Im Kontext der Bildungstechnologie führt in der modernen Arbeitswelt kaum noch ein Weg am typischen Learning Management System (LMS) vorbei. Dieses kann insbesondere in der betrieblichen Bildung viele Vorteile bedeuten, zum Beispiel die Unterstützung der formalen Lernprozesse eines Unternehmens in einer Plattform – darüber hinaus kann jedoch insbesondere die Einführung eines LMS diverse Hürden mit sich bringen. Auch die REWE International AG stand vor dieser Herausforderung. Sarah Oberholzer und Florian Wachhorst teilen in ihrem Vortrag auf der LEARNTEC aus erster Hand ihre Erfahrungen der LMS-Einführung und geben Ratschläge, wie Unternehmen potenzielle Hürden bewältigen können.
eLearning Journal: Guten Tag Frau Oberholzer, guten Tag Herr Wachhorst. Können Sie zunächst sich und Ihre Tätigkeiten kurz vorstellen?
Sarah Oberholzer: Mein Name ist Sarah Oberholzer und ich arbeite seit 2016 bei der REWE Group in Österreich. Als Expertin für Training & Development bin ich im Strategischen HR-Management angesiedelt und hier für die Aus- und Weiterbildung der zentralen Unternehmensbereiche zuständig. Zudem war ich seit Dezember 2019 als Projektleitung für die Analyse- und Auswahlphase des Projekts eines neuen Lernmanagement-Systems (kurz „LMS“ genannt) für alle Zentral- und Handelsfirmen (BILLA, PENNY, BIPA) in Österreich verantwortlich.
Florian Wachhorst: Ich bin Florian Wachhorst und bin seit 2017 bei PENNY International als HR Consultant Learning & Development tätig. Von Köln aus unterstütze ich die fünf internationalen PENNY Landesgesellschaften als Experte und Projektleiter. Im September 2020 durfte ich die Projektleitung der Implementierung des neuen LMS in Österreich für die dortigen Zentral- und Handelsfirmen (BILLA, PENNY, BIPA) übernehmen.
eLearning Journal: Ihr Vortrag trägt den Titel „Herausforderungen & Fragestellungen bei der Einführung eines LMS – am Beispiel der REWE International AG“. Warum wurde bei der REWE Group in Österreich der Bedarf gesehen, ein LMS einzuführen? Welche Ziele und Anforderungen gingen mit dem Projekt einher?
Die Schulungsprozesse für 45.000 Mitarbeiter:innen in Österreich zu gestalten und zu administrieren, erforderte eine Software, die möglichst viele Prozessschritte automatisiert und somit die Schulungsorganisation effizienter bewerkstelligt. Wir möchten Personengruppen, nicht Einzelpersonen und Lernpfade anstelle von Einzelkursen administrieren. Effizienzsteigerung war daher ein zentrales Ziel. Unsere vielfältigen Lernszenarien abzubilden, war ein weiteres Ziel bei der Einführung eines neuen LMS, da unsere vorhergehenden Lösungen dies nicht ausreichend abdecken konnten. Perspektivisch planen wir die Funktionen, die uns das neue LMS dahingehend bietet, dafür zu nutzen, methodisch komplexere Angebote für spezifischere Zielgruppen zu erstellen.
eLearning Journal: Auf welche Hürden sind Sie während der Einführung gestoßen und wie wurden diese überwunden?
Unternehmen in unserer Größenordnung bringen eine gewisse Komplexität mit sich, die sich unter anderem in Prozessvielfalt niederschlägt. Daher brauchte es zahlreiche Abstimmungen, um einen gemeinsamen Weg zu finden. Eine weitere Herausforderung stellen der Daten-Import und -Export dar: Welche Daten schicken wir ins System? Welche Daten erhalten wir in unserer zentralen Datenbank zurück? Sowohl innerhalb von HR als auch mit der IT braucht es intensive und dauerhafte Zusammenarbeit, nicht nur auf Tool-, sondern auch auf Prozessebene.
eLearning Journal: Auf welche Akzeptanz stößt das LMS bei den Mitarbeitenden?
Eine Vielzahl unserer Mitarbeiter:innen arbeitet in unseren rund 2.570 Filialen und Märkten und sind es daher nicht gewohnt am PC zu arbeiten. Daher brauchte es für die Umstellung auf ein neues Tool mit neuen Klicks und neuem Userinterface intensive Begleitung und Unterstützung durch Anleitungen, Handbücher, eLearnings, aber auch Ansprechpartner:innen und Botschafter:innen vor Ort. Wie bei jedem großen Change passiert Akzeptanz nicht von heute auf morgen, sondern braucht ihre Zeit und ist ein Prozess.
eLearning Journal: Was zeichnet Ihrer Meinung nach eine erfolgreiche LMS-Einführung aus? Gibt es „Dos and Don‘ts“, die Unternehmen bei der Implementierung beachten müssen?
Frühzeitige Information und Kommunikation ist ein Schlüsselelement bei der Einführung eines LMS. Relevante Stakeholder zeitnah abzuholen und über Fortschritte zu informieren, sollte einen hohen Stellenwert im Projekt haben.
Zudem gilt es auch, ein klares Erwartungsmanagement zu betreiben. Was verändert und verbessert sich durch das neue Tool? Bei uns war klar: Neue Kurse zu gestalten ist nicht im Scope des Implementierungsprojekts. Es ist also „alter Wein in neuen Schläuchen“. Daher ist es wichtig, anschließend auch die Optimierung der Lerninhalte voranzutreiben.
Während eines Einführungsprojekts generieren die Projektmitglieder enormes Tool- und Prozesswissen – vermutlich mehr als wir vor- oder nachher je im Unternehmen hatten. Dieses Wissen ist ein Schatz, den es über das Projekt hinaus zu sichern gilt. Dokumentation und Austausch ist essenziell, um dieses Wissen am Leben zu halten.
Darüber hinaus sollten Ressourcen nicht zu knapp bemessen werden! Man stößt früher oder später an Herausforderungen, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, als man gedacht hätte. Zu wenig Ressourcen hinsichtlich Manpower, Zeit und/ oder Kosten können solche Projekte erheblich erschweren.
Unterm Strich: Man sollte ein solches Projekt nicht unterschätzen! Vielfältige Lernszenarien können bei Detailbetrachtung ein hohes Maß an Komplexität annehmen. Die erforderlichen IT-Schnittstellen sowie die benötigte Qualität der Personaldaten können auf den zweiten Blick komplizierter werden, als erwartet. Selbst von Grund auf intuitive Tools können aufgrund der Vielzahl an Funktionen aufwendig in der Handhabe sein.
eLearning Journal: Zum Abschluss: Warum sollte man Ihren Vortrag auf der LEARNTEC 2023 auf keinen Fall verpassen?
Unsere Mission ist es, einen Vortrag zu halten, den wir uns selbst vor Projektstart gewünscht hätten. Was hätte uns geholfen? Welche Schritte sollten wir nicht übersehen? Welche Hürden werden auf uns zukommen? Welche Learnings haben andere Unternehmen in solchen Projekten bereits gemacht? Wir geben spannende und ehrliche Einblicke in unsere Erfahrungen, Stolpersteine und Erfolge! 🙂 Wir freuen uns über zahlreiches Erscheinen und den Austausch mit interessierten Besucher:innen!
