Für einen schnellen Transfer über Ländergrenzen hinweg
Immer auf dem aktuellen Stand – mit Smart Connect

Gerade in Pandemiezeiten, in denen nahezu tägliche neue Coronaauflagen verabschiedet werden, ist es wichtig, alle Mitarbeitenden, ob im Büro oder im Auswärts-Dienst, zeitnah und über Sprachbarrieren hinweg zu informieren. Dieses gelingt mit der der mobilen App Smart Connect.

Wie gelingt es, alle Mitarbeitenden der Deutschen Post DHL Group auf einer digitalen Plattform zusammenzubringen und somit sicherzustellen, dass alle einheitlich und zeitnah mit aktuellen Informationen versorgt werden und zugleich Zugang zu einem digitalen Lernangebot erhalten? Und dass, obwohl ein Großteil der Fachkräfte auswärts unterwegs ist und keinen klassischen Bürojob hat? Mit dem Ausbruch der Pandemie wurde der Bedarf nach einer digitalen und globalen Plattform so groß, dass die Unternehmensgruppe die App „Smart Connect“ ins Leben rief.

Als weltweit führender Logistikanbieter beschäftigt die Deutsche Post DHL Group rund 600.000 Mitarbeitende in über 220 Ländern. Allein in den letzten Jahren wurden durch das Wachstum des Geschäfts im Zuge von Corona 20.000 zusätzliche Mitarbeitende eingestellt. Ein Großteil der Fachkräfte ist dabei jedoch nicht in klassischen Bürojobs mit PC-Zugang tätig, sondern arbeiten im operativen Bereich wie in der Sortierung oder Zulieferung. Da diese somit keinen regelmäßigen Zugang zum digitalen Intranet des Konzerns haben, nahm die Ausbreitung bzw. Verteilung von Informationen bislang immer längere Wege in Anspruch. So hatten die auswärts aktiven Fachkräfte lediglich über das physische schwarze Brett oder Teammeetings die Gelegenheit, relevante Informationen zu erfahren. Mit der Pandemie, während der teilweise täglich bzw. wöchentlich neue Gesundheitsmaßnahmen und Schutzrichtlinien aktiv wurden, wurde das Problem einer nicht ausreichenden Vernetzung allgegenwärtig. Vor diesem Hintergrund sollte eine digitale Employee Experience Platform die Lösung bieten, auf die sämtliche Mitarbeitenden von überall und zu jeder Zeit zugreifen und relevante Informationen und Meldungen abrufen zu können.

Lernbedarfe

Die konzipierte Plattform „Smart Connect“ sollte dabei alle Mitarbeitenden einschließen, unabhängig von Abteilung, Sprache oder Erfahrungsschatz. Vor diesem Hintergrund bestand eine der größten Herausforderungen in diesem Projekt in der großen Komplexität des Rollouts für sämtliche Fachkräfte. Dieser erfolgte in allen 220 Ländern, in denen die DPDHL Group tätig ist. Entsprechend sollte die Plattform in 42 Sprachen umgesetzt werden, um eine größtmögliche Akzeptanz von Seiten der internationalen Belegschaft zu erzielen. Für einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff, gerade auch für die Mitarbeitenden ohne eigenen PC sollte die Plattform als App konzipiert werden, um auch vom Smartphone darauf zugreifen zu können. Ebenfalls sollte ein einziger Login für alle verknüpften Prozesse den Zugang vereinfachen.

Neben ihrer Funktion als schneller und effizienter Informationsverteiler sollte Smart Connect darüber hinaus auch vorrangig als neue Plattform für den kollaborativen und interaktiven Austausch unter Kolleg:innen sowie die betriebliche Weiterbildung genutzt werden. In diesem Rahmen galt es, die Lernstrategie des Unternehmens in Smart Connect zu verankern, die den Fachkräften vor allem ein breitgefächertes und innovatives Portfolio an digitalen Kursen bieten möchte, das exakt auf die Bedürfnisse dieser zugeschnitten ist und somit vorhandene Kompetenzlücken füllt. Neben der Komponente „Learn & Grow“, die in ihrer Funktion als „Karrieremarktplatz“ dabei unterstützt, eigene Ziele und Herausforderungen zu definieren und die persönlichen Kompetenzen zu erweitern, sorgt die zweite Komponente „Certified“ für eine Qualifizierung der Fachkräfte nach den Maßstäben des Konzerns, um sie in der Durchführung ihrer Tätigkeiten zu verbessern. Hier sollten vorrangig die Führungskräfte selbst die Wissensvermittlung an die Mitarbeitenden übernehmen, um sie gezielt auf die Umsetzung in der Praxis vorzubereiten.

Die Lerninhalte wurden dabei vom Projektpartner und E-Learning- Anbieter Cornerstone in seinem globalen Learning Management System bereitgestellt, auf das die Mitarbeiter über die Smart Connect-App Zugriff haben.

Projektverlauf

Insgesamt waren an dem Projekt „Smart Connect“ über 500 Mitarbeitende in einem internationalen Team beteiligt. So konnte sichergestellt werden, dass alle Bedürfnisse auch von Seiten der Zielgruppe berücksichtigt wurden, um letztendlich eine für die Fachkräfte optimale und effektive Plattform fertigzustellen. Die Idee einer Employee Experience Plattform, auf die global sämtliche Mitarbeitenden unabhängig von Position und Sprache zugreifen, Infos erhalten, sich austauschen und lernen können, bestand schon länger: Bereits 2018 begann das Projektteam mit der Entwicklung eines zentralen Systems, das als fester Bestandteil in die Unternehmensstrukturen eingebunden werden sollte. Insbesondere wurden hier für ein bedarfsorientiertes Lernangebot KI- und ML-gestützte Tools eingeführt und darauf trainiert, die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu identifizieren und darauf basierend einen individuellen Lernpfad zu erstellen. Allein diese Phase, die einen entscheidenden Grundstein für den weiteren Ausbau der Plattform bildete, nahm zwei Jahre in Anspruch.

Ebenfalls galt es, einen geeigneten Anbieter ausfindig zu machen, der die entsprechenden digitalen Lerninhalte für die „Learn & Grow“-Komponente bereitstellt und mit der Smart Connect-App verknüpft, so dass die Lernenden bequem auf ihre entsprechenden Trainings zugreifen konnten. Hierfür erwies sich Cornerstone als idealer Projektpartner. Ebenfalls wurde für die Führungskräfte ein zwei- bis dreiwöchiges Trainingsprogramm durchgeführt, in dem sie für eine Trainer:innentätigkeit in „Certified“ gebrieft wurden und ihre individuellen Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten optimieren konnten. Das Rollout der Plattform war ursprünglich für einen Zeitraum von zwei Jahren angedacht. Die Pandemie hatte jedoch den Bedarf nach einem einheitlichen und zentralen Anlaufpunkt, auf den alle Mitarbeitenden gleichermaßen Zugriff haben, so erheblich gesteigert, dass der Rollout auf einen Zeitraum von sechs Monaten verkürzt wurde. Nicht zuletzt diente die zeitnahe Bereitstellung von Smart Connect auch dazu, jegliche neuen Schutzmaßnahmen, die im Zuge von Corona anfielen, schnell an die gesamte Belegschaft weiterzuleiten. Auf diese Weise konnte die Plattform bereits Ende 2020 sämtlichen Mitarbeitenden der DPDHL Group in 42 Sprachen zur Verfügung gestellt werden. Ursprüngliches Ziel war es, dass die neue Plattform Smart Connect 2022 das bisherige Intranet komplett ersetzt haben sollte. Beworben wurde die neue interne Mitarbeiter-Plattform zum einen über die Führungskräfte, die ihre Teams informierten, zum anderen auf dem bisher üblichen Wege über das physische schwarze Brett sowie das zu dem Zeitpunkt noch bestehende Intranet.

Projektergebnis

Die DPDHL Group bewertet den Erfolg der Plattform anhand verschiedener, zuvor definierter Kriterien: So tragen unter anderem die Anzahl abgeschlossener Schulungsstunden pro Mitarbeitenden, die Zufriedenheit, der Wissenszuwachs und damit einhergehend die anschließende Verhaltensänderung, in dem das Gelernte in Folge eines erfolgreichen Wissenstransfers in die Praxis umgesetzt wurde, zum Stimmungsbild der Akzeptanz bei. In Hinblick auf das bisherige Feedback der Lernenden ist die Smart Connect-App ein voller Erfolg. Besonders überzeugt die Plattform im Bereich der Weiterbildung darin, dass mithilfe von KI individuelle Kompetenzlücken einzelner Mitarbeitender herausgestellt werden und auf dieser Basis ein individuelles Lernportfolio zusammengestellt wird, dass bei der Optimierung dieser Kompetenzen und der persönlichen Weiterentwicklung unterstützt. Der implementierte Karrieremarktplatz zeigt den Lernenden dabei die möglichen Potenziale auf und motiviert sie in diesem Zusammenhang zum Fortsetzen ihrer Lernreise. Zusätzlich werden die Fachkräfte durch den simplen Zugriff ermutigt, sich mit der neuen App auseinanderzusetzen und die individuelle Weiterbildung voranzutreiben.

Neben der Bereitstellung eines individuellen Lernangebots unterstützt Smart Connect auch bei der ganzheitlichen Organisation und Durchführung von Pflichtschulungen: Hier geben die Statistiken zu erkennen, dass die Beteiligungsquote mit der Einführung der Plattform von 65 Prozent auf 99 Prozent stark gestiegen ist. Die Implementierung von Smart Connect hat sich in mehr als einer Hinsicht als sehr sinnvoll herausgestellt. So sieht die DPDHL Gruppe anhand von Statistiken einen starken Zusammenhang zwischen der Absolvierung der tätigkeitsspezifischen Trainings und dem Engagement der Mitarbeitenden sowie der Unternehmensleistung. Die Fachkräfte werden folglich durch die etablierte Lernstrategie zum Lernen motiviert, steigern mit dem erlernten Knowhow die Qualität ihrer Arbeitstätigkeit, was sich wiederum unmittelbar in der Leistung und damit einhergehend im Erfolg des Unternehmens widerspiegelt.

Auch nach dem erfolgreichen Rollout der Plattform wird neben den aktuellen Informationen auf der Startseite auch das digitale Lernangebot laufend optimiert. Auf diesem Weg soll zum einen sichergestellt werden, dass den Fachkräften eine bestmögliche Lernerfahrung geboten wird, zum anderen aber auch, dass die Inhalte auf Smart Connect stets mit den strategischen Zielen und Werten des Unternehmens einhergehen, um so nachhaltig zum Erfolg der DPDHL Group beizutragen.

Fazit

In der aktuellen Zeit, in der der Fachkräftemangel ein allgegenwärtiges Thema ist, ist es für Unternehmen umso wichtiger, die eigenen Mitarbeitenden als wertvolle Ressource zu fördern und langfristig zu binden. Dieses gelingt nicht zuletzt durch eine gezielte Förderung der Kompetenzentwicklung. Betriebliche Lernangebote sollten längst kein nice-to-have mehr sein, sondern ein fester Bestandteil jeder Unternehmenskultur. Mit der Etablierung der Employee Experience Platform Smart Connect und damit einhergehend dem digitalen Lernangebot gelingt es der DPDHL Group, das betriebliche Lernen von Grund auf zu optimieren und in den Arbeitsalltag der Belegschaft zu integrieren. So kann sich die Unternehmensgruppe zudem als attraktiver Arbeitgeber positionieren, der auf die veränderten Erwartungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingeht. Diese Herausforderung hat die Deutsche Post DHL Group im Rahmen dieses Projektes mit Bravour gelöst, findet die Jury des eLearning AWARD 2023 und verleiht die Auszeichnung in der Kategorie „Kompetenzmanagement“.


Vorgaben & Besonderheiten

Vorgaben:
Um allen 590.000 Mitarbeitenden aus 220 Ländern schnell und unkompliziert Informationen zukommen zu lassen und darüber hinaus das digitale Lernen zu ermöglichen, soll eine Employee Experience Platform entwickelt werden. Diese vereint die drei wesentlichen Komponenten Information, Kollaboration und Interaktion und soll zudem mit der Lernstrategie der DPDHL Group verknüpft werden

Besonderheiten:
Mithilfe von KI werden die spezifischen Kompetenzlücken der Mitarbeitenden ermittelt und darauf basierend ein individuelles Lernangebot aus digitalen Kursen zusammengestellt. Auf diese Weise wird eine bedarfsorientierte Weiterentwicklung der Fachkräfte gefördert, was nicht nur dabei hilft, ihre persönlichen Fähigkeiten zu erweitern und Ziele zu erreichen, sondern zudem auch bei der Leistungssteigerung ihrer Tätigkeiten unterstützt.


Projektverantwortliche

Deutsche Post DHL Group

Meredith Wellard
VP Talent Acquisition, Learning & Growth

Deutsche Post DHL Group
Charles-de-Gaulle-Str. 20
D-53113 Bonn

meredith.wellard@dhl.com
www.dpdhl.com

 

Cornerstone OnDemand

Anja Freiheit
Senior Customer Experience Manager, EMEA

Cornerstone OnDemand Global Operations, Inc.–Germany Branch
Flughafenstraße 103
D-40474 Düsseldorf

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