Kategorie: Micro Learning

Der BV Bestseller Verlag bietet seinem Kundenstamm bereits seit Jahren ein digitales Kursangebot über die Lernplattform „Kajabi“ an – nun soll dieses ebenfalls für die interne Aus- und Weiterbildung der eigenen Mitarbeitenden genutzt werden. Für maximale Zeitersparnis, einen einheitlichen Wissensstand und einen schnelleren Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender sollen alle Prozesse und Tätigkeiten im Unternehmen als Screencast dokumentiert und in die Onlineplattform implementiert werden.

Als Teil der Unternehmensgruppe Dirk Kreuter produziert und vertreibt die BV Bestseller Verlag GmbH mit aktuell rund 80 Mitarbeitenden Seminare, Onlinekurse sowie Medien zu den Themen Unternehmertum, Vertrieb und Marketing im internationalen Raum. Bereits vor der Corona-Pandemie generierte das Unternehmen mehr als die Hälfte seiner Umsätze aus dem digitalen Kursangebot. Aktuell verfügt der Verlag über einen Kundenstamm von rund 60.000 Teilnehmenden, die auf die Onlinekurse zurückgreifen.

Lernbedarfe

Obwohl der Verlag für seine Kundschaft schon lange vor der Pandemie ein großes Online-Angebot bereitstellte, setzte er für die interne Aus- und Weiterbildung sowie das Onboarding neuer Mitarbeitender weiterhin auf tradierte Lernmaßnahmen über Handbücher, Präsenzmeetings und 1:1-Workshops durch Führungskräfte und Kolleg:innen. Diese waren jedoch sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Um Zeitressourcen zu sparen und die neuen Mitarbeitenden dennoch schnellstmöglich und verlässlich auf eine angemessene Flughöhe zu bringen, sollte eine digitale Onboarding- und Weiterbildungslösung in Form einer Screencast-Lernplattform implementiert werden. Diese funktioniert als Onlineakademie von und für Mitarbeitende, auf der jeder Mitarbeitende unkompliziert Lerninhalte in Form von Videos erstellen sowie on demand Lektionen konsumieren kann.

Die Hauptzielgruppe der Lernplattform sind entsprechend neue Mitarbeitende, die sich über „Kajabi“ selbstständig am Arbeitsplatz onboarden können. Doch auch bestehende Mitarbeitende sollen von der Plattform profitieren, indem sie die Screencasts als schnelles und zuverlässiges Nachschlagewerk nutzen können. Speziell sollte der Fokus in den Videokursen auf Microlearning, bestehend aus kleinen Lerneinheiten, liegen, sodass die Mitarbeitenden die Lektionen Stück für Stück konsumieren können und sich veraltete Lektionen mit wenig Aufwand neu erstellen bzw. austauschen lassen.

Projektverlauf

Für die Implementierung der Lernplattform wurden verschiedene Meilensteine festgelegt, die den Verlauf des Projektes strukturierten: Sobald die Idee einer Mitarbeiterakademie von der Geschäftsführung verabschiedet wurde, wurden die Mitarbeitenden als wesentliche Akteure in die weitere Planungsphase involviert. In diesem Zusammenhang wurde ein besonderes Augenmerk auf eine hohe Akzeptanz von Seiten der Mitarbeitenden gelegt, um eine effektive und nachhaltige Nutzung des Systems sicherzustellen. So lag auch die Entscheidung, die Lektionen primär als Videoformat zu gestalten, einer internen Umfrage der Mitarbeitenden zugrunde. Das Erstellen von Videos und Screencasts ist für jeden Mitarbeitenden mit einer geeigneten Software möglich und die Hemmschwelle, ein kurzes Video während seiner Tätigkeit aufzuzeichnen, deutlich geringer als einen ausführlichen Text zu verfassen. Für spezielle Anforderungen und Inhalte sollte ein Medienmix aus Videomaterialien, Texten und Abbildungen zusammengestellt werden.

Da die Onlinekurs-Plattform „Kajabi“, die der Verlag bereits erfolgreich für seine Kunden anbot, allen gesetzten Anforderungen entsprach und auch bei den Mitarbeitenden als innovativ und positiv empfunden wurde, wurde dieses ebenfalls für die internen Onboarding- und Weiterbildungszwecke des Verlags übernommen. Ein Bildungsbeauftragter sollte als zentrale Instanz den Prozess koordinieren und auch nach der erfolgreichen Implementierung die Plattform betreuen.

Im Anschluss folgte die genaue Definition der Lerninhalte anhand der Arbeitsplatzbeschreibungen. Dieser Schritt war sehr umfangreich, da jede Tätigkeit aus jedem Arbeitsbereich definiert werden musste, um im Anschluss per Videodokumentation in der Plattform implementiert zu werden. Für den besseren Überblick wurde an dieser Stelle ein „Drehbuch“ erstellt, auf dessen Basis anschließend ein Regieplan erarbeitet wurde. Dieser dokumentiert, wer bis wann welche Lektion zu einer bestimmten Tätigkeit liefern musste.

Das Unternehmen entschied sich bewusst gegen eine zentrale Produktion der Videos, sondern für die Erarbeitung durch die Mitarbeitenden, da der jeweilige Sachbearbeiter seine Tätigkeit natürlich am besten kennt und diese flexibel während der Arbeitszeit mitschneiden kann. Vor dem Produktionsstart wurden die Mitarbeitenden zudem in das Aufnahmetool „Captura“ eingeweiht. Die fertige Aufzeichnung speichern die Mitarbeitenden auf dem Server, wo sie von dem Bildungsbeauftragten nach Bedarf noch geschnitten, umbenannt und in das Kurssystem „Kajabi“ eingepflegt wird.

Die strukturierte Nutzung der Plattform wurde zunächst in Pilotprojekten mit vereinzelten Abteilungen getestet. Nachdem diese auf hohe Akzeptanz stieß, wurde das Projekt für das gesamte Unternehmen ausgerollt und die Mitarbeitenden über den Sinn, die Ziele und die Möglichkeiten der eigenen Weiterentwicklung informiert.

Projektergebnis

Mit der Erweiterung der Lernakademie für die interne Aus- und Weiterbildung der eigenen Mitarbeitenden hat der BV Bestseller Verlag ein Tool etabliert, um neue Mitarbeitende mit einer automatisierten Standardisierung schnell und zuverlässig einzuarbeiten. Zugleich können bestehende Mitarbeitende die Videos nutzen, um ihr Wissen bei seltenen Tätigkeiten aufzufrischen oder im Krankheits- oder Kündigungsfall von Kolleg:innen die fehlenden Ressourcen zu kompensieren. Diese schnelle und lückenlose Wissensvermittlung, steigert die Lerngeschwindigkeit und somit die Zufriedenheit der Mitarbeitenden enorm.

Die Kurse in der Plattform sind abteilungsweise und nach Tätigkeiten geordnet – außerdem gibt es einen gemeinsamen Bereich mit abteilungsübergreifendem Wissen sowie Sonderbereiche (z.B. für Azubis). Darüber hinaus lassen sich alle Kapitel und Lektionen über die Suchfunktion einfach ausfindig machen.

Neue Mitarbeitende erhalten bei ihrem Einstieg einen Onboardingplan mit den entsprechenden Kapiteln, die diese dann selbstständig in der Plattform bearbeiten können. Den Lernfortschritt können die Vorgesetzten mithilfe von Lernstandskontrollen und statistischen Auswertungen einsehen.

Darüber hinaus wird der nachhaltige Lernerfolg und die Zufriedenheit der Lernenden durch regelmäßige Überprüfung der Aktualität aller Lektionen sowie durch Feedbackgespräche mit dem Bildungsbeauftragten sichergestellt.

Die Akzeptanz der Lernplattform durch die Mitarbeitenden ist sehr hoch – neben der hohen Zustimmung für das Videomedium trägt es auch unweigerlich zur Mitarbeiterbindung bei, da es den Mitarbeitenden ermöglicht, sich auch intern weiterzubilden. Die Strategie des Projektteams geht auf: Erste Erfahrungen zeigen, dass neue Mitarbeitende die Inhalte selbstständig erarbeiten – es bleiben lediglich einige Nachfragen in der Praxisumsetzung bestehen, die jedoch in der Klärung mit deutlich weniger Zeitaufwand verbunden sind, da die Grundlagen bereits geschaffen wurden.

Fazit

Die im Rahmen dieses Projekts implementierte Onlineakademie ist sicherlich nicht die einzig sinnvolle Möglichkeit, um Mitarbeitende aus- und weiterzubilden, dem ist sich auch der Bestseller Verlag bewusst. Aus diesem Grund nutzt das Unternehmen auch nach wie vor externe Seminare, um seine Mitarbeitenden zu schulen und Know-how ebenfalls von außen, auch über die Branche hinaus, zu erhalten. Für ein schnelles Onboarding von neuen Mitarbeitenden bei maximaler Zeitersparnis und der Sicherstellung von Standards ist die Akademie von und für Mitarbeitende jedoch ein gelungenes Tool. Die lebendige Struktur der Plattform, die durch regelmäßige Aktualisierungen der Micro Learnings stets agil und flexibel bleibt, garantiert eine hohe Nachhaltigkeit des Systems. Der BV Bestseller Verlag profitiert in diesem Zusammenhang von den schnelleren Bildungsprozessen, die wiederum mit einem beschleunigten Wachstum am Markt sowie mit hoher Kundenzufriedenheit einhergehen. Die Jury des eLearning-AWARDs verleiht vor diesem Hintergrund die Auszeichnung in der Kategorie „Mirco Learning“.