Vom Papierkatalog zur digitalen Plattform
Wie der Digitale Campus DiCa die Fortbildung der Landeshauptstadt Stuttgart revolutioniert

Die Landeshauptstadt Stuttgart hat mit der Einführung des Digitalen Campus DiCa einen Meilenstein in der kommunalen Fort- und Weiterbildung gesetzt. Im Fokus steht eine moderne Lernplattform, die erstmals digitale und hybride Lernformate für alle 16.000 Mitarbeitenden der Stadtverwaltung zugänglich macht. Von der Verschlankung administrativer Prozesse bis zur individuellen Förderung lebenslangen Lernens – das Projekt vereint technologische Innovation mit strategischem Change-Management und ist ein Vorbild für den öffentlichen Sektor.

Die Landeshauptstadt Stuttgart zählt mit rund 16.000 Mitarbeitenden zu den größten Arbeitgebern in der Region Stuttgart. Die zunehmende Digitalisierung und der Wandel zu flexibleren Arbeitsformen stellen neue Anforderungen an die Fort- und Weiterbildungsstrukturen. Bislang wurden die stadteigenen Seminare durch zwei zentrale Bildungsanbieter organisiert: den BildungsCampus und die Stabstelle Qualität und Qualifizierung des Jugendamtes. Gemeinsam boten sie über 1.200 Seminare pro Jahr an, die ausschließlich über gedruckte Kataloge angeboten wurden.

Die Verwaltung dieser Bildungsangebote basierte auf einer isolierten Seminardatenbank, die nicht in andere IT-Systeme integriert war. Genehmigungsprozesse erfolgten papierbasiert und waren zeitaufwendig, während eine digitale Bereitstellung von Lernformaten und Unterlagen bisher nicht möglich war. Diese Einschränkungen führten zu einem hohen administrativen Aufwand und begrenzten die Möglichkeit moderne digitale Lernangebote bereitzustellen.

Vor diesem Hintergrund entschied sich die Landeshauptstatt Stuttgart mit dem Projekt „Digitaler Campus DiCa@LHS“ in Zusammenarbeit mit time4you einen Wandel vom traditionellen Präsenzangebot hin zu einer digitalen Lernplattform, um den Mitarbeitenden erstmals eine zentrale Anlaufstelle für ihre Fort- und Weiterbildung bereitzustellen.

Eine Plattform, viele Möglichkeiten: Weiterbildung auf DiCa: Von Arbeits- und Gesundheitsschutz bis hin zu digitaler Transformation: DiCa bietet zahlreiche Lernformate und Programme für eine heterogene Zielgruppe.

Lernbedarfe
Das Projekt „Digitaler Campus DiCa“ hatte das Ziel, die Fort- und Weiterbildungsstrukturen der Landeshauptstadt Stuttgart umfassend zu modernisieren und an die Anforderungen einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt anzupassen. Im Zentrum stand die Einführung einer zentralen Plattform, die sowohl die Verwaltung aller Fortbildungsaktivitäten als auch die Bereitstellung digitaler Lernformate effizient und nutzerfreundlich gestaltet. Dabei sollte der Fokus darauf liegen, den Mitarbeitenden eine moderne und flexible Möglichkeit zu bieten, Bildungsangebote zu finden, zu nutzen und nachzuverfolgen in Form einer Lernbiografie.

Darüber hinaus war eines der wesentlichen Projektziele, die bislang isolierte Seminardatenbank durch eine Lösung zu ersetzen, die vollständig in die bestehende IT-Landschaft integriert ist. So wurde eine zuverlässige Datenbasis geschaffen, die redundante Datenpflege überflüssig macht und die Prozesse erheblich vereinfacht. Gleichzeitig sollte die Plattform den Zugang zu Lernformaten verbessern, indem sie barrierefrei und über verschiedene Endgeräte verfügbar ist. Dies war entscheidend, um die vielfältigen Zielgruppen der Stadtverwaltung – von Verwaltungsmitarbeitenden bis hin zu Fachkräften in Kindertageseinrichtungen – gleichermaßen einzubeziehen.

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Digitalisierung und Vereinfachung der Genehmigungsworkflows. Die bisherigen mehrstufigen, papierbasierten Prozesse sollten durch digitale Abläufe ersetzt werden, um Bearbeitungszeiten zu reduzieren und Transparenz zu schaffen. Darüber hinaus zielte das Projekt darauf ab, eine breitere Palette an Lernformaten anzubieten, einschließlich moderner digitaler Formate wie Web Based Trainings und Blended Learning-Kurse, die flexibles und bedarfsgerechtes Lernen ermöglichen.

Die strategische Bedeutung des Projekts wurde im Rahmen der „Personalstrategie 2030“ festgelegt, die lebenslanges Lernen und die digitale Transformation als zentrale Handlungsfelder definiert. DiCa sollte diese Ziele unterstützen, indem es den Mitarbeitenden nicht nur aktuelle und individuell zugeschnittene Bildungsangebote bereitstellt, sondern auch die Personalentwicklung langfristig stärkt.

Projektverlauf
Die Umsetzung des Projekts „Digitaler Campus DiCa“ folgte einem strukturierten und interdisziplinären Ansatz, der auf eine agile und lösungsorientierte Zusammenarbeit abzielte. Der Projektverlauf gliederte sich in drei Realisierungsschritte, die jeweils klar definierte Phasen und Meilensteine umfassten.

1. Konzeptions- und Umsetzungsphase

Der erste Realisierungsschritt bestand aus der Konzeptions- und Umsetzungsphase. In der zweimonatigen Konzeptionsphase erarbeitete das Projektteam gemeinsam mit dem externen Partner time4you eine detaillierte Spezifikation der notwendigen Prozesse und Funktionen. Zusätzlich wurden die Anforderungen an Schnittstellen definiert, ein Testkonzept erstellt und ein gemeinsames Rollenkonzept entwickelt. Während der anschließenden viermonatigen Umsetzungsphase wurden die technische Infrastruktur sowie das System entsprechend den zuvor definierten Spezifikationen bereitgestellt. Frühzeitige Schulungen für das Projektteam gewährleisteten ein tiefes Verständnis der Lernplattform und deren Funktionalitäten, während parallel erste Tests durchgeführt wurden.

2. Datenmanagement und Rolloutplanung
Der zweite Realisierungsschritt konzentrierte sich auf die Erweiterung der Plattform und das erste Rollout. Innerhalb von sechs Monaten wurde die Lernplattform weiter angepasst, die Datenmigration abgeschlossen und zusätzliche Schulungen, insbesondere für Administratoren, durchgeführt. Der Rollout startete mit den ersten 1.000 Nutzern, wobei Ämter mit guter Datenqualität priorisiert wurden. Diese gezielte Auswahl minimierte mögliche Verzögerungen und gewährleistete einen reibungslosen Start.

3. Rollout
Der dritte Realisierungsschritt umfasst die schrittweise Einführung weiterer Mitarbeitender in die Plattform. Bis Ende Oktober 2024 konnten bereits rund 10.000 Mitarbeitende erfolgreich auf die Plattform zugreifen und Fortbildungsangebote buchen. Gleichzeitig laufen Vorbereitungen, die Plattform um zusätzliche Funktionen wie Mitarbeitendengespräche und Angebote der Personalentwicklung zu erweitern, um den langfristigen Mehrwert zu steigern.

Eine zentrale Herausforderung während des Projekts war die Datenqualität der Personalstammdaten. Um Verzögerungen zu vermeiden, entwickelte das Projektteam eine pragmatische Übergangslösung, bei der fehlende Daten von den Nutzenden über ein Self-Service-Formular ergänzt wurden. Dieser Ansatz wurde durch eine enge Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern ergänzt, um Rollout-Prozesse weiter zu optimieren.

Die Einführung der Lernplattform wurde von einem umfassenden Change-Management begleitet. Stakeholder-Analysen, Workshops und gezielte Kommunikationsmaßnahmen unterstützten die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft. Um auch Mitarbeitende ohne städtische E-Mail-Adresse zu erreichen, setzte das Projekt auf kreative Ansätze wie Plakate, QR-Codes und Erklärvideos.

Projektergebnis
Mit der Einführung des Digitalen Campus DiCa hat die Landeshauptstadt Stuttgart eine moderne und zukunftsweisende Plattform geschaffen, die neue Maßstäbe für digitales Lernen im öffentlichen Sektor setzt. Die Plattform bietet erstmals eine zentrale Anlaufstelle für alle Fort- und Weiterbildungsangebote der 16.000 Mitarbeitenden und ermöglicht durch die Integration digitaler und hybrider Lernformate eine flexible und bedarfsgerechte Weiterbildung.

Ein wesentlicher Erfolg des Projekts ist die Digitalisierung der bislang papierbasierten Prozesse. Die Seminarkataloge wurden durch einen stets aktuellen, digitalen Fortbildungskatalog ersetzt, auf den von jedem Gerät aus zugegriffen werden kann. Genehmigungsprozesse, die zuvor über Hauspost und Papier abgewickelt wurden, sind nun vollständig digitalisiert, erheblich beschleunigt und unterstützen die Führungskraft direkt in der Personalentwicklung. Lernende können nicht nur Fortbildungsangebote buchen, sondern auch auf Begleitmaterialien zugreifen, sich mit Referierenden und anderen Teilnehmenden austauschen und direkt Abschlusszertifikate erhalten – alles über eine Plattform.

Transparenz und Struktur im Lernalltag: Das persönliche Dashboard bietet einen schnellen Überblick über aktuelle, vergangene und zukünftige Weiterbildungsaktivitäten und unterstützt eine individuell gestaltete Lernreise.

Ein weiterer zentraler Erfolg des Projekts ist die Einführung neuer Lernformate, die den unterschiedlichen Bedürfnissen der heterogenen Belegschaft gerecht werden. Web Based Trainings, Webinare und Blended-Learning-Programme ergänzen das bisherige Angebot und bieten Mitarbeitenden die Möglichkeit, im eigenen Tempo und individuell zu lernen. Dies hat nicht nur die Zugänglichkeit von Bildungsangeboten verbessert, sondern auch die Akzeptanz des Projekts gesteigert. Positive Rückmeldungen von Nutzenden bestätigen die intuitive Bedienbarkeit und den Mehrwert der Plattform

Ein weiterer Schlüssel zum Erfolg des Projekts war das begleitende Change-Management, das darauf abzielte, frühzeitig Widerstände zu identifizieren und zu adressieren. Bereits in der Planungsphase wurden Stakeholder-Analysen durchgeführt, um Anforderungen und Bedürfnisse zu ermitteln sowie potenzielle Ängste und Unsicherheiten zu erkennen. In Workshops mit Mitarbeitenden und Projektbeteiligten wurden sowohl die Vision als auch die Vorteile der neuen Plattform erläutert, um eine breite Unterstützung innerhalb der Organisation zu gewinnen.

Aktuell nutzen rund 10.000 Mitarbeitende die Plattform, und bis 2025 ist der vollständige Rollout für alle Mitarbeitenden geplant. Bereits jetzt zeigt sich, dass die Plattform nicht nur die administrativen Abläufe erheblich vereinfacht, sondern auch die Fort- und Weiterbildungsangebote transparenter, aktueller und flexibler gemacht hat. Mit DiCa wurde ein System etabliert, das die Grundlage für eine zukunftsorientierte und nachhaltige Personalentwicklung bildet.

Fazit
Das eLearning-Projekt „Digitaler Campus DiCa“ demonstriert eindrucksvoll, wie eine kommunale Verwaltung durch digitale Innovationen und strategisches Change-Management eine moderne Fort- und Weiterbildungslandschaft schaffen kann. Mit der Einführung einer zentralen Lernplattform ist es der Landeshauptstadt Stuttgart gelungen, bestehende Prozesse zu digitalisieren, die Transparenz und Effizienz zu steigern und gleichzeitig neue Lernformate bereitzustellen, die flexibel auf die Bedürfnisse einer heterogenen Zielgruppe eingehen.

Aus diesen Gründen verleiht die Jury des eLearning Journals der time4you GmbH sowie der Landeshauptstadt Stuttgart den eLearning AWARD 2025 in der Kategorie „Lernplattform“ mit dem Schwerpunkt „Digitale Transformation“. Herzlichen Glückwunsch!


Keytakeaways

Ausgangssituation:

  • Die Fort- und Weiterbildungsangebote waren durch papierbasierte Prozesse, ineffiziente Verwaltungsabläufe und isolierte IT-Systeme geprägt.
  • Digitale Lernformate fehlten, was den Zugang zur Weiterbildung für die heterogene Belegschaft erheblich erschwerte.

Projektziel:

  • Einführung einer zentralen, barrierefreien Plattform zur Digitalisierung und Vereinfachung von Verwaltungs- und Lernprozessen.
  • Förderung moderner Lernformate wie Web-Based Trainings und Blended Learning zur Unterstützung der Personalstrategie 2030.

Umsetzung:

  • Realisierung in drei Phasen: Konzeption, Rollout und Erweiterung, mit Fokus auf enge Zusammenarbeit zwischen internen Teams und externen Partnern.
  • Begleitendes Change-Management durch Stakeholder-Analysen, Workshops und zielgruppenspezifische Schulungen zur Sicherung der Akzeptanz.

Messung:

  • Über 10.000 aktive Nutzende bis Ende 2024 und über 25.000 papierbasierte Prozesse in digitale Abläufe überführt.
  • Positive Rückmeldungen zu Bedienbarkeit, Prozessoptimierung und strategischer Relevanz für die digitale Transformation der Organisation.

Projektverantwortliche

 

Landeshauptstadt Stuttgart
Kim Stollsteimer
Sachgebietsleiterin BildungsCampus
kim.stollsteimer@stuttgart.de
Eberhardstr. 8
70173 Stuttgart
www.stuttgart.de/organigramm/verwaltungseinheit/haupt-und-personalamt.php

 

 

Landeshauptstadt Stuttgart
Daniela Brümleve
Stabsstelle Qualität und Qualifizierung
daniela.bruemleve@stuttgart.de
Hauptstätter Str. 70
70178 Stuttgart
https://www.stuttgart.de/organigramm/verwaltungseinheit/jugendamt.php

 

 

time4you GmbH
Patrycja Holzapfel
Projektleiterin
phozapfel@time4you.de
Maximilianstr. 4
76133 Karlsruhe
www.time4you.de