Vom Flickenteppich zur Lernarchitektur
Wie REPA Lernen strategisch neu denkt
Digitale Lernplattformen sind längst mehr als reine Schulungswerkzeuge: Sie sind der Schlüssel, um Wissen gezielt zu entwickeln, Talente zu fördern und Organisationen lernfähig zu halten. In diesem Zusammenhang stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Lernangebote zu modernisieren, globale Zielgruppen zu erreichen und zugleich messbare Ergebnisse zu erzielen. Wie lässt sich diese Komplexität in eine kohärente Lernstrategie überführen, die Mitarbeitende motiviert und das Geschäft nachhaltig stärkt? REPA hat mit dem Projekt „ELEVATE“ genau darauf eine Antwort gefunden. Das Unternehmen hat Lernen von einer Vielzahl lokaler Lösungen zu einer zentralen, messbaren und skalierbaren Plattform weiterentwickelt: Ein Schritt, der den Grundstein für eine moderne, datengetriebene Lernkultur legt.
REPA ist Europas führender Ersatzteil-Distributor für Gastronomie, Kältetechnik, Kaffee- und Vendingautomaten. Dank des weltweit größten Lagerbestands an Original- und Universal-Ersatzteilen, Verbrauchsmaterialien und Zubehör gewährleistet REPA die schnellste Lieferung der Branche.
Mit dem Wachstum des Unternehmens stiegen jedoch auch die Anforderungen an Wissenstransfer und Mitarbeiterentwicklung, insbesondere in einem Umfeld, das internationale Zusammenarbeit und ständige Produktinnovationen erfordert.
Über die Jahre hatte sich eine heterogene Lernlandschaft gebildet: Dezentrale Schulungsprozesse, unterschiedliche Systeme und lokale Initiativen prägten das Bild. Einheitliche Standards oder zentrale Steuerung fehlten, und Lernaktivitäten ließen sich nur eingeschränkt nachverfolgen. Gleichzeitig nahm der Bedarf an digitalem Lernen zu – von kurzen, praxisnahen Lernmodulen im Service bis zu strukturierten Entwicklungsprogrammen für Führungskräfte.
Vor diesem Hintergrund startete REPA das Projekt „ELEVATE“, um Lernen und Entwicklung im gesamten Unternehmen strategisch neu aufzustellen. Dabei ging es nicht nur um Technologie, sondern um einen Kulturwandel: Lernen sollte einfacher zugänglich, messbar und integraler Bestandteil der täglichen Arbeit werden.
Lernbedarfe
Eine Analyse zu Beginn des Projekts machte sichtbar, dass Lernen bei REPA zwar etabliert, aber kaum vernetzt war. Unterschiedliche Tools, lokale Initiativen und uneinheitliche Prozesse führten dazu, dass Wissen zwar vorhanden, jedoch schwer zugänglich und kaum skalierbar war. Ziel war daher, Lernen auf eine gemeinsame Grundlage zu stellen – technologisch integriert, didaktisch konsistent und organisatorisch steuerbar.
Dieser Ansatz sollte alle Mitarbeitenden gleichermaßen erreichen – unabhängig von Position, Standort oder Tätigkeitsfeld. Ob in Verwaltung, Service, Logistik oder Vertrieb: Lernen sollte künftig überall nach denselben Prinzipien funktionieren, mit klaren Zugängen, vergleichbaren Standards und einem gemeinsamen Verständnis von Entwicklung.
Ein zentraler Bedarf betraf die Beschleunigung der Kompetenzentwicklung in den Kernbereichen Service, Logistik und Vertrieb. Neue Mitarbeitende sollten schneller einsatzbereit sein, da Produktkenntnis und Prozessverständnis unmittelbare Auswirkungen auf Lieferqualität und Kundenzufriedenheit haben. Parallel galt es, bestehende Teams regelmäßig auf neue Produkte, Systeme und Sicherheitsstandards vorzubereiten – mit flexiblen Lernformaten, die sich in den Arbeitsalltag integrieren lassen.
Gleichzeitig bestand hoher Druck, Pflicht- und Compliance-Themen zentral zu steuern. Bisherige Nachweise erfolgten dezentral und teils manuell, was die Anforderungen an Auditierbarkeit und Reporting nur bedingt erfüllte. Der Bedarf an automatisierten Zuweisungen, Fristenüberwachung und standardisierten Reports war entsprechend groß.
Auch die zunehmende Internationalisierung machte neue Strukturen erforderlich. Mit Standorten und Teams in mehreren Ländern entstand der Wunsch nach einheitlichen Lernpfaden und mehrsprachigen Inhalten, um Wissen global konsistent zu vermitteln. Unterschiedliche Übersetzungen, Terminologien und Kurslogiken erschwerten bislang die Orientierung im Lernangebot.
Darüber hinaus war der Wunsch nach Transparenz und Messbarkeit deutlich spürbar. L&D sollte künftig in der Lage sein, Lernaktivitäten datenbasiert zu steuern und ihren Beitrag zum Geschäftserfolg sichtbar zu machen. Dazu mussten Kennzahlen wie Abschlussquoten, Lernzeit oder Nutzungstrends vereinheitlicht und mit HR- und Organisationsdaten verknüpft werden.
Nicht zuletzt zeigte sich der Bedarf nach einer klaren Rollen- und Content-Governance. Autorinnen und Autoren aus den Fachbereichen sollten befähigt werden, qualitativ hochwertige Lerninhalte zu erstellen, während verbindliche Freigabe- und Aktualisierungsprozesse Qualität und Konsistenz sichern.
Diese Bedarfe bildeten das strategische Fundament von ELEVATE. Sie bestimmten, welche Themen priorisiert, welche Zielgruppen zuerst adressiert und welche technologischen wie organisatorischen Weichen gestellt wurden.
Projektverlauf
Das Projekt „ELEVATE“ startete im April 2024 mit einem klaren Ziel: Innerhalb von nur drei Monaten sollte eine zentrale Lernplattform auf Basis von Cornerstone eingeführt werden, die Lernen, Leistung und Entwicklung in einem System vereint. Bereits im Juli 2024 erfolgte der Go-Live im geplanten Zeit- und Budgetrahmen: ein Meilenstein, der den Grundstein für eine neue Lernkultur legte.
Zu Beginn stand eine kompakte Analysephase, in der Anforderungen, Datenstrukturen und Prozesse erhoben wurden. Früh wurde deutlich, dass neben der Technik auch Organisation und Kultur berücksichtigt werden mussten. Das Projektteam entschied sich für ein agiles Vorgehen nach dem Prinzip „Define – Design – Deliver“, unterstützt vom Implementierungspartner alliantis.
Die Projektleitung lag bei Chantal Metz, die als zentrale Product Ownerin die Fäden zwischen den Fachbereichen, den internationalen HR-Teams und dem Implementierungspartner zusammenhielt. alliantis brachte technisches Know-how und Erfahrung aus vergleichbaren Implementierungen ein.
Da REPA global agiert, wurde die Plattform von Beginn an mehrsprachig konzipiert und gemeinsam mit den HR-Teams aus mehreren Ländern ausgerollt. So konnte sichergestellt werden, dass Inhalte, Strukturen und Nutzeroberflächen über Ländergrenzen hinweg konsistent und zugänglich sind.
Parallel zur technischen Umsetzung wurde ein durchdachtes Change- und Kommunikationskonzept umgesetzt. Führungskräfte fungierten als Multiplikatoren, Mitarbeitende erhielten praxisnahe Schulungen, und eine mehrsprachige Kommunikationskampagne mit E-Mails, Flyern, Plakaten und Intranet-Beiträgen machte ELEVATE sichtbar und greifbar.
Bereits im ersten Monat nach dem Go-Live nutzten 420 von 1.047 Mitarbeitenden die Plattform; nach sechs Monaten waren über 920 Trainingsstunden dokumentiert. Besonders die Einführung der Pflichtschulungen zu Cybersecurity und Arbeitssicherheit trug zur schnellen Akzeptanz bei.
Technische Hürden, wie die Zusammenführung von zwei Active Directories und SSOs sowie die manuelle Aufbereitung der Ausgangsdaten, konnten dank enger Abstimmung zwischen IT, Anbieter und Implementierungspartner zügig gelöst werden. In der anschließenden Stabilisierung wurden Nutzerfeedbacks systematisch ausgewertet und in regelmäßige Updates überführt. So entwickelte sich ELEVATE Schritt für Schritt von einer Implementierung hin zu einem Impulsgeber für Veränderung – getragen von klarer Kommunikation, engagierten Teams und einem gemeinsamen Verständnis von Lernen als strategischem Erfolgsfaktor.
Projektergebnis
Mit ELEVATE hat REPA in kurzer Zeit einen spürbaren Wandel in seiner Lern- und Entwicklungskultur angestoßen. Seit dem Projektstart im April 2024 und dem Go-Live im Juli 2024 steht eine zentrale Plattform zur Verfügung, die Lernen, Leistung und Entwicklung erstmals in einem integrierten System zusammenführt. Damit wurde nicht nur eine technologische Lücke geschlossen, sondern auch der Grundstein für eine nachhaltige Lernkultur gelegt.
Die Plattform wurde konzernweit ausgerollt und von Beginn an intensiv genutzt: Bereits im ersten Monat nach dem Start meldeten sich 420 der 1.047 Mitarbeitenden an, nach sechs Monaten waren über 920 Trainingsstunden dokumentiert. Besonders positiv wurde die Einführung der Pflichtschulungen zu Cybersecurity und Arbeitssicherheit aufgenommen, die wesentlich zur frühen Akzeptanz beitrugen.
Neben der reinen Nutzung veränderte ELEVATE die Art, wie Lernen bei REPA verstanden wird. Durch die integrierten Analysefunktionen kann das Unternehmen Lernaktivitäten erstmals systematisch auswerten und datenbasiert steuern. Erste Mitarbeiterbefragungen und Pulse-Checks zeigten eine hohe Zufriedenheit mit der Benutzerfreundlichkeit und Relevanz der Lernangebote. Rückmeldungen aus dem Alltag fließen kontinuierlich in die Weiterentwicklung der Plattform ein.
Kulturell steht ELEVATE für einen neuen Lernansatz: Lernen wird nicht mehr als Pflicht gesehen, sondern als integraler Bestandteil der täglichen Arbeit. Das Projekt förderte Transparenz, Eigenverantwortung und den Austausch zwischen Teams. Besonders die aktive Einbindung der Lernenden in Pilotphasen und Feedbackrunden trug dazu bei, die Plattform praxisnah und benutzerfreundlich zu gestalten.
Mit der Einführung hat REPA zugleich eine Basis für die Zukunft geschaffen: Geplant ist die Erweiterung um das Performance-Modul und die Einführung individueller Entwicklungspläne, die Lernen und Leistung noch enger verbinden sollen. ELEVATE ist damit kein abgeschlossenes Projekt, sondern der Beginn einer langfristigen Transformation – hin zu einer lernenden Organisation, die Wissen, Entwicklung und Wachstum konsequent miteinander verknüpft.
Fazit
Mit ELEVATE hat REPA den Wandel hin zu einer integrierten, strategisch ausgerichteten Lernkultur eingeleitet – und das in beeindruckender Geschwindigkeit. Innerhalb weniger Monate wurde aus einer dezentralen Lernlandschaft eine moderne, datenbasierte Plattform, die Lernen, Leistung und Entwicklung unter einem Dach vereint. Dabei war der technologische Fortschritt nur der Anfang: Entscheidend war die Veränderung im Denken. Lernen wird heute bei REPA als kontinuierlicher Prozess verstanden – nah am Alltag, getragen von Eigeninitiative und unterstützt durch Führungskräfte, die Entwicklung gezielt fördern.
Das Projekt steht exemplarisch für gelebte Lerntransformation: klare Governance, engagierte Teams und eine konsequente Verbindung von Technologie, Kommunikation und Kultur. Mit ELEVATE hat REPA eine Grundlage geschaffen, auf der sich die Organisation stetig weiterentwickeln kann: etwa durch den geplanten Ausbau um Performance-Module, personalisierte Lernpfade und KI-gestützte Empfehlungen.
ELEVATE ist damit kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein fortlaufender Entwicklungsprozess, der Lernen Schritt für Schritt in den Arbeitsfluss integriert und die Organisation nachhaltig prägt und erhält dafür von der Jury den eLearning AWARD 2026 in der Kategorie „Lernplattform“ mit Schwerpunkt „Performance Management“. Herzlichen Glückwunsch!
Keytakeaways
Ausgangssituation:
- Zersplitterte Lernlandschaft ohne Governance; Stammdaten nur in Excel und eingeschränkter Zugang.
- Bedarf an skalierbarer, mehrsprachiger Lösung für Compliance, Wachstum und Transparenz.
Projektziel:
- Zentrale Plattform „ELEVATE“ für Lernen, Leistung, Entwicklung als strategisches Rückgrat.
- Personalisierte Lernpfade, sichere Rollouts und aussagekräftige Talent-Analytics.
Umsetzung:
- Steuerung durch Chantal Metz mit alliantis und frühe Einbindung lokaler HR-Teams.
- Fünf Phasen mit klaren Meilensteinen, Daten-/SSO-Konsolidierung und starkem Rollout.
Messung:
- 420 von 1.047 Logins im ersten Monat sowie 920 Trainingsstunden nach sechs Monaten.
- Analytics, Pulse-Checks und Segmentvergleich leiten nächste Ausbauschritte ab.
Projektverantwortliche
REPA Deutschland GmbH
Chantal Metz
People & Culture, Group Specialist Talent Management
chantal.metz@repagroup.com
Gadastr. 4
85232 Bergkirchen
www.gev-online.com
alliantis GmbH
Elisabeth Havenstein
Consulting – HR Digitalisierung, Consultant
elisabeth.havenstein@alliantis.de
Ridlerstr. 57
80339 München
www.alliantis.de
