Prompten? Mal ehrlich, wie schwer kann das sein?

Viele denken genau das, wenn sie zum ersten Mal mit Microsoft 365 Copilot arbeiten. Schließlich ist KI doch dazu da, uns das Leben zu erleichtern. Warum also sollte man sich mit so etwas wie „richtigem Prompten“ herumschlagen? Ganz einfach: Weil der Teufel im Detail steckt und Copilot am besten funktioniert, wenn Sie wissen, wie Sie „ihn“ ansprechen müssen.

Der erste Versuch: Einfach mal machen
Stellen Sie sich vor, Sie sitzen das erste Mal vor Microsoft 365 Copilot und geben Ihren ersten Prompt ein. Irgendwas wie: „Verkaufszahlen anzeigen“ oder „Bericht erstellen“. Und klar, Copilot zeigt Ihnen etwas an, aber… irgendwie fehlt da der Feinschliff. Das ist der Moment, in dem Sie merken: Das war wohl nicht so ideal. Mit einer KI zu sprechen ist wie eine Unterhaltung mit einem neuen Kollegen zu führen, der noch nicht genau weiß, was Sie eigentlich von ihm wollen. Aber je mehr Sie mit ihm kommunizieren, desto besser versteht er Sie und weiß, was Sie von ihm erwarten. Und genau aus diesem Grund sind das „gegenseitige Kennenlernen“ und der „Learning by Doing“-Ansatz auch im Umgang mit Microsoft 365 Copilot extrem wichtig. Dazu zählt übrigens auch Verständnis für Ihren Copilot aufzubringen, wenn der erste Prompt nicht sofort das Traumergebnis liefert.

Warum „Probieren geht über Studieren“ beim Prompten das A und O ist
Hand aufs Herz: Ja, es gibt viele Tipps und Tricks sowie Leitfäden für das perfekte Prompten. Aber niemand startet als Profi – und das muss man auch nicht! Viel wichtiger ist es, sich einfach mal in den kreativen Prozess zu stürzen. Fehler machen, lachen, sich wundern, warum Copilot plötzlich etwas ganz anderes liefert als erwartet – und dabei lernen. Sie und Ihr Copilot sind ein Team und werden mit jedem Versuch besser. Denn auch Sie werden immer besser darin, herauszufinden, welche Anweisungen die gewünschten Ergebnisse liefern und welche eher ins Leere laufen. Und diese Erfahrungswerte kann Ihnen keine Anleitung dieser Welt geben. Also lassen Sie sich von Leitfäden nicht stressen, sondern sehen Sie sie eher als Inspirationsquelle, um jeden Tag besser zu werden.

Kreative Experimente: Der „Prompt-Cocktail“ für mehr Spaß beim Lernen
Damit das Ganze mehr Spaß macht, hier ein paar Ideen, wie Sie und Ihr Team die KI-Lernphase interessant und spielerisch gestalten können:

      • „Prompt-Roulette“-Tag: Jeder schreibt einen verrückten Prompt auf einen Zettel und schmeißt ihn in einen Topf. Danach zieht jeder einen Zettel und versucht das Beste aus dem Prompt zu machen. Überraschungen sind garantiert!
      • Copilot-Karaoke: Geben Sie Copilot einen Prompt, um einen Songtext umzuschreiben, und lassen Sie Ihr Team raten, welcher Song das sein soll. Lacher vorprogrammiert!
      • Storytelling mit Copilot: Lassen Sie Copilot eine kurze Geschichte zu einem vorgegebenen Thema schreiben. Kreativität und überraschende Wendungen sind erwünscht!
      • Prompt-Challenge – Wer bekommt die besten Ergebnisse?: Vergleichen Sie, wer mit seinem Prompt zu einem beliebigen Thema die präzisesten oder interessantesten Ergebnisse erhält – der Gewinner bekommt einen kleinen Preis.

Pro-Tipps fürs Weiterkommen: Wenn aus Spaß Ernst wird
Okay, Sie haben ein bisschen experimentiert und Spaß gehabt. Aber jetzt möchten Sie wirklich effizienter werden? Dann kommen hier die Tipps, die Sie vom „Einsteiger“ zum „Prompt-Profi“ machen:

      1. Präzision ist der Schlüssel: Je genauer Sie sind, desto besser wird das Ergebnis.
      2. Kontext ist King: Je mehr Hintergrundinfos, desto besser versteht Copilot, worauf er achten soll.
      3. Schritt für Schritt: Zerlegen Sie komplexe Aufgaben in kleinere Einheiten – Copilot wird es Ihnen danken.
      4. Iteration, Iteration, Iteration: Ein Prompt führt selten beim ersten Versuch zum perfekten Ergebnis. Üben, verfeinern, und weiter probieren.

Und hier zwei Beispiele, wie das in der Praxis aussehen kann:

Beispiel 1:
Statt „Bericht erstellen“ könnte ein perfekter Prompt lauten: „Erstelle eine detaillierte Übersicht der Verkaufszahlen für das dritte Quartal 2024, unterteilt nach Regionen, und markiere die drei umsatzstärksten Produkte in einer eigenen Spalte. Verwende die Daten aus unserem CRM und erstelle dazu eine PowerPoint-Folie mit den wichtigsten Erkenntnissen.“

Warum ist dieser Prompt gut?

      • Präzise Formulierung: Es ist klar, dass eine Übersicht gewünscht ist und welche Daten dafür genutzt werden sollen.
      • Kontext und Details: Die Aufforderung, die Daten aus dem CRM zu verwenden, zeigt Copilot, wo er suchen soll.
      • Zielgerichtet: Die Aufforderung, eine PowerPoint-Folie zu erstellen, macht das gewünschte Endergebnis deutlich.

Und hier zwei Beispiele, wie das in der Praxis aussehen kann:

Beispiel 2:
Sie haben ein Bewerbungsgespräch vor sich und möchten sich gezielt und zeitsparend vorbereiten. Dabei ist es Ihnen besonders wichtig, herauszufinden, ob die Erfahrungen der Person, die sich beworben hat, wirklich zum Stellenprofil passen. Um sicherzustellen, dass Sie die passenden Fragen stellen, könnten Sie folgenden Prompt nutzen: „Erstelle einen stichpunktartigen Fragenkatalog für ein Bewerbungsgespräch mit einem Kandidaten, der sich auf die Stelle „Projekt Manager“ beworben hat. Bitte berücksichtige dabei die Beschreibung und Anforderungen aus der Stellenanzeige [Dokument inkludiert] und die Bewerbung des Kandidaten [Dokument inkludiert].“

Warum ist dieser Prompt gut?

      • Präzise Formulierung: Der Prompt macht deutlich, dass eine stichpunktartige Übersicht gefragt ist und welche Informationen dafür relevant sind. So kann Copilot gezielt darauf eingehen.
      • Kontext und Details: Die Angabe, sowohl die Stellenanzeige als auch die Bewerbung des Kandidaten zu berücksichtigen, hilft Copilot, die richtigen Informationen zu nutzen und relevante Fragen zu erstellen.
      • Zielgerichtet: Der Prompt beschreibt klar, was am Ende benötigt wird – ein Fragenkatalog, der optimal auf das anstehende Bewerbungsgespräch abgestimmt ist.

So wird aus vagen Wünschen ein klarer Auftrag, der Copilot hilft, Ihnen genau das zu liefern, was Sie brauchen. Und darum gilt: Wer das meiste aus ihm herausholen will, muss lernen, gezielt und durchdacht zu prompten. Der beste Tipp, den wir Ihnen geben können: Bauen Sie Ziel, Kontext, Quelle und Erwartung gezielt in Ihre Prompts ein – und haben Sie Spaß dabei!

Fazit: Prompten – doch nicht so einfach wie gedacht?!
Vielleicht haben Sie jetzt gemerkt, dass es beim Prompten nicht nur um Anweisungen geht, sondern um Kreativität und Präzision. Und dass der Weg dorthin zwar holprig ist, aber auch eine Menge Spaß machen kann. Also: Trauen Sie sich, experimentieren Sie und entdecken Sie, wie viel mehr in Ihrem Copilot steckt, wenn Sie ihm die richtigen Impulse geben und ihn als Teil Ihres Teams sehen.

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