Microlearning zur Attraktivitätssteigerung eines schwierigen Themas
Wenn sich der Chef zu Wort meldet, wird´s wohl wichtig sein…

Sensible Daten und Dokumente zu klassifizieren, kann ein heikles Unterfangen sein. Einerseits gelten höchste Anforderungen an die Informationssicherheit und Diskretion, andererseits sind schließlich Menschen am Prozess beteiligt. Und diese lesen, verarbeiten und erinnern sich. Daher ist die Sensibilisierung der Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten und Dokumenten für klassifizierende Unternehmen essentiell. Hauptproblem: Es handelt sich um eine von den meisten wohl als recht „trocken“ wahrgenommene Thematik.

Umso größer ist die Herausforderung für eine eLearning-Anwendung, ungeachtet dessen den Lernern den Spaß am und die Motivation zum Lernen zu vermitteln und aufrecht zu erhalten. Dieser Aufgabe stellt sich nun die ESG Elektroniksystem- und Logistik-GmbH aus Fürstenfeldbruck in Zusammenarbeit mit dem Viersener eLearning-Anbieter mybreev GmbH, indem sie eine Rapid Learning-Lösung in Auftrag gab, die Lernfreude mit essentiellem Wissen verbindet. Bei der als WBT-Anwendung umgesetzten Infrastruktur, die sich an alle Mitarbeiter von der ESG richtet, sollen die elementaren Regeln der Klassifizierung von Dokumenten mit Spaß an der Sache erlernt werden.

Lernbedarfe

Da die Gewährleistung der Informationssicherheit bei ESG einen sehr hohen Stellenwert genießt, war es bereits von Projektbeginn an wichtig, eine eLearning-Lösung zu finden, die möglichst viele Mitarbeiter erreicht. Da es bei Verstößen Einzelner beim Thema Daten- und Informationssicherheit zu empfindlichen Sanktionen kommen kann, waren weder überladene Text-Datenbanken, noch Aushänge eine Option zum Erreichen einer möglichst hohen Belegschaftsabdeckung. Somit galt es, auf unterhaltsame Art und Weise eine Lernreise anzubieten, die von den Mitarbeitern gerne und kurzweilig absolviert wird und die den Umgang mit sensiblen Daten und Dokumenten zielgruppengerecht lehrt. Somit wurde das Thema „ESG-Klassifizierung von Dokumenten“ unternehmensintern sprichwörtlich zur Chefsache erklärt, indem der Geschäftsführer von ESG, Christoph Otten, sich des Projektes höchstpersönlich annahm. Nicht zuletzt um jeden Angestellten – unabhängig von der eigenen Position – aufzuzeigen, dass die Regeln zur Klassifizierung von Dokumenten für alle gelten. Dies war ohne eine unternehmensweit eingeführte eLearning-Anwendung zu diesem Schwerpunktthema bisher so nicht möglich.

Projektverlauf

Das Projekt wurde zu Beginn zwischen der mybreev als Anbieter und Produzent von eLearning-Tools und der ESG-internen Corporate Security, dem höheren Management sowie der direkten Geschäftsführung koordiniert. Da das Training alle Mitarbeiter, unabhängig von Funktion und Position, ansprechen sollte, wurde zudem ein Querschnitt aus der Belegschaft per Rundmail befragt, welche Formate in einer künftigen eLearning-Anwendung wünschenswert wären. Die hier gesammelten Informationen flossen unmittelbar in den Entwicklungsprozess der Gamification-Anwendung ein. Kurze WBTs wurden vom Filmteam des Herstellers mit dem Geschäftsführer der ESG als Protagonist der neuen Online-Anwendung vor Ort gedreht. Hierfür wurde der Content seitens mybreev ausgearbeitet und an die Richtlinien des Auftraggebers angepasst. Anschließend wurde das Produkt nahtlos in das ESG-eigene LMS integriert. Bis zu Redaktionsschluss haben noch nicht alle Mitarbeiter die Schulung durchlaufen, doch die Absolventen wurden nach erfolgtem Rollout bereits in Feedbackschleifen über die Akzeptanz befragt und die Rückmeldungen, auch via Mail an die Corporate Security und die HR-Abteilung, sind bisher durchweg positiv.

Projektergebnis

Die Kurzweiligkeit der neuen Anwendung stand im Fokus der Entwicklung. So beträgt die Gesamtdauer der Lerneinheit lediglich fünf bis zehn Minuten und kann somit von jedem Mitarbeiter „kurz eingeschoben“ werden. Eine ungewöhnliche wie witzige Idee ist die Beteiligung des Geschäftsführer Christoph Otten, der die Teilnehmer als Moderator und Quizmaster persönlich durch die Veranstaltung führt. Nach einer kurzen Begrüßung zu Beginn der Gamification-Anwendung erläutert Otten die wichtigsten Grundsätze hinsichtlich der Klassifizierung von Dokumenten innerhalb des Unternehmens. Es folgen Fallbeispiele zu den jeweiligen Grundsätzen, die in einer Fragestellung münden: Wie würden Sie sich in dieser Situation entsprechend verhalten? Unabhängig von der gewählten Multiple-Choice-Antwort erfolgt eine Auflösung mit einer kurzen Erläuterung, nach wie vor durch den Geschäftsführer persönlich. Der Microlearning-Ansatz ist hier konsequent umgesetzt worden. Christoph Otten verdeutlicht durch seine kontinuierliche Präsenz über die gesamte Kursdauer, dass Informationssicherheit bei der Klassifizierung sensibler Dokumente, „Chefsache“ ist und dies ESG-intern ebenso auf das Thema eLearning und Sensibilisierung zutrifft. Die Mitarbeiter können zur Auffrischung oder zum Nacharbeiten einzelner Themenkomplexe die Anwendung beliebig oft wiederholen. Die WBT-Anwendung ist Teil der Pflichtschulungen und eines Awareness Konzepts. Dieses ruft den Mitarbeitern auf verschiedenen Kanälen wie Flyer, Intranet und Aktionen wichtige Sicherheitsthemen stetig ins Gedächtnis und wurde nun mit einer neuen Gamification-Anwendung sinnvoll erweitert.

Fazit

Aufgrund des kreativen und engagierten Involvement des Geschäftsführers von ESG und der knackigen Portionierung thematisch recht komplexer und langwieriger Wissenshappen in kleine Lerneinheiten, kürt die Jury des eLearning Journal die ESG-Klassifizierung von Dokumenten mit dem eLearning AWARD 2021 in der Kategorie „Microlearning“. Auch der Workflow mit Fallbeispiel – Antwortmöglichkeit – Auflösung ist konsequent umgesetzt worden und Teil des Erfolgsrezeptes klar strukturierter, erfolgreicher Microlearning-Anwendungen.

„Das neue Format mit dem Geschäftsführer als Speaker, der die Mitarbeitenden im Unternehmen direkt anspricht hat für uns einen Leuchtturmcharakter. In der Kategorie „Chefsache“ sollten die Themen Informationssicherheit, eLearnings und Fürsorgeschulungen in Zukunft mit verankert sein. Nicht nur bei uns, sondern auch bei vielen weiteren Unternehmen.“, fasst Uwe Röniger, Geschäftsführer von mybreev, den Charakter des ungewöhnlichen Projektes zusammen.

Redaktion: Jacob Sablotny


Vorgaben & Besonderheiten

Vorgaben:
Kurzweilig. Lehrreich. Und der Chef als Gesicht des Ganzen. So sollte es werden, das neue eLearning-Tool. So wird erreicht, dass jeder Mitarbeiter einige Minuten „zwischendurch“ fürs Training findet, die wichtigsten Aspekte der Informationssicherheit aufnimmt und den Stellenwert des Themas plastisch erfasst.

Besonderheiten:
Bemerkenswert ist, wie die für viele Mitarbeiter recht „trockene“ Thematik der Dokumentenklassifizierung auf spielerische und unkonventionelle Weise umgesetzt wurde. Durch den Geschäftsführer als Protagonist der WBT-Anwendung kommen die Informationen „von ganz oben“ und werden über eine direkte Ansprache an die Belegschaft adressiert.


Projektverantwortliche

ESG GmbH

Valerie Kostka
Information Security Officer

valerie.kostka@esg.de
www.esg.de

 

 

mybreev GmbH

Uwe Röniger
Geschäftsführer

mybreev GmbH
Bahnhofstraße 1c
D-41747 Viersen

ur@mybreev.com
www.mybreev.com