Die vollständige Transformation der hagebau Akademie
Alle guten Dinge sind drei – oder auch nicht? Was die Anzahl an parallel genutzten Systemen im Bereich der betrieblichen Aus- und Weiterbildung angeht, sicher eher nicht. Das bestätigt auch die hagebau, die ihr Schulungs- und Qualifizierungsangebot für Fachkräfte bis vor einigen Jahren noch in drei verschiedenen Systemen verwaltet und organisiert hat. Die Konsequenz? Eine umständliche Anwendung für alle Beteiligten sowie technische Grenzen, die eine Weiterentwicklung der Lernprozesse nur eingeschränkt ermöglichen. Die Zusammenführung dieser drei Systeme in ein LMS sollte diese Probleme beheben. Doch schnell ist dieses in der Nutzung an seine Grenzen gestoßen. Vor diesem Hintergrund wurde der Umzug in ein neues, flexibleres LMS notwendig. Dieser gelang gemeinsam mit der Magh und Boppert GmbH.
Die Aus- und Weiterbildung von Fachkräften im Fach- und Einzelhandel ist bei hagebau schon seit über zwei Jahrzehnten ein zentrales Thema der Personalentwicklung. So hat sich über die Jahre ein breites Portfolio aus analogen und digitalen Lernangeboten entwickelt, das kontinuierlich weiterentwickelt und ergänzt wird, um die Kompetenzentwicklung der Mitarbeitenden in den hagebau Gesellschafterhäusern aktiv zu fördern. Das bestehende Kursrepertoire ist speziell auf die hagebau-Anforderungen abgestimmt und spricht sämtliche Fachkräfte des Unternehmens an – vom unerfahrenen Azubi bis zur versierten Führungskraft. Um das Lernerlebnis sowohl für die Mitarbeitenden selbst als auch für die Verantwortlichen im Hintergrund anwenderfreundlicher und innovativer zu gestalten, wurden die Kursbuchung, die Administration sowie die Durchführung der Online-Trainings erstmalig 2017 gesammelt in einer digitalen Lernplattform zusammengeführt. In der aktiven Nutzung wurde jedoch schnell klar, dass dieses LMS nicht die zahlreichen Anforderungen der hagebau erfüllen kann. Im Rahmen dieses Projektes sollte folglich eine neue digitale Lernplattform konzipiert werden, die exakt den Anforderungen der hagebau entspricht und die bestehenden Daten aus dem alten LMS übernimmt.
Lernbedarfe
Das konkrete Ziel des Projektes bestand folglich (1) in der Entwicklung einer komplett neuen Lernumgebung und (2) der Migration der umfangreichen Daten aus dem LMS in diese. Die neue Plattform musste dabei verschiedene Anforderungen erfüllen, um die Nutzung für alle Beteiligten zu vereinfachen und die interne Akzeptanz für die betriebliche Weiterbildung weiterhin zu steigern. So sollte sie sich zum einen problemlos in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens einfügen können und zum anderen die nötige Flexibilität bieten, um auf die individuellen und vor alle aktuellen Bedarfe der Lernenden einzugehen. Ebenfalls war es wichtig, dass bei dem Wechsel auf die neue Plattform die vorhandenen Stamm- und Historiendaten der Nutzenden übertragen werden können und nicht verloren gehen. Dazu gehören neben den aktuellen Schulungen auch die individuellen Kurstermine sowie die Historie der bereits absolvierten Kurse und die erhaltenen Zertifikate. Weitere Kriterien bzw. Wünsche an die neue Lernumgebung bestanden in der Implementierung von abwechslungsreichen Gamification-Elementen sowie einem integrierten Testsystem, das neue Inhalte und Tools unmittelbar auf ihre Funktionalität im System überprüft. Ebenfalls sollte zudem die Anbindung an LMS anderer Anbieter ermöglicht werden, um neben den internen Kursen weiterhin auch externe Schulungen anbieten zu können.
Die Weiterbildungsangebote der hagebau Akademie richten sich an alle Mitarbeiter der hagebau Gesellschafterhäuser. Dabei sind die Angebote jedoch nicht verpflichtend, sondern basieren auf Freiwilligkeit. Mit einer ansprechenden Gestaltung, einer intuitiven Bedienbarkeit und natürlich einem abwechslungsreichen und interaktiven Kursangebot sollte die Zahl der Nutzenden natürlich bestmöglich gesteigert werden.
Für die neue hagebau Akademie wurden speziell vier Zielgruppen identifiziert: So richtet sich diese neben den Lernenden – also den Mitarbeitenden der hagebau Gesellschafterhäuser sämtlicher Abteilungen im Fach- und Einzelhandel – auch an die Führungskräfte, die Personalentwickler:innen und nicht zuletzt die Administrator:innen, die ebenfalls von der Zusammenlegung und somit Vereinfachung der Systeme profitieren sollen.
Projektverlauf
Der Bedarf nach einer neuen Lernumgebung für sämtliche Schulungsprozesse wurde bereits seit längerer Zeit gesehen. Als die hagebau Mitte 2020 auf den Dienstleister Magh und Boppert GmbH stieß, der den langen Anforderungskatalog des Unternehmens optimal umsetzen zu können schien, konnte das Projekt endlich konkretere Formen annehmen und in die Tat umgesetzt werden. Mit Beginn des Jahres 2021 stand hierfür zunächst die Konzeption der neuen digitalen Lernplattform an: In einem Workshop wurden in diesem Zusammenhang von den Projektverantwortlichen die konkreten Anforderungen an die neue Lernumgebung definiert. Nachdem diese feststanden, erfolgte Mitte 2021 dann die konkrete Strukturierung der Plattform, auf deren Basis dann im Herbst mit dem Aufbau der Lernwelt und der Migration der Daten gestartet werden konnte. Bei der technischen Umsetzung stand der Projektpartner Magh und Boppert dem Team von hagebau stets beratend zu Seite.
Die Tatsache, dass alle Besprechungen pandemiebedingt ausschließlich in einem digitalen Rahmen stattfinden konnten, wurde in der Projektdurchführung gleichermaßen als Herausforderung und als Chance betrachtet: Auf diese Weise ließen sich einfache Angelegenheiten überraschend schnell umsetzen – komplexere Themen, bei denen zunächst ein gemeinsames Verständnis geschaffen werden musste, nahmen dagegen mehr Zeit in Anspruch.
Die identifizierten Stakeholder, bestehend aus den Gesellschafter:innen aus Fach- und Einzelhandel, den Markt- bzw. Standortleiter:innen sowie der Personalentwicklung, durften die neue Lernwelt in einem ersten Pilot testen. Das Feedback wurde anschließend ausgewertet und in die Plattform eingearbeitet, bevor zum Jahresende 2021 die hagebau Akademie final auch der gesamten Zielgruppe zur Verfügung gestellt werden konnte.
Im weiteren Verlauf begann dann die Arbeit „hinter den Kulissen“, die für die Lernenden selbst nicht einsehbar war: So mussten die kompletten Lernhistorien der 20.000 Nutzenden sowie über 72.000 Datensätze aus dem alten LMS in die neue Lernwelt übertragen werden. Nachdem ebenfalls weitere Kleinigkeiten integriert wurde, war die neue Lernplattform „Avendoo“ Mitte 2022 mit allen relevanten und gewünschten Prozessen ausgestattet.
Ein weiterer Schritt bestand darin, die Führungskräfte über die Funktionalitäten der hagebau Akademie zu informieren. Vor diesem Hintergrund wurden mehrere Live-Online-Trainings veranstaltet sowie ein schriftliches Handout erarbeitet, auf das die Nutzenden auch zu einem späteren Zeitpunkt zurückgreifen können. Um die relevanten Stakeholder über die neue hagebau Akademie zu informieren, wurden verschiedene Kommunikationsmaßnahmen ergriffen: Dieses geschah zum einen durch ein internes Rundschreiben sowie einen Mailverteiler, zum anderen wurde das neue Lernportal über die regionalen Verkaufsleitungen an die entsprechenden Teams kommuniziert. Darüber hinaus wurde das neue LMS ebenfalls auf der digitalen hagebau Messe 2021 präsentiert.
Projektergebnis
Mit „Avendoo“ bietet das Unternehmen den Mitarbeitern der hagebau Gesellschafterhäuser eine komplett neue digitale Lernumgebung mit einer verbesserten Learning Experience: Neben ihrer vielfältigen Funktionalität und der intuitiven Bedienung überzeugt diese außerdem durch ein abwechslungsreiches und breites Kursangebot – mit eingebundenen Gamification-Elementen werden zusätzliche Anreize geschaffen. Dieses wird noch nicht genutzt, aber das LMS bietet die perspektivische Möglichkeit. Durch die Migration in ein neues LMS können die Nutzenden hier viel anwenderfreundlicher und zeiteffizienter ihre Qualifikationen durchlaufen – von der Anmeldung über die Suche des Kurses bis zur Absolvierung des Trainings selbst. Zugleich können hier erstmals zahlreiche Ideen für die Fachkräfte-Qualifikationen realisiert werden, die aufgrund der vorherigen technischen Grenzen nicht umgesetzt werden konnten. So wird durch eine LTI-Schnittstelle in der neuen Plattform unter anderem ermöglicht, dass auch externe Schulungen von Drittanbietern im Kursangebot gelistet und absolviert werden können.
Dementsprechend positiv fällt auch die Resonanz der Nutzenden aus. Die hohe Akzeptanz der Mitarbeitenden der hagebau Gesellschaftshäuser spiegelt sich ebenfalls in der deutlich gestiegenen Nutzer:innenzahl wider – so sind zum aktuellen Stand rund 20.000 hagebau-Fachkräfte aus dem Einzel- und Fachhandel in der hagebau Akademie registriert, die zeit- und ortsunabhängig auf die Plattform zugreifen können. Der Lernerfolg der Gesellschafterhäuser mit deren MitarbeiterInnen bzw. NutzerInnen wird mithilfe von der Ausstellung ablaufender Zertifikate sichergestellt. Diese sorgen dafür, dass die gelernten Inhalte in regelmäßigen Abständen wiederholt werden müssen, wodurch das Gelernte nachhaltig verfestigt wird.
Auch nach der erfolgreichen Migration in das neue LMS wird „Avendoo“ laufend weiter optimiert. Als dynamische und innovative Lernplattform kann sie so den aktuellen Zuständen sowie den Lernbedarfen der Zielgruppen und des Unternehmens angepasst werden und wächst mit den Anforderungen der Fachkräfte mit.
Fazit
In den aktuellen Zeiten des digitalen Wandels und den damit einhergehenden Herausforderungen ist es für Unternehmen umso wichtiger, die Kompetenzentwicklung ihre Mitarbeitenden zu fördern, um auch als gesamtes Unternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben und den Herausforderungen zur Zukunft gewachsen zu sein. Mit der Migration in das neue LMS „Avendoo“ geht hagebau diesem Bedarf nach und begünstigt den erfolgreichen Lernprozess der Gesellschafterhäuser mit deren MitarbeiterInnen bzw. NutzerInnen. Durch die Übersichtlichkeit und anwenderfreundliche Nutzung werden diese laufend motiviert, sich mit der Lernwelt von hagebau auseinanderzusetzen. Damit verfolgt das Unternehmen zugleich das Ziel, den Bereich der Aus- und Weiterbildung noch stärker und von einem fremdgesteuerten zu einem selbstgesteuerten, eigenmotivierten Lernen zu entwickeln.
Die hagebau Akademie trägt vor diesem Hintergrund maßgeblich zu den strategischen Unternehmensziele bei, indem durch die kompetenten Fachkräfte neben der Kundenzufriedenheit im Bereich der Betreuung und Beratung auch der Umsatz gesteigert wird, was mit dem Ziel der hagebau einhergeht, sich von anderen Mitbewerber:innen auf dem Markt abzuheben. Aus diesen Gründen freut sich die Jury, den eLearning AWARD 2023 in der Kategorie „LMS-Migration“ zu verleihen. Herzlichen Glückwunsch!
Vorgaben & Besonderheiten
Vorgaben:
Der Umzug des bestehenden Lernportals in das neue LMS „Avendoo“ samt Migration der Datensätze. Hier werden alle Prozesse der Aus- und Weiterbildung von der Buchung, über die Administration bis zur Durchführung vereint. Gepaart mit einer hohen Benutzerfreundlichkeit und gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt auch interaktiven Gamification-Elementen soll dieses zu einem effektiveren Lernerlebnis beitragen und die Akzeptanz der internen Aus- und Weiterbildung steigern.
Besonderheiten:
Neben den internen Präsenz- und Online-Trainings, die speziell auf die Bedarfe der hagebau zugeschnitten sind, bietet die neue Lernplattform zudem die Teilnahme an externen Schulungen von Drittanbietern an. Darüber hinaus können sich Teams mit Tools wie individualisierten Trainingsplänen und in Zukunft auch User-generated Content gezielt weiterbilden.
Projektverantwortliche
hagebau
hagebau Handelsgesellschaft
für Baustoffe mbH & Co. KG
Celler Straße 47
D-29614 Soltau
