Kategorie: Arbeitssicherheit

Sicherheit am Arbeitsplatz ist ein wichtiges Thema in der heutigen Unternehmenswelt. Sie dient neben dem Schutz der Mitarbeitenden auch für einen idealtypischen Verlauf von Arbeitsprozessen in sämtlichen organisationalen Strukturen. Um die Sicherheit stets auf dem aktuellen Stand zu halten und die Fachkräfte über Ernstfälle und Verhaltensweisen zu informieren, gibt es verpflichtende Sicherheitsunterweisungen, die alle Fachkräfte jährlich durchlaufen müssen. Bei einer großen Anzahl an Mitarbeitenden und in aktuellen Zeiten von Homeoffice ist der Umstieg von Präsenzunterweisungen in rein digitale Trainings ein allgegenwärtiges Thema, mit dem sich auch die Flottweg SE konfrontiert.

Als einer der weltweit führenden Lösungsbieter im Bereich der mechanischen Separationstechnik beschäftigt das bayerische Familienunternehmen Flottweg SE aktuell rund 1.000 Mitarbeitende. Spezialisiert auf die Produktion von Zentrifugen, Separatoren, Bandpressen und Anlagen, wird auch in diesem Unternehmen das Thema Arbeitssicherheit großgeschrieben. Um diese in einem solch großen Unternehmen zu gewährleisten, müssen jährliche Sicherheitsunterweisungen absolviert werden. Diese sind für sämtliche Abteilungen bei Flottweg verpflichtend, wobei die jeweiligen Unterweisungen an die entsprechenden spezifischen Tätigkeiten der Abteilungen angepasst sind. Bislang wurden diese Unterweisungen ausschließlich in Form von Präsenzseminaren realisiert. Mit dem Zuwachs der Mitarbeitenden in den letzten Jahren wurde dieses jedoch immer schwieriger und komplexer in der Organisation. Um diesem Problem aus dem Weg zu gehen, sollte die Transformation der Sicherheitsunterweisungen in ein digitales Trainingsformat die Lösung darstellen: ein digitales Unterweisungsformat im firmeninternen Learn-Management-System (LMS) Flottweg Campus.

Lernbedarfe

Bereits vor der Pandemie arbeitete Flottweg gemeinsam mit dem Learn Management System Anbieter Cornerstone an einer digitalen Lösung, die mit einem LMS realisiert werden sollte. Der Bedarf einer digitalen Lösung für Unterweisungen und Beauftragungen bestand also schon länger, wurde jedoch erst mit der Pandemie konkret, da hier viele ins Homeoffice umstiegen und somit Präsenzveranstaltungen Menschenansammlungen ohnehin nicht mehr umsetzbar waren. Mit der Einführung des LMS ist die Möglichkeit geboten worden, die Sicherheitsunterweisungen und Beauftragungen in diesem System darzustellen und durchzuführen. Neben den Hauptfunktionen der Schulungsorganisation, Dokumentation und vielen anderen Funktionen ist unter anderem auch ein wichtiger Baustein mit den Arbeitssicherheitsthemen abgedeckt worden.

Mit der Einführung der jährlichen Unterweisungen und den Beauftragungen im Flottweg Campus haben es die Flottweg Academy und Arbeitssicherheitsabteilung über die Jahre geschafft, das System und die benötigten Abläufe in der Firma Flottweg zu etablieren und handhabbar zu machen.

Das Ziel bestand also in diesem Projekt darin, mit der Etablierung eines digitalen LMSs die jährlichen Sicherheitsunterweisungen zielgerichtet und lückenlos zu steuern. Zugleich sollten diese über die Software zeit- und ortsunabhängig digital abgerufen werden können, um den Mitarbeitenden mehr Flexibilität in der Absolvierung von Unterweisungen und Trainings zu bieten. Neben der gesteigerten Flexibilität sollten vor allem die mit den Unterweisungen zusammenhängenden Prozesse zeiteffizienter gestaltet werden: Während die Durchführung von Präsenzunterweisungen großen organisatorischen Aufwand bedeutete, sollte dieses mit der neuen Plattform kaum bzw. keinen Aufwand mehr bedeuten. So werden die Mitarbeitenden durch ein automatisches Benachrichtigungssystem über noch zu absolvierende bzw. ablaufende Sicherheitsunterweisungen informiert, sodass der Ablauf hier automatisiert erfolgt. Auf diesem Weg soll das System den Mitarbeitenden abhängig von der jeweiligen Abteilung automatisch die entsprechenden anstehenden Unterweisungen zuordnen und informieren, bevor das Zertifikat abläuft. Bei den Sicherheitsunterweisungen handelt es sich nicht lediglich um die jährliche Wiederholung von bereits bekanntem Wissen – vielmehr ergänzt die Abteilung für Arbeitssicherheit die Trainings jährlich mit neuen Inhalten, die für die Fachkräfte aktuell sind. Neben der digitalen Transformation der Unterweisungen verfolgte die Flottweg SE mit der neuen Plattform Flottweg Campus zudem die Digitalisierung sicherheitsrelevanter Personaldokumente, auf die über die Plattform digital, schnell und jederzeit zugänglich sind. Jeder Mitarbeitende erhält im Flottweg Campus ein persönliches Profil, in dem neben den aktuellen Unterweisungen auch die personenspezifischen Unterlagen hinterlegt sind. Dazu gehören ebenfalls die erworbenen Zertifikate, die die Lernenden nach jeder erfolgreich absolvierten Unterweisung erhalten.

Projektverlauf

Nachdem die Projektidee des Flottweg Campus vom Betriebsrat abgesegnet und mit Cornerstone bereits ein geeigneter LMS Anbieter gefunden wurde, konnte im August 2020 in die Analyse des Schulungsbedarfes der Mitarbeitenden übergegangen werden. Hier wurden die vorhandenen Zertifikate der Fachkräfte geprüft und so analysiert, wo in den kommenden Unterweisungsperiode im November 2022 angesetzt werden musste. Auf Basis dieser Ergebnisse konnte im nächsten Schritt die Vorbereitung der entsprechenden Lehrmaterialien beginnen: In enger Zusammenarbeit von der Flottweg Academy und der zuständigen Abteilung für Arbeitssicherheit wurden hier zunächst aktuelle Curricula entwickelt, die die abteilungsspezifischen Inhalte berücksichtigen, und im Anschluss digital aufbereitet. Nun galt es, die fertig aufbereiteten Online-Unterweisungen in das von Cornerstone bereitgestellte LMS einzubauen. In diesem Zusammenhang wurden ebenfalls die bereits bestehenden Zertifikate der Mitarbeitenden digitalisiert und in die Campus-Profile eingepflegt. Eine Herausforderung in der Projektausführung bestand darin, sämtlichen Mitarbeitenden – auch diejenigen, die beispielsweise als Kran- oder Staplerfahrer:innen keinen Zugriff auf einen Computer haben – einen Computerzugang ermöglichen, sodass diese auf die digitale Plattform zugreifen konnten. Ergänzend zum EDV-Schulungsraum wurde deshalb eine „Lerninsel“ organisiert, in dem die Fachkräfte über Laptops auf den Flottweg Campus zugreifen und die entsprechenden Schulungen selbstgesteuert und digital absolvieren konnten.

Im November 2020 waren die Inhalte und Workflows zur Arbeitssischerheitsunterweisung im Flottweg Campus so weit finalisiert, dass dieser ausgerollt werden und die Mitarbeitenden in die erste gänzlich digitale Unterweisungsperiode eintauchen konnten. Hierfür wurden die Führungskräfte mit einer E-Mail über den neuen digitalisierten Unterweisungsprozess informiert und zugleich mitgeteilt, dass sie dafür verantwortlich sind, ihren Teams die entsprechenden Unterweisungen zuzuweisen und dafür zu sorgen, dass sie diese wahrnehmen. Zu diesem Zeitpunkt gab es noch kein automatisiertes Benachrichtigungssystem sowie die Überprüfung des Lernfortschritts. Für diese Zwecke wurden die Führungskräfte in einem Trainingsprogramm mit der Software vertraut gemacht sowie auf ihre kommenden Aufgaben vorbereitet.

Erst im weiteren Verlauf wurde die automatische Benachrichtigungsfunktion etabliert, sodass die Mitarbeitenden nun künftig darüber auf die relevanten Schulungen aufmerksam gemacht werden, die noch absolviert werden müssen. Über die Einsicht des Lernfortschritts im Campus-Profil können sowohl die Lernenden selbst ihren Lernerfolg sicherstellen. Ebenfalls werden auch die Führungskräfte mithilfe einer implementierten Reporting-Funktion über die Fortschritte ihres Teams informiert.

Projektergebnis

Die erst vorherrschende Skepsis von Seiten der Mitarbeitenden, insbesondere denjenigen, die in ihrer Tätigkeit nicht unmittelbaren Zugriff auf einen Computer und somit auf die digitale Plattform haben, konnte mit dem erfolgreichen Rollout des Flottweg Campus sowie der Bereitstellung von mobilen Laptops für die flexible Nutzung schnell beseitigt werden. Insofern kann im Zusammenhang mit der Einführung des Flottweg Campus von einem großen Erfolg gesprochen werden – dieses spiegelt sich auch in der hohen Akzeptanz der Mitarbeitenden wider: Allein in der ersten Phase nahmen mit 870 Mitarbeitenden bereits ein Großteil der Belegschaft an der digitalen Unterweisungsperiode teil und zeigt somit Bereitschaft zum digitalen Lernen. Mit der weiteren Implementierung von Funktionen, wie den automatischen Benachrichtigungen und der Überprüfung des Fortschritts, stieg die Zahl der Teilnehmenden stetig weiter.

Gemeinsam mit dem Projektpartner Cornerstone ist es der Flottweg SE gelungen, die Präsenzunterweisungen mit dem digitalen Flottweg Campus gegen eine erfolgreiche, zeiteffiziente und flexible Alternative ersetzt zu haben. Diese trägt maßgeblich zur Attraktivität der verpflichtenden Sicherheitsunterweisungenbei– so sind diese in Form von E-Learnings und spannenden Lern-Videos deutlich interessanter und abwechslungsreicher gestaltet und bereiten sogar Freude beim Lernen. Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass den Fachkräften auf diesem Weg viel mehr Flexibilität in ihrem Arbeitsalltag gegeben wird, indem ihnen ermöglicht wird, die notwendigen Unterweisungen nach ihrer eigenen Zeit einzuteilen und zu absolvieren. Alle Unterweisungen werden mit einem Test abgeschlossen – ebenfalls ein neues Feature, das während der Präsenzveranstaltungen keinen Einsatz fand. Die Tests spiegeln den Lernerfolg der Mitarbeitenden wider und sorgen so für einen effektiven Lernprozess. Darüber hinaus findet der digitale Flottweg Campus auch direkt bei neuen Mitarbeitenden Anwendung, um sie unmittelbar zu ihrem Start mit den nötigen Unterweisungen onzuboarden. Nicht zuletzt stößt auch die Digitalisierung der Personaldokumente auf positive Resonanz: So stellt der Flottweg Campus ganzheitlich sicher, dass interne Arbeitsprozesse, ob in der Verwaltung, der Organisation oder Durchführung von Unterweisungen vereinfacht und effizienter gestaltet werden und trägt somit maßgeblich zu einer Optimierung der organisatorischen Strukturen bei.

Fazit

Wie nahezu alle Unternehmen befindet sich auch die Flottweg SE im digitalen Wandel: Mit dem Ziel ein gänzlich digitalisiertes Unternehmen zu werden, sollen so viele Arbeitsprozesse wie möglich digitalisiert und optimiert werden. Die Implementierung der LMS-Software zum Flottweg Campus ist ein bedeutender Schritt in diese Richtung, indem hier neben der Digitalisierung von Schulungen auch bürokratische und Verwaltungsprozesse ins Digitale transformiert und der Aufwand somit reduziert werden. Durch die erfolgreiche Absolvierung der Unterweisungen wird neben der Stärkung der internen Sicherheit und der Mitarbeitendenbindung zudem die Zufriedenheit bzw. das Vertrauen der Kund:innen gesteigert: Mit der Vorlage digitaler Zertifikate über die verpflichtenden Sicherheitsunterweisungen erweist sich die Flottweg SE als vertrauenswürdiger Partner und Arbeitgeber, dem die Arbeitssicherheit seiner Mitarbeitenden wichtig ist und sich an seine Pflichten hält. Vor diesem Hintergrund vergibt die Jury des eLearning Journals den AWARD 2023 in der Kategorie „Arbeitssicherheit“