Learning-Konzept in Form einer Lernwelt umgesetzt, das eine schnelle, umfassende und effiziente Schulung der Mitarbeiter ermöglicht. Das Konzept basiert auf zwei grundlegenden Ansätzen: Bring-your-Own-Device und Mobile-First. Das bedeutet zum einen, jeder Mitarbeiter lernt per App mit seinem privaten Endgerät (Smartphone, Tablet, Notebook) und zum anderen, dass alle Lernmedien primär für die optimale Nutzung mit dem Smartphone realisiert wurden.

Zudem ist die Lösung international einsetzbar und lokalisierbar, das heißt an die verschiedenen Sprachen, Kulturkreise und ihre Bedürfnisse anpassbar. „Unser Ziel war es, eine flexible, erweiterbare und einfache Lösung zu realisieren, die eine weltweit einheitliche Qualifizierung gewährleistet und damit die Time to Competence deutlich zu reduzieren. Das ist uns gelungen“, erklärt Dominic Helmreich, Head of HR Development bei Vapiano und mitverantwortlich für die Realisierung des neuen Konzepts.

Die Vapiano Lernwelt

Umgesetzt wurde die Vapiano Lernwelt mit verschiedensten Selbstlernmedien, die ein selbstgesteuertes, effizientes Lernen der Mitarbeiter, ausgerichtet an den Stationen eines Vapiano Restaurants (Pizza, Pasta, Bar etc.), ermöglicht. Der komplette Qualifizierungsprozess wird dabei über die Lernwelt gesteuert. Dashboards unterstützen die Mitarbeiter im Lernprozess mit wichtigen Statusinformationen (u.a. zum Lernstand und ihren Zertifizierungen) und bieten Managern und Führungskräften umfassende Informationen zum Qualifizierungsstand und den Trainingsaktivitäten ihrer Mitarbeiter.

Über die Lernwelt greifen die Mitarbeiter auf ihre Lernmedien zu. Dazu gehören u.a. interaktive Lernkarten und Videos, mit denen ihnen in Form von kleinen Lerneinheiten das Wissen zu den einzelnen Rezepten kurzweilig und interaktiv vermittelt wird. Parallel dazu wenden sie das Gelernte in praktischen, betreuten Übungen im Restaurant an. Bestehen die Mitarbeiter den sich anschließenden theoretischen Online-Test sowie den praktischen Test im Restaurant, sind sie für die entsprechende Station zertifiziert. Auch am Arbeitsplatz erhalten die Vapiano Mitarbeiter umfassende Unterstützung, denn sämtliche Rezepte stehen in den Kassensystemen zur Verfügung und werden im „Kochtempo“ Schritt für Schritt eingeblendet.

Effiziente Erstellung ohne Programmierkenntnisse

Zur Umsetzung des neuen E-Learning-Konzepts nutzt Vapiano das Online-Autorensystem der inside Unternehmensgruppe, den eAuthor 4.0. Der eAuthor 4.0 ist ein effizientes Werkzeug, mit dem die Vapiano Autoren eigenständig und ohne Programmierkenntnisse in der Lage sind, ihre individuellen und multimedialen E-Learning-Medien zu erstellen und zu pflegen.

Während die Lernwelt und die Online-Tests von inside realisiert wurden, erfolgt sowohl die Erstellung und Pflege der Lernmedien als auch die Administration der Mitarbeiter (bspw. das Anlegen eines neuen Mitarbeiters oder Restaurants im System) durch Vapiano. Vielfältige individuelle Vorlagen (Templates) und didaktische Muster unterstützen die Autoren bei der Erstellung. So wurden die sog. Rezepthandbücher, die u.a. Informations- und Wissenseinheiten zu den Rezepten – wie Zutatenlisten, die einzelnen To-do-Schritte sowie Zusatzinformationen zu Allergenen und Nährstoffen – beinhalten, von den Vapiano Autoren in den eAuthor überführt. Ebenso wurden sämtliche interaktiven Lernkarten mit ihren vielfältigen Interaktionsmöglichkeiten und verschiedenen multimedialen Elementen, wie Texten, Fotos, Grafiken, Animationen, Audios und Videos, von ihnen „gebaut“.

Wiederverwendbarkeit der Inhalte

Darstellung eines Rezepts in einer interaktive Lernkarte auf Tablet und Smartphone.

Ein besonderes Highlight, das das Arbeiten mit dem eAuthor 4.0 für die Vapiano Autoren extrem effizient macht, ist die Wiederverwendbarkeit der Inhalte. Dies wird durch den sog. Single-Source-of-Truth-Ansatz ermöglicht. Der Vorteil: Die einzelnen Informations- oder Wissenseinheiten werden nur einmalig erstellt und können in beliebigen Medien wiederverwendet werden. Wissensbasis bei Vapiano sind die Rezepthandbücher. Sämtliche Inhalte aus den Rezepthandbüchern werden in den interaktiven Lernkarten wiederverwendet. Das erleichtert nicht nur die Erstellung der Medien, auch Aktualisierungen müssen nur einmalig im Rezepthandbuch durchgeführt werden, um sämtliche Medien auf den gleichen Stand zu bringen. Zusätzlich werden Daten an zentraler Stelle in Form von Variablen ausgelagert, bspw. gibt es Variablen für die Zutaten- und Mengenangaben der einzelnen Rezepte. Ändert sich eine Mengenangabe, so reicht auch hier die einmalige Anpassung und alle Medien werden automatisch aktualisiert.

„Durch die Wiederverwendbarkeit der Inhalte einerseits und die Variablen andererseits haben wir beim Bauen unserer Lernmedien eine Zeitersparnis von rund 50 Prozent. Gleichzeitig wird die Qualität verbessert, da sich das Fehlerrisiko durch die Wiederverwendbarkeit minimiert“, erklärt Dominic Helmreich, der mit seinem Team inzwischen mehr als 100 interaktive Lernkarten erstellt hat.

Mobile Learning per Smartphone

Auch zur Umsetzung der Mobile-First-Strategie bietet der eAuthor 4.0 optimale Voraussetzungen, denn alle mit ihm erstellten Medien sind voll responsiv, d.h. sie passen ihre Steuerung (Maus oder Gestensteuerung), ihre Größe sowie die Menge, Anordnung und Darstellung der Inhalte automatisch an das zur Nutzung verwendete Endgerät (Smartphone, Tablet oder Notebook) an.

Länderspezifische Lernwelten

Eine in mehreren Sprachen verfügbare Bedienoberfläche, Export- und Importfunktionen im internationalen HTML-Standard sowie die durchgängige Unterstützung von Mehrsprachigkeit im System prädestinieren den
eAuthor zudem für die Erstellung international einsetzbarer Medien.

So wurde mithilfe des eAuthors zentral eine Lernwelt mit identischer Struktur für die 33 Länder erstellt, die jeweils in der Landessprache und in Englisch veröffentlicht wird. Die Lernmedien in den Lernwelten der einzelnen Länder sind jedoch entsprechend der landesspezifischen Anforderungen individualisiert worden: So wurden landesspezifische Gerichte ergänzt oder bestehende Gerichte durch Variationen bei den Zutaten landestypisch angepasst. Die Lernkarten zu den landestypischen Rezepten können dabei dezentral durch Vapiano Autoren in den jeweiligen Ländern erstellt und aktualisiert werden.

Umfassende Reportfunktionen

Mit der von Vapiano lizenzierten eAuthor 4.0 Extended Edition steht dem Unternehmen mit der Learning Cloud ein modernes Lernportal zur Verfügung. Sämtliche Lern- und Bearbeitungsstände des Lerners werden in der Learning Cloud zentral gespeichert. Dadurch erhält der Lerner über das sog. Lerner-Cockpit stets einen aktuellen Überblick seines persönlichen Lernstands in den unterschiedlichen Stationen sowie über sein aktuelles Zertifizierungslevel. Ausgewählte Personenkreise, wie Restaurantleiter, Schichtleiter etc. können zusätzlich Management-Dashboards und -Reports aufrufen. Diese ermöglichen ihnen einen kumulierten Überblick sowie detaillierte Informationen über den Qualifizierungsstand der Mitarbeiter.

Einbindung in die Vapiano Infrastruktur

Da der eAuthor 4.0 eine plattformunabhängige Software ist, konnte die Lernwelt komplett in die vorhandene Infra-struktur eingebunden werden. Der Datenaustausch mit anderen Vapiano Systemen ist dadurch problemlos möglich, ebenso die bequeme einmalige Authentifizierung der Nutzer mittels Single Sign-On (SSO), mit der diese auf alle Inhalte der gesamten Vapiano-Systemlandschaft zugreifen können, für die sie berechtigt sind.

Fazit

Mithilfe des eAuthors 4.0 ist es gelungen, ein neues effizientes E-Learning-Konzept umzusetzen, das sich im Rahmen der Wachstumsstrategie problemlos erweitern lässt und eine einheitliche, schnelle und effiziente Qualifizierung sämtlicher Mitarbeiter gewährleistet. Unabhängig von ihrem jeweiligen Einsatzort, ihrer Sprache, ihrer Kultur, ihrer Ausbildung oder ihren Vorkenntnissen werden allen dieselben Qualitätsstandards vermittelt und das in einer akzeptablen Time-to-Competence und mit dem jeweiligen Endgerät ihrer Wahl. Weitere Informationen zum eAuthor und weitere Best Practice unter www.eauthor.de.

Stichworte

Vapiano SE:
Vapiano SE ist ein stark expandierendes Systemgastronomie-Unternehmen mit Sitz in Köln. Es wurde 2002 gegründet und ist heute mit ca. 15.000 Mitarbeitern in 205 Restaurants und 33 Ländern mit vielen verschiedenen Sprachen auf 5 Kontinenten vertreten: Bis 2020 will Vapiano auf 330 Restaurants wachsen.

Der Autor

Tobias Schwung

ist bei der VAPIANO SE zuständig für die Weiterentwicklung des eLearning-Systems und für die Einführung eines Wissensmanagement Systems. Die Integration des Systems in die „Lebenswelt“ der Mitarbeiter steht dabei im Vordergrund. Für den Mitarbeiter sollen das Lernen und der Zugriff auf Wissen ein alltäglicher und normaler Vorgang sein.