Kategorie: Wissensmanagement

Ein Tag, der sich nur um das Thema „Wissensmanagement“ dreht und Organisationen schnell, kostengünstig und effektiv an ein gelungenes Wissensmanagement heranführt – das war die Idee, die hinter dem Projekt „besserwisser-Tag“ steckt. Innerhalb weniger Stunden soll den Teilnehmenden vermittelt werden, dass das zunächst abstrakte und komplex wirkende Thema „Wissensmanagement“ eigentlich ganz einfach sein und sogar Spaß machen kann.

Wissen ist eine wertvolle Ressource, mit der behutsam umgegangen werden muss. Gerade in den aktuellen Zeiten, die stark von Fluktuation, Fachkräftemangel und Personalausfällen geprägt sind, ist es umso wichtiger für Organisationen, das interne Organisations-Knowhow sowie das individuelle Fachwissen der Mitarbeitenden zu sichern. In diesem Zusammenhang wird ein funktionierendes Wissensmanagement notwendig, das systematisch dafür sorgt, dass das relevante Wissen nachhaltig gesichert wird, um so eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Organisation und der Mitarbeitenden selbst zu fördern. Doch gerade vor diesem konkreten „Wissensmanagement“ schrecken viele Organisationen zunächst einmal zurück, da es viel zu komplex klingt, um dieses schnell und ohne großes Budget in Angriff zu nehmen.

Mit dem Projekt „besserwisser-Tag“ haben Manola Kraus von vision + support, Martina Koch von KnowledgeXcellence und Stefanie Weßels von der kitazo AG gemeinschaftlich eine schnelle, kostengünstige und vor allem effektive Lösung entwickelt, wie Organisationen jeglicher Größe und Struktur Wissensmanagement aktiv und nachhaltig in ihrer Lernkultur umsetzen und etablieren können.

Lernbedarfe

Das Ziel des besserwisser-Tages besteht darin, Organisationen innerhalb weniger Stunden an professionelles Wissensmanagement heranzuführen und dieses langfristig in den organisationalen Strukturen zu etablieren. In diesem Rahmen können bis zu 100 Mitarbeitende einer Organisation an dem reinen Online-Event teilnehmen – anschließend sollen sie dazu in der Lage sein, das für die Organisation bzw. Kolleg:innen relevante Fachwissen zu erkennen sowie eigenständig zu produzieren und auf einer internen Video-Lernplattform zur Verfügung stellen zu können, um so aktiv zum organisationalen Wissensmanagement beizutragen.

Da Menschen bekanntlich am leichtesten und effektivsten von ihren Mitmenschen lernen (social learning), ist das Wissensmanagement in Form von kurzen Lernvideos von den Kolleg:innen so erfolgreich. Darüber hinaus ist die Hemmschwelle, ein kurzes Lernvideo aufzuzeichnen, für die Mitarbeitenden selbst auch deutlich geringer als einen ausführlichen Text zu formulieren. Auf diese Weise soll das Wissen der Mitarbeitenden in Form von Lernvideos festgehalten und digitalisiert werden, um so das Organisations-Knowhow nachhaltig zu sichern.

Während des Tages soll den Teilnehmenden vor allem vermittelt werden, dass Wissensmanagement nicht groß und komplex sein muss, sondern schon mit der Produktion eines kleinen Videos beginnt. Nach dem erfolgreichen Abschluss der Veranstaltung sollen die Teilnehmenden eigenständig das eingeführte Wissensmanagement weiterbetreiben, indem sie ihr Fachwissen kontinuierlich in Lernvideos aufbereiten und Kolleg:innen dazu motivieren, dasselbe zu tun.

Ein wesentlicher Anspruch der Projektentwicklerinnen bestand darin, dass sich der besserwisser-Tag auf jede Art und Größe von Organisationen anwenden lässt und unabhängig von den spezifischen Organisationsstrukturen funktioniert. Vor diesem Hintergrund werden sämtliche Organisationen, die Wissensmanagement aktiv und langfristig etablieren wollen, als potenzielle Zielgruppe betrachtet. Als Teilnehmende stehen dabei jene Mitarbeitende im Fokus, die in „wissensintensiven“ Bereichen von Organisationen tätig sind, bei denen es also am meisten Sinn macht, hier mit der nachhaltigen Wissenssicherung zu beginnen. Die Teilnehmenden, die ihr Wissen in Lernvideos dokumentieren und hochladen, werden dabei gemäß dem Projektmotto als „besserwisser“ bezeichnet, die ihr Wissen in Form von Lernvideos wiederverwendbar machen und anderen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen.

Projektverlauf

Der besserwisser-Tag wird vor jeder Durchführung an die individuellen Bedarfe und Anforderungen der beauftragenden Organisation angepasst. Diese stimmt das besserwisser-Team mit dem Auftraggebenden im Vorfeld ab. Noch vor der Veranstaltung wird die eingesetzte Video-Plattform vi-serve an das Look&Feel der jeweiligen Organisation angepasst und mit Tutorials zur Videoproduktion bestückt. Die Vorfreude und die Neugier der Teilnehmenden auf den besserwisser-Tag steigt spätestens dann, wenn sie ihr Starter-Kit auf dem Postwege erhalten. Dieses enthält neben den Zugangsdaten für die Veranstaltung unter anderem ein Smartphone-Stativ, das während des Events in der Videoproduktion direkt Anwendung findet.

Der besserwisser-Tag startet zunächst im digitalen Plenum mit einem kurzen Input, in dem die Anforderungen und Ziele eines professionellen Wissensmanagements definiert werden. Im Anschluss erarbeiten die Teilnehmenden eine kleine Wissenslandkarte, die die Basis für ihren Themenspeicher bildet. Dann werden Videos produziert: über eine vertonte Powerpoint-Präsentation, einen Screencast, den Mitschnitt einer Videokonferenz oder schlicht mit Smartphone und Stativ. Dieses findet in enger Begleitung durch die Trainer:innen statt, die ebenfalls in einem weiteren Input erklären, welche Inhalte in welchen Lernformaten am besten realisiert und wie diese konkret umgesetzt werden können. Die fertig produzierten Lernvideos aller Teilnehmenden werden im Anschluss auf der Video-Plattform vi-serve hochgeladen und als Ergebnis der Veranstaltung im Plenum begutachtet.

Projektergebnis

Gemäß der Feedbackrunden nach jedem besserwisser-Tag ist das Projekt bislang ein voller Erfolg. So bewerten ein Großteil der Teilnehmenden die Veranstaltung als „positiv“ bis „sehr positiv“ und bestätigen die Funktionalität des Konzeptes, innerhalb eines Tages eine Organisation effektiv an Wissensmanagement heranzuführen und dieses langfristig zu etablieren. Ebenfalls überzeugt die Veranstaltung durch ihre Praxisnähe sowie die abwechslungsreichen und interaktiven Aufgabenstellungen, die allein, in Partner- oder Teamarbeit umgesetzt werden. In diesem Rahmen werden alle relevanten Prozesse, die für die erfolgreiche Etablierung von Wissensmanagement nötig sind, thematisiert: von der Wissensgenerierung, also dem Erkennen der unternehmensrelevanten Lerninhalte über die Strukturierung dieser bis zur Wissenssicherung, also der eigenständigen Erstellung der Lernvideos und die Bereitstellung auf der Videoplattform vi-serve.

Nach dem besserwisser-Tag bleibt die Videoplattform für die Organisation bestehen. Neben den bereits im Laufe des Tages produzierten Videos, die on demand abgerufen werden können, soll das Portfolio an Lernvideos darüber hinaus kontinuierlich mit weiteren Lernvideos durch die Mitarbeitenden erweitert und somit zu einem stetig wachsenden Wissensspeicher der Organisation werden. Dieses Ziel, das zu Beginn des Projektes definiert wurde, wurde bislang zu 100% erreicht, was für den großen Erfolg des Konzeptes spricht. So geben Teilnehmende an, dass sie nicht nur Nutzen und Praktikabilität von selbstproduzierten Lernvideos für Wissensvermittlung erkannt haben, sondern der Tag darüber hinaus vielmehr die Initialzündung gegeben hat, Wissensmanagement auch langfristig in der Organisationskultur zu etablieren.

Um den langfristigen Erfolg des Konzeptes sicherzustellen, werden abhängig von der entsprechenden Organisationsgröße darüber hinaus Evaluierungen über einen längeren Zeitraum (max. 12 Monate) vorgenommen, die untersuchen, ob und inwiefern die Mitarbeitenden das eingeführte Wissensmanagement im Alltag annehmen und auch selbst aktiv umsetzen.

Fazit

Mit dem besserwisser-Tag gelingt es, Organisationen jeglicher Größe und Struktur mit wenig Zeitaufwand und geringem Budget an ein erfolgreiches Wissensmanagement heranzuführen und dieses langfristig in der Organisationskultur zu verankern. Indem die Mitarbeitenden das Organisations-Knowhow eigenständig in Form von kurzen Lernvideos digitalisieren und wiederverwendbar machen, wird eine nahezu „natürliche“ Wissensvermittlung erzeugt, die dem social learning, also dem Lernen von Kolleg:innen, am nächsten kommt. Durch die Veranstaltung ist der Aufwand der Organisation, aktiv und erfolgreich Wissensmanagement in der organisationalen Lernkultur zu implementieren, nur noch verhältnismäßig gering: Die Videoplattform hält Tutorials für die Produktion unterschiedlichster Videoformate bereit, zahlreiche Videos als Ergebnisse des besserwisser-Tages sind abrufbereit und ein motiviertes Team ist mobilisiert für die Verbreitung.

Das Projekt trifft den aktuellen Zeitgeist und trägt maßgeblich zu einer lebendigen und nachhaltigen Lernkultur bei. Jede:r Teilnehmende leistet dazu mit ihrem/seinen individuellen Wissen einen Beitrag zum funktionierenden Wissensmanagement und somit zum Organisationserfolg. Aus diesen Gründen freut sich die Jury des eLearning AWARD 2023, das Projekt „besserwisser-Tag“ in der Kategorie „Wissensmanagement“ auszuzeichnen. Herzlichen Glückwunsch!