Wer kennt es nicht? Im Unternehmen wird eine neue Software eingeführt, und obwohl ein begleitendes Web Based Training absolviert wurde, bleibt im Arbeitsalltag oft wenig davon hängen. Besonders bei komplexen Anwendungen zeigt sich schnell, dass es Raum zum Ausprobieren braucht, um das Wissen langfristig zu verankern. Genau hier setzt deskMate an und bietet Unternehmen eine flexible Lösung, um realitätsnahe Schulungsszenarien in virtuellen Umgebungen bereitzustellen. Zwei Jahre nach unserem ersten Test haben wir erneut einen Blick auf die Lösung geworfen –und finden eine Plattform vor, die sich technisch wie konzeptionell deutlich weiterentwickelt hat.
Virtuelle Schulungsrechner auf Knopfdruck
Bereits 2023 hatten wir im Rahmen unserer Testreihe die Gelegenheit deskMate von der Kivito GmbH zu testen – eine Lösung, mit der Schulungsorganisationen schnell und unkompliziert virtuelle Schulungsumgebungen bereitstellen können. Aus Sicht der Lernenden war die Nutzung denkbar einfach: Nach dem Login genügte ein Klick, um den persönlichen virtuellen Schulungsrechner im Browser zu starten. Der virtuelle Rechner wurde nach jeder Nutzung automatisch auf den Ausgangszustand zurückgesetzt, wodurch Lernende eine sichere Umgebung zum Ausprobieren und Üben erhielten, ohne dabei ein Risiko für den Live-Betrieb eingehen zu müssen. Besonders bei Software-Schulungen, die vom Prinzip des „Learning by Doing“ leben, war dieses Setup ein großer Vorteil. Für Trainer:innen bot deskMate eine spezielle Supervisor-Ansicht, mit der sich alle aktiven Schulungsrechner überblicken ließen. Bei Bedarf konnten sie sich direkt in einen virtuellen Schulungsrechner einklinken, um bei Fragen oder Problemen gezielt zu unterstützen.
Gewisse Einschränkungen gab es bei der Administration. Die Einreichung der virtuellen Schulungsrechner erfolgte über sogenannte Master Desktops, auf denen alle notwendigen Programme und Materialien vorbereitet wurden. Diese dienten anschließend als Vorlage für die Pool Desktops, die den Lernenden zur Verfügung gestellt wurden. Dieser Aufbau war grundsätzlich vorteilhaft, aber das Update von bestehenden Vorlagen konnte sich ggf. als etwas kompliziert erweisen.
Verbesserte Administration
Eine der sichtbarsten Weiterentwicklungen von deskMate ist daher die neue, deutlich verschlankte und intuitivere Benutzeroberfläche für Administrator:innen, mit der sich virtuelle Trainings nun noch einfacher anlegen lassen. Direkt im Bereich „Trainings“ kann über eine reduzierte Eingabemaske mit wenigen Angaben ein neues Schulungsszenario erstellt werden. Benötigt werden lediglich ein Trainingsname, die Auswahl eines Templates (also einer vordefinierten Schulungsumgebung), ein Start- und Enddatum sowie die Anzahl der Trainer:innen und Teilnehmenden. Optional können auch eine Beschreibung sowie zeitliche Einschränkungen für den Zugriff definiert werden, was beispielsweise für asynchronen eLearning-Angebote interessant sein kann.
Das Herzstück der Trainings sind die Templates bzw. Images der Schulungsumgebung, die mittlerweile von den Kunden selbstständig erstellt werden können. Statt virtuelle Schulungsrechner einzeln zu konfigurieren, können Administrator:innen Master Desktops in vollständige Templates umwandeln. Sobald ein Master Desktop eingerichtet und mit der gewünschten Software oder Schulungskonfiguration ausgestattet ist, lässt sich daraus mit wenigen Klicks ein Template generieren. So lässt sich mit minimalem Aufwand eine konsistente, wiederverwendbare Schulungsumgebung aufbauen, die jederzeit skalierbar ist und auch für veränderte Trainingsinhalte schnell flexibel angepasst werden kann.
Teilnehmerzugang leichtgemacht
Besonders praktisch ist außerdem die Generierung individueller Zugangslinks für Trainer und Teilnehmer. Nach dem Anlegen eines Trainings zeigt das System automatisch alle relevanten Zugangsinformationen an. Jeder Teilnehmende erhält einen eigenen personalisierten Link, der den Zugang zu seinem virtuellen Schulungsrechner mit nur einem Klick, ohne Eingabe von Login und Passwort, ermöglicht. Für Trainer:innen wird parallel ein eigener Zugang erzeugt, über den sie je nach Konfiguration erweiterte Steuerungs- und Supportfunktionen nutzen können.
Der administrative Aufwand reduziert sich damit erheblich: Kein mühsames Anlegen einzelner Benutzerkonten, keine manuelle Vergabe von Passwörtern, kein separates Pool-Management. Das System übernimmt die gesamte Zuordnung automatisiert -inklusive der Erstellung eines temporären Benutzerpools, der nach Abschluss des Trainings wieder gelöscht wird. In Kombination mit den vordefinierten Templates und der klar strukturierten Oberfläche ermöglicht deskMate damit eine effiziente und gleichzeitig flexible Organisation von Schulungsszenarien.
„Pay-per-Use“ ermöglicht flexible Abrechnung
Ebenfalls verbessert hat sich die Abrechnung, denn deskMate verfolgt mittlerweile einen konsequent nutzungsbasierten „Pay-per-Use“-Ansatz, der insbesondere für länger laufende eLearnings oder Schulungen mit unregelmäßiger Nutzung attraktiv ist. Abgerechnet wird mittlerweile tagesbasiert, wodurch nur Kosten an Tagen entstehen, an denen die Teilnehmenden ihre virtuellen Schulungsrechner auch tatsächlich nutzen. Darüber hinaus gibt es einen monatlichen „Preisdeckel“, d.h. nach 6 Nutzungstagen ist die weitere Nutzung im jeweiligen Monat kostenfrei, wodurch insbesondere auch Trainings über einen längeren Zeitraum attraktiv werden. Für die bloße Bereitstellung von Schulungsumgebungen fallen ebenso wenig Gebühren an wie für die Einrichtung selbst, was deskMate kombiniert mit fehlenden Vertragslaufzeiten oder Vorauszahlungen besonders interessant für flexible und skalierbare Trainingsszenarien macht.
Fazit
Bereits vor 2 Jahren stellte deskMate eine überzeugende Lösung für virtuelle Schulungsumgebungen dar, die seitdem konsequent weiterentwickelt und verbessert wurde. Die neue Oberfläche für Administrator:innen, die Einführung des templatebasierten Setups sowie die automatische Generierung individueller Zugangslinks senken nicht nur den organisatorischen Aufwand erheblich, sondern ermöglichen auch eine hohe Flexibilität bei der Umsetzung unterschiedlichster Trainingsformate. Das faire „Pay-per-Use“-Modell sowie das Wegfallen von Einrichtungsgebühren und Vertragslaufzeiten runden den positiven Eindruck ab. Aus diesen Gründen vergibt die Redaktion des eLearning Journals mit einem Score von 91 Punkten die Note „Exzellent“.
