Mit „Lightspeed“ zum Vertrieb des mRNA-Impfstoffs.

Ausbildung zum „Life Changer“ – Um den COVID-19-mRNA-Impfstoff in Deutschland bestmöglich vertreiben zu können, wurde das Vertriebsteam in allen relevanten medizinischen Themen geschult. Im Zentrum der Schulungen stand dabei stets die besondere Verantwortung der Mitarbeitenden. Denn ihre Arbeit kann Leben verändern.

Innerhalb kürzester Zeit haben die BioNTech Europe GmbH und die
hydra newmedia GmbH ein digitales Lernsystem aufgebaut, um das neue Vertriebsteam zu schulen. Eine echte Herausforderung, da neben medizinischen Inhalten auch produktbezogenes Wissen zum mRNA-basierten COVID-19-Impfstoff des Unternehmens und Compliance-Inhalte geschult werden mussten.

Mit dem Beginn der Pandemie Anfang 2020 starteten viele pharmazeutische Unternehmen weltweit mit der Entwicklung eines geeigneten COVID-19-Impfstoffs. Diese Anstrengungen waren erfolgreich: Basierend auf ihrer unternehmenseigenen mRNA-Technologie sowie durch die Parallelisierung sämtlicher Entwicklungsschritte, konnte das deutsche Biotech Unternehmen BioNTech in weniger als einem Jahr zusammen mit seinem Partner Pfizer den weltweit ersten zugelassenen mRNA-basierten COVID-19-Impfstoff entwickeln und verfügbar machen.

Doch nicht nur die Entwicklungsabteilungen haben in Hochgeschwindigkeit gearbeitet. Zeitgleich wurde bei BioNTech ein entsprechendes Vertriebsteam aufgebaut und geschult. Neben medizinischen Themen und Produktinhalten gehörte auch Compliance zu den Trainingsschwerpunkten. BioNTech wurde bei der Schulung des Vertriebs von drei Agenturen unterstützt: hydra, MedIQM und Slyhealth. Dieser Artikel konzentriert sich auf das hydra-Teilprojekt „Asynchrone Trainings /
Web based Trainings“ und stellt dieses näher vor.

Lernbedarfe und Lernformate

Zur Schulung des Vertriebs wurden vier zentrale medizinische Themenfelder definiert:

  • Immunologie (Immunsystem, Immunabwehr etc.)
  • mRNA (Technologie und Wirkungsweise)
  • COVID-19-Erkrankung (Symptome, Verlauf etc.)
  • Impfungen (Effektivität, Nebenwirkungen etc.)

Für jedes dieser Themen wurden folgende Lernformate erstellt:

  • WBT (modular, jeweils 30-60 Minuten Trainingszeit plus Test)
  • Audio-Summary (zum Einsatz im mobilen Office)
  • Fact Sheet (PDF mit den zentralen Daten und Fakten)

Zusätzlich wurde ein Compliance-WBT erstellt, das auf Storytelling basiert (60 Minuten Gesamtdauer).

Alle 5 WBTs basieren auf dem modularen WBT-Framework von hydra und folgen der gleichen Struktur. „Gemeinsam die Pandemie bewältigen“ ist das übergreifende Thema der gesamten Trainingsreihe. Daher wird das Thema Pandemiebekämpfung auch bei der Gamifizierung der WBTs aufgegriffen: In jedem WBT steht am Anfang eine Kapitelübersicht mit zahllosen Viren-Icons. Die einzelnen Kapitel wurden als scrollbare Erlebnissseiten umgesetzt. Die Aufgabe der Lernenden ist es jeweils, das Kapitel zu absolvieren und unterwegs alle Interaktionen umzusetzen. Als Belohnung erhalten sie jeweils Abwehrschilde, mit denen die Viren zurückgedrängt werden können. Auf diese Weise wurde die Key-Message nicht nur kognitiv, sondern auch emotional bei den Lernenden verankert, die durch die Schulung tatsächlich zum „Life-Changer“ werden konnten.

Wichtig für die Produktion der genannten Lernformate waren noch die folgenden Aspekte:

  • Freigaben waren auf vier Stakeholder-Ebenen erforderlich: Projektteam, Brand-Agentur, Medical Experts und Legal Team.
  • Duales Corporate- und Produkt-Design: BioNTech verwendet zwei unterschiedliche Designs für das Unternehmen BioNTech und den Impfstoff.

Diese mussten auch in den Trainingsformaten entsprechend umgesetzt werden.

Projektverlauf

Der Kickoff des Projekts fand am 19. Februar 2021 statt. Für die Entwicklung der 5 WBTs wurden 3 Projektcluster definiert: Zwei Cluster für die 4 medizinischen WBTs, in Cluster 3 folgte das Compliance-WBT. Alle drei Cluster wurden zeitversetzt in KW 8, KW 9 bzw. KW 12 2021 gestartet, was einer teilweisen Parallelentwicklung entspricht. Auch der Rollout verlief entsprechend zeitversetzt.

Das Projekt wurde in allen Meilensteinen akribisch vorausgeplant; insbesondere aufgrund des kurzen Zeitplans war dies von besonderer Bedeutung. Zur Koordination dienten wöchentliche Regeltermine mit den Projektmanagern von
BioNTech. Zudem wurden Abstimmungen zwischen hydra und der Brand-Agentur Slyhealth bilateral nach Bedarf angesetzt. Für die einzelnen Arbeitsschritte Konzeption (grob und fein), Design und Programmierung (jeweils inklusive Feedbackrunde) wurden zwei bis maximal drei Wochen angesetzt. Dieser Ablauf galt für alle Cluster gleich. Projektdefinition, Design- und Programmierplanung fanden schon in der Woche nach dem Kickoff statt. Sämtliche Sprachaufnahmen wurden innerhalb einer Woche parallel zur Programmierung produziert und konnten dadurch sofort integriert werden. Auf diese Weise war es möglich, bereits am 3. Mai den ersten Rollout zu starten, eine Woche später folgte der zweite. Somit war die Schulung des Vertriebs in allen medizinischen Themenbereichen bereits abgeschlossen, als zwei Wochen später das letzte WBT zum Thema Compliance gestartet wurde.

Wie konnten 5 WBTs in weniger als 3 Monaten entwickelt werden?

Dafür gibt es drei zentrale Gründe: Zum einen konnten Projektphasen parallelisiert werden. Dies betrifft insbesondere die Entwicklung der WBT-Templates und Grafiken parallel zur Konzeptentwicklung. Das bedeutete ein großes Plus an Effizienz. Im Nachhinein mussten nur noch punktuell Anpassungen durchgeführt werden, sofern sich Informationen während der Projektarbeit geändert hatten. Ein zweiter Punkt ist das modulare WBT-Framework von hydra mit unzähligen interaktiven Templates, die sich schnell für unterschiedliche Kundenanforderungen adaptieren lassen. Drittens sorgte ein Feedbacktool für weitere Effizienz. Um zusätzliche Schleifen zu vermeiden, wurden bei allen Feedbackrunden Teamcalls mit den entsprechenden BioNTech-Stakeholdern durchgeführt. Diese halfen bei der Konsolidierung des Feedbacks und sorgten dafür, bei Rückfragen Klärung zu ermöglichen.

Generell bildet dieses Einzelprojekt jedoch lediglich einen Teil der New Learning Strategie von BioNTech. Weitere Teilpunkte dieser Strategie sind unter anderem:

  • Holistisches Smart Learning Environments Framework
  • Schaffung hybrider Learning Experiences
  • Personalisierte Lernangebote
  • Umsetzung mobile Learning

Projektergebnis

Gemeinsam die Pandemie bewältigen – mit diesem Motto der Schulungsreihe konnte von Beginn an eine hohe Motivation der Lernenden erzielt werden. Eine digitale Befragung der Lernenden kam zu äußerst positiven Ergebnissen: Die WBTs, Audio-Summaries und Fact Sheets wurden im Durchschnitt mit 4,8 von maximal möglichen 5 Punkten bewertet. Im Vergleich zu den anderen Maßnahmen im Projekt liegt dieses Resultat sogar über den Durchschnitt aller Maßnahmen.

Nach der erfolgreichen Umsetzung der ersten Schulungsreihe ist für 2022 der Ausbau weiterer Themenfelder geplant. Neben den bereits genutzten Formaten (WBTs, Audios, Factsheets) werden dabei auch andere digitale und hybride Lernformate zum Einsatz kommen.

Außerdem wurden die produzierten WBTs bereits auf bestmögliche Skalierbarkeit optimiert, um so auch die Lokalisierung in andere Märkte nicht nur zu ermöglichen, sondern so schnell wie möglich realisieren zu können.

Fazit

Impfen kann einen wichtigen Beitrag dazu leisten, die Pandemie zu bewältigen. Doch der Vertrieb von medizinischen Produkten erfordert ein Team, das besonders geschult ist. Daher war es eine zentrale Aufgabe, das Vertriebsteam des BioNTech-Pfizer-Impfstoffs aufzubauen und ausgezeichnet auszubilden. Hoher, nachhaltiger Lernerfolg in allen relevanten Themen und maximale Motivation der Lernenden waren die wichtigsten Anforderungen. Die Zusammenarbeit in Matrix-Strukturen mit klaren Verantwortlichkeiten und die Parallelisierung von Teilprojekten stellte eine Umsetzung innerhalb von drei Monaten sicher. So konnten die Lernenden mit einem umfassenden, motivierenden Lernerlebnis über fünf WBTs geschult werden. Das sehr gute Bewertungsergebnis bei den Anwendern bestätigt zudem, welche Leistungen in diesen kurzen Umsetzungszeit erbracht wurden. Das Programm „Lightspeed“ aus der Impfstoffentwicklung wurde auch im kommerziellen Bereich umgesetzt, um durch die Vertriebsschulung eine erfolgreiche Markteinführung des mRNA-Impfstoffes sicherzustellen. Aus diesen Gründen freut sich die Jury des eJournal AWARD 2022, dieses Projekt mit dem Award in der Kategorie „Pharma“ auszuzeichnen.


Vorgaben & Besonderheiten

Vorgaben:
Aufbau eines kompetenten Vertriebsteams für den COVID-19-mRNA-Impfstoff und die erfolgreiche Ausbildung des Teams in den Themenfeldern Medizin, Vertrieb und Compliance. Umsetzung der Schulungen in Lichtgeschwindigkeit, bei größtmöglicher Motivation der Lernenden.

Besonderheiten:
Unter Pandemiebedingungen mussten zuerst die notwendigen Strukturen zur Vertriebsschulung aufgebaut werden. Im Anschluss wurden alle notwendigen Schulungen remote durchgeführt.


Projektverantwortliche

BioNTech Europe GmbH

Alexander Almerood
Director Marketing & Sales

BioNTech Europe GmbH
Friedrichstraße 68
D-10117 Berlin

alexander.almerood@biontech.de
www.biontech.de

hydra newmedia GmbH

Nicole Krentz
Senior Project Manager

hydra newmedia GmbH
Seidenstraße 57
D-70174 Stuttgart

krentz@hydra-newmedia.com
www.hydra-newmedia.com