Vom Wissensarchiv zur Lernplattform
Wie ALLPLAN eine zentrale Lernarchitektur für die globale Bau- und Planungsbranche geschaffen hat
In einer Zeit, in der Wissen und digitale Prozesse immer enger miteinander verzahnt sind, steht für viele Unternehmen die Frage im Raum, wie sich Lernangebote so gestalten lassen, dass sie nicht nur Wissen vermitteln, sondern auch den Arbeitsalltag spürbar erleichtern. ALLPLAN beantwortet diese Frage mit der Lernplattform ALLPLAN LEARN NOW, die Lernen und Wissen in einem zentralen System vereint. Gemeinsam mit Arrabiata Solutions entstand eine Umgebung, in der eLearning, Dokumentation und Support nahtlos ineinandergreifen. Lernende finden hier nicht nur Trainings und Kurse, sondern praxisnahe Anleitungen, Videos und Artikel, die sie direkt in ihren Projekten unterstützen. Das Ergebnis ist eine Plattform, die zeigt, wie technologische Präzision und didaktische Klarheit digitales Lernen zu einem festen Bestandteil des Arbeitsprozesses machen können.
Die ALLPLAN GmbH ist ein Anbieter von Softwarelösungen für den gesamten Design-to-Build-Workflow und unterstützt Architekten, Ingenieure und Bauunternehmer dabei, ihre Projekte produktiver, sicherer und nachhaltiger zu realisieren. Mit 22 Standorten, 700 Mitarbeitenden, 80 Partnerunternehmen und rund 240.000 Nutzerinnen und Nutzern weltweit zählt ALLPLAN zu den zentralen Treibern der Digitalisierung in der Baubranche.
Mit dem kontinuierlichen Wachstum des Unternehmens und der Ausweitung des Produktportfolios stiegen auch die Anforderungen an das Lernen im globalen Maßstab. Bislang waren Lern- und Trainingsressourcen auf viele Bereiche verteilt, Inhalte lagen in unterschiedlichen Sprachversionen vor und regionale Besonderheiten sowie verschiedene Erfahrungsniveaus erschwerten den Aufbau einer einheitlichen Lernstruktur. Hinzu kamen mehrere Zielgruppen wie Kundinnen und Kunden, Partner, Mitarbeitende und Studierende, deren Bedürfnisse und Nutzungskontexte stark voneinander abwichen.
Vor diesem Hintergrund entstand das Projekt „ALLPLAN LEARN NOW“, welches in Kooperation mit der Arrabiata Solutions GmbH ins Leben gerufen wurde. Im Rahmen des Projekts sollte eine zentrale und international skalierbare Lernplattform geschaffen werden, die Lernen und Wissen in einem einzigen System vereint.
Lernbedarfe
Mit ALLPLAN LEARN NOW verfolgt das Unternehmen das Ziel, die unterschiedlichen Lernanforderungen seiner weltweiten Nutzerinnen und Nutzer in einer zentralen Plattform zu vereinen. Der Anspruch war, Lernen und Wissen so miteinander zu verknüpfen, dass beide Bereiche sich gegenseitig ergänzen und das Verständnis für die ALLPLAN Software vertiefen. Die Mission lautete, alle Anwenderinnen und Anwender in die Lage zu versetzen, die Software effektiv und sicher zu nutzen. Durch praxisorientierte Anleitungen und interaktive Lernangebote sollte der gesamte Design-to-Build-Prozess abgebildet und der Wissenstransfer nachhaltig verbessert werden.
Im Mittelpunkt der Projektziele stand die Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung. Die Lernplattform sollte neue Nutzerinnen und Nutzer schneller an die Software heranführen, die Lernkurve deutlich verkürzen und messbare Lernaktivitäten erzeugen, die für Marketing, Vertrieb und Produktentwicklung ausgewertet werden können. Darüber hinaus sollte eine einheitliche Learning Experience entstehen, die selbstbestimmtes Lernen fördert, die Informationsverteilung vereinheitlicht und den Wechsel von reaktivem Support zu proaktivem Self-Service ermöglicht.
Die Plattform richtet sich an drei Hauptzielgruppen. Im Zentrum stehen Kundinnen und Kunden aus Architektur, Ingenieurwesen und Bauwesen, die die Software entlang des gesamten Projektlebenszyklus einsetzen. Sie sollen über LEARN NOW sowohl strukturiert lernen als auch im Bedarfsfall schnell auf zusätzliche Informationen zugreifen können. Weitere Zielgruppen sind Studierende, die sich während ihrer Ausbildung mit der Software vertraut machen, sowie interessierte Gäste, die noch keine Kundinnen und Kunden sind, aber das Lernangebot kennenlernen möchten. Darüber hinaus dient die Plattform auch den Mitarbeitenden und Partnern von ALLPLAN als zentrales Lern- und Wissenssystem.
Die Anforderungen dieser Gruppen sind vielfältig und unterscheiden sich nach Branche, Vertragsart, Sprache und Erfahrungsniveau. Architekturbüros benötigen andere Inhalte als Bauunternehmen, und je nach Vertragsform mit oder ohne Service Plus stehen unterschiedliche Supportleistungen zur Verfügung. Zusätzlich erfordern die internationalen Wirtschaftsräume EMEA, APAC und AMER eine konsequente Lokalisierung der Inhalte sowie Übersetzungen in acht Sprachen. Durch diese differenzierte Ausrichtung sollte ein Lernökosystem entstehen, das die individuellen Bedürfnisse aller Nutzerinnen und Nutzer berücksichtigt und weltweit einheitliche, aber flexibel anpassbare Lernerlebnisse ermöglicht.
Projektverlauf
Die Umsetzung von ALLPLAN LEARN NOW erfolgte in mehreren Entwicklungsstufen, die technische, organisatorische und didaktische Aspekte eng miteinander verknüpften. Ausgangspunkt war das gemeinsame Konzept von ALLPLAN und der Arrabiata Solutions GmbH, das den Aufbau einer zentralen Lernplattform vorsah, welche globale Standards mit regionaler Anpassungsfähigkeit vereint.
Von Beginn an war die Zusammenarbeit klar strukturiert. Das zentrale Projektteam verantwortete gemeinsam mit Arrabiata die Verwaltung, Wartung und Weiterentwicklung der Plattform, während die einzelnen Länderorganisationen ihre Inhalte eigenständig gestalten und an lokale Sprachen und Anforderungen anpassen konnten. Diese Balance zwischen zentraler Steuerung und dezentraler Verantwortung wurde durch ein internationales Key-User-Netzwerk getragen, das den kontinuierlichen Austausch von Best Practices förderte und die gemeinsame Weiterentwicklung der Plattform koordinierte.
In der ersten Projektphase wurde die technische Basis geschaffen. ALLPLAN implementierte eine vollständig integrierte Lernplattform auf Basis von Totara Learn, verknüpft mit dem Kundenstammdatensystem ALLPLAN Connect. Über Single Sign-On konnten sich Nutzende mit ihrem bestehenden Account anmelden, während Kundendaten wie Status oder Gruppe automatisch die Zugriffsrechte steuerten. So entstand ein flexibles Berechtigungssystem, das freien Zugang ebenso wie Upgrades auf Premium-Inhalte ermöglicht.
In der zweiten Phase wurde die Plattform um Totara Engage erweitert, um Lernen und Wissen enger zu verzahnen. Arrabiata entwickelte dafür vier Ressourcentypen für sogenannte How-to-Inhalte: Erklärvideos, aufgezeichnete Trainings, PDF-Dokumentationen und automatisch importierte Knowledge Articles aus Salesforce. Ergänzt durch Metadaten und eine facettierte SOLR-Suche erhielten die Lernenden einen schnellen Zugang zu relevanten Informationen.
Die dritte Phase markierte den internationalen Rollout. LEARN NOW wurde für die Tochtergesellschaften in den Regionen EMEA, APAC und AMER ausgerollt, mit zehn Mandanten und acht Inhalts- sowie sechs Oberflächensprachen. Ein hybrides Governance-Modell verbindet seither zentrale Steuerung mit regionaler Verantwortung, unterstützt durch das internationale Key-User-Netzwerk als Bindeglied zwischen Zentrale und Ländern.
Die organisatorische Umsetzung folgte einem agilen Vorgehen. Epics und Stories wurden im Ticketsystem dokumentiert, in Sprints priorisiert und in wöchentlichen Meetings besprochen. Nach jedem Sprint erfolgte der Rollout der neuen Funktionen in das Produktivsystem, begleitet von Informationsmaßnahmen für die Länderteams. Diese enge Taktung ermöglichte eine schrittweise Optimierung und stellte sicher, dass alle Beteiligten über den aktuellen Entwicklungsstand informiert waren.
Der Rollout von ALLPLAN LEARN NOW wurde gezielt auf die jeweiligen Zielgruppen abgestimmt. Intern erhielten die Länderteams und Key-User umfassende Informationen, flankiert durch Beiträge im Intranet und eigene Einführungskurse. Extern erfolgte die Kommunikation über Newsletter, Mailings, LinkedIn und die Unternehmenswebsites. Für Studierende wurde die Lernplattform zusätzlich über die Summerakademie Campus vorgestellt.
Projektergebnis
Mit ALLPLAN LEARN NOW hat das Unternehmen eine Lernplattform geschaffen, die Lernen und Wissen erstmals in einem zentralen System zusammenführt und den gesamten Design to Build Prozess digital abbildet. Die Verbindung aus strukturiertem eLearning und einem umfangreichen Wissensarchiv bietet für alle Zielgruppen einen unmittelbaren Mehrwert. Lernende finden dort Trainings, Kurse, How to Anleitungen, technische Dokumentationen und aufgezeichnete Webinare, alles an einem Ort, intuitiv auffindbar und inhaltlich aufeinander abgestimmt.
Ein zentrales Merkmal von ALLPLAN LEARN NOW ist die enge Verzahnung von Lernen und Wissen. Während viele Systeme diese Bereiche trennen, vereint LEARN NOW beide Dimensionen in einer gemeinsamen Umgebung. Über die Suchfunktion auf Basis von SOLR finden Lernende in Sekunden die passenden Inhalte, vom Kurs über das How to Video bis hin zum Knowledge Article. Damit wird Lernen zu einem aktiven, anwendungsnahen Prozess, der den Wissenstransfer im Arbeitsalltag spürbar beschleunigt.
Die Akzeptanz bestätigt den Erfolg des Projekts. Innerhalb von zwei Jahren wuchs die Zahl der registrierten Nutzerinnen und Nutzer von 3000 auf 15000, die Zahl der aktiven Nutzer pro Quartal stieg von 1500 auf 5600. Diese Entwicklung zeigt, dass die Plattform in der Praxis angekommen ist und einen spürbaren Beitrag zur täglichen Arbeit leistet. Laufende Auswertungen von Reports, Tracking Daten und Nutzerfeedback sichern die stetige Optimierung, ergänzt durch Rückmeldungen aus den Länder Teams, die unmittelbar in die Weiterentwicklung einfließen.
Fazit
Mit ALLPLAN LEARN NOW hat das Unternehmen eine Lernplattform geschaffen, die weit über den Charakter eines klassischen Lernsystems hinausgeht. Lernen und Wissen werden in einer zentralen Umgebung zusammengeführt und bilden den Kern eines modernen, international ausgerichteten Lernökosystems. Das Projekt zeigt, wie gezieltes eLearning zur Produktivität des Unternehmens beiträgt, Wissen greifbar macht und Anwenderinnen und Anwender auf allen Ebenen unterstützt.
Besonders hervorzuheben ist die Verbindung von technischer Präzision und didaktischer Klarheit. ALLPLAN LEARN NOW vereint Schulung, Dokumentation und Wissensmanagement in einem System und schafft damit einen direkten Mehrwert für den Arbeitsalltag. Die Plattform fördert nicht nur das eigenständige Lernen, sondern macht Wissen unmittelbar verfügbar, ein entscheidender Faktor für Effizienz und Qualität im Umgang mit komplexen Softwarelösungen.
Vor diesem Hintergrund zeichnet die Jury des eLearning Journals die beiden Projektpartner ALLPLAN GmbH und Arrabiata Solutions GmbH mit dem eLearning Journal 2026 in der Kategorie „Lernplattform“ mit dem Schwerpunkt „Lern- und Wissensmanagement“ aus. Herzlichen Glückwunsch!
Keytakeaways
Ausgangssituation:
- Lern- und Wissensinhalte waren über verschiedene Systeme verteilt, ohne zentrale Struktur oder einheitlichen Zugriff.
- Fehlende Transparenz und unterschiedliche Länderlösungen erschwerten den Wissenstransfer und die Nutzungsanalyse.
Projektziel:
- Aufbau einer zentralen, international skalierbaren Lernplattform zur Bündelung von eLearning, Wissen und Support.
- Steigerung der Kundenzufriedenheit und Förderung des selbstgesteuerten Lernens durch klar strukturierte Zugänge.
Umsetzung:
- Einführung von Totara Learn und Totara Engage, Integration von ALLPLAN Connect, Salesforce und SOLR Suche.
- Internationaler Rollout mit zehn Mandanten, acht Inhalts- und sechs Oberflächensprachen sowie agilem Projektmanagement.
Messung:
- Nutzerzahl stieg von 3.000 auf 15.000, aktive Nutzer von 1.500 auf 5.600; täglich rund 3.500 Besuche und 93.000 Video Views.
- Laufende Auswertungen von Reports, Tracking Daten und Nutzerfeedback sichern die kontinuierliche Optimierung.
Projektverantwortliche
ALLPLAN GmbH
Christopher Tremmel
Projektmanager
ctremmel@allplan.com
Konrad-Zuhse-Platz 1
81829 München
www.allplan.com
Arrabiata Solutions GmbH
Thomas Hummelsberger
Projektmanager
thomas.hummelsberger@arrabiata.de
Seidlstr. 25
80335 München
www.arrabiata.de
