SPAR Österreich: Einheit in der Vielfalt
Länderübergreifende Standardisierung der Aus- und Weiterbildung
für 90.000 Mitarbeitende mit dem LXP Totara

Vermittlung von Fachwissen im eLearning Kurs – Der nachhaltige Wissens-transfer in die Praxis wird durch Blended Learning-Formate gesichert. Durch den eLearning-Kurs erhalten Mitarbeitende benötigtes Fachwissen. Der Transfer in die Praxis erfolgt im Präsenzseminar.

90.000 Beschäftigte in fünf mitteleuropäischen Ländern sollen ein einheitliches Aus- und Weiterbildungssystem bekommen. Dennoch sollen dabei nationale, kulturelle und bereichsspezifische Eigenheiten Berücksichtigung finden und individuelle Lernformate entstehen. Geht nicht?! Die SPAR Österreich-Gruppe zeigt wie mit der Open-Source-PlattformTotara ein Konzern mit Hilfe der Digitalisierung unternehmensweite Standards für Lernprozesse setzen kann.

Die SPAR Österreich-Gruppe, tätig im Lebensmitteleinzelhandel, Sportfachhandel sowie im Bereich Shopping Center, zählt europaweit rund 90.000 Beschäftigte. Die hohe Fluktuation von Mitarbeitenden gerade im Lebensmitteleinzelhandel und die Tatsache, dass in den nächsten zehn Jahren viele SPAR-Führungskräfte in Rente gehen werden, erzeugt die Notwendigkeit, Fach- und Führungskräfte stärker auszubilden und zu entwickeln. SPAR hat daher in einem langjährigen Prozess eine konzernweite, digitale Plattform zur Standardisierung der Aus- und Weiterbildung etabliert, die länderspezifisch ist und individuelle Lernformate enthält.

Lernbedarfe

SPAR ist mit über 50.000 Mitarbeitenden in Österreich der größte private Arbeitgeber des Landes. Zusammen mit den Beschäftigten in den Nachbarländern Nordost-Italien, Slowenien, Ungarn und Kroatien zählt die SPAR Österreich-Gruppe insgesamt 90.000 Beschäftigte. Die konzernweite Standardisierung der Aus- und Weiterbildung über fünf Ländergrenzen hinweg stellt eine Herausforderung dar und war deshalb das vorrangige Ziel des seit 2016 sich erstreckenden Projektes.

Die Schaffung von entsprechenden Standards hat eine wesentliche Voraussetzung: eine einheitliche Plattform für die Verwaltung und Bearbeitung von Lerninhalten. Die Basis für die Softwarelösung ist das Open-Source-System Totara. Die Lernplattform steht jeder Organisationseinheit in unterschiedlichem Design und Branding zur Verfügung, um die länderspezifischen Anforderungen zu erfüllen. Standards sollten vor allem in den Bereichen Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen und Qualität für Online-Trainings einheitlich definiert werden.

Da Personalentwicklung sich auf die gesamte Breite der Beschäftigten in einem Unternehmen erstreckt, war die Definition der Zielgruppen ebenso breitgefächert – angefangen vom Auszubildenden über die Führungskräfte bis hin zum selbständigen Einzelhändler. Bspw. werden 2.600 Auszubildende in 23 Berufen ausgebildet. Die gesamte Lehrzeit wird durch passende Online-Trainings begleitet, die sich am tatsächlichen Bedarf des Ausbildenden orientieren. Ein weiteres Beispiel sind die Mitarbeitenden in der Produktion wie Bäckerei oder Fleischerei. Sie standen lange Zeit nicht im Fokus der Personalentwicklung. In den letzten Jahren jedoch wurde für die Bäckerei ein Blended Learning-Programm entwickelt. Auch für die Fleischverarbeiter der SPAR-Tochter TANN sind bereits erste Schritte im Rahmen des Ausbildungsprogramms „TANN tomorrow“ (T2M) umgesetzt worden.

Projektverlauf

In einer großen Organisation wie der SPAR Österreich-Gruppe mit ihren 90.000 Beschäftigten in fünf Ländern ist es kaum verwunderlich, dass der (digitale) Wandel sich langsam und in kleinen Schritten entwickelt. Aus diesem Grund erfolgte die Implementierung der neu entwickelten digitalen Lernplattform in Stufen. 2016 zunächst als Pilot für den Bereich Sportfachhandel bei der Konzerntochter Hervis. 2018 folgten mit SPAR und INTERSPAR Österreich die Konzernzentralen und die Sparte Lebensmitteleinzelhandel. Weitere zwei Jahre später wurde die Plattform konzernweit ausgerollt.

Mit dem Ziel, ausschließlich Online-Trainings für etwa 1.500 Mitarbeitende anzubieten, führte die SPAR-Tochter Hervis 2016 als Pilotprojekt das Learningmanagementsystem (LMS) Totara für ihre Academy ein. Der Pilot avancierte zum Best-Practice-Beispiel und wurde deshalb auf die restlichen sechs Hervis-Länder ausgerollt. Besonders die umfassenden Möglichkeiten des Berichtswesens für das Management halfen dabei, das Führungspersonal zu überzeugen und für das Projekt zu begeistern. Hervis war der ideale Pilot. Denn im Sportfachhandel sind rasche Veränderungen und die Umsetzung der Digitalisierung bereits Routine. Die Neuerungen durch die Einführung des LMS fanden daher schnell Anklang bei den Beschäftigten.

Erfolg macht sexy. 2018 wurde deshalb in Österreich für die Bereiche SPAR und INTERSPAR zusammen mit der SPAR-eigenen IT – ICS – Totara mit einer weiterentwickelten Version eingeführt. Dieses Totara 11 enthielt alle Weiterbildungsangebote, die die SPAR-Gruppe ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellt – Präsenzseminare sowie auch Online-Trainings. Die Aus- und Weiterbildung bei ICS erhielt 2020 mit der ICS Academy ein eigenes Branding und damit eine eigene Identität.

Um Kosten zu sparen und Synergieeffekte optimal zu nutzen, wurde 2020 das Angebot der Hervis Academy mit den Aus- und Weiterbildungsprogrammen von SPAR und INTERSPAR Österreich zusammengeführt. Das gemeinsame System wurde dann in allen SPAR-Ländern ausgerollt: Slowenien und Kroatien gingen 2020 online, Ungarn folgte im September 2021. Als letztes Land ist für Italien der Rollout mit Ende 2021 geplant.

Als Herausforderung erwies sich das Stakeholder-Management in den einzelnen SPAR-Ländern. Jedes Land hat eine eigene Geschäftsführung und dementsprechende Entscheidungsfreiheit. Es wurde daher im Vorfeld des Projekts ein Jahr darauf verwendet, die Vorzüge eines konzernweiten Systems zu promoten und alle Stakeholder „an Bord“ zu holen. Dennoch zeigte sich in den Phasen des hybriden Projektes, dass jedes Land eigene Vorstellungen hatte und zusätzlich das stammdatenführende SAP-HR unterschiedliche Strukturen aufwies. Eine Gefahr für die Erreichung des Projektziels: die Etablierung von konzernweiten Lernstandards. Alle Beteiligten haben viel Zeit investiert, einen Konsens und zahlreiche kreative Workarounds zu finden, um alle Stakeholder zufriedenzustellen und Konflikte zu vermeiden.

Die neu entwickelte Lernplattform ist in den unterschiedlichen Einheiten bzw. Ländern mit einem Mix aus verschiedenen PR- und Kommunikationsmaßnahmen beworben worden. Die primären Vermarktungskanäle waren dabei Plakate und digitale Formate. Bspw. produzierten einige Bereiche Einführungsvideos oder digitale Trainings, die das neue Lernsystem vorstellten. Bei SPAR Österreich und Hervis wurden zusätzlich Gewinnspiele für Mitarbeitende initiiert, um einen Anreiz zu schaffen, sich mit der neuen Lernplattform zu beschäftigen.

Projektergebnis

Rund 65 % der SPAR-Mitarbeitenden sind im System aktiv. Sie bilden sich derzeit in ca. 1.400 Kursen – Präsenzseminare, eLearning-Kurse oder Blended Learning-Formate – weiter. Rund 400.000 eLearning-Kurse mit gut 200.000 Schulungsstunden wurden seit Einführung des LMS erfolgreich abgeschlossen. Zusätzlich sind in 600.000 Stunden 70.000 Seminare besucht worden.

Wichtig für den Lernerfolg ist die standardisierte Sollausbildung. Sie stellt sicher, dass Mitarbeitende solche Formate erhalten, die passgenau sind. Der nachhaltige Wissenstransfer in die Praxis wird durch Blended Learning-Formate gesichert. Durch den eLearning-Kurs „Käse Basis“ bspw. erhalten Mitarbeitende ein benötigtes Fachwissen. Der Transfer in die Praxis wird anschließend im Präsenzseminar mit praktischen Themen wie Verkostung geleistet und um realistische Verkaufsgespräche ergänzt.

Ein Effekt des Projektes ist die Schaffung von Stellen im Bereich Digital Learning & Development. Die steigenden Anforderungen in diesem Bereich können so bedient werden.

Fazit

Die Einführung der Ausbildungsplattform Totara, die sich als Open-Source-System stetig weiterentwickelt und so aktuell bleibt, ist für den SPAR-Konzern eine Notwendigkeit geworden, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die große Mitarbeiterschaft zu qualifizieren. Das neue System erlaubt die standardisierte Aus- und Weiterbildung der gut 90.000 Mitarbeitenden mit klassischen wie auch digitale Maßnahmen.

Die Qualifizierung der Mitarbeitenden kann auf dieser Basis mit einem umfassenden Berichtswesens durch Führungskräfte gesteuert werden. Dennoch bietet das breite Kursangebot den Mitarbeitenden viele eLearnings, um sich selbstgesteuert und ortsunabhängig weiterzuentwickeln. Klare Qualitätsstandards für die Contenterstellung sorgen dafür, dass bereits rund 400 eLearning-Kurse inhouse erstellt und regelmäßig überarbeitet werden.

Die großen Anstrengungen haben sich ausgezahlt. Die Jury des eLearning Journals zeichnet die SPAR Österreich-Gruppe mit dem eLearning AWARD 2022 in der Kategorie Open Source aus. Es sind in diesem fünf Länder übergreifenden Projekt erfolgreiche Lernkonzepte, -prozesse und -formate für alle Organisationseinheiten im SPAR-Konzern mit den rund 90.000 Mitarbeitenden erstellt worden. Jeder Mitarbeitende der SPAR-Gruppe hat nun Zugriff auf ein individuelles Lernangebot. Preiswürdig, fanden die Juroren.


Vorgaben & Besonderheiten

Vorgaben:
Die konzernweite Standardisierung der Aus- und Weiterbildung über fünf Ländergrenzen hinweg für 90.000 Beschäftigte war die Zielvorgabe des seit 2016 sich erstreckenden Projektes. Die beinhaltete im einzelnen: Die Einführung eines LMS für alle Ausbildungsmaßnahmen, die Schaffung von Standards für Ausbildungsmaßnahmen und die Definition von Qualitätsstandards für Online-Trainings.

Besonderheiten:
Das LMS zur Standardisierung der Aus- und Weiterbildung in der fünf Länder übergreifenden SPAR-Gruppe sollte länderspezifisch sein und individuelle Lernformate enthalten.


Projektverantwortliche

SPAR Österreichische Warenhandels-AG

Michael Fally
Leitung konzernale Lernmedien

SPAR Österreichische Warenhandels-AG
Europastraße 3
A-5015 Salzburg

michael.fally@spar.at
www.spar.at