Mit Digitalisierung zur idealen Einarbeitung
„BIPA Starter – startet durch!“: Ein Lernpfad, der Mitarbeitende begeistert
Mit dem „BIPA Starter“-Projekt hebt BIPA das Onboarding auf ein neues Niveau und setzt Maßstäbe in der betrieblichen Bildung. Durch den Einsatz moderner Lerntechnologie und einer emotionalen Markenbindung konnte das Unternehmen die Einarbeitungszeit um 37 % senken und die Motivation neuer Mitarbeiter:innen spürbar steigern. Dieses Projekt kombiniert Blended Learning, interaktive Module und personalisierte Onboarding-Erfahrungen zu einem wirkungsvollen, skalierbaren Modell – ein echtes Best Practice für den Erfolg in der digitalen Transformation der Weiterbildung.
Mit dem Projekt „BIPA Starter – startet durch!“ setzt BIPA neue Maßstäbe im Onboarding und der Weiterbildung. Vor dem Hintergrund digitaler Transformation und den wachsenden Anforderungen an die Mitarbeitendenbindung bietet das Programm eine zukunftsorientierte Antwort auf die Herausforderungen moderner Schulungsprozesse. Mit dem digitalen Ansatz des Projekts „BIPA Starter“ werden traditionelle Methoden abgelöst in dem die rund 4.000 Mitarbeitende in den 600 Filialen besser erreicht werden und gleichzeitig deren Engagement gestärkt wird.
Das Projekt wird mittels einem achtmonatigen Lernpfad im zentralen Learning Management System abgebildet. Interaktive Module führen neue Mitarbeitende Schritt für Schritt in die Welt von BIPA ein und vermitteln gezielt das Wissen für den Arbeitsalltag. Die Symbolik des „BIPA Starters“ und „BIPA Insiders“, ergänzt durch persönliche Ansprachen der Geschäftsführung und gezielt aufbereitete Kommunikation, emotionalisiert die Einschulung. Dies fördert die individuelle Motivation der Mitarbeitenden, das Zugehörigkeitsgefühl und trägt wesentlich zur gewünschten Unternehmenskultur bei.
Lernbedarfe
Im dynamischen Arbeitsumfeld des Einzelhandels sah sich BIPA der Herausforderung gegenüber, neue Mitarbeitende effizient und strukturiert einzuarbeiten. Der bisherige Onboarding-Prozess war uneinheitlich: Lerninhalte waren verstreut, die Verantwortung für das Einarbeiten lag hauptsächlich bei den Shop-Manager:innen. Die Folge: Ein unübersichtlicher Einarbeitungsprozess, der den Einstieg ins Unternehmen erschwerte.
Mit dem Programm „BIPA Starter“ verfolgt BIPA ein klares Ziel: Neueinsteiger:innen effizient und motivierend in die BIPA-Welt zu integrieren. Fünf zentrale Lernbedarfe bilden die Basis:
1. Standardisierte Wissensvermittlung: Ein klarer Lernpfad im Learning Management System (LMS) „MOXIE“ bündelt alle Schulungsinhalte und schafft einen einheitlichen Wissensstandard. So erhalten neue Mitarbeitende eine strukturierte Einführung in die Abläufe.
2. Entlastung der Shop-Manager:innen: Durch das selbstständig durchlaufbare „BIPA Starter“-Programm wird der Schulungsaufwand für die Shop-Manager:innen reduziert und diese in deren Arbeitsalltag entlastet. Außerdem schafft es mehr Zeit für die gemeinsam zu erarbeitenden Einschulungsschritte.
3. Markenbindung durch Emotionalisierung: Identifikation mit der Marke BIPA ist zentral. Der eigens entwickelte Charakter „BIPARELLA“, visuelle Symbole für verschiedene Lernstufen sowie die unterschiedlichen, den Arbeitsalltag erleichternden Goodies (Kopfhörer, Magnetclip, Kartenhalter) stärken die emotionale Bindung und fördern die Identifikation mit dem Unternehmen.
4. Praxisnahe und flexible Schulung: Um auf die Filialpraxis vorzubereiten, kombiniert das Programm digitale Module und praktische Anwendungen. Web-Based Trainings (WBTs) und Live-Online-Kassentrainings werden durch das „Starter on the Job“-Training ergänzt, bei welchem BIPA Fachtrainer:innen direkt vor Ort in Filialen Wissen vermitteln.
5. Langfristige Entwicklungsperspektiven: Das Programm zielt auf nachhaltige Mitarbeiterentwicklung ab. Nach Abschluss des „BIPA Starter“-Pfads können Mitarbeitende den Lernpfad „BIPA Profi“ durchlaufen. Dieser dient auch als Basis um weitere Schritte in Richtung Shop-Manager:in gehen zu können.
Diese gezielten Maßnahmen verbessern das Onboarding, fördern die Markenbindung und bieten den Mitarbeitenden Perspektiven für langfristiges Wachstum bei BIPA.
Projektverlauf
Das Projekt „BIPA Starter“ startete mit einer umfassenden Analyse des bestehenden Onboarding-Prozesses, die bemerkbare Schwächen offenbarte: Zu umfassende Onboarding-Materialien und eine unstrukturierte Ablage bzw. Organisation führten zu Herausforderungen für neue Mitarbeitende und Shop-Manager:innen. Aus dieser Erkenntnis entstand die Vision eines modernen, flexiblen Onboarding-Programms, das eine schnelle und nachhaltige Integration ermöglicht. Ein interdisziplinäres Team aus Learning und Development und Vertrieb setzte die Idee in die Praxis um. Gestalterisch wurde das Projektteam vom Marketing unterstützt.
In der Konzeptionsphase entstand der Grundriss des „BIPA Starter“-Programms, basierend auf dem neuen LMS „MOXIE“ als zentraler Plattform. Dieses Tool bündelt Lerninhalte und bietet flexible, individuell anpassbare Lernpfade. Das Onboarding gliedert sich in zwei Module und erstreckt sich über acht Monate. Der „BIPA Starter“ vermittelt so alle notwendigen Grundlagen. Als weiterer interner Karriereschritt kann zudem der „BIPA Profi“ mit vertiefenden Inhalten und Prozesswissen absolviert werden. Der „BIPA Starter“-Lernpfad bspw. kombiniert digitale Web-Based Trainings (WBTs), Live-Online-Trainings für Kassensysteme und praxisnahe Schulungen vor Ort. Ein praxisorientierter Entwicklungsprozess mit Pilotphasen und kontinuierlichem Feedback ermöglichte es, die Inhalte gezielt auf die Bedürfnisse der Filialen abzustimmen.
In einer Pilotphase sammelte das Team wertvolle Erkenntnisse zur Feinjustierung des Programms. Der anschließende landesweite Rollout stellte sicher, dass alle neuen Mitarbeitenden einen klar strukturierten, achtmonatigen Lernpfad durchliefen. Dieser Schritt-für-Schritt-Prozess vermittelt praktisches Wissen und unterstützt eine effektive Einarbeitung.
Eine umfassende Kommunikationsstrategie, die alternative Kanäle wie Intranet-Banner und Verkaufsmitteilungen nutzt, gewährleistete die Bekanntmachung des Programms. Ein Highlight ist „BIPARELLA“, die als neu geschaffener Charakter die Lernenden begleitet und die Identifikation mit der BIPA Kultur stärkt. Kleine Goodies wie gebrandete Kopfhörer steigern zusätzlich das Engagement.
Das Programm bleibt dynamisch: Regelmäßige Evaluierungen und Feedbackgespräche in den ersten acht Monaten sorgen dafür, dass es auch langfristig den Bedürfnissen neuer Mitarbeitender entspricht. So unterstützt das Projekt „BIPA Starter“ nicht nur die strategische Ausrichtung des Unternehmens, sondern stellt sicher, dass das Onboarding stets den Anforderungen eines sich wandelnden Arbeitsmarktes gerecht wird.
Projektergebnis
Das „BIPA Starter“-Projekt setzt im Onboarding neue Maßstäbe und vereint Effizienz, Mitarbeiterbindung und eine moderne Lernkultur. Die Ergebnisse belegen, wie nachhaltig der Onboarding-Prozess im Einzelhandel verbessert werden kann.
Quantitative Erfolge: Effizienzsteigerung und höhere Zufriedenheit
Dank des neuen Einschulungsplans, der Digitalisierung der Inhalte und der Nutzung des LMS „MOXIE“ konnte die Einarbeitungszeit um beeindruckende 37 % verkürzt werden. Besonders wichtig war es, die Inhalte der Einschulung kritisch zu hinterfragen und zu optimieren, sodass die Maßnahme nicht nur einen neuen Namen erhielt, sondern auch tatsächlich zu signifikanten Einsparungen führte.
Darüber hinaus zeigt die diesjährige Mitarbeiter:innenzufriedenheitsumfrage eine Steigerung bei der Frage nach der Möglichkeit, Neues zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Diese Resultate sind vielversprechend, insbesondere mit dem Ziel, die Frühfluktuation langfristig zu verringern.
Qualitative Erfolge: Markenidentifikation und Flexibilität
Neben messbaren Erfolgen punktet das Projekt mit kreativen, markenstärkenden Elementen. Die Figur „BIPARELLA“ sowie die Abzeichen „BIPA Starter“, „BIPA Insider“ und „BIPA Profi“ fördern die Identifikation mit der Marke und stärken die emotionale Bindung zum Unternehmen. Der „BIPA Spirit“ wird ab dem ersten Tag vermittelt und schafft ein motivierendes Lernumfeld.
Das Programm setzt auch bei der Flexibilität neue Standards: „BIPA Starter“ ist so gestaltet, dass es sich an veränderte Anforderungen anpassen lässt. Regelmäßige Feedbackrunden und jährliche Evaluierungen gewährleisten, dass die Inhalte praxisnah und bedarfsorientiert optimiert werden.
Langfristige Perspektive: Nachhaltigkeit und strategische Verankerung
Als Teil der Aus- und Weiterbildungsstrategie von BIPA schafft „BIPA Starter“ eine nachhaltige Basis für die Personalentwicklung. Durch flexible, bedarfsorientierte Lernangebote bleibt BIPA zukunftsorientiert und kann auch auf künftige Anforderungen reagieren.
Fazit
Das Projekt „BIPA Starter – startet durch!“ zeigt, wie eLearning und durchdachte Onboarding-Strategien die Unternehmenskultur prägen können. BIPA hat ein strukturiertes, effizientes und motivierendes Onboarding-System geschaffen, das gezielt auf die emotionale Bindung und Markenidentifikation neuer Mitarbeitender ausgerichtet ist.
Durch die Kombination aus zentralem Learning Management System, praxisnahen Schulungen und gezielter Integration des „BIPA Spirit“ werden neue Mitarbeitende vom ersten Tag an in die Unternehmenskultur eingebunden, was ihr Engagement nachhaltig stärkt. Die Ergebnisse – 37% kürzere Einschulungszeit, höhere Zufriedenheit und geringere Frühfluktuation – unterstreichen den Erfolg der Initiative.
Dieses Projekt bietet L&D Managern wertvolle Einblicke: Es demonstriert, wie ein emotional ansprechendes, flexibles Schulungskonzept das Onboarding optimieren kann. Die fortlaufende Weiterentwicklung macht „BIPA Starter“ zu einem zukunftsweisenden Modell und einer Benchmark in der Branche. Daher erhält das Projekt „Der BIPA Starter – startet durch!“ von BIPA Parfümerie Gesellschaft m.b.H. den eLearning AWARD in der Kategorie „Blended Learning“ mit dem Schwerpunkt „Onboarding“. Herzlichen Glückwunsch!
Keytakeaways
Ausgangssituation:
- Unstrukturiertes Einarbeitungssystem führte zu Ineffizienz und Belastung der Shop Manager:innen.
- Fehlende zentrale Plattform erschwerte den Zugang zu Schulungsinhalten und erschwertem Wissenszugang.
Projektziel:
- Entwicklung eines strukturierten, digitalen Einarbeitungskonzepts zur Optimierung und Reduktion der Schulungszeit.
- Stärkung der Mitarbeiterbindung durch emotionale Ansprache und Vermittlung der Unternehmenskultur
Umsetzung:
- Gestaltung eines digitalen, praxisnahen Lernpfads mit Blended-Learning-Elementen.
- Begleitender Rollout mit gezielter Kommunikation und motivierenden Anreizen wie Goodies und einem Gewinnspiel.
Messung:
- Reduktion der Einarbeitungszeit um 37 % und gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit durch Feedback aus Umfragen.
- Halbjährliche Anpassungen zur Sicherstellung der Relevanz und Anpassung an veränderte Anforderungen.
Projektverantwortliche
BIPA Parfumerien Gesellschaft m.b.H.
Karola Trisl
Expert Learning & Development
k.trisl@bipa.at
Industriezentrum NÖ-Süd, Straße 3, Objekt 16
2355 Wiener Neudorf
www.bipa.at
