Neue Wege in der Kompetenzentwicklung
Flexibel, effizient, digital: Der Rollout des WiHypX-Portals

Der digitale Rollout des Baufinanzierungsportals WiHypX demonstriert, wie durchdachte Schulungsansätze und eine präzise Projektplanung selbst anspruchsvolle Transformationsvorhaben erfolgreich umgesetzt werden können. Mit innovativen Formaten wie der „Trainersprechstunde“ und themenspezifischen Lernvideos wurde nicht nur ein reibungsloser Wissenstransfer ermöglicht, sondern auch die Akzeptanz der Nutzer signifikant gesteigert.

Die Wüstenrot Bausparkasse AG ist die älteste private Bausparkasse in Deutschland mit Schwerpunkt auf dem Bauspargeschäft und der Baufinanzierung. Sie gehört zur W&W-Gruppe, die aus dem Zusammenschluss der beiden Traditionsunternehmen Wüstenrot und Württembergische entstanden ist. Für den börsennotierten Konzern mit Sitz in Kornwestheim arbeiten derzeit rund 13.000 Menschen im Innen- und Außendienst. Ein Fokus des Unternehmens liegt auf der Bereitstellung moderner Lösungen für die Kundenberatung und Datenverarbeitung, die sowohl Effizienz als auch Benutzerfreundlichkeit gewährleisten sollen. In den letzten Jahren wurde jedoch immer deutlicher, dass die bestehende Software den aktuellen technologischen Anforderungen nicht mehr genügte. Besonders in der Kreditabteilung wurden funktionale Defizite und ein geringer Automatisierungsgrad zu wachsendem Problem, was den Bedarf nach einer zeitgemäßen Lösung verstärkte.

Die Ausgangslage wurde zusätzlich durch die Erfahrungen eines früheren Software-Rollouts im Jahr 2012 geprägt, der trotz großem Aufwand zahlreiche Herausforderungen mit sich brachte. Damals führten technische Schwierigkeiten zu einem erheblichen Anstieg der Supportanfragen und einer hohen Belastung der internen Ressourcen. Diese Erfahrungen machten deutlich, wie wichtig eine strukturierte Planung und ein nachhaltiger Ansatz für den Wissenstransfer sind, um ähnliche Probleme in der Zukunft zu vermeiden.

Mit diesen Erkenntnissen im Gepäck entschied sich Wüstenrot, den digitalen Rollout der neuen Software WiHypX in Angriff zu nehmen. Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, die nicht nur den gestiegenen Anforderungen der Digitalisierung gerecht wird, sondern auch die Akzeptanz der Nutzer durch innovative Schulungsformate und klare Kommunikationswege sicherstellt.

Lernbedarfe
Der Rollout des neuen Baufinanzierungsportals WiHypX zielte darauf ab, nicht nur die technische Einführung der Software sicherzustellen, sondern auch die Benutzer umfassend auf die Nutzung vorzubereiten. Der Bildungsbedarf war klar definiert: Alle zukünftigen Nutzer – von der Kreditabteilung über Außendienstpartner bis hin zu den Kooperationspartnern – sollten die Funktionalitäten des Portals vollständig verstehen und sicher anwenden können. Besonders wichtig war es, auf unterschiedliche Vorkenntnisse, Lernfähigkeiten und Arbeitskontexte der Zielgruppen einzugehen.

Ein zentraler Schwerpunkt lag dabei auf der Bewältigung der Herausforderungen, die durch die Einführung eines neuen Systems in einem dynamischen Arbeitsumfeld entstehen. Das Wissen über grundlegende Arbeitsprozesse wie die Eingabe von Kundendaten, die Nutzung spezifischer Produktfunktionen und die Fehlerbehebung sollte vermittelt und gefestigt werden. Gleichzeitig galt es, den Anwendungsbezug zu stärken, um sicherzustellen, dass die Nutzer den Umgang mit der Software nicht nur verstehen, sondern sie auch produktiv einsetzen können.

Die Lernbedarfe wurden eng mit den Projektzielen verknüpft: die Schonung der internen Ressourcen, die Vermeidung von Produktionsrückgängen sowie eine hohe Nutzerzufriedenheit. Die Umsetzung dieser Ziele erforderte eine innovative Schulungsstrategie, die durch personalisierte Lerninhalte, flexible digitale Formate und unmittelbare Unterstützung in Form der „Trainersprechstunde“ geprägt war.

Projektverlauf
Der Rollout des WiHypX-Portals, einer neuen Softwarelösung für die Baufinanzierungsberatung, wurde über mehrere Phasen hinweg sorgfältig geplant und durchgeführt. Ziel war es, eine effiziente Einführung zu gewährleisten, die sowohl technische als auch organisatorische Herausforderungen berücksichtigt. Das Projekt wurde im Oktober 2022 durch ein erstes Sondierungsgespräch zwischen dem Vorstand der Wüstenrot Bausparkasse AG und der Prohyp, dem Entwickler der Software, eingeleitet. Frühere Erfahrungen mit einem Rollout im Jahr 2012, der aufgrund technischer Schwierigkeiten und hoher Supportlasten problematisch verlief, beeinflussten die strategische Planung maßgeblich. Die Projektziele wurden im Lenkungsausschuss festgelegt, und ein erfahrenes Team unter der Leitung von Peter Kräupziger mit Unterstützung von André van de Bruck übernahm die Umsetzung.

Bereits im Dezember 2022 wurde ein erster Rollout-Plan erstellt, der den Start für Oktober 2023 vorsah. Aufgrund technischer Schwierigkeiten, darunter eine unzureichende Anzahl von Testkapazitäten, kam es jedoch zu mehreren Verschiebungen. Letztlich konnte der Rollout im Mai 2024 erfolgreich starten. Während der Umsetzungsphase wurde der Fortschritt überwacht, wobei regelmäßige Sitzungen zwischen den Verantwortlichen der Wüstenrot und der Prohyp stattfanden. In den ersten Wochen des Rollouts testeten erfahrene Anwender die Software in Pilotphasen und gaben wertvolle Rückmeldungen, um die Einführung weiter zu optimieren.

Die Schulungen für die Nutzer starteten im Herbst 2023 mit Informationsveranstaltungen für Führungskräfte und Anwender, die parallel durch schriftliche Materialien und Lernfilme unterstützt wurden. Die Einführung der neuen Plattform erfolgte in Etappen, um die parallele Nutzung von alter und neuer Software zu ermöglichen und Produktionsausfälle zu vermeiden. Ergänzend dazu wurden digitale Trainings über MS Teams-Sitzungen durchgeführt, in denen die Kernfunktionen der Software vermittelt wurden. Besonders innovativ war das Format der Trainersprechstunden, das eine flexible und bedarfsorientierte Unterstützung ermöglichte. Nutzer konnten direkt mit Experten kommunizieren und Fragen in Echtzeit klären, was die Akzeptanz und das Verständnis für die neue Plattform erheblich steigerte.

Der Rollout verlief jedoch nicht ohne Herausforderungen. Technische Fehler in der Software erforderten schnelle Anpassungen und führten in einigen Fällen zu kurzfristigen Änderungen der Schulungspläne. Die transparente Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten, unter anderem über Wüstenrot-TV und wöchentliche Webinare, stellte sicher, dass alle Beteiligten stets informiert und eingebunden waren. Durch eine konsequente Eskalation technischer Probleme an die IT und den Vorstand konnten zeitnah Verbesserungen erreicht werden.

Projektergebnis
Der Rollout des WiHypX-Portals stellt ein gelungenes Beispiel für die Einführung einer modernen Softwarelösung dar, die den Anforderungen der Baufinanzierungsbranche gerecht wird. Trotz technischer Herausforderungen und der parallelen Nutzung alter und neuer Systeme konnten die zentralen Projektziele erreicht werden. Die Einführung der Software erhöhte nicht nur die Benutzerfreundlichkeit, sondern steigerte durch einen höheren Automatisierungsgrad auch die Produktivität der Kreditabteilung. Dies unterstützte den Abbau von Rückständen und trug zur Effizienzsteigerung bei. Bemerkenswert ist die Kostenreduktion im Vergleich zu früheren Rollouts: Während 2012 rund 2 Millionen Euro an Sachkosten entstanden, beliefen sich diese beim Rollout 2024 auf lediglich 20.000 Euro.

Ein wesentliches Ergebnis war die Etablierung innovativer Schulungsformate, die den Wissenstransfer maßgeblich unterstützten. Die erstmals eingesetzte Trainersprechstunde ermöglichte es den Nutzern, flexibel und direkt Unterstützung von Experten zu erhalten. Dadurch konnten unnötige Supportanfragen in der Kreditabteilung minimiert werden. Dieses Format trug erheblich zur Akzeptanz der Software bei, da die Nutzer praxisnah begleitet und bei spezifischen Fragen unterstützt wurden. Die anfängliche Skepsis der Anwender konnte durch diese gezielte Unterstützung überwunden werden, was sich in einer hohen Zufriedenheit mit den Trainingsmaßnahmen widerspiegelte.

Die Schulungen wurden durch 61 themenspezifische Lernvideos ergänzt, die praxisorientiert und von einem Expertenteam entwickelt wurden. Diese Videos boten den Nutzern klare Anleitungen zu spezifischen Funktionen der Software und unterstützten eine effiziente Einarbeitung. Die Kombination aus Lernvideos, regelmäßigen Webseminaren und individuell buchbaren Übungseinheiten schuf ein flexibles und umfassendes Lernangebot, das auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Zielgruppen abgestimmt war.

Die Nachhaltigkeit des Projekts wurde durch eine systematische Auswertung der Trainingsmaßnahmen und die Integration der gewonnenen Erkenntnisse in zukünftige Projekte gesichert. Besonders die positiven Erfahrungen mit der Trainersprechstunde bieten Potenzial für weitere Anwendungen, etwa in der Ausbildung von Experten. Dieser Ansatz zeigt, wie digitale Formate nicht nur kurzfristig den Rollout unterstützen, sondern auch langfristig zur Optimierung von Lern- und Wissensmanagement beitragen können.

Fazit
Das eLearning-Projekt „WiHypX – Digitaler Rollout des Baufinanzierungsportals“ demonstriert eindrucksvoll, wie durchdachte digitale Lernformate und innovative Ansätze genutzt werden können, um den Wissenstransfer in einem komplexen Transformationsprozess zu gewährleisten. Mithilfe von themenspezifischen Lernvideos, regelmäßigen Webseminaren und dem flexiblen Format der Trainersprechstunde wurde ein praxisnahes und effektives Schulungsangebot geschaffen, das die Akzeptanz der Nutzer erheblich steigerte und eine produktive Einführung der neuen Softwarelösung ermöglichte.

Besonders bemerkenswert ist die erhebliche Kosteneinsparung im Vergleich zu früheren Rollouts sowie die nachhaltige Integration der gewonnenen Erkenntnisse in zukünftige Projekte. Durch die systematische Auswertung der Trainingsmaßnahmen und die gezielte Einbindung der Anwenderperspektive konnte ein langfristiger Mehrwert für die Organisation geschaffen werden. Der Erfolg des Projekts unterstreicht die Bedeutung klarer Zielsetzungen, enger Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten und der Bereitschaft, innovative Schulungsformate zu nutzen. Vor diesem Hintergrund zeichnet die Jury des eLearning Journals die Wüstenrot Bausparkasse AG mit dem eLearning AWARD 2025 in der Kategorie „Blended Learning“ mit dem Schwerpunkt „Rollout“ aus. Herzlichen Glückwunsch!

Keytakeaways:

Ausgangssituation:

  • Die bestehende Software war technisch überlebt und belastete die Kreditabteilung durch niedrigen Automatisierungsgrad und hohe Supportlasten.
  • Frühere Rollout-Erfahrungen zeigten die Notwendigkeit einer besseren Planung und Umsetzung, um ähnliche Probleme zu vermeiden.

Projektziel:

  • Einführung des neuen WiHypX-Portals zur Verbesserung der Effizienz und Benutzerfreundlichkeit.
  • Sicherstellung von Produktivität, Schonung interner Ressourcen und Steigerung der Nutzerzufriedenheit.

Umsetzung:

  • Kombination aus Pilotphasen, digitalen Schulungen (Lernvideos, Webseminare) und der flexiblen Trainersprechstunde.
  • Sukzessiver Rollout mit paralleler Nutzung von alter und neuer Software zur Minimierung von Arbeitsunterbrechungen.

Messung:

  • Erfolg durch höhere Produktivität, erhebliche Kosteneinsparungen (20.000 Euro vs. 2 Millionen Euro im Vorgängerprojekt) und positive Nutzerresonanz.
  • Nachhaltigkeit durch Integration der Schulungserkenntnisse in zukünftige Projekte.

Projektverantwortliche

Wüstenrot Bausparkasse AG
Rainer Horn
Leiter MMA (Marktmanagement, Aus- und Weiterbildung)
rainer.horn@wuestenrot.de
W&W-Platz 1
70801 Kornwestheim
www.wuestenrot.de