AWARD 2018

Kategorie: Automatisiertes Training

Linde setzt auf automatisierte Prozesse
Globale Compliance Schulungen für Mitarbeiter effizient organisiert

v.l. Oliver Dangel (Solics GmbH), Frank Siepmann (eLearning Journal) und Stephan Kistler (Linde AG)

Um die Einhaltung von Grundsätzen und gesetzlichen Vorschriften abzusichern, stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ein angemessenes und wirksames Compliance Management System aufzubauen. Ziel ist es, Verstößen vorzubeugen. In der Präventionsarbeit geht es vor allem darum, die Mitarbeiter über die gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien zu informieren, die für ihren Arbeitsbereich gelten. Neben einer persönlichen Beratung in Compliance-Fragen wird auch der kontinuierlichen Schulung der Belegschaft ein hoher Stellenwert beigemessen.

Für eine effektive Wissensvermittlung reicht es nicht aus, neuen Mitarbeitern die geltenden Richtlinien auszuhändigen und darauf zu hoffen, dass diese gelesen und verstanden werden. Vielmehr ist auch hier der richtige Methodenmix gefragt, damit die Regelungen verstanden werden, im Gedächtnis bleiben und in der Praxis Anwendung finden. Linde ist mit rund 60.000 Mitarbeitern in mehr als 100 Ländern vertreten. Während zentrale Richtlinien wie der Verhaltenskodex oder Richtlinien zum Datenschutz für alle Mitarbeiter relevant sind, haben andere nur eine eingeschränkte Zielgruppe. Neben der Zuweisung der relevanten Schulungsinhalte sind auch die Unterstützung der Lernenden sowie das Nachverfolgen des erfolgreichen Abschlusses wesentliche Erfolgsfaktoren. Ohne eine effiziente und schlaue Gestaltung der Lernprozesse ist diese Mammutaufgabe mit limitierten Ressourcen nicht zu schaffen.

Lernbedarfe

Es sollten daher Automatismen zur effizienten Trainingsverwaltung geschaffen werden, welche den Mitarbeitern die relevanten Compliance Trainings zuweist und an Auffrischungen nach Ablauf bestimmter Fristen erinnert. Zielsetzung ist auch die höchstmögliche Steigerung von Abschlussquoten durch Systemanpassungen. Prozesslücken sollen dabei identifiziert und geschlossen werden, beginnend bei der Validierung von Stammdaten über die automatisierte Einladung neuer Mitarbeiter bis hin zur Verteilung von Abschlussstatistiken. Dies ermöglicht bspw. die sofortige Reaktion auf Dateninkonsistenzen oder Lernversäumnisse. Ausgewählte Mitarbeiter erhalten zusätzlich Spezialschulungen anhand des jeweiligen Risikoprofils. Die Ermittlung soll anhand Stammdaten teils automatisiert werden und so die aufwändige Auswahl anhand eines Kriterienkataloges durch lokale Bereichsleiter oder HR-Zuständige ersetzen.

Projektverlauf

Als zentralen Kern für die Umsetzung dieser Aufgaben wurde das existierende Lern-Management-System (LMS) von SumTotal Systems identifiziert. Dieses wurde bereits von der Solics GmbH bei Linde eingeführt und sollte nun weiter für Anforderungen der Compliance-Abteilung maßgeschneidert werden. Während ein Großteil der Zielsetzungen über den bestehenden Funktionsumfang und über Konfigurationsparameter abgebildet werden konnten, mussten auch Anpassungsprogrammierungen von Solics durchgeführt werden. Diese lagen schwerpunktmäßig in der Sicherstellung einer 100 Prozent korrekten Datenbasis bei der Datenversorgung aus SAP HR sowie in der funktionalen Umsetzung des „Consequence Managements“.

Linde-Mitarbeiter haben für den Abschluss von verpflichtenden Compliance-E-Learning-Kursen fortan 28 Tage Zeit. Wird diese Frist nicht eingehalten, verschickt das LMS automatisiert Erinnerungen an den Mitarbeiter. Bei einer Nicht-Einhaltung der Frist wird nach 14 Tagen die zuständige Führungskraft informiert und nach weiteren zwei Wochen die nächst höhere Ebene. Neben der Abbildung der End-to-End Prozesse im SumTotal LMS lag ein weiteres Augenmerk auf den Schulungsinhalten sowie der Unternehmenskultur im Umgang mit Compliance Risiken.

Projektergebnis

Mit Hilfe der automatisierten Lernprozesse und Systemanpassungen konnte die schlanke Organisation des Trainingsteams im Compliance-Bereich erhalten werden. Dieses wird dank automatisiertem Trainingsmanagement entlastet und kann sich auf die Entwicklung von Schulungsunterlagen und Kommunikation fokussieren. Bei identifizierten Prozesslücken, bei denen die eingesetzte Software im Standard an ihre Grenzen gestoßen ist, wurde nach Beratung mit dem Projektpartner Solics GmbH ein Lösungskonzept erarbeitet und so konnte durch Customizing der On-premise-Installation stets eine passende und effiziente Lösung gefunden werden. Bei der Entwicklung von E-Learning Kursen wurde darauf geachtet, dass Mitarbeitern für jeden Compliance-Themenbereich eine andere Rahmenerzählung präsentiert wird. Durch die bewusst gestaltete Vielfalt in der Vermittlung und Aktivierung können die einzelnen Themen besser auseinandergehalten werden und Grundsätze eingeprägt werden. Führungskräfte im mittleren Management sind im Lernprozess fest verankert, indem sie bspw. die Lernabschlusskontrolle übernehmen. Durch die standardisierten und transparenten Kontroll- und Eskalationsprozesse konnte die Zahl der überfälligen Kursabschlüsse um 75% gesenkt werden (im Vergleich zu Schulungen vor Einführung des Prozesses). Die globale Abschlussquote konnte durch verbesserte Stammdatenqualität und nach Einführung der automatisierten Lernprozesse von rund 80% auf 98% gesteigert werden.

Fazit

Für nachhaltige und erfolgreiche Wissensvermittlung im Compliance Bereich sind nicht nur durchdachte Prozesse, didaktisch aufbereitete Inhalte oder der passende Methodenmix entscheidend. Eine tragende Rolle spielt insbesondere die Unternehmenskultur, in der das Top- und Middle-Management als authentische Vorbilder fungieren und eine aktive Rolle einnehmen. Schulungen sind ein wichtiger Baustein der Präventionsarbeit, die integrativ mit Beratung und Kommunikation gestaltet werden müssen. Mithilfe intelligenter Algorithmen im SumTotal LMS ließen sich die Prozesse der Linde Compliance Academy automatisieren und organisatorisch verknüpfen, ohne dass es zu einem Reputationsverlust der internen Compliance-Arbeit kam oder Schulungsmaßnahmen auf Ablehnung stießen. Ein lückenloses System, das automatisiert neue Mitarbeiter zur Kursteilnahme einlädt, passende Inhalte auswählt, an Auffrischungen erinnert, Stammdaten führt und zeitgleich Fehler meldet, ist dabei von unschätzbarem Wert, um einerseits das Compliance-Trainingsteam zu entlasten sowie andererseits die Abschlussquoten zu steigern. Damit überzeugt das Projekt auch die Jury des eLearning Journals, welche die beiden Projektpartner Solics GmbH und Linde AG mit dem eLearning AWARD 2018 in der Kategorie „Automatisiertes Training“ auszeichnet.

Vorgaben & Besonderheiten

Vorgaben:
Das bestehende LMS von SumTotal Systems sollte für die Linde Compliance Academy durch Automatismen erweitert werden, welche den Mitarbeitern passende Trainings zuweist, an Auffrischungen und Fristen erinnert, weitere Eskalationen ermöglicht sowie zudem Stammdaten aus SAP HR importiert, validiert und Fehler-berichte verteilt.

Besonderheiten:
Der Projektfokus lag auf der Optimierung des Gesamtprozesses, der die Identifizierung von Zielgruppen, Zuweisung von relevanten Schulungen als auch die Kontrolle und Eskalation umfasst und bestmöglich automatisiert. Das Top- und Middle-Management ist in den Lernprozess integriert. Dadurch kann die Linde Compliance Academy auf effizienter Weise durchgehende und gestaffelte Wissensvermittlung bieten. Ebenso nicht-computernutzende Mitarbeiter aus Produktion und Logistik werden miteingebunden.