Digitale Transformation im Trainingsmanagement
Gamechanger in der Optimierung von Trainingsprozessen
Die effiziente Verwaltung und Koordination von Schulungsmaßnahmen stellt in großen Organisationen zunehmend eine komplexe Herausforderung dar. Das Projekt Global Teach® Flow der Deutsche Telekom Service GmbH zielt darauf ab, den gesamten Lebenszyklus von Trainingsmaßnahmen zu optimieren und die bestehenden Ineffizienzen zu beheben. Durch die Einführung einer flexiblen und benutzerfreundlichen Lösung wird die Zusammenarbeit der beteiligten Akteure verbessert und die Anpassungsfähigkeit an sich wandelnde Anforderungen gewährleistet.
Die Deutsche Telekom Service GmbH erbringt umfassende Kundenservicedienstleistungen sowie Vertriebsleistungen für Privat- und Geschäftskunden des Konzerns Deutsche Telekom. Von der Produkt- und Tarif-Recherche im Internet über die Beratung und Bestellung an der Hotline bis hin zur Abholung der bestellten Geräte im Shop: Rund 25.000 Menschen sorgen bei ca. 80 Mio. persönlichen Kundenkontakten im Jahr für das beste Kundenerlebnis. Die Mitarbeitenden beraten, verkaufen, installieren und entstören – persönlich und kompetent. In diesem Kontext spielt die kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeiter eine zentrale Rolle, um den sich ständig verändernden Anforderungen im Kundenservice gerecht zu werden.
Angesichts der zunehmenden Komplexität und des stetigen Wandels in der Unternehmenslandschaft stand die Deutsche Telekom Service vor der Herausforderung, ihre bestehenden Trainingsprozesse zu modernisieren. Traditionelle Ansätze zur Verwaltung von Trainingsmaßnahmen erwiesen sich als ineffizient und zu starr, um den dynamischen Anforderungen gerecht zu werden. Die Folge waren Kommunikationslücken, unzureichende Flexibilität und eine begrenzte Benutzerfreundlichkeit, was den Schulungsprozess insgesamt verlangsamte.
Um diese Probleme zu lösen und die Effizienz zu steigern, initiierte die Deutsche Telekom Service das Projekt „Global Teach® Flow“ in Kooperation mit der Swissteach AG. Das Ziel war es, eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln, die den gesamten Lebenszyklus von Trainingsmaßnahmen – von der Planung über die Durchführung bis zur Nachbereitung – optimiert und gleichzeitig den Bedürfnissen der verschiedenen Stakeholder gerecht wird.

Lernbedarfe
Als primäres Ziel des Projekts sollte der gesamte Lebenszyklus von Trainingsmaßnahmen effizienter gestaltet werden. Dies sollte durch die Verbesserung der Transparenz und Nachverfolgbarkeit aller Schritte und Aufgaben im Schulungsprozess erreicht werden. Ein zentrales Element war die Entwicklung einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die den Zugang zu den geplanten und überwachten Trainingsmaßnahmen erleichtert und gleichzeitig Akzeptanzprobleme bei den Nutzern reduziert. Die Flexibilität des Systems spielte ebenfalls eine wichtige Rolle: Das Modul sollte flexibel konfiguriert und an spezifische Bedürfnisse angepasst werden können. Außerdem war es wichtig, dass sowohl kleine als auch große Schulungsgruppen optimal durch das System unterstützt werden. Klare Zuweisung von Aufgaben und integrierte Kommunikationsfunktionen sollten darüber hinaus die Zusammenarbeit verbessern und ein transparentes, effizientes Arbeitsumfeld schaffen.
Die sekundären Ziele des Projekts fokussierten sich auf eine schnelle Implementierung des Moduls, unterstützt durch vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten, die die Implementierungszeit verkürzen und Ausfallzeiten minimieren sollten. Schließlich wurde das Modul so konzipiert, dass es zukunftssicher und skalierbar bleibt, um auf sich ändernde Anforderungen und technologische Entwicklungen reagieren zu können. Dies unterstützt die langfristige strategische Ausrichtung der Deutsche Telekom Service GmbH im Bereich Lernmanagement.
Projektverlauf
Die Umsetzung des Projekts Global Teach® Flow erfolgte in mehreren klar definierten Phasen, die eine strukturierte und iterative Entwicklung des Moduls sicherstellten. In der ersten Phase wurde der Projektumfang festgelegt und die Ziele klar definiert. Die Deutsche Telekom Service und die Swissteach arbeiteten eng zusammen, um einen detaillierten Projektplan zu erstellen. Hierbei wurden die Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektteam bestimmt und die spezifischen Anforderungen an das System identifiziert. Dies bildete die Grundlage für den weiteren Projektverlauf. Im nächsten Schritt wurden die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen systematisch erfasst. Durch Workshops und Interviews mit den relevanten Stakeholdern wurden detaillierte Informationen gesammelt. Die Ergebnisse dieser Analyse wurden in einem umfassenden Lastenheft dokumentiert, das die Grundlage für die weitere Entwicklung bildete. Eine enge Abstimmung mit der Deutsche Telekom Service sorgte dafür, dass die definierten Anforderungen den tatsächlichen Bedürfnissen der Organisation entsprachen.
Im Anschluss an die Anforderungsanalyse wurden erste Designentwürfe und Prototypen für das Global Teach® Flow-Modul entwickelt. Das UX-Team entwarf Mockups, um die Benutzeroberfläche zu visualisieren und die geplante Nutzererfahrung zu verdeutlichen. Basierend auf diesen Entwürfen wurde ein funktionaler Prototyp konfiguriert, der in regelmäßigen Feedback-Schleifen mit den Endnutzern überprüft und optimiert wurde. Dieser iterative Prozess stellte sicher, dass die Anforderungen der verschiedenen Nutzergruppen berücksichtigt wurden und das Modul eine intuitive Bedienung ermöglichte.
In der Entwicklungsphase setzte das Produktentwicklungsteam die definierten Anforderungen technisch um. Hierbei wurden die Kernfunktionen des Moduls programmiert und in regelmäßigen Entwicklungszyklen verfeinert. Parallel dazu wurde die Benutzeroberfläche integriert, um eine konsistente Nutzererfahrung sicherzustellen. Während dieser Phase fanden kontinuierlich Überprüfungen und Tests statt, um sicherzustellen, dass das Modul den Anforderungen der Deutsche Telekom Service entsprach. Das Ergebnis dieser Phase war ein funktionsfähiges Modul, welches schrittweise in das Gesamtsystem der Telekom Service integriert wird.

Während des gesamten Projektverlaufs spielte außerdem die Qualitätssicherung eine zentrale Rolle. Um die Stabilität, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit des Moduls sicherzustellen, wurden umfangreiche Funktionstests, Usability-Tests und Barrierefreiheitstests durchgeführt. Ergänzend dazu wurde das Modul in Pilotprojekten unter realen Bedingungen getestet, um die Praxistauglichkeit zu überprüfen. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse flossen in die fortlaufende Optimierung des Moduls ein.
Für die erfolgreiche Einführung des Moduls sind begleitende Schulungs- und Implementierungsmaßnahmen der Schlüssel für den erfolgreichen Übergang in die täglich Routine. Die spezifischen Bedürfnisse der Nutzer wurden in konkrete Anpassungsmaßnahmen im Modul übersetzt. So wird einerseits eine reibungslose Integration in die bestehenden Systeme der Deutsche Telekom Service gewährleistet. Andererseits ist sichergestellt, dass das Modul auch im Ganzen zur Arbeitsweise aller beteiligten User passt. Die Erstellung von Schulungsmaterialien, sowie die Durchführung von Trainings und Coachings für die Endnutzer sind integraler Bestandteil des Projektes und sichern den Erfolg ab, in dem die beteiligten User fundiert in das Modul eingeführt werden.
Projektergebnis
Das Projekt Global Teach® Flow wird bei der Deutsche Telekom Service bedeutende Verbesserungen und Effizienzsteigerungen in der Verwaltung und Durchführung von Trainingsmaßnahmen erzielen. Die Einführung des Moduls führt zu einer markanten Optimierung des gesamten Lifecycles von Schulungen, von der Planung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Durch die vollständige Abdeckung aller Phasen des Trainingsprozesses wird eine klare Struktur geschaffen, die es allen beteiligten Akteuren ermöglicht, ihre Aufgaben nachvollziehbar und transparent zu verfolgen. Dies führt zu einer erheblichen Reduktion von Redundanzen und Verzögerungen im Planungs- und Schulungsablauf. Die Einführung von durchgängigen Workflows und integrierten Kommunikationsfunktionen verbessert darüber hinaus die Zusammenarbeit zwischen den am Trainingsprozess beteiligten Personen signifikant. So können Verantwortlichkeiten klar zugewiesen und die Effizienz in der Koordination von Schulungsmaßnahmen gesteigert werden.
Das Modul besticht durch seine hohe Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit. Es lässt sich einfach konfigurieren und anpassen, ohne dass dafür umfangreiche technische Kenntnisse erforderlich sind. Das Ergebnis: Eine schnelle Implementierung und minimale Ausfallzeiten. Die benutzerfreundliche Oberfläche fördert zudem die Akzeptanz bei den Anwendern, was sich positiv auf die tägliche Nutzung und damit auf die gesamte Schulungsinfrastruktur auswirkt. Die vollständige Integration des Moduls ins Frontend hilft, Medienbrüche zu vermeiden und eine nahtlose Nutzung zu gewährleisten. Dies steigert wiederum die Effizienz und Benutzerzufriedenheit weiter, da alle relevanten Funktionen direkt verfügbar sind – ein innovativer Ansatz, der sich für die Deutsche Telekom Service in jeder Hinsicht auszahlt.
Fazit
Das Projekt Global Teach® Flow verdeutlicht, wie moderne Lernlösungen genutzt werden können, um die Herausforderungen der Trainingsverwaltung in großen Unternehmen effektiv zu bewältigen. Durch die Integration aller Phasen des Trainings-Lifecycles in ein benutzerfreundliches und flexibles Modul wird die Effizienz der Schulungsmaßnahmen bei der Deutschen Telekom Service signifikant gesteigert. Die klare Struktur des Systems, kombiniert mit der Möglichkeit, es schnell und unkompliziert an spezifische Anforderungen anzupassen, bietet einen nachhaltigen Mehrwert für das Unternehmen. Aus diesen Gründen werden die beiden Projektpartner Deutsche Telekom Service GmbH und Swissteach AG von der Jury des eLearning Journals mit dem eLearning AWARD 2025 in der Kategorie „Lernplattform“ mit dem Schwerpunkt „Bildungsmanagement“ ausgezeichnet. Herzlichen Glückwunsch!
Keytakeaways
Ausgangssituation:
- Die Trainingsprozesse der Deutsche Telekom Service GmbH boten bisher Optimierungspotenzial in Bezug auf Flexibilität, Effizienz und Transparenz.
- Herausforderungen in der Nachvollziehbarkeit und eine geringere Akzeptanz erschwerten die optimale Nutzung der bestehenden Systeme.
Projektziel:
- Optimierung des Trainings-Lifecycles durch bessere Transparenz, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit.
- Verbesserung der Zusammenarbeit und Schaffung eines zukunftssicheren, skalierbaren Systems.
Umsetzung:
- Entwicklung des Systems in mehreren Phasen, von der Anforderungsanalyse bis hin zur technischen Implementierung.
- Intensive Schulungen und klare Dokumentation sorgten für eine reibungslose Einführung bei den Nutzern.
Projektverantwortliche
Deutsche Telekom Service GmbH
Manuela Temberg
Leiterin Zentrale Dienste
manuela.temberg@telekom.de
Friedrich-Ebert-Allee 71-77, 53113 Bonn
www.telekom.de
Swissteach AG
Roland Ulbrich
Produktmanager Global Teach
roland.ulbrich@swissteach.ch
Hauptstrasse 10, 2560 Nidau
www.swissteach.com