Digitale Vermittlung leicht gemacht
Sales-Fachleute werden zu Autoren

Integration von Videos und Pdfs – Das Einbetten von Videos integriert Medienwechsel.

Wie gelangt man zu besonders praxisnahen und gut auf den Arbeitsalltag abgestimmten digitalen Lerninhalten? Die Hays AG beantwortet diese Frage mittels der Initiierung einer Wissensplattform, die sich vor allem aus den erstellten Inhalten der Sales-Verantwortlichen selbst speist. Und liefert damit ein tolles Beispiel für einen hervorragend umgesetzten „User generated Content“-Vermittlungsansatz.

Für den international tätigen Personaldienstleister Hays mit über 9000 Mitarbeitern und Hauptsitz in London spielt die Personalentwicklung und der Umgang mit Kompetenzen im Unternehmen und außerhalb schon seit jeher eine wichtige Rolle. Als Personaldienstleister vermittelt das Unternehmen vor allem Spezialisten und Fachkräfte an Unternehmen und Behörden. Um diese Aufgabe in den verschiedenen Branchen wie beispielsweise IT, Gesundheitswissenschaften oder Finanzwirtschaft fundiert ableisten zu können, spielt die zunehmend digital gestaltete betriebliche Bildung eine wichtige Rolle.

Lernbedarfe

Die Hays AG möchte im vorliegenden Projekt eine fachlich basierte Skillplattform einführen. Dadurch soll der lokale Einarbeitungsaufwand in den Fachbereichen entschieden reduziert werden. Außerdem soll durch die zentrale Plattform die einheitliche Qualität der Einarbeitung gesichert werden. Beim digitalen Lernangebot sollen zudem Learning Analytics und „Customizing“ je nach Business-Unit-Strategie zum Einsatz kommen.

Mit dem Projekt sollen verschiedene Zielgruppen angesprochen und deren Bedürfnisse bedient werden: Erstens L&D SPOCs (Single Point of Contacts) aus dem Sales, die die Ansprechpersonen für Lernthemen sind und die jeweiligen Entscheidungen für die Business Units treffen. Meist handelt es sich hierbei um Führungskräfte wie Abteilungs- und Bereichsleiter. Zweitens Skill-Experten, die die Skillplattform erstellen und die dafür benötigten Kompetenzen brauchen. Drittens intern wechselnde Mitarbeitende und Neustartende. Viertens deren direkte Mentoren und Teamleiter, die die Skillplattform und deren Inhalte kennen sollten, damit sie diese in ihre Einarbeitungspläne mit aufnehmen können.

Projektverlauf

Bei der Projektdurchführung definierte die Hays AG 6 Milestones, wovon die ersten 5 bereits erreicht wurden. Im ersten Schritt ging es im Juni und Juli 2020 um eine transparente Auftragsklärung mit den Business Units. Jede Business Unit konnte sich unterschiedlich bei dem Projekt committen. Zum Beispiel durfte eine Unit wählen, wie viele eLearning-Module sie „einkaufen“ möchte und mit welchen Features. „Bezahlen“ durften die Business Units dann mit den von ihnen zur Verfügung gestellten Ressourcen. Ein weiterer Bestandteil des ersten Milestones war die Erstellung neuer Lernmaterialien für die drei für Hays aktuell wichtigsten Branchen: IT, Engineering und Finance. Als Milestone zwei wurden im Juli und August 2020 die Projektteams zusammengestellt und evaluiert, welche Lernmittel in den einzelnen Business Units bislang zum Einsatz kommen und diese zentral und zugänglich für alle abgespeichert. Ein virtueller Kickoff mit allen drei Teams gemeinsam sorgte für mehr Transparenz zu den Projektzielen und zu den einzelnen Weiterentwicklungsmöglichkeiten jedes Einzelnen, wenn er/sie sich dem Projekt annimmt. Das heißt ganz konkret: Weiterbildung in methodisch-didaktischen Fragen, Weiterbildung und direkte Anwendung von agilem Projektmanagement: SCRUM und die technische Weiterbildung zum Autoren-Tool des bei Hays verwendeten ILIAS-LMS.

Im dritten Milestone im September 2020 wurde das Projektteam befähigt, vor allem indem das Lernmaterial in einer Metaperspektive besprochen wurde und dabei methodisch-didaktische Fragen geklärt wurden. Zu entsprechenden Fragen wurde im 1. Quartal 2020 ein eLearning-Modul namens „Lernmittelkompass“ erstellt, das allen E-Learning-Autoren, die bei Hays in laufenden User Generated Content-Projekten unterwegs sind, eine methodisch-didaktische Einarbeitung verspricht. Der Lernmittelkompass fokussiert dabei die Formate Web Based Training und verschiedene Formen von Lernvideos.

In einem vierten Schritt erfolgte ab April 2021 der Rollout der ersten Lernmodule und die Promotion im Unternehmen. Ab Juni 2021 erfolgte die Erweiterung des Projekts vom Bereich Sales & Marketing auf den Bereich Construction & Property. Auch hier wurde ein Bestellsystem der jeweiligen Business Units zugrunde gelegt.

In einem sechsten Schritt wird ab Februar 2022 die Projektleitung vom L&D Management, bei dem bislang im SCRUM-Kontext die Ressourcen eines Product Owners und zwei SCRUM Master bislang gebunden waren, an die Verantwortlichen in der Salesabteilung, dem sogenannten Core Recruiting, übergeben, die künftig in Eigenverantwortung die Module aktualisieren werden.

Projektergebnis

In den letzten Jahren stellte Hays sich in der betrieblichen Bildung Schritt für Schritt neu auf: L&D unterstützt und begleitet zwar den Erstellungsprozess von Lerninhalten – u.a. durch individuelle Schulungen zu didaktischen und technischen Dingen, Templates, Selbstlernmaterial und regelmäßigen Feedback-Schleifen – die eigentliche Produktion erfolgt aber fachbereichsseitig.

In mehr als 30 Projekten sind seither 28 Web Based Trainings und an die 40 Videos entstanden und die Ergebnisse sprechen laut Hays für sich: Einerseits nimmt die fachliche Qualität enorm zu, wenn der Bereich, in dem das Wissen zu Hause ist, die Autorenschaft übernimmt und durch die zahlreichen Hilfsmittel und QS-/QM-Checks durch L&D ist auch die didaktische Qualität gesichert. Andererseits ist es vor allem das Commitment der Themen-Owner, das um ein Vielfaches höher ist, wenn Materialien aus der eigenen „Feder“ stammen: Die Materialien werden viel stärker verteilt, beworben und besser gepflegt als Produkte, an denen man nicht selbst mitgewirkt hat.

Ausgehend hiervon wurde nun die Entwicklung einer sogenannten Skill-Plattform in engster Kooperation zwischen verschiedenen L&D-Stakeholdern und einem ganzen Autorenteam direkt aus dem Sales in die Wege geleitet. Die Skillplattform wurde bislang von 1489 Mitarbeitenden genutzt. 3 von 4 Mentorinnen nutzen die Skillplattform zur Skill-Einarbeitung und es werden im Schnitt 35 Prozent Ressourcen zur Einarbeitung gespart. Die Skill-Experten sind fit in agilem Projektmanagement und dem Erstellen von Lernmaterialien.

Den Lernerfolg stellt Hays sicher, indem die Lernmodule der Skills gezielt die Lernenden ins Tun bringen. Vor allem der entwickelte praxisnahe Lernmittelkompass leitet die Fachkräfte aus dem Unternehmen bei ihrer Inhaltserstellung an. Es finden sich nützliche Tipps wie „Mach die Nuggets schön klein“, „Immer Interaktionen nutzen“, „Anschauliches Material nutzen“, „Inhalte reduzieren“, „Möglichst die Zielgruppe einbinden“! Damit erhalten die Content-Autoren nützliches Wissen für die digitale Vermittlung an die Hand.

Fazit

Der Personaldienstleister Hays hat vor einigen Jahren einen Prozess hin zum Selbstlernen und fachlich ansprechender digitaler Vermittlung gestartet und erntet nun zunehmend die Früchte dieser Arbeit. Zwischenzeitlich sind 28 Web Based Trainings und an die 40 Videos entstanden. Der skillbasierte Einarbeitungsaufwand durch Teamleiter und Mentorinnen reduzierte sich bei digitaler Vermittlung dem Unternehmen zufolge um satte 35 Prozent. 3 von 4 Mentoren nutzen die digitale Skillplattform zur Einarbeitung bereits. Außerdem verlagern sich bei der Gestaltung von Lernmaterial die Verantwortlichkeiten von der Learning & Development-Abteilung zunehmend in noch größerem Maße weiter zu den Verantwortlichen in den Fachabteilungen selbst. Die Jury des eLearning Journals würdigt das etablierte digitale Schulungsrepertoire und nimmt das Verschieben der Verantwortung in der Inhaltsgestaltung hin zu den Fachabteilungen selbst als zielführend wahr und verleiht deshalb den eLearning AWARD 2022 in der Kategorie „User generated Content“.


Vorgaben & Besonderheiten

Vorgaben:
Eine Skillplattform soll per agilem Projektmanagement und der SCRUM-Methode eingeführt werden. Die Inhalte sollen dabei zentral von den Verantwortlichen in den Fachabteilungen gestaltet werden, welche diese auch gegenüber ihren Mitarbeitern bewerben und vermitteln werden.
Besonderheiten:
Während die anfängliche Konzeption der Lerninhalte zunächst auch von einem Product Owner und zwei SCRUM-Mastern aus der Learning & Development Abteilung begleitet wurde, soll die Verantwortung für die Aktualisierung nun in einem weiteren Schritt gänzlich an den Sales-Bereich abgegeben werden.


Projektverantwortliche

Hays AG

Timo Becker
Scrum Master

Hays AG
Willy-Brandt-Platz 1-3
D-68161 Mannheim

becker.timo@hays.de
www.hays.de

Hays AG

Matthias Mauser
Product Owner

Hays AG
Brandstwiete 1
D-20457 Hamburg

matthias.mauser@hays.de
www.hays.de

Hays AG

Lena Marie Harreus
Scrum Masterin

Hays AG
Willy-Brandt-Platz 1-3
D-68161 Mannheim

lena.harreus@hays.de
www.hays.de

Hays AG

Sophie Lenz, M.Sc
Blended Learning Spezialistin

Hays AG
Fuggerplatz 9
D-86150 Augsburg

sophie.lenz@hays.de
www.hays.de

Hays AG

Dora Mielke, B.A.
Blended Learning Spezialistin

Hays AG
Fuggerplatz 9
D-86150 Augsburg

dora.mielke@hays.de
www.hays.de