Gemeinsam lernen, gemeinsam verändern
Wie die KKH Mitarbeitende zu Mitgestaltern des Wissensmanagements macht
Softwareumstellungen im großen Stil stellen Lernverantwortliche vor enorme Herausforderungen: Sie verlangen nicht nur technisches Know-how, sondern auch ein durchdachtes Qualifizierungskonzept, das Mitarbeitende befähigt, neue Systeme und Prozesse sicher anzuwenden. Um die Belegschaft optimal auf die neuen digitalen Abläufe vorzubereiten, war deshalb bei der KKH ein innovatives Lernkonzept gefragt, das weit über klassische Schulungsformate hinausgeht. Das Projektteam entschied sich daher für einen Ansatz, der interne Expertise systematisch aktiviert, Wissen sichtbar macht und die Lernkultur einer großen Organisation nachhaltig verändert.
Ein technischer Umstieg stellte die KKH Kaufmännische Krankenkasse vor eine Aufgabe von außergewöhnlicher Tragweite. Als eine der großen bundesweiten Krankenkassen mit rund 4.000 Mitarbeitenden galt es, Veränderungen so zu begleiten, dass alle Beschäftigten am Stichtag sicher mit einer neuen Software arbeiten können. Dies wurde früh als Chance erkannt, Lernen und Wissensmanagement neu zu denken.
Die KKH entschied sich für einen kollaborativen Qualifizierungsprozess, der vertrauensvoll in die Hände der Belegschaft gelegt wurde. Das Ziel des Schulungsprojekts war neues Wissen systemisch nutzbar zu machen, Lernprozesse praxisnah zu verankern, Fachwissen direkt durch die Teams zu generieren und eine Lernarchitektur zu schaffen, die skalierbar, nachhaltig und zukunftsorientiert ist.
In gut zwei Jahren wurden notwendige Lernmedien für den Umstieg erarbeitet und in begleitende Online-Live-Schulungen überführt. Das Schulungsprojekt koordinierte den analogen und digitalen Wissenstransfer. Im Kontext des Awards liegt dabei ein besonderer Fokus auf 125 Personen der KKH, die sich mit ihrem Fachwissen in die neue Software eingearbeitet haben und intern als Lernmedienersteller:innen ausgebildet wurden – oftmals in Personalunion mit der Funktion und Ausbildung als Online-Trainer:innen und Transferpat:innen. Diese Bereitschaft sich auf Neues einzulassen und die Kombination dieser zusätzlichen Expertisen in jeder Person, war ein elementarer Erfolgsfaktor des Schulungsprojektes.
Lernen wurde nicht länger als begleitende Maßnahme, sondern als integraler Bestandteil der Projektstrategie verstanden. Fachabteilungen, intern ausgebildete Protagonisten, Ausbildung und Personalentwicklung arbeiteten eng zusammen, um den damit verbunden kulturellen Wandel technisch, praxisnah und menschlich erfolgreich zu gestalten. Durch die Verzahnung von Projekt- und Lernprozessen entstand eine Lerninitiative, die den Umgang mit Lerninhalten im gesamten Unternehmen neu prägte.
Lernbedarfe
Eine vielschichtige Lernaufgabe für den Erfolg des gesamten Projekts: Alle Mitarbeitenden sollten am Stichtag handlungssicher in der neuen Software agieren und zugleich verstanden haben, wie sich Prozesse und Verantwortlichkeiten verändern. Die Lernangebote sollten praxisnah, effizient und anschlussfähig gestaltet sein. Wichtig war, auf unterschiedliche Erfahrungsstände und Lernvoraussetzungen einzugehen. Dies erforderte ein flexibles Szenario mit Formaten, die verschiedene Lernvoraussetzungen berücksichtigen konnten.
Direkt damit verbunden war die unternehmensweite Herausforderung pionierhaft von wenigen Personen erarbeitetes neues Wissen gezielt für alle Kolleg:innen aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen. Der Schlüssel dazu war das intern ausgebildete Experten-Netzwerk aus Lernmedienersteller:innen, Trainer:innen und Transferpat:innen. Selbstorganisation des Lernens wurde so zum integralen Bestandteil der Projektarchitektur.
Flankierend musste für das Schulungsprojekt eine Produktionsinfrastruktur organisiert werden – z. B. geeignete Autorentools und ein Schulungsplan, der alle Maßnahmen inhaltlich und zeitlich koordinierte. Ebenso wichtig war die emotionale Begleitung des Wandels: Transparente Kommunikation, realistische und praxisnahe Lernszenarien halfen, Unsicherheiten abzubauen und Motivation aufzubauen.
So entstand eine Lösung, die weit über ein klassisches Schulungsszenario hinaus ging: ein Lernkonzept, das Fachkompetenz, Selbstwirksamkeit und Veränderungsbereitschaft gleichermaßen stärkte und den Weg zu einer verändernden, neuen kooperativen Lernkultur innerhalb der KKH ebnete.
Projektverlauf
Die Umsetzung des eLearning-Projekts erfolgte iterativ und eng verzahnt mit dem Gesamtprojektplan. Grundlage für eine fachlich fundierte und organisatorisch praktikable Lernarchitektur war eine präzise Bedarfsanalyse.
Ein interdisziplinäres Team aus der Personalentwicklung und dem Ausbildungsbereich definierte Rollen, Prozesse, Schnittstellen und Kommunikationswege.
Parallel begann die interne Qualifizierung eines bereichsübergreifenden Teams mit unterschiedlichsten Verantwortungsbereichen, die als Spezialist:innen, Lernmedienautor:innen, Trainer:innen und Transferpat:innen unterschiedlichste Aufgaben übernahmen. Ziel war die bedarfsorientierte Weitergabe von Wissen durch unternehmensintern erstellte Lernmaterialien und einen durch Kolleginnen und Kollegen begleiteten Lernprozess.
Ein zentrales Element waren regelmäßige informelle Austausche zwischen den Protagonisten des Schulungsprojekts. Diese Meetings dienten dem Erfahrungsaustausch und sicherten einen transparenten Informationsfluss. Dadurch blieb das Schulungsprojekt handlungsfähig und konnte auf Rückmeldungen aus den Fachbereichen und dem Gesamtprojekt schnell und flexibel reagieren. Die Lerninhalte entstanden in enger Abstimmung mit den Prozessverantwortlichen, wurden regelmäßig von Personen aus der Zielgruppe getestet und auf Basis des Feedbacks fortlaufend optimiert – ein iterativer Prozess, der Fachlichkeit und Praxisnähe vereinte.
Der Rollout der Schulungen erfolgte in zwei Stufen: Über einen Zeitraum von 6 Monaten wurde Grundwissen zum allgemeinen Softwareumgang vermittelt. Die Phase war geprägt durch eigenverantwortliches Lernen mit bedarfsgerecht produzierten Selbstlernmedien und wurde durch Tutoren und einem redaktionell gepflegten FAQ-Channel begleitet. Aufbauend auf diesem Grundlagenwissen startete die zweite Phase der Fachschulungen. Mittelpunkt waren Online-Live-Schulungen mit fachbereichsspezifischen Vertiefungen. Die Selbstlernmedien in der KKH-Lernwelt dienten sowohl der Vorbereitung auf die Schulung als auch der Nachhaltigkeit des vermittelten Wissens.
Ein abgestimmtes Kommunikationskonzept und regelmäßige Updates hielten Informationen konsistent und ermöglichten schnelle Anpassungen. Das Schulungs-Projekt entwickelte sich so zu einem lernenden System, das auf Erfahrungswissen aufbaute und sich kontinuierlich weiterentwickelte.
Projektergebnis
Bereits beim Übergang der Grundschulungsphase in die Fachschulungsphase zeigte sich die Wirksamkeit des Schulungsprojekts und der intern produzierten eLearning-Medien. Der geplante Schulungsablauf wurde eingehalten und sorgte bei allen Mitarbeitenden für eine bestmögliche Vorbereitung auf die neuen Herausforderungen. Damit erfüllte das Qualifizierungskonzept nicht nur sein primäres Ziel, sondern legte auch den Grundstein für den weiteren Ausbau einer nachhaltigen Lern- und Wissenskultur innerhalb der KKH.
Die Kombination aus zentral entwickelten Lernpfaden und dezentral erstellten Inhalten führte zu einer hohen Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Projekt. Über 16 Prozent der Belegschaft wirkten aktiv an der Produktion und dem begleitenden Transfer von Lerninhalten mit – sei es als Lernmedienersteller:in, Trainer:in, Transferpat:in oder verantwortliche Führungskraft. Insgesamt entstanden 32 Lernreisen, 239 Fachkurse und mehr als 1.500 intern produzierte Lernmedien sowie knapp 2.000 Prüfungsfragen. Diese Breite an Inhalten spiegelte die Vielfalt der Organisation wider und machte Wissen dort verfügbar, wo es gebraucht wurde.
Das offene Feedback der Mitarbeitenden floss kontinuierlich in die Weiterentwicklung von Kursstrukturen, ergänzenden Lernmedien und Supportangeboten ein. Besonders positiv wurde die Kombination aus Selbstlernphasen und Live-Formaten sowie die klare Strukturierung der Lernpfade und des Kursangebots in der KKH-Lernwelt bewertet.
Darüber hinaus sorgte die technische Basis – bestehend aus passenden Autorentools und einer zielführenden Lernplattform mit einem integrierten Führungskräfte-Cockpit – für Transparenz, Skalierbarkeit und Effizienz. Verantwortliche konnten Lernfortschritte in Echtzeit nachvollziehen, und weiterführende Qualifizierungsmaßnahmen darauf aufbauen. Die Erfahrungen aus dem eLearning-Projekt zeigen, dass digitale Qualifizierung nicht nur Wissen vermittelt, sondern auch Kultur verändert: Mitarbeitende übernehmen Verantwortung für ihren Lernprozess, Fachexpertise wird sichtbar und Lernen wird als integraler Bestandteil des Arbeitsalltags verankert.
Fazit
Das eLearning-Projekt der KKH zeigt eindrucksvoll, wie ein strategisch durchdachter Qualifizierungsansatz technologische Veränderung, Kompetenzentwicklung und Organisationskultur miteinander verbinden kann. Die notwendige Wissensvermittlung wurde als Lernreise gelebt, in die das gesamte Unternehmen eingebunden war. Besonders prägend war der partizipative Ansatz: Indem Mitarbeitende selbst zu Lernmedienersteller:innen, Trainer:innen und Transferpat:innen intern ausgebildet wurden, entstand ein Netzwerk aus Wissensträger:innen, das die Lernkultur nachhaltig verändert hat. Lernen wurde zu einem gemeinsamen, integralen Prozess, getragen von Vertrauen, Eigenverantwortung und kollegialer Unterstützung.
Die klare didaktische Struktur und die intelligente Verzahnung von Selbstlernphasen, Live-Formaten und kontinuierlichem Feedback machten das Projekt zu einem Vorbild für groß angelegte Qualifizierungsinitiativen. Durch die Kombination aus technischer Infrastruktur, datenbasierter Steuerung und lebendiger Kommunikationskultur gelang es, Lernen als Motor für Veränderung zu etablieren und damit den langfristigen Erfolg abzusichern.
Vor dem Hintergrund der hohen methodischen Qualität, der nachhaltigen Kompetenzentwicklung und der beispielhaften Verknüpfung von Lern- und Organisationsentwicklung freut sich die Jury, das Projekt „Turbo für die Lernkultur – wie User-Generated-Content den Unterschied beim Wissensmanagement großer Transformationsprojekte macht“ mit dem eLearning AWARD 2026 in der Kategorie „Kompetenzentwicklung“ mit dem Schwerpunkt „User-Generated Content“ auszuzeichnen. Herzlichen Glückwunsch!
Keytakeaways
Ausgangssituation:
- Software-Umstieg mit 4.000 Mitarbeitenden erforderte schnelle, sichere Qualifizierung.
- Heterogene Lernvoraussetzungen und hohe Belastung im Parallelbetrieb.
Projektziel:
- Handlungssicherheit und Prozessverständnis am Stichtag gewährleisten.
- Nachhaltige Lernarchitektur mit internen Multiplikatoren etablieren.
Umsetzung:
- Lernkonzept mit Team-Updates, Feedbackschleifen und dezentraler Content-Erstellung.
- Kombination aus Selbstlernphasen, Live-Formaten und moderner Lernplattform.
Messung:
- Erfolg über Nutzungszahlen, Prüfungen und Feedback belegt.
- Hohe Akzeptanz und nachhaltige Verankerung der Lernkultur.
Projektverantwortliche
KKH Kaufmännische Krankenkasse
Ralf Guido Scholz
Experte Digitales Lernen
ralf-guido.scholz@kkh.de
Karl-Wiechert-Allee 61
30625 Hannover
www.kkh.de
