Microsoft 365 zählt mittlerweile zur Standard-Software und bietet eine Menge Möglichkeiten, Lerninhalte für Ihre MitarbeiterInnen bereitzustellen. Durch die Integration der Lerninhalte in Microsoft 365 ergeben sich viele Vorteile. Dieses Vorgehen unterstützt dabei den Wunsch Ihrer Mitarbeitenden, sich im Arbeitsalltag selbstorganisiert das Wissen anzueignen, welches sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Dabei können die Inhalte mit Hilfe der in Microsoft 365 bereitgestellten Apps und Funktionen, Learning-Management-Systeme (LMS) oder sogar Chat-Bots genutzt werden.
Lernen wandelt sich im Rahmen des Modern Work Gedankens zu einem natürlichen Teil der täglichen Arbeit. Dabei ist es wichtig, dass Ihren MitarbeiterInnen die Möglichkeit geboten wird, selbstorganisiert im „Moment of Need“, also genau dann, wenn der Mitarbeiter das Wissen und die Informationen benötigt, die passenden Lerninhalte entdecken, teilen und empfehlen kann.
Die 365 Akademie hat sich auf Lerninhalte, insbesondere Lernvideos rund um Microsoft 365 und dem modernen Arbeitsplatz spezialisiert. Vor diesem Hintergrund möchten wir Ihnen in diesem Beitrag aufzeigen, wie Sie Lerninhalte in Ihre Microsoft 365 Umgebung integrieren können und somit einen zentralen Ort des Lernens in Microsoft 365 erstellen. Je nach Bedarf können unterschiedliche Varianten bzw. Ausprägungen sinnvoll sein. Im Folgenden werden wir grob auf die Integration von reinen Lerninhalten in Microsoft 365, die Integration von Lerninhalten in ein in Microsoft 365 integriertes Learning-Management-System (LMS) sowie die Nutzung eines Chat-Bots eingehen.
Integration der Lerninhalte in Microsoft 365
Möchten Sie Ihren MitarbeiterInnen Lerninhalte schnell und einfach zur Verfügung stellen? Dann bietet Ihnen Microsoft 365 hierfür bereits sehr gute Möglichkeiten!
Wird viel mit Lernvideos gearbeitet, können diese in Stream in Kanäle, vergleichbar einer Playlist, organisiert werden. Eine solche Playlist kann sich z.B. an Tätigkeitsbereichen wie „Hybrides Arbeiten“, „Interne und Externe Kollaboration“ oder „Daten und Dateien verwalten“ orientieren, nach Zielgruppen wie „Projektmanager“, „Führungskraft“ oder „Assistenz“ sowie, falls es sich z.B. um Lernvideos zu Microsoft 365 selbst handelt, nach den verfügbaren Apps wie „Teams“, „Planner“ oder „OneDrive“. Neben den Playlists bietet Stream auch die Möglichkeit, nach Inhalten zu suchen. So können Ihre MitarbeiterInnen bei einer konkreten Frage direkt nach einem passenden Lernvideo suchen.
Über SharePoint lassen sich Lern-Hubs und Lernpfade abbilden. Hier können die einzelnen Lerninhalte zu Lernpfaden zusammengefasst und zu einem bestimmten Thema kuratiert werden. Ein Lernpfad bietet dem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich einem Thema wie z.B. „Online Besprechungen“ oder „Persönliche Produktivität“ detaillierter zu informieren. Sollen Ihre MitarbeiterInnen dort erreicht werden, wo sie sich am meisten aufhalten, dann integrieren Sie die Lerninhalte am besten in Teams. In Teams und in Yammer lassen sich ganze Social Learning Communities aufbauen. Dabei können Sie den Mitarbeitenden ebenso die Lernvideos auf Stream als auch Ihren Lern-Hub und die Lernpfade aus SharePoint direkt in Teams zur Verfügung stellen.
Integration der Lerninhalte in ein LMS
Mit einem LMS wie z.B. dem LMS365, welches sich direkt in Teams bzw. Microsoft 365 integriert, lassen sich all Ihre Lerninhalte an einem Ort integrieren. Die Lerninhalte lassen sich in Kursen wie z.B. „Grundlagen der IT – Sicherheit“ oder „Einstieg in Microsoft Teams“ zusammenstellen. LMS-Systeme bieten hier meist auch die Möglichkeit, eine Lernkontrolle in Form von Quizzen zu nutzen. Mit Hilfe des LMS lassen sich die Kurse dann ebenso bestimmten Gruppen oder einzelnen Personen zuweisen oder empfehlen. Auch lässt sich nachverfolgen, wer welche Inhalte bereits konsumiert hat. So lässt sich einfach dokumentieren, wer bereits den „Microsoft Teams Einstieg“ oder die „Datenschutzbelehrung“ gesehen hat.
Integration der Lerninhalte in einen Chat-Bot / persönlichen Assistent
In einer sich ständig wandelnden modernen Arbeitswelt stellen sich viele Nutzer die Frage:
- Wann nutze ich welches Tool?
- Warum soll ich überhaupt etwas anders machen?
- Wie kann ich produktiv arbeiten?
Neben der Beantwortung dieser Fragen, stehen ebenso die Herausforderungen des hohen Support-Aufwands, die breite Schulung der Nutzer sowie die Schwierigkeit, mit den Nutzern in engem Kontakt zu bleiben. Hier bietet es sich an, einen persönlichen Arbeitsassistenten wie z.B. WorkplaceBuddy in Microsoft Teams zu integrieren, um Informationen dem Anwender unkompliziert zur Verfügung zu stellen. Lerninhalte können hier leicht integriert werden. So dienen diese Assistenten als „persönlicher Berater“ im Arbeitsalltag und stehen Ihren NutzerInnen zu jeder Zeit im „Moment of Need“ zur Seite und können mit passenden Lern-Videos und weiterführenden Informationen im täglichen Arbeitsalltag unterstützen. Über ein interaktives Interview in Chat-Form lernt der Assistent die Nutzer kennen und kann auf dieser Basis den Anwendern präzise Vorschläge für ihren Arbeitsalltag liefern.
Neben der Möglichkeit des Interviews, können Ihre AnwenderInnen auch Interessensfelder, Themengebiete oder z.B. Microsoft 365 Apps angeben, welche für sie interessant sind. Auf dieser Basis erstellt der Assistent eine persönliche Lern-Reise und präsentiert dem Anwender passende Inhalte. Dabei lassen sich auch Lernpfade vorbereiten und mit entsprechenden Inhalten befüllen. So kann z.B. das Thema „Dokumentenmanagement“ nach den Organisationsrichtlinien aufbereitet und dem Anwender zur Verfügung gestellt werden. Die Lerninhalte lassen sich ebenso über Kampagnen kommunizieren. So können neue Inhalte oder aktuell wichtige Inhalte zielgruppenorientiert den Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Jeder erhält damit die Informationen und die Inhalte, die für ihn am nützlichsten sind. Geeignet dafür sind vor allem Chat-Bots.
Werden Informationen und Lerninhalte über einen Chat-Bot kommuniziert? Hat Ihr/e MitarbeiterIn eine Frage oder möchte mehr zu einem Thema lernen, wird Ihm/Ihr sofort geholfen. Hat der Chatbot mal keine Antwort parat, kann die Frage direkt an den Support weitergegeben werden. Ihre MitarbeiterInnen müssen nicht noch einmal „von vorne“ beginnen, sondern bleiben in der gewohnten Arbeitsumgebung.
Bei diesem Artikel handelt es sich um einen bezahlten Beitrag der 365 Akademie.
Stichworte:
Portfolio
„Learning as a Service“ rund um Microsoft 365 und dem modernen Arbeitsplatz. Monatlich neue Lernvideos vom „Tip of the week“ bis hin zu Anwendungsfällen, How To – Szenarien und Use Cases. Lerninhalte kuratiert in Lernpfaden sowie ein aktives Community Management.
Referenzkunden
EnBw, ÖBB, ARAG, Trilux, LUEG, Cornelsen, Hochland, Kleiner uvm.
Die Autoren:
Dominik Ammann
Dominik Ammann ist als Customer Success Manager & Managing Director für die Kunden der 365 Akademie da. Er hat sich zur Aufgabe gemacht, die Business-User zu befähigen, die Microsoft 365-Werkzeuge effizient und produktiv zu nutzen. Dabei beschäftigt er sich neben den Themen zu Microsoft 365 auch mit Modern Work und Adoption.
Thomas Maier
„Produktiver Arbeiten“ – dieses Thema treibt Thomas Maier an. Thomas leitet die 365 Akademie und gibt monatlich News zu den neuesten Funktionen und Infos rund um Microsoft 365 und dem modernen Arbeitsplatz.
Kontakt:
365 Akademie
Lindenstr. 16
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+49 (0) 7354 / 946 91 66
