Zwischen Tagesgeschäft und Potenzialförderung
Ein digitales Format gibt Orientierung für Gespräch und Maßnahmen
Personalentwicklung soll in Mönchengladbach stärker zur Führungsaufgabe werden, doch im Alltag vieler Führungskräfte bleibt dafür kaum Raum. Gleichzeitig wächst der Druck: Fachkräftemangel, komplexere Aufgaben und sehr unterschiedliche Teams von Verwaltung über Kitas bis zur Feuerwehr. Vor diesem Hintergrund hat die Stadt ein Lernformat entwickelt, das Führungskräfte erreicht, ohne sie aus dem Tagesgeschäft zu ziehen. Wie der Ansatz funktioniert, welche Alltagssituationen dabei im Mittelpunkt stehen und warum KuP-Gespräche eine Schlüsselrolle spielen sollen, zeigt die E-Learning-Reihe „Die Führungskraft als Personalentwickler“.
Personalentwicklung ist heute ein fester Bestandteil von Führung. Sie passiert nicht erst in Programmen oder Seminaren, sondern mitten im Arbeitsalltag. Führungskräfte erleben Potenziale, Leistungsschwankungen und Unterstützungsbedarfe direkt im Alltag. Besonders deutlich wird das in Jahres- oder Entwicklungsgesprächen, wenn Erwartungen geklärt und nächste Schritte vereinbart werden. Wie Personalentwicklung im Alltag konkret aussieht und zu realistischen Schritten führt, ist für Führungskräfte zentral.
Gerade in öffentlichen Verwaltungen wird diese Aufgabe anspruchsvoller. Arbeitsfelder werden komplexer, Vorgaben ändern sich schneller. Gleichzeitig wird es schwieriger, Fachkräfte zu gewinnen und zu halten, während Zeit knapp bleibt. Für Führungskräfte entsteht daraus ein Spagat. Sie sollen den Betrieb organisieren und zugleich ihre Mitarbeitenden weiterentwickeln. Dabei treffen sie auf Teams, die je nach Bereich ganz unterschiedliche Aufgaben, Routinen und Belastungen mitbringen.
Auch die Stadt Mönchengladbach arbeitet in dieser Ausgangslage. Personalentwicklung war zwar an mehreren Stellen Thema, aber nicht überall fest im Führungsverständnis verankert. Frühere Qualifizierungsansätze wurden wieder eingestellt, sodass viele Führungskräfte heute ohne ein gemeinsames, praxisnahes PE-Rüstzeug arbeiten. Unter den aktuellen Bedingungen wird der Bedarf an klarer Orientierung noch deutlicher.
Lernbedarfe
Aus der beschriebenen Ausgangslage ergaben sich für die Stadt Mönchengladbach klare Lernbedarfe bei ihren Führungskräften. Personalentwicklung sollte nicht länger als Randthema laufen, sondern als fester Teil der Führungsrolle verstanden und alltagstauglich werden. Viele Führungskräfte verfügten bislang über wenig strukturiertes PE-Wissen; zugleich brauchten sie Sicherheit, Entwicklungsfragen auch in schwierigen Situationen ansprechen zu können.
Ein zentraler Lernbedarf lag im Rollenverständnis. Führungskräfte sollten einordnen können, was Personalentwicklung im Alltag konkret heißt, wie sie Potenziale erkennen, Entwicklungsbedarfe benennen und daraus Förderung ableiten. Dazu gehört auch der Umgang mit unterschiedlichen Leistungs- und Entwicklungsverläufen im Team.
Darauf aufbauend brauchte es einen praktikablen Prozess, der Führungskräfte vom aktuellen Stand ihrer Mitarbeitenden zu realistischen Entwicklungszielen und passenden Maßnahmen führt. Entwicklungsbedarfe sollten priorisiert und Schritte so geplant werden, dass sie im knappen Verwaltungsalltag tatsächlich machbar bleiben.
Besonders wichtig waren außerdem Werkzeuge für strukturierte Gespräche. Personalentwicklung soll vor allem über regelmäßige Mitarbeitendengespräche gelingen. Führungskräfte benötigten Orientierung für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sowie einen souveränen Umgang mit Feedback und Zielvereinbarungen.
Schließlich musste alles auf sehr unterschiedliche Arbeitsrealitäten übertragbar sein. Weil Führungskräfte in sehr unterschiedlichen Bereichen arbeiten, brauchten sie gemeinsame Grundlagen und zugleich Möglichkeiten, Personalentwicklung auf ihren Kontext zu beziehen. Das Lernen sollte flexibel und kompakt sein, um in jedem Bereich Platz zu finden.
Projektverlauf
Der Projektstart begann mit einer gemeinsamen Klärung der Ausgangslage und der Zielrichtung. Stadt Mönchengladbach, die Personalentwicklung und WTT CampusONE legten im Kick-off Zielgruppe, bisherigen PE-Stand und zentrale Lücken im Führungsalltag fest. Grundlage dafür waren interne Bedarfserhebungen, Rückmeldungen aus früheren Qualifizierungen sowie eine Analyse der bisherigen Praxis rund um KuP-Gespräche und einschlägige Dienstvereinbarungen.
Darauf aufbauend entwickelte das Projektteam ein Feinkonzept, das Inhalte, Didaktik und Rahmenbedingungen bündelte. Die Heterogenität der Zielgruppe war dabei von Beginn an mitgedacht. Es wurden gemeinsame Grundlagen definiert, die für alle Führungskräfte gelten, und zugleich typische Situationen aus Verwaltung, Kitas und Feuerwehr als Orientierung herangezogen. Außerdem wurde ein offener Zugang vorgesehen, damit Führungskräfte je nach Vorwissen und Aufgabenfeld gezielt einsteigen können.
Anschließend entstanden Storyboards und Drehbücher. Für die Stadt war dieser Schritt zunächst ungewohnt, weil vertraute Präsenzinhalte in digitale Lernschritte übersetzt werden mussten. Parallel lief der Verwaltungsbetrieb weiter, Abstimmungszeit war knapp. Um beides aufzufangen, wurde schrittweise vorgegangen: Auf ein internes Konzept folgten Content-Exzerpte, aus denen die Drehbücher zur digitalen Umsetzung abgeleitet wurden. Jede Stufe wurde in kurzen Feedbackschleifen gemeinsam geprüft und nachgeschärft, bevor der nächste Schritt startete.
Parallel dazu etablierte sich ein interdisziplinäres Projektteam. Die Projektleitung koordinierte Zeitplanung und die Kommunikation mit der Stadt. Fachexpert:innen lieferten Inhalte und prüften die Passung in den Verwaltungsbereichen. Instructional Designer und Drehbuchautor:innen überführten das Material in Lernpfade und Szenarien. Die Stadt blieb in Freigaben und Pilotierung eng eingebunden, um die Anschlussfähigkeit an den Arbeitsalltag sicherzustellen.
In der Pilotphase testeten ausgewählte Führungskräfte die Entwürfe auf Verständlichkeit, Praxisbezug und Nutzbarkeit. Ihr Feedback floss in die Überarbeitung ein, vor allem bei der Schärfung einzelner Szenarien, der Gewichtung von Themen und der Passung der Lernwege.
Danach gingen die Module in Produktion und technische Implementierung. Interaktive Elemente, Selbstchecks und szenische Sequenzen wurden integriert, um typische Führungssituationen aus dem Verwaltungsalltag aufzugreifen. Der Rollout ist für das kommende Jahr vorgesehen und soll mit einem parallel laufenden Thema verbunden werden, um die Einführung im Führungsalltag zu begleiten.
Projektergebnis
Die E-Learning-Reihe ist zum Zeitpunkt der Projekteinreichung noch nicht ausgerollt. Das Zielbild lässt sich klar skizzieren. Die Stadt Mönchengladbach will ihre Führungskräfte in allen Bereichen auf ein gemeinsames, praxisnahes Verständnis von Personalentwicklung ausrichten. Sie sollen Personalentwicklung als Bestandteil ihrer Rolle sicher einordnen können und wissen, wie sie Entwicklungsbedarfe erkennen, ansprechen und daraus realistische Schritte ableiten.
Ein zentrales Ziel ist die Vereinheitlichung des Vorgehens. Statt sehr unterschiedlicher Einzelpraktiken soll ein gemeinsamer Handlungsrahmen entstehen, der in Verwaltung, Kitas und Feuerwehr gleichermaßen anwendbar ist. Damit verbunden ist die Absicht, KuP-Gespräche strukturierter vorzubereiten, souverän zu führen und verlässlich nachzuhalten. Entwicklungsziele sollen dadurch transparenter werden, und Entwicklungsmaßnahmen sollen auch unter den knappen Bedingungen des Verwaltungsalltags nachvollziehbar geplant werden können.
Über die unmittelbare Befähigung hinaus soll Personalentwicklung langfristig als selbstverständlicher Bestandteil von Führung verankert werden. Die E-Learning-Reihe ist deshalb als dauerhafter Baustein im modularen Weiterbildungsprogramm für Führungskräfte vorgesehen und wird bei Bedarf aktualisiert.
Zur späteren Wirksamkeitsprüfung sind Kennzahlen definiert. Nach dem Rollout sollen insbesondere Teilnahmequote, Abschlussquote und Bearbeitungszeiten je Modul ausgewertet werden. Ergänzend sollen Rückmeldungen zeigen, ob die Inhalte verständlich, praxisnah und im Arbeitskontext nutzbar sind. Diese Daten bilden die Grundlage für die Weiterentwicklung nach dem Start. Zugleich unterstützen sie die langfristige Verankerung im Führungsalltag.
Fazit
Das Projekt „Die Führungskraft als Personalentwickler“ macht sichtbar, wie Personalentwicklung in einer großen Stadtverwaltung für Führungskräfte im Alltag greifbar werden kann. Ausgangspunkt war nicht die Frage nach einem neuen Format um seiner selbst willen, sondern der konkrete Bedarf: Führungskräfte sollten ihre Rolle als Personalentwickler:innen sicherer ausfüllen können, trotz hoher Arbeitsdichte und unterschiedlicher Arbeitsbereiche. Damit verbindet die Stadt die Erwartung, Personalentwicklung als Teil einer langfristigen Personalstrategie breiter zu stärken.
Im Verlauf war vor allem der enge Praxisbezug leitend. Durch die Einbindung verschiedener Verwaltungsfelder konnten Situationen entwickelt werden, die Führungskräfte aus Verwaltung, Kitas und Feuerwehr wiedererkennen. Ebenso hilfreich war der schrittweise Entwicklungsprozess. Er machte es möglich, digitale Lernlogik gemeinsam zu verstehen und Inhalte iterativ zu schärfen, obwohl Zeitfenster knapp waren und das spätere Format anfangs abstrakt blieb.
Für die Nachhaltigkeit ist das Projekt von Beginn an auf Dauer angelegt. Die E-Learning-Reihe bleibt als fester Baustein im modularen Weiterbildungsprogramm für Führungskräfte verankert und wird nicht als einmalige Maßnahme behandelt. Geplant sind regelmäßige Aktualisierungen, damit neue Anforderungen einfließen können. Nach dem Rollout werden Nutzung und Rückmeldungen ausgewertet, um die Reihe gezielt weiterzuentwickeln. Kurze, modulare digitale Einheiten reagieren auf knappe Zeitressourcen und unterschiedliche Arbeitsrealitäten.
Der Rollout ist für das kommende Jahr vorgesehen. Erst nach den ersten Durchläufen wird sich zeigen, wie stark die Module angenommen werden und welche Wirkung sie entfalten. Die Stadt schafft damit schon jetzt die Voraussetzungen für eine Personalentwicklung, die nicht vom Engagement einzelner abhängt, sondern als gemeinsamer Standard im Führungshandeln verankert werden kann.
Für den konsequent praxisnahen Ansatz, die tragfähige Verstetigung im Führungskräfteprogramm und die Übertragbarkeit auf unterschiedliche Verwaltungsbereiche vergibt unsere Jury den eLearning AWARD 2026 in der Kategorie „Kompetenzentwicklung“ mit Schwerpunkt „Führungskräfteentwicklung“. Herzlichen Glückwunsch!
Keytakeaways
Ausgangssituation:
- Kein einheitliches PE-Verständnis, frühere Trainings eingestellt.
- Hohe Heterogenität und Zeitdruck erschwerten KuP-/Entwicklungsgespräche.
Projektziel:
- Führungskräfte als Personalentwickler:innen stärken.
- Gemeinsamen, bereichsübergreifenden PE-Rahmen schaffen.
Umsetzung:
- Iterativ von Bedarfsklärung bis Pilotierung und Produktion.
- Modularer digitaler Lernpfad mit praxisnahen Szenarien.
Messung:
- Nach Rollout: Teilnahme-, Abschlussquoten, Bearbeitungszeiten.
- Feedback zur Praxisnähe und Nutzbarkeit für Optimierung/Verstetigung.
Projektverantwortliche
Stadt Mönchengladbach
Eva Busch-Lütke Westhues
Projektleiterin Personalentwicklung
eva.busch-luetkewesthues@moenchengladbach.de
Madrider Str. 1
41069 Mönchengladbach
www.moenchengladbach.de/de/
WTT CampusONE
Uyen Binh La
Senior Consultant
uyen-binh.la@wtt-campusone.com
Königsallee 37
71638 Ludwigsburg
www.wtt-campusone.com
