Kategorie: Learning Experience

Zum heutigen Berufsalltag gehören digitale Werkzeuge und IT-gestützte Software einfach dazu. Unternehmen stehen dadurch aber häufig vor der Herausforderung, ihre Mitarbeitenden möglichst schnell zu schulen und zu unterstützen, damit diese die neuen Technologien auch entsprechend anwenden können und dabei auch motiviert bleiben. Denn die Mitarbeitenden haben alle eine unterschiedliche Lerngeschwindigkeit und auch verschiedene Herangehensweisen, wie sie am besten lernen.

Lernbedarfe

Aufgrund dieser Herausforderungen hat das Unternehmen LANXESS bereits vor ein paar Jahren das Knowledge Portal entwickelt. Dies ist eine digitale Wissensplattform mit verschiedenen E-Learnings rund um IT-Systeme und unternehmensspezifischen Themen wie z.B. Informationssicherheit oder Trade Compliance.

Um die Nutzer des Knowledge Portals mit positiven Lernerlebnissen (Learning Experience) noch mehr zu motivieren und zu unterstützen, hat das Training & Learning Solutions Team bei LANXESS zusammen mit der enowa AG das Projekt „Knowledge Portal 3.0 – Neue Lernwelten bei LANXESS entdecken“ ins Leben gerufen. Im Fokus dieses Projektes stand die Analyse und Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit des Knowledge Portals. Das Team in diesem Projekt bestand aus Designer*innen, IT-Spezialisten*innen und Trainingsentwickler*innen. Durch die Zusammenarbeit dieser Spezialistinnen und Spezialisten sollte das Knowledge Portal nun optimiert werden.

Um das Knowledge Portal zu verbessern, ging es einerseits darum, eine einheitliche Designsprache zu entwickeln, die sich in Bildern, Schaltflächen, Symbolen und Menüführung widerspiegelte. Aber auch die Systematik der Lernwelten wurde durch eine einfachere und übersichtlichere Aufteilung der Lernthemen verbessert. Die Mitarbeitenden sollten durch eine einfachere Benutzeroberfläche eine bessere Orientierung haben und nicht mehr so viel Zeit beim Suchen verwenden müssen. Zudem wurde die Bedienung vereinfacht und die Lernenden bekamen eine bessere Übersicht zu den Lernmedien und Lerninhalten. Ein weiterer positiver Aspekt ist die Möglichkeit, die Lerninhalte und -materialien jederzeit und überall abrufen zu können. Dadurch ist der Zugang für die Lernenden deutlich einfacher und flexibler.

Projektverlauf

Am 17.03.2021 startete das Projekt mit einem Kick-off. Hier wurde zunächst die Roadmap zusammen mit den Zielen und Meilensteinen festgesetzt. In dieser Phase wurde der zeitliche Rahmen für das Projekt festgesteckt. Die erste Phase des Projektes lief von März bis April 2021. In dieser Phase ging es darum, das bereits bestehende Knowledge Portal zu analysieren und zu prüfen, wie es benutzerfreundlicher gestaltet werden kann. Es wurden Feedbacks der Nutzerinnen und Nutzer eingeholt und die eigenen Erfahrungen mit eingebracht. Dabei ging es darum sich ein klares Bild davon zu machen, was bei dem bisherigen Knowledge Portal gut läuft und an welchen Stellen es noch einen Verbesserungsbedarf gibt. Mit den dadurch gewonnenen Erkenntnissen ging es an die Entwicklung eines neuen Designs des Knowledge Portals und an das Überarbeiten der Struktur der Lerninhalte.

Im April stand das Design soweit fest, dass im nächsten Schritt mit der technischen Implementierung des neuen Designs gestartet werden konnte. Die technische Umsetzung sah so aus, dass zunächst Vorlagen mit neuen Bildern und Symbolen erstellt und diese getestet wurden. Mitte Mai 2021 wurden Konzept und Design des Knowledge Portals fertiggestellt. Es wurden insgesamt 50 Templates für das Redesign des Portals neu konzipiert und programmiert. Im Juni war dieser Prozess fertig, sodass anschließend 5.000 Seiten, die im Knowledge Portal bereits mit Lerninhalten existierten, mit den neuen Vorlagen auf die neue Struktur und das neue Design angepasst werden konnten. Bis Ende August 2021 erfolgte dies auch mit den übrigen Seiten und ab September 2021 ging es dann endlich in die Testphase und Vorbereitung der Veröffentlichung des neuen Knowledge Portals.

Neben der technischen Vorbereitung lief auch eine umfangreiche Kommunikationskampagne. Der Start des neuen Portals war für den 24.09.2021 geplant. Bis dahin liefen verschiedene Kommunikationsmaßnahmen, wie z.B. die Veröffentlichung eines Artikels im betriebseigenen Intranet, eine Bannerkampagne an mehreren Standorten des Unternehmens und der Versand eines Direct Mailings an die Mitarbeitenden. Des Weiteren wurden für die Mitarbeitenden FAQ’s zusammengestellt und eine Guide Tour erstellt. Die Stakeholder-Gruppen wurden entsprechend in Meetings zum Redesign des Knowledge Portals eingeladen und somit über den Stand des Projektes informiert. Durch diese Maßnahmen stand nun einem guten Start des „neuen“ Knowledge Portals nichts mehr im Weg.

Projektergebnis

Da das Knowledge Portal schon vor dem Redesign gern und viel von den Mitarbeitenden genutzt wurde, wurden zwei Befragungen durchgeführt, um die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit messen zu können. Die erste Befragung fand vor dem Rollout statt, um einen Ist-Zustand zu ermitteln, die zweite Befragung erfolgte dann nach dem Go-live. Das Ergebnis war, dass das Knowledge Portal bereits vor dem Redesign von den Mitarbeitenden als wichtige Informationsquelle gerne und viel genutzt wurde. Bemängelt wurde jedoch, dass die Suche nach bestimmten Inhalten teilweise schwierig ist.

In der zweiten Befragung kam heraus, dass die Nutzerinnen und Nutzer die Benutzung des Portals deutlich einfacher beurteilten. Die Suche nach bestimmten Lerninhalten verlief nun deutlich schneller und einfacher.

Zu Beginn stand das Projekt vor einigen Herausforderungen. Das Knowledge Portal beinhaltete mehr als 10.000 Lerninhalte auf über 5.000 Seiten. Um dies im Redesign technisch gut umsetzen zu können, wurde zunächst mit Vorlagen gearbeitet, die das Layout der Seiten einheitlicher darstellten. Mit diesen Vorlagen konnte nun auch eine einheitliche Designsprache mit standardisierten Bildern und Symbolen umgesetzt werden. Die Lernenden haben dadurch einen Wiedererkennungswert und sie können sich auf dem Portal leichter orientieren. Neben den standardisierten Symbolen sind die Themenbereiche im Knowledge Portal nun farblich unterteilt. Der Aufbau in dem Knowledge Portal hat nun eine „neue Logik“. Die Nutzerinnen und Nutzer finden die Lerninhalte nun in einem der Themenbereiche: „Grundlagen“, „Geschäftsprozesse“, „Kommunikation und Kooperation“, „Zugänge, Passwörter und Richtlinien“, oder „Hilfe und Lernen“. Sie können aber auch in der A-Z Auflistung nach dem gewünschten Lernthema suchen.

Fazit

Der Erfolg des Redesigns des Knowledge Portals ist auf die gute Zusammenarbeit eines Teams von Designer*innen, Lernexperten*innen und IT-Spezialisten*innen zurück zu führen, die allesamt ihr Fachwissen in dieses Projekt mit einfließen lassen konnten. Auch die Erkenntnisse, die durch die Befragung der Mitarbeitenden im Vorfeld gewonnen werden konnten, haben dazu beigetragen. Das Projektziel, das Knowledge Portal übersichtlicher und strukturierter zu gestalten, ist damit gelungen. Sonja Geuer, Head of Training & Learning Solutions: „Unser Anspruch ist es, Lernen in unserer digitalen Lernwelt zu einem Erlebnis zu machen und die Mitarbeitenden in ihrem beruflichen Alltag mit unseren Lösungen aktiv zu unterstützen. Mit dem Redesign des Knowledge Portals haben wir nun ein Wissensportal gestaltet, was nicht nur leicht zu bedienen ist, sondern dank seiner attraktiven Inhalte auch einen Mehrwert und Nutzen für unser Unternehmen hat.“