Kategorie: Onboarding

Der erste Arbeitstag in einer neuen Firma dürfte die meisten Menschen gleichermaßen mit Aufregung sowie mit einem gewissen Maß an Unsicherheit verbinden. Denn gerade beim Einstieg schwirren einem viele Fragen durch den Kopf: Was für Aufgaben erwarten mich? Wie sind die Kollegen? Werde ich mit dem Vorgesetzten zurechtkommen? Aus diesem Grund bieten viele Unternehmen spezielle Onboarding-Programme an, mit denen neue Mitarbeitende möglichst unkompliziert und schnell integriert werden sollen. Doch wie kann man neue Mitarbeitende in Zeiten von COVID-19 effektiv onboarden? Vor dieser Herausforderung stand Arvato Financial Solutions.

Arvato Financial Solutions (AFS) ist ein international agierender Finanzdienstleister mit rund 7.000 Mitarbeitenden und Kunden in 15 Ländern. Die sich durch die Geschäftsbereiche und internationale Ausrichtung der AFS ergebende Komplexität stellt erfahrungsgemäß für neue Mitarbeitende zunächst eine Herausforderung dar, weshalb dem Onboarding-Prozess eine besondere Rolle zukommt. Darüber hinaus kam in diesem Jahr mit COVID-19 und den daraus resultierenden (Kontakt-)Einschränkungen eine zusätzliche Hürde hinzu.

Aus diesem Grund entschied sich AFS mit dem Projekt „BOARDING – International AFS Welcome Event“ ein Onboarding-Programm zu entwickeln, mit dem neue Mitarbeitende aus aller Welt virtuell Willkommen geheißen werden können.

Lernbedarf

Das konkrete Projektziel war demnach die Digitalisierung des Onboarding-Programms der AFS, mit welchem die Mitarbeitenden branchenübergreifendes Wissen vermittelt bekommen sowie die Top Management-Ebene des Unternehmens kennenlernen. Ein weiteres Projektziel war es, die soziale Kollaboration zu fördern, um den Wissensaustausch innerhalb der Organisation zu intensivieren, Transparenz über die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu schaffen sowie internationale Netzwerke im virtuellen Raum aufzubauen.

Als Zielgruppe für das Projekt wurden alle neuen Mitarbeitenden identifiziert, für die durch ihren Verantwortungsbereich sowohl geschäftsübergreifendes Arbeiten als auch das Wissen über den Aufbau der AFS unerlässlich ist. Basierend auf diesen Vorgaben wird eine heterogene Gruppe aus unterschiedlichen Bereichen und Ländern des Unternehmens adressiert.

Projektverlauf

Das Top Management der AFS sollte eine zentrale Rolle in dem neuen Onboarding-Programm spielen und wurde dementsprechend von Anfang an von der Ideenfindung über die Videoerstellung bis hin zur Durchführung in das Projekt mit einbezogen. Eine weitere wichtige Rolle spielten die Trainer_innen der AFS, die sich nicht nur kontinuierlich mit derGeschäftsführung abstimmten, sondern durch ihre aktive Beteiligung in den Modulen einen großen Anteil am Projekt einnahmen.

Projektergebnis

Mit „BOARDING“ ist bei der AFS erstmals ein komplett virtuelles Onboarding-Programm für neue Mitarbeitende entstanden, welches dank der Internationalität des Unternehmens komplett auf Englisch durchgeführt wird. Im Rahmen dieses Programms nehmen die Teilnehmer_innen an einer digitalen Roadshow mit 5 unterschiedlichen Online-Modulen teil, in denen sie die verschiedenen Geschäftsbereiche, das Board of Directors sowie die weiteren Neueinsteiger kennenlernen. Die Module verfolgen dabei einen Blended Learning-Ansatz, in dem allerdings die normalerweise typischen Präsenzveranstaltungen durch virtuelle Live-Meetings ersetzt werden, wodurch auch in Zeiten von COVID-19 den Teilnehmer_innen viel Raum zum Austausch und Netzwerken geboten werden konnte.

Ein besonderes Highlight der Module sind die selbstaufgenommenen Videos der Geschäftsführung. In diesen Videos beantwortet das Top Management vordefinierte Fragen und stellt dadurch die Geschäftsbereiche des Unternehmens vor. Darüber hinaus dienen die Videos allerdings auch zum Kennenlernen der Geschäftsführung, denn neben der Vorstellung des Unternehmens bieten diese auch persönliche Einblicke und geben Tipps für die Karriere bei AFS. Zusätzlich unterstützt wird diese Kennenlernphase bereits vor dem eigentlichen Onboarding-Programm durch die sogenannten „Get2Know“-Cards. Dabei handelt es sich um Onepager, in denen nähere Informationen zur Geschäftsführung enthalten sind und beispielsweise Fragen wie „What is the craziest thing you have done in your life?“ beantwortet werden. In abschließenden Live-Fragerunden, die an die Videos anschließen, haben die Teilnehmer_innen schließlich die Möglichkeit, dem Top Management eigene persönliche Fragen zu stellen.

Um das Kennenlernen unter den neuen Mitarbeitenden zu fördern, lädt AFS im Rahmen des Onboarding-Programms vor dem ersten Modul außerdem zu virtuellen „Get2Know“-Runden ein. In diesen Runden werden die Teilnehmer_innen in Kleingruppen aufgeteilt und bearbeiten kleinere Kennenlernaufgaben, die anschließend in der großen Gruppe präsentiert werden. Dadurch gewinnen die neuen Mitarbeitenden von Anfang an ein Gefühl für den gemeinsamen Austausch im virtuellen Raum und können außerdem erste kleine Netzwerke im Unternehmen gründen.

Fazit

Der Onboarding-Prozess stellt die Weichen für das künftige Arbeitsverhältnis von Mitarbeitenden und Unternehmen. Dementsprechend wichtig ist es, ein zielgerichtetes Konzept zu haben, um neuen Mitarbeitenden von Anfang an die benötigten Informationen bereitzustellen, den Austausch mit Kolleg_innen und Vorgesetzten zu fördern und einen strukturierten Einstieg zu ermöglichen. Schon unter normalen Umständen ist dies keine leichte Aufgabe, aber aufgrund der Einschränkungen durch COVID-19 ist diese Herausforderung aktuell größer denn je.

Mit dem Projekt „BOARDING – International AFS Welcome Event“ zeigt Arvato Financial Solutions eindrucksvoll, wie man auch in der „neuen Normalität“ mit einem virtuellen Konzept neue Mitarbeitende effektiv onboarden kann. Insbesondere die umfassende Einbindung der Geschäftsführung in der Form von Videos, den „Get2Know“-Cards mit persönlichen Informationen sowie den Live-Fragerunden haben Vorbildcharakter. Virtuelle Arbeitsgruppen zum Austausch und Netzwerken tun ihr Übriges, um einen möglichst einfachen Einstieg ins Unternehmen zu gewährleisten. Aus diesen Gründen vergibt die Jury des eLearning Journals für das Projekt „BOARDING – International AFS Welcome Event“ der Arvato Financial Solutions den eLearning AWARD 2021 in der Kategorie „Onboarding“.

Redaktion: Mathias Fleig