Mit Materna TMT zu einem inklusiven E-Learning für das Land Berlin
Wie gelingt die Erstellung eines komplett barrierefreien E-Learnings, das zugleich auch noch zeitgemäß gestaltet ist und die relevanten Lerninhalte ansprechend und nachhaltig vermittelt? Vor dieser Frage steht das Land Berlin. Für die Vor- und Nachbereitung von Präsenzschulungen zur Digitalisierung der Verwaltung im Rahmen der „Digitalen Akte“ soll ein digitales Training für das Land Berlin eingeführt werden, das von 100.000 Mitarbeitenden absolviert werden soll.
Bereits seit dem Jahr 2016, in dem vom Land Berlin festgelegt wurde, dass die Verwaltung zukünftig komplett ins Digitale umgestellt werden soll, rückte hier die Digitalisierung mehr und mehr in den Mittelpunkt. So wurde in diesem Zusammenhang der Informations- und Kommunikationstechnik-Basisdienst „Digitale Akte“ ins Leben gerufen, mit dem sämtliche bislang papierbasierte Verwaltungsangelegenheiten nun nur noch digital ablaufen. Um die Mitarbeitenden an dieses Programm und die aktive Nutzung heranzuführen, werden Präsenzschulungen durchgeführt. Da diese jedoch nicht nur kostenintensiv sind und viel Organisation verlangen, sondern den über 100.000 betroffenen Mitarbeitenden des Landes Berlin auch nicht ausreichend Flexibilität bieten, um dieses bequem im Arbeitsalltag unterzubringen, soll zusätzlich bzw. in Ergänzung zu den Präsenzschulungen ein E-Learning-Programm eingeführt werden.
Lernbedarfe
Ziel dieses Projektes bestand folglich darin, ein E-Learning-Programm umzusetzen, das ergänzend zum Kern-Präsenztraining zur Digitalen Akte sowohl als Vorbereitung als auch als Nachbereitung der Präsenzschulung dient. In diesem Zusammenhang war es dem Projektteam vom Land Berlin wichtig, ein flexibles E-Learning zu gestalten, auf das die Mitarbeitenden zeit- und ortsunabhängig zugreifen und somit ideal in ihren individuellen Arbeitsalltag einbinden können.
In Anlehnung an das physische Schulungsangebot soll das neue ergänzende E-Learning insgesamt elf Module beinhalten, die sämtliche Arbeitsprozesse und Onboarding-Details zur Digitalen Akte thematisieren. Insbesondere sollten folgende vier Schwerpunkte thematisiert werden:
- Elektronische Schriftgutverwaltung
- Datenschutz und Datensicherheit
- Effizientes Dokumentenmanagement
- Zeitsparende Geschäftsgänge und Postläufe
Die Lerninhalte innerhalb der einzelnen Module sollen dabei in kurzweiligen Learning Nuggets vermittelt und dabei zugleich lernförderlich und ansprechend gestaltet sein. Ein weiteres Augenmerk wird daraufgelegt, mit der Kombination verschiedener Lernmethoden jedem Lernenden individuelle Lernmöglichkeiten anzubieten. Hierfür sollen Phasen des Selbststudiums mit interaktiven Lernelementen verknüpft werden, um allen Lernenden den für sie effektivsten Lernprozess zu ermöglichen.
Neben der Ergänzung zum bestehenden Präsenztraining zur Digitalen Akte verfolgt das Land Berlin mit der Entwicklung eines neuen E-Learning-Programms zudem, mit dem Spaß am digitalen Lernen zugleich auch die Akzeptanz der Mitarbeitenden für die Digitale Akte selbst zu steigern.
Ein zentrales Thema bei der Konzeption des E-Learning-Programms besteht außerdem in der komplett barrierefreien Gestaltung – schließlich sollte allen rund 100.000 Mitarbeitenden des Landes Berlin, die die Digitale Akte benutzen, der Zugang ermöglicht werden. Das neue Programm soll dabei so konzipiert werden, dass es allen Prüfkriterien der BITV 2.0 (Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung) entspricht: Dazu zählen unter anderem ein hoher Zoom-Faktor, Untertitel bei Bildern, Grafiken und Videos sowie starke Farbkontraste in der Gestaltung.
Nicht zuletzt vor diesem Hintergrund scheint Materna TMT der ideale Projektpartner zu sein, da der E-Learning-Dienstleister bereits im Voraus zahlreiche barrierefreie E-Learnings gestaltet hat und dementsprechend über weitreichende Erfahrungen in dem Bereich verfügt.
Projektverlauf
Eingeläutet wurde das Projekt bereits in 2021. Bevor es jedoch an die konkrete Planung und Erstellung der digitalen Lerninhalte ging, stand für das Team von Materna zunächst die Klärung bzw. Prüfung der Möglichkeiten eines E-Learnings in Bezug auf die Barrierefreiheit an. In diesem Zusammenhang wurden bezüglich der Richtlinien der BITV 2.0 zunächst die relevanten Kriterien herausgearbeitet und darauf basierend dann gemeinsam mit dem Land Berlin überlegt, wie ein komplett barrierefreies und digitales Training ermöglicht werden kann.
Für die Realisierung von diesem wurden im nächsten Schritt zahlreiche Autorentools geprüft, ob sie sich für die Erstellung von barrierefreiem Content eignen. Schnell zeichnete sich hier jedoch ab, dass es kein Autorentool auf dem Markt gibt, das zu hundert Prozent barrierefreien Content erstellen kann. Bei der Verwendung eines dieser Tools hätte das Training somit nicht den Richtlinien der BITV 2.0 standhalten können. Aus diesem Grund sah Materna TMT nur noch die Möglichkeit, die Lerninhalte selbst in Eigenprogrammierung zu erstellen. Das Team griff dafür auf eigene HTML5-basierte Templates zurück, die bereits in einem ähnlichen Projekt mit dem Land NRW Verwendung gefunden haben. Diese wurden für diese Zwecke nochmals auf ihre Barrierefreiheit überprüft und entsprechend weiterentwickelt.
Speziell musste in Bezug auf die Barrierefreiheit im E-Learning auf die Aspekte LMS, Kursumgebung und Content geachtet werden. Materna TMT konnte sich hierbei auf die letzten beiden Punkte konzentrieren, da beim Land Berlin das interne LMS Moodle eingesetzt wird, das bereits barrierefrei arbeitet.
Als feststand, dass mithilfe der Tools ein tatsächlich komplett barrierefreies Training gestaltet werden kann, ging das Projektteam in die Konzeption und Produktion der eigentlichen Lerninhalte über. Damit ging die Herausforderung einher, die Lerninhalte ansprechend und verständlich darzustellen, aber dennoch den barrierefreien Richtlinien zu entsprechen.
In einem Zeitraum von zehn Monaten wurden die elf Module in Form von zahlreichen Micro Learnings produziert. Dabei stand Materna TMT stets in enger Abstimmung mit dem Projektteam vom Land Berlin. Nach jedem fertiggestellten Training wurde das Feedback vom Auftraggeber eingeholt, sodass die Verbesserungsvorschläge auch direkt im nächsten Training umgesetzt werden konnten und somit der Produktionsprozess stetig optimiert werden konnte. Ebenfalls wurde auch auf die Gender-Konformität geachtet.
Für die konzeptuelle und inhaltliche Ausgestaltung des Programms ist die Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport des Landes zuständig. Ebenfalls an der Projektdurchführung beteiligt ist die Verwaltungsakademie Berlin: Diese ist vorrangig damit betraut, das neue E-Learning-Programm technisch und organisatorisch in das bestehende LMS Moodle einzuführen.
Im April 2022 wurden die Produktion der 50 Lerneinheiten abgeschlossen, die nach einer ausgiebigen Qualitätssicherung und finaler Freigabe in das interne LMS des Landes Berlin implementiert wurden.
Beworben wird das neue E-Learning vor- und nachbereitende Maßnahme für die Präsenzschulung zur Digitalen Akte in einem internen Newsletter des Landes Berlin, in dem alle betroffenen Mitarbeitenden informiert werden. Nach dem Breiten-Rollout wurde das Training nach und nach für die jeweiligen Behörden und die Mitarbeitenden freigegeben.
Projektergebnis
Mittlerweile haben alle rund 100.000 Mitarbeitenden des Landes Berlin Zugang zu dem neuen E-Learning Programm. Dieses erfährt bislang einen großen Zuspruch von allen Seiten und ausschließlich positive Resonanz, welche sich nicht zuletzt auf den gelungenen Spagat zwischen innovativer Gestaltung und Aufbereitung der Lerninhalte sowie der kompletten Barrierefreiheit zurückführen lässt. Insgesamt wurden im Rahmen des Projektes elf einzelne E-Learning-Module entwickelt und produziert, die aus 50 kleinen Micro Learnings bestehen. Die Bearbeitung dieser nimmt lediglich zwei bis sechs Minuten Zeit in Anspruch, wodurch die Inhalte gut verdaulich aufbereitet und in kleinen Teilen aufgenommen werden können.
Der von den verschiedenen angewandten Lernmethoden zusammengestellte, abwechslungsreiche Medienmix besteht aus diversen Lernvideos und Screencasts, Infografiken sowie Quizformaten. Diese sorgen für ein abwechslungsreiches und effektives Lernerlebnis, das zugleich motiviert und den Lernerfolg nachweislich steigert. Die E-Learnings dienen sowohl als Vorbereitung für die Präsenzschulung, die in die Digitale Akte einführt, als auch dafür, noch im Nachgang absolviert zu werden: Auf diese Weise gelingt eine optimale und flexible Vorbereitung auf den Kurs und damit optimalen Wissenstransfer sowie eine bestmögliche Vertiefung bzw. Wiederholung des Inputs im Nachhinein.
Fazit
Mit dem ergänzenden E-Learning-Programm ist es dem Land Berlin in Zusammenarbeit mit dem Projektpartner Materna TMT erstmalig gelungen, ein komplett barrierefreies Lernangebot bereitzustellen, das einen niedrigschwelligen Zugang bietet und somit sämtlichen 100.000 Mitarbeitenden, die zukünftig in Arbeitsprozesse der Digitalen Akte eingebunden sind, ein erfolgreiches Lernerlebnis ermöglicht. Der Inklusionsgedanke war hierbei das vorrangige Leitmotiv des Projektes: Alle Inhalte und deren gestalterische wie didaktische Aufbereitung werden komplett an den BITV 2.0-Prüfkriterien orientiert. Somit haben die beiden Projektpartner erfolgreich die zu Anfang herausgestellte Herausforderung, Barrierefreiheit mit moderner und lernförderlicher Gestaltung zu verknüpfen, mit Bravour gemeistert. Die Implementierung des E-Learning-Programms ist dabei ein wesentlicher Schritt vom Land Berlin, seine Mitarbeitenden nahtlos und erfolgreich in den Übergang von der analogen zur rein digitalen Aktenführung einzuführen. Dieses erfolgreiche Bemühen belohnt die Jury mit dem eLearning AWARD 2023 in der Kategorie „Barrierefreies eLearning“. Gratulation!
Vorgaben & Besonderheiten
Vorgaben:
Die Entwicklung eines komplett barrierefreien E-Learnings, das in Ergänzung zu dem bestehenden Präsenztraining der „Digitalen Akte“ als vorbereitende und nachbereitende Maßnahme verwendet werden soll. Die Lerninhalte sollen dabei gleichermaßen abwechslungsreich und motivierend sein. Ein weiteres wesentliches Kriterium: Das Programm soll sämtlichen Prüfkriterien der BITV 2.0 entsprechen.
Besonderheiten:
Die Lerninhalte innerhalb der 11 Module werden dabei in Form von Micro Learnings aufbereitet, die eine Bearbeitungsdauer von 6 Minuten nicht überschreiten. Auf diesem Weg wird das Wissen in kleinen Häppchen leicht verdaulich vermittelt. Die abwechslungsreichen und multimedialen Lernmethoden tragen zudem zu einem motivierten und erfolgreichen Lernerlebnis bei.
Projektverantwortliche
Marc-Stephan GarbeProjektleitung Digitale Akte
Land Berlin
Senatsverwaltung für Inneres,
Digitalisierung und Sport
Klosterstraße 47
D-10179 Berlin
marc-stephan.garbe@seninnds.berlin.de
www.berlin.de
Materna TMT GmbH
Markus Klietmann
Materna TMT GmbH
Voßkuhle 37c
D-44141 Dortmund
