Einfach machen: eLearning im KMU

Vorkategorisierung und einfache Sprache – Damit die Nutzerinnen und Nutzer weniger Hemmungen bei der Anwendung der Plattform haben, sind die einzelnen Lerntools und Informationen bereits den entsprechenden Arbeitsschwerpunkten zugeordnet.

Die arag Gebäudereinigungs AG hat sich 2021 vorgenommen, ihren Mitarbeitenden ein LMS zur Verfügung zu stellen, das einfach, kostengünstig und mit Rücksicht auf Sprachbarrieren alle notwendigen Wissenslücken schliesst. Ein ambitioniertes Unterfangen, das jedoch in Zusammenarbeit mit Swissteach sehr erfolgreich gelöst wurde.

Die arag Gebäudereinigungs AG gehört mit 220 Mitarbeitenden zu den kleineren Unternehmen der Schweiz. Um den Ansprüchen der Kunden auch gerecht zu werden, ist die Qualifikation der Mitarbeitenden besonders wichtig. Hierbei wird die Arbeit in drei Bereiche unterteilt:

  • Unterhaltsreinigung (tägliche Reinigung von Büros/Privatwohnungen)
  • Spezialreinigung (Tagesdienst, projektspezifische Reinigung, z.B. Fenster und Fassaden)
  • Fahrzeugreinigung (tägliche Reinigung im öffentlichen Verkehr, z.B. Züge und Busse)

Lernbedarfe

Für jeden dieser Bereiche sind verschiedene Informationen zu Arbeitssi­cherheit, Verhalten in Notfallsituationen, zum Verhal­tenskodex der arag ag, dem Umgang mit Chemikalien und zu den diversen Reinigungsmethoden vorhanden. Wenn also die Qualitätsstandards auch bei raschem Personalwachstum eingehalten werden sollen, sind Schulungen das A + O. Um den qualitativen Standard halten zu können, sind die Schulungen der Mitarbeitenden äußerst wichtig. Eine Schwierigkeit bei den Schulungen war zum einen die Frage, wie möglichst viele Mitarbeitende gleichzeitig geschult werden können und zum anderen die Problematik, dass die meisten Mitarbeitenden noch andere Arbeitgeber haben und daher teilweise die Zeit für die Schulungen fehlt. Die arag ag muss aber aufgrund der ISO Zertifizierung 9001 Schulungsnachweise der Mitarbeitenden vorlegen.

Nun galt es sich Gedanken zu machen, wie die Schulungen durchgeführt werden können, ohne bei den Beteiligten noch mehr Zeitaufwand zur regulären Arbeitszeit entstehen zu lassen. Erste Überlegungen einer digitalen Lösung entstanden. In Gesprächen mit dem Branchenverband stellte sich allerdings heraus, dass es bisher in der Schweiz dafür noch keine konkreten Ansätze gab. Somit entschied die arag ag, sich selbst ein Konzept zu überlegen, wie die Schulungen digital, einfach und schnell für die Mitarbeitenden durchgeführt werden können. Hierbei ging es aber nicht nur um das eigene Interesse. Die Lerninhalte in dem Learning Management System (LMS) sollten so gewählt sein, dass auch andere Unternehmen aus der Reinigungsbranche diese für sich nutzen könnten. Dabei musste ausserdem berücksichtigt werden, dass die Mitarbeitenden keine PC-Arbeitsplätze haben. Deshalb entwickelte die arag ag eine Lösung für die mobile Anwendung. Um die Hemmschwelle bei den Mitarbeitenden während des Rollouts zu verkleinern, hat das Unternehmen zusammen mit der Swissteach AG ein Erklärvideo erstellt. Dieses ist ausschließlich visuell, also ohne Text dargestellt, und zeigt in einfachen, kurzen Schritten, wie man das Pflichtprogramm der Schulung startet. Ein weiterer Gedanke hierbei war, dass insbesondere die Mitarbeitenden mit sprachlichen Barrieren und/oder diejenigen, die digital sehr unerfahren sind, sich dennoch zutrauen, sich in das LMS einzuloggen und die Pflichtschulung zu starten. In einem weiteren Schritt gibt es für die Mitarbeitenden Hinweise zu diversen Übersetzungsprogrammen, um die Teilnahme zusätzlich zu erleichtern und evtl. die Deutschkenntnisse dadurch noch etwas zu verbessern.

Zusammengefasst sind also die mobile Nutzung und die Sprachbarriere die grössten Herausforderungen.

Durch die Einführung von „Starter Cleveranto“ (eine kleinere Version des LMS Global Teach), haben die Mitarbeitenden nun die Möglichkeit, mobil zu lernen. Reminder für die Lerneinheiten werden via SMS versandt, da die Mitarbeitenden keine dienstliche E-Mail-Adresse haben. Das LMS wird als Lernsystem und Intranet (News Portal) genutzt. Die Mitarbeitenden können sich somit online schnell informieren (z.B. bzgl. aktueller Corona Richtlinien), alle relevanten Reinigungsmethoden können online abgerufen werden und die Bildungsnachweise zur Arbeitssicherheit sparen dem Unternehmen zeitlichen Aufwand bei der ISO Rezertifizierung.

Projektverlauf

Bisher gab es kein vergleichbares Projekt oder eine vergleichbare Onlineplattform in der Schweizer Reinigungsbranche. Deshalb hat die arag ag zusammen mit der Swissteach AG sich zunächst erstmal Gedanken gemacht, wie dieses Projekt umgesetzt werden kann.

Zu Beginn des Projektes wurden sämtliche arag Schulungsunterlagen gesichtet und bewertet, nach welchen Kategorien das LMS aufgebaut werden soll. Ganz besonders liegt der Fokus in der Gebäudereinigung auf dem Thema „Sicherheit“, weshalb sich das Pflichttraining um diesen Aspekt dreht. Hinzu kommt noch ein Training pro Reinigungsart (Unterhaltsreinigung, Spezialreinigung, Fahrzeugreinigung). Das Modul „sauber und sicher“ bildet die Grundlage für den Nachweis für die ISO-Zertifizierung und muss jedes Jahr wiederholt werden. Schlussendlich sind im „Starter Cleveranto“ also 4 Module (Pflichttraining „sauber und sicher“ plus drei Vertiefungstrainings).

Das Hauptmodul „sauber und sicher“ hat die Swissteach AG anhand der Schulungsbroschüren der arag ag gestaltet. Zusätzlich hat der Inhaber der arag ag seine Erfahrungen als Berufsschullehrer einfließen lassen. Nach vier Monaten war der erste Entwurf des Moduls fertig. Das Feedback war von Kunden, Mitbewerbenden und Mitarbeitenden durchweg positiv. Da von Anfang an feststand, dass ein leicht adaptierbares Programm für die gesamte Branche entwickelt werden soll, wurde entschieden, dass die drei „Vertiefungsmodule“ nicht ganz so umfangreich sein sollen. Die arag ag spricht intern vom „Lehrmeister für die Hosentasche“. Zusammen mit einem Partner konnten die Beschreibungen aller relevanten Reinigungsmethoden auf die Module verteilt werden. Zusätzlich wurde das Modul „externe Ausbildungen“ entwickelt. In diesem Modul gibt es Informationen zu den Ausbildungsmöglichkeiten in der Branche, vor allem zu Deutsch- und praktischen Reinigungskursen. In das Projekt waren insgesamt drei Personen der Swissteach AG und zwei Personen der arag ag involviert. Konkrete Absprachen erfolgten lediglich zwischen je einem Hauptverantwortlichen aus den jeweiligen Unternehmen. Der Vorteil dieser kleinen Projektgruppe war, dass Entscheidungen auf deutlich kürzerem Weg erfolgten und das Projekt somit auch schneller vorangebracht wurde.

Ein weiterer Meilenstein in dem Projekt war die Umsetzung von „Mail-to-SMS“. Bisher wurden Nachrichten aus dem LMS immer an eine E-Mail-Adresse der Anwenderinnen und Anwender geschickt. Das sollte in diesem Fall nun nicht so erfolgen. Die arag ag bevorzugte eine Benachrichtigung der Mitarbeitenden via SMS, da diese Art der Kommunikation bewusster wahrgenommen wird. Swissteach AG stand hier zunächst vor einer neuen Herausforderung. Aber sie fanden auch hierfür eine Lösung.

Um die Anwendung der Mitarbeitenden zugänglicher zu machen, war eine einfache Bedienung sowie die Vermeidung von möglichen sprachlichen Barrieren besonders wichtig. Bereits nach dem Einloggen werden den Mitarbeitenden direkt die notwendigen Trainings aufgezeigt. Sie müssen nicht erst die für sich relevanten Trainings raussuchen, da bereits eine Voreinteilung der Nutzerinnen und Nutzer nach den Einsatzbereichen und Qualifikationen erfolgte. Trotz der Voreinteilung haben aber alle Mitarbeitenden auf sämtliche Module Zugriff. Dies soll die persönliche Motivation steigern, die eigenen Kompetenzen zu erweitern. Um den Mitarbeitenden von Beginn an den Zugang zum LMS einfach zu machen, wird für das Login und den Start der Trainings ein Erklärvideo erstellt. Die Entwicklung und Umsetzung des Projektes dauerte ungefähr ein Jahr und befindet sich nun in der Endphase. Das Erklärvideo ist noch in Arbeit, aber sobald dieser letzte Meilenstein gelegt ist, erhalten die Mitarbeitenden ihre Zugangsdaten und können mit dem E-Learning starten.

Projektergebnis

Da das Projekt noch in der Fertigstellung ist, gibt es aktuell noch kein Ergebnis, das aussagen kann, wie das arag-LMS von den Mitarbeitenden genutzt wird. Das LMS wurde aber schon Kunden, Mitarbeitenden und Mitbewerbern vorgestellt und demonstriert. Das bisher positive Feedback (insbesondere von den Mitarbeitenden) zeigt, dass die Branche Bedarf nach einem E-Learning hat.

Langfristig ist geplant, dass das LMS „Starter Cleveranto“ vor allem als Lernwerkstatt und als zusätzlicher Kommunikationskanal zwischen Unternehmensleitung und Mitarbeitenden der arag ag genutzt werden soll. Zukünftig sollen weitere Informationen zum Unternehmen und dessen Philosophie eingepflegt werden. So soll zum Beispiel der Claim „reinigen – pflegen – schützen“ in den Köpfen verankert werden.

Fazit

Ein bedeutender Schritt für die Reinigungsbranche in der Schweiz, da diese hauptsächlich aus klein- und mittelständischen Unternehmen besteht und die Anwendung eines LMS eher in Großunternehmen verbreitet ist. Das Projekt hat klar aufgezeigt, dass der Bedarf an einem E-Learning gross ist und es sich mit verhältnismässigem Aufwand umsetzen lässt.


Vorgaben & Besonderheiten

Vorgaben:
Die Mitarbeitenden sollen die Möglichkeit haben, sich fortzubilden, ohne sich in ihrer Arbeitszeit zu sehr einzuschränken. Ebenso musste für die Online-Lernplattform eine mobile Lösung her, da die Mitarbeitenden keine Büroarbeitsplätze haben.

Besonderheiten:
Eine Lernplattform in diesem Format hat es bisher in der Schweizer Reinigungsbranche noch nicht gegeben. Die Plattform wurde von der arag ag so gestaltet, dass auch andere Unternehmen dieser Branche den Inhalt adaptieren können.


Projektverantwortliche

arag Gebäudereinigungs AG

Martina Stähli
Marketing / PR / ISO-Verantwortliche

arag Gebäudereinigungs AG
Kirchstrasse 175
CH-3084 Wabern

martina.staehli@aragag.ch
www.aragag.ch

Swissteach AG

Danilo Loepfe
Head of Sales

Swissteach AG
Hauptstrasse 10
CH-2560 Nidau

danilo.loepfe@swissteach.ch
www.swissteach.com