Vom Handbuch zum Handgriff
Wie BD Rowa Wissen in Werkzeug verwandelt
Wie erreicht man Menschen, die täglich unter Zeitdruck stehen, in verschiedenen Sprachen arbeiten und trotzdem immer auf dem neuesten Stand bleiben müssen? Diese Frage brachte BD Rowa dazu, interne Kommunikation neu zu denken und ein Projekt zu starten, das gängige Routinen bewusst auf den Prüfstand stellte. Denn in einem internationalen Umfeld, in dem Informationen schnell veralten und schriftliche Anweisungen an ihre Grenzen stoßen, sind neue Wege gefragt: Wege, die Wissen nicht nur vermitteln, sondern erlebbar machen – klar, effizient und für alle zugänglich.
Wenn Technik auf Tempo trifft, entscheidet Kommunikation über Erfolg oder Stillstand. Gerade in der Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine zeigt sich, wie entscheidend Verständnis für Präzision und Sicherheit ist. Besonders in einem technisch anspruchsvollen Umfeld wie der Arzneimittellogistik hängt der Erfolg nicht allein von der Qualität der Produkte ab, sondern ebenso von der Qualität des Wissens der Personen, die sie installieren und in Betrieb nehmen. Wissen muss dort ankommen, wo es gebraucht wird – schnell, eindeutig und in der richtigen Form. Genau hier sah sich BD Rowa, einer der führenden Anbieter automatisierter Lager- und Kommissioniersysteme für Apotheken und Krankenhäuser, mit neuen Anforderungen konfrontiert.
Mit der zunehmenden Internationalisierung des Geschäfts und der Vielfalt der Systeme wuchs auch die Komplexität im Feldservice. Technikerinnen und Techniker betreuen Anlagen in unterschiedlichen Ländern, Sprachen und Anwendungsszenarien. Dennoch müssen sie jederzeit präzise und sicher agieren können. Doch die bisherigen Kommunikationsformen, meist textlastig und aufwendig, konnten diesem Tempo kaum standhalten.
So wurde deutlich: Es fehlte nicht an Wissen, sondern an einer Form, es im richtigen Moment verständlich zu vermitteln. Diese Erkenntnis war der Ausgangspunkt für ein Projekt, das die Kommunikation im Feldservice neu denken sollte.
Lernbedarfe
Rückmeldungen aus dem Feldservice und die Auswertung der Lernplattform zeigten bei BD Rowa deutlich, dass Kommunikationsformate den Lernerfolg maßgeblich beeinflussen. Die bisherigen Formate passten kaum zu den Bedingungen im Außendienst: zu lang, zu textlastig und oft nicht in der Sprache der Anwender. Viele Mitarbeitende wünschten sich Lerninhalte, die sie schnell erfassen, praxisnah anwenden und in ihrer Muttersprache verstehen konnten. So entstand der Impuls, Lernen im Feldservice neu zu denken mit dem Ziel, Informationen so bereitzustellen, dass sie den Arbeitsalltag erleichtern und Sicherheit sowie Qualität nachhaltig fördern.
Hinzu kam der enge Zeitrahmen, in dem sich Lernen im Servicealltag abspielt. Zwischen Installationen, Wartungen und Kundenterminen bleibt kaum Zeit für längere Schulungen oder umfangreiche Dokumente. Informationen müssen dort vermittelt werden, wo sie unmittelbar gebraucht werden: kompakt, visuell und leicht zugänglich. So rückten kurze, modulare Formate in den Fokus, die den Arbeitsalltag unterstützen, statt ihn zu unterbrechen. Lernen sollte sich den Abläufen anpassen, nicht umgekehrt.
Mit der zunehmenden Internationalisierung wuchs auch die Notwendigkeit, Lerninhalte sprachlich und kulturell breiter aufzustellen. In vielen Ländern sind die Englischkenntnisse nur rudimentär, was immer wieder zu Schwierigkeiten beim Verständnis sicherheitsrelevanter oder technischer Themen führte. Der Bedarf an Lernangeboten, die sprachlich flexibel, kulturell sensibel und universell verständlich sind, wurde damit zu einem zentralen Erfolgsfaktor. Nur so ließ sich sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden, unabhängig von Standort und Sprache, dieselben Qualitäts- und Sicherheitsstandards verinnerlichen konnten. Diese Grundlage bildete den Ausgangspunkt für das Projekt.
Projektverlauf
Auf dieser Grundlage startete BD Rowa ein interdisziplinäres Projekt, das Lernen und Kommunikation im Feldservice grundlegend neugestalten sollte. Von Beginn an arbeiteten Training & Learning, Digital Media Design, Fieldservice und R&D eng zusammen. Die enge Kooperation stellte sicher, dass didaktische Qualität, technische Präzision und Praxistauglichkeit von Anfang an miteinander verzahnt wurden. Dies ist eine Voraussetzung, um Inhalte zu schaffen, die im Arbeitsalltag tatsächlich bestehen.
Den Auftakt bildete eine detaillierte Analysephase. Anforderungen aus dem Feld wurden systematisch erfasst, bestehende Materialien bewertet und digitale Tools auf Skalierbarkeit und Mehrsprachigkeit geprüft. Die Entscheidung fiel auf die KI-Videoplattform Synthesia, die es ermöglicht, aus bestehenden Text- oder Präsentationsinhalten ansprechende Videos mit Avataren, Voiceover und Untertiteln zu generieren.
In der anschließenden Pilotphase testeten ausgewählte Techniker erste Lernvideos. Sie gaben Rückmeldungen zu Struktur, Tempo, Sprache und Praxisnähe. Diese Einsichten führten zu gezielten Anpassungen und bildeten die Basis für einen klar definierten Produktionsprozess von der Texterstellung über das Storyboard bis zur Videoproduktion und Übersetzung.
Es folgte der Rollout. Die Videos wurden im Learning Center integriert und gezielt an Zielgruppen im Feldservice verteilt. Begleitend informierte BD Rowa über interne Kanäle und digitale Informationsscreens. In regionalen Info-Sessions stellten Projektverantwortliche das neue Format persönlich vor und beantworteten offene Fragen. Diese Kombination aus digitaler Bereitstellung und direktem Austausch stärkte das Vertrauen in das neue Medium und weckte spürbar Neugier auf die Möglichkeiten von KI unterstütztem Lernen.
Die Projektsteuerung erfolgte agil. Mithilfe von inhaltlichen Reviews und Feedback zur visuellen Gestaltung konnte das Team schnell auf neue Anforderungen reagieren. Ein besonderer Fokus lag auf der Qualitätssicherung, insbesondere bei Übersetzungen technischer Begriffe und sicherheitsrelevanter Inhalte. Muttersprachliche Reviewer stellten sicher, dass sprachliche und kulturelle Nuancen präzise erfasst wurden.
Trotz organisatorischer und technischer Hürden, etwa bei der konzernweiten Freigabe des KI-Tools, verlief die Einführung weitgehend reibungslos. Entscheidend war die offene Kommunikation zwischen den Abteilungen und die frühzeitige Einbindung der Zielgruppen. So entwickelte sich aus einem Lernbedürfnis Schritt für Schritt ein skalierbares System, das Wissen schneller, verständlicher und konsistenter vermittelt über Ländergrenzen hinweg.
Projektergebnis
Heute ist das neue Lernsystem fester Bestandteil der Kommunikations- und Trainingskultur bei BD Rowa. Die Einführung der KI-gestützten Videoproduktion hat Abläufe deutlich beschleunigt und die Verständlichkeit technischer Inhalte verbessert. Inzwischen stehen über 100 Lernvideos in mehr als zehn Sprachen zur Verfügung – jederzeit abrufbar über das Learning Center. Themen, die früher in langen Textdokumenten vermittelt wurden, sind heute in wenigen Minuten visuell erklärt. So können Mitarbeitende weltweit schneller reagieren, sicherer handeln und Wissen unmittelbar im Arbeitskontext anwenden.
Im Feldservice zeigt sich die Wirkung besonders eindrucksvoll. Techniker greifen auf die Videos zurück, um sich über neue Funktionen, Updates und Produkte zu informieren. Die audiovisuelle Darstellung reduziert Fehlinterpretationen, stärkt das Verständnis technischer Abläufe und erhöht die Handlungssicherheit. Gleichzeitig erfolgt die Videoproduktion bis zu 90 % schneller als bei herkömmlichen Formaten – ein entscheidender Vorteil, um Inhalte aktuell zu halten und sofort bei Änderungen verfügbar zu machen. Dies zeigt sich auch an den bisher mehr als 100 veröffentlichten Videos in über zehn Sprachen.
Die Resonanz im Unternehmen ist durchweg positiv. Rückmeldungen zeigen eine hohe Zufriedenheit mit Format, Verständlichkeit und Nutzen. Viele Techniker beschreiben die Videos als „praxisnah, anschaulich und direkt einsetzbar“. Das neue System wird nicht als zusätzliche Aufgabe empfunden, sondern als echte Unterstützung: ein Werkzeug, das den Arbeitsalltag erleichtert, Wissen verankert und zugleich die Qualität der Arbeit verbessert.
Darüber hinaus stärkt die skalierbare Struktur die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens. Neue Inhalte lassen sich innerhalb weniger Stunden erstellen und weltweit veröffentlichen ohne externe Dienstleister und ohne aufwändige Übersetzungsprozesse. Damit hat BD Rowa Lernen konsequent in den Arbeitsprozess integriert: Wissen ist jederzeit verfügbar, individuell anpassbar und kulturell anschlussfähig. Das Projekt steht exemplarisch für eine Lernkultur, in der Technologie nicht ersetzt, sondern befähigt. Ein Schritt, der die Organisation nachhaltig prägt.
Fazit
Das Projekt zur KI-gestützten Videoproduktion zeigt, wie technologische Innovation und didaktische Klarheit eine zeitgemäße Lernkultur schaffen können. BD Rowa hat Wissen nicht nur vermittelt, sondern fest im Arbeitsalltag verankert. Mitarbeitende lernen heute im Prozess selbst genau dort, wo Wissen gebraucht wird. Damit ist Lernen längst zu einem integralen Bestandteil operativer Exzellenz geworden.
Nachhaltig ist das Projekt vor allem durch die Haltung, die es geprägt hat: Lernen gilt bei BD Rowa heute als kontinuierlicher Bestandteil der Unternehmenskultur – flexibel, adaptiv und getragen von Austausch. Die KI-gestützte Videoproduktion verbindet Menschen, Wissen und Technologie und macht Lernen dynamisch, global und jederzeit zugänglich.
Die Erfahrungen aus dem Feldservice zeigen, wie eng Innovation und Lernpraxis miteinander verwoben sind. Die daraus gewachsene Lernkultur stärkt nicht nur die Mitarbeitenden, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Sie verdeutlicht, wie Lernen zu einem strategischen Erfolgsfaktor werden kann: nicht als einmaliges Projekt, sondern als fortlaufender Prozess.
So sendet BD Rowa ein klares Signal: Zukunftsfähigkeit entsteht dort, wo Wissen geteilt, verstanden und weiterentwickelt wird; Tag für Tag, weltweit, gemeinsam. Damit setzt BD Rowa ein Beispiel, das über das eigene Unternehmen hinausweist. Die Jury zeichnet BD Rowa für ihren Beitrag zu einer verständlichen, mehrsprachigen Lernkultur mit den eLearning AWARD 2026 in der Kategorie „Künstliche Intelligenz“ mit dem Schwerpunkt „Automatisierte Videoproduktion“ aus. Herzlichen Glückwunsch!
Keytakeaways
Ausgangssituation:
- Textlastige Lernformate erschwerten Verständlichkeit und verzögerten Wissensvermittlung im internationalen Feldservice.
- Unterschiedliche Sprachen und Zeitdruck führten zu Fehlinterpretationen und erschwertem Wissenstransfer.
Projektziel:
- Wissen im Arbeitsprozess direkt anwendbar und mehrsprachig zugänglich machen.
- Lernprozesse beschleunigen und Missverständnisse im Technikalltag vermeiden.
Umsetzung:
- Einführung einer KI-gestützten Videoproduktion mit Synthesia zur schnellen, mehrsprachigen Aufbereitung technischer Inhalte.
- Agiles, interdisziplinäres Projektteam mit Fokus auf didaktische Qualität und sprachliche Präzision.
Messung:
- Über 100 Videos in 10+ Sprachen, Produktionszeit um bis zu 90 % verkürzt.
- Hohe Zufriedenheit und spürbar verbesserte Verständlichkeit laut Feedback aus dem Feldservice.
Projektverantwortliche
BD Rowa Germany GmbH
Udo Weller
eLearning Specialist
udo.weller@bd.com
Rowa-Straße 1-3
53539 Kelberg
www.bd.com/rowa
