Kategorie: Bildungscontrolling

Jederzeit und von überall Zugriff auf seine Produktinformationen und Wissensinhalte zu haben, ist für jeden Außendienstmitarbeiter sehr wichtig. Dabei bietet sich gerade bei mobilen Arbeitsplätzen, wie sie im Außendienst zu finden sind, aber auch bei Innendienstmitarbeitern mit PC-Arbeitsplatz, eine mobile Lernlösung an. Denn egal, ob unterwegs im Zug auf dem Weg zum Kundengespräch oder im Büro vor einem Onlinetermin mit dem Kunden: Um sich kurz vor Kundengesprächen noch einmal über die neuesten Produktfunktionen und Neuigkeiten zu informieren, müssen diese Informationen schnell und unkompliziert aufgerufen werden können. Der Griff zum Smartphone ist da oft schneller als auf seinem Laptop nach den benötigen Informationen zu suchen.

Fakt ist: Mitarbeiter ohne stationären Arbeitsplatz oder mit nur geringer Desktime sind stets darauf angewiesen, unterwegs schnell auf sämtliche benötigte Wissensinhalte und Produktinformationen zurückzugreifen. Damit dies unabhängig vom „wann“ und „wo“ möglich ist, hat der Nürnberger IT-Dienstleister DATEV eG nun gemeinsam mit dem Hamburger Mobile Learning-Anbieter Lemon Systems GmbH ein modernes Mobile Learning-System entwickelt. Das mobile System namens Wissen@AD wurde im November 2020 gelauncht und soll dem Außendienst völlige Unabhängigkeit im Tagesgeschäft gewährleisten. Denn: In der App kann man jederzeit von überall aus auf Wissensinhalte zugreifen.

Lernbedarfe

Arbeitnehmer im Außendienst sind im Rahmen ihrer Tätigkeit oft unterwegs. Umso wichtiger ist es daher, ihnen auch unterwegs die Möglichkeit zu geben, schnell und unkompliziert auf die Wissensinhalte zuzugreifen. Sich im Zug – oder aber auch am Schreibtisch vor einem Online-Termin mit dem Kunden – mal eben die neuesten Produktfunktionen ansehen, Vertriebs-Updates einsehen oder sich einfach noch einmal die wichtigsten Features eines Produktes ansehen – für den Außendienstmitarbeiter eine wichtige Vorbereitung. Was liegt also näher, als der mobilen Belegschaft eine Mobile Learning-Anwendung zur Seite zu stellen, die den zeitlich und räumlich flexiblen Zugriff auf Wissensinhalte für den Außendienst ermöglicht. Und die zum anderen den Administratoren in einem Analytics Tool Aufschluss über die Akzeptanz und Qualität der Inhalte gibt, ohne das Lern- und Nutzungsverhalten der einzelnen Mitarbeiter zu kontrollieren. Diese beiden Mehrwerte, die vorher nicht in dieser Form vorhanden waren, sind mit Wissen@AD nun gegeben.

Projektverlauf

Für das neue Micro Learning-System wurde zunächst geprüft, ob mit dem vorhandenen LMS eine Realisierung erfolgen kann. Da dies nicht möglich war, entschied man sich für ein neues System. Front- und Back-End wurden vom Projektteam ausgiebig getestet, sodass die Funktionalitäten bekannt und benötigte Erweiterungen genau festgelegt werden konnten. In einer 2-wöchigen Pilotphase mit 90 Außendienst-Mitarbeitern wurden zudem Anregungen und Ideen über einen Fragebogen gesammelt und an die Lemon Systems GmbH zur Systemoptimierung übermittelt. Ebenso konnte die DATEV mithilfe des Feedbacks Struktur und Aufbereitung der Lerninhalte verbessern.

Im Anschluss an die Pilotphase und die daraus resultierenden Anpassungen erfolgte der Rollout. Zunächst wurde die Einführung des Systems und der Apps per E-Mail und Blogbeitrag im Außendienst angekündigt. Einige Tage später erfolgte schließlich der Versand der Einladungsmails mit persönlichen Log In-Daten, Links zur Mobile App sowie zur Browserversion. Um die Infrastruktur mit weiteren Inhalten zu füllen und diese allen Außendienstmitarbeitern zur Verfügung zu stellen, werden die Beschäftigten der DATEV eG außerdem aufgefordert, dem Redaktionsteam relevante Inhalte für die App zu übermitteln. Unter Nutzung der breiten Skalierbarkeit des Mobile Learning Systems Lemon, das die Basis für das neue Lernportal bildet, ist künftig geplant, die eLearning-Anwendung kontinuierlich bezüglich Back-End und App-Erweiterungen an neue Aufgaben zu adaptieren.

Projektergebnis

Die einfache und intuitive Bedienung von Wissen@AD stand bei der Entwicklung weit oben auf der Prioritätenliste. Dies wurde nicht zuletzt durch den Aufbau als native App und damit verbundener optimaler User Experience und Performance erreicht. Auch für die Administratoren sollte das Back-End ohne Programmierkenntnisse bedienbar sein. So ermöglicht es die Bereitstellung diverser Content-Formate wie PDFs, Videos, Podcasts, WBTs und Links. Die mobilen Versionen sind zur Desktopversion kongruent. Das System bietet neben den Lerninhalten auch einen gesonderten Bereich für Unternehmens-News. Über Push-Mitteilungen kann auf besondere Inhalte und News hingewiesen werden. Alle Inhalte können sowohl online als auch offline rezipiert werden. Es wird bewusst auf verpflichtende, leistungsbezogene Überprüfung des Gelernten verzichtet. Freiwillige Zwischentests und Wissenstests am Ende von Lerneinheiten sollen die Lernmotivation aufrecht erhalten. Eine Zertifizierungsoption, die im Basissystem von Lemon enthalten ist, wurde daher aus dem Front-End entfernt. Relevanter ist, wie die Lerninhalte von den Nutzern angenommen werden. Daher wurde speziell für DATEV ein Aktivitätenprotokoll im Back-End integriert, das den Administratoren Aufschluss über die beliebtesten Inhalte, den Anteil der vollständig abgeschlossenen Inhalte sowie die Zugriffszahlen gibt.

Fazit

Bereits in der Pilotphase stieß das Projekt auf große Akzeptanz und, neben einigen Verbesserungsvorschlägen durch die Pilotgruppe, fiel das Feedback sehr positiv aus. Ein Pilot-Nutzer beispielsweise sagte: „Die App ist wirklich super und intuitiv bedienbar, da bedarf es keiner Anleitung.“. Da mit dem speziell für Wissen@AD entwickelten Aktivitätenprotokoll Auswertungen zu Zugriffszahlen und Lernverhalten durchgeführt werden, ohne dabei Rückschlüsse auf das Nutzungsverhalten einzelner Mitarbeiter ziehen zu können, und gleichzeitig auch die Optimierung von Effektivität und Effizienz der Arbeitsprozesse klar im Fokus steht, zeichnet die Jury das Projekt mit dem eLearning Award 2021 in der Kategorie „Bildungscontrolling“ aus.

Redaktion: Jacob Sablotny