Von 0 auf 365 mit Standard-Content

Lassen Sie mich das mit meiner eigenen Qualifizierung belegen: Als ich 2018 zunächst als Medienproduzentin zur Know How! AG kam, wurde bereits mit Microsoft 365 gearbeitet – eine Umstellung für mich. Zwar kannte ich Word, Excel und Co., in viele Anwendungen und die Zusammenhänge musste ich mich aber tiefer einarbeiten.

Plötzlich stellten sich Fragen wie „Wo speichere ich ein Dokument am besten, damit auch meine Kollegen damit arbeiten können?“, „Wie finde ich dieses Dokument im Microsoft-Universum jemals wieder?“ und „Was kann ich mit diesem Teams, was hier alle nutzen, alles tun?“. Es ging um Kollaboration, um effizientes (Zusammen-)Arbeiten und darum, möglichst schnell das erforderliche Wissen zu erlangen, was ich bei meinen täglichen Aufgaben benötige.

Ich war froh, im Zuge meines Onboardings Schritt für Schritt begleitet zu werden. Denn das Microsoft-Universum kann auf den ersten (und zweiten … und dritten …) Blick schon überwältigend sein. Der ganzheitliche Ansatz der Know How! AG half mir – so wie unseren Kunden, deren Mitarbeitern und meinen Kollegen zuvor – mich schnell einzufinden. Und der gute Content ermöglichte, dass ich die „neuen“ Anwendungen innerhalb kürzester Zeit souverän nutzte.

So gelingt der Einstieg!

Ob jemand, wie ich damals, neu in ein Unternehmen kommt, welches bereits Microsoft 365 nutzt oder ob ein Unternehmen auf Microsoft 365 umsteigt und seine Mitarbeiter auf diese rasante Fahrt mitnehmen möchte (muss!) – je nach Lernmoment wird eine unterschiedliche Ansprache und ein anderes Format benötigt.

Im Idealfall sind die Formate eng miteinander verzahnt und begleiten die Mitarbeiter vom ersten Kontakt mit den Anwendungen bis zur täglichen Arbeit. Gerade für Software-Anwendungen wie die des Microsoft 365-Pakets eignet sich eine Off-the-shelf-Lösung, also Standard-Content. Denn in ihren Grundzügen werden die Anwendungen wie Microsoft Teams oder SharePoint Online überall gleich genutzt.

Dieser Standard-Content erreicht die Lernenden in allen drei Lernmomenten des Veränderungsprozesses.

1. Mit Sensibilisierung abholen

Mitarbeiter wollen sensibilisiert werden: Was ist Microsoft 365 überhaupt? Warum wird das eingeführt? Hilft mir das wirklich? Und wie? Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und da ist es nicht verwunderlich, wenn viele zunächst skeptisch sind.

Eine sehr gute Methode für die Sensibilisierung sind Video-Trailer. Das liegt mitunter auch daran, dass Videos niederschwelliger und unterhaltsamer sind als andere Medienformate. Kurzweilige Trailer wecken das Interesse der (künftigen) Anwender und erleichtern ihnen den Einstieg in neue Microsoft-Anwendungen. Viele freuen sich dann darauf, die gezeigten Vorteile selbst aktiv zu nutzen.

Standardisierte Trailer sind nicht nur kostengünstig, sondern auch schnell verfügbar. Optimalerweise werden sie als Basis genutzt und individuell an den Bedarf des Kunden angepasst.

2. Mit Qualifizierung die Grundlagen vermitteln

Web Based Trainings (WBTs) vermitteln den künftigen Microsoft-Experten zunächst ein grundsätzliches Verständnis und einen Überblick über die wichtigsten Funktionen der neuen Anwendungen. Im Gegensatz zu Präsenzschulungen sind sie sehr flexibel. Ein WBT ermittelt z. B. den individuellen Lernbedarf, kann jederzeit und von überall absolviert sowie bei Bedarf auch wiederholt werden.

Auch dafür eignet sich Standard-Content. Natürlich mit der Option, Lerninhalte individuell anzupassen. Alles in Unternehmensfarben darzustellen reicht dabei oft nicht aus. Das WBT muss auch inhaltlich, funktional und technisch auf den Kundenbedarf abgestimmt sein.

3. Mit Performance Support kontinuierlich weiterbilden

Dem Performance Support fällt gerade bei Lerninhalten zu Microsoft 365 eine besondere Rolle zu. Auch sonst stammt Wissen von Mitarbeitern zum Großteil aus aktivem Tun (Stichwort „70:20:10-Modell“). Wenn sich die Anwendung aber kontinuierlich und oft auch ohne Vorwarnung ändert, wie es bei Microsoft 365-Anwendungen der Fall ist, stehen Mitarbeiter noch häufiger als sonst vor der Frage: „Wie geht das jetzt?“.

Learning Nuggets bieten dafür eine schnelle und effektive Lösung. Das Lernen mit Nuggets findet unmittelbar im Moment des Bedarfs, dem „Moment of Need“ statt. Denn Nuggets sind kurze Wissenseinheiten und bieten konkrete und unmittelbare Antworten auf akute Fragestellungen, die während der Arbeit mit einer Anwendung auftauchen. Da sie eine selbstständige Problemlösung innerhalb von 1 – 3 Minuten ermöglichen, führen sie auch direkt zum Erfolgserlebnis.

Schneller Zugriff und Qualität sind entscheidend

Learning Nuggets sind dann ein wirksames Instrument, wenn sie schnell auffindbar und abrufbar sind. Muss der Nutzer sich erst durch diverse Webseiten wühlen, um Performance Support zu erfahren, geht der Effekt verloren.

Ein bewährter Ansatz ist daher eine Nugget-Suchmaschine – in der Know How! AG nennen wir sie Nugget Finder. Der Nugget Finder funktioniert quasi wie die bekannten Internetsuchmaschinen – mit dem Unterschied, dass wirklich nur relevante Suchergebnisse gefunden werden. Dadurch entfallen das eigene „Suchen in den Suchergebnissen“ und die Ablenkung im Internet.

Aber auch die Qualität der Nuggets spielt bei der Wirksamkeit von Performance Support eine entscheidende Rolle – denn sonst werden sie nicht genutzt oder das Wissen bleibt nicht im Gedächtnis. Deshalb legen wir bei der Know How! AG einen besonderen Wert auf Kriterien wie Prägnanz und Verständlichkeit. Zur Verständlichkeit gehört übrigens auch, Inhalte in einer Sprache anzubieten, die der Lernende versteht. Deshalb gibt es unsere 1.200 Nuggets auch in jeweils 9 Sprachen. Und natürlich achten wir auch auf eine hohe audiovisuelle Qualität, mit der das Lernen Spaß macht.

Integration in Microsoft Teams

Für Unternehmen, welche Microsoft Teams nutzen, ist die Integration der Lerninhalte in diese Anwendung der nächste logische Schritt. Ob man kommuniziert, Dokumente bearbeitet oder Aufgaben verwaltet – Microsoft Teams ist eine zentrale Anlaufstelle. Daher befinden sich Mitarbeiter im „Moment of Need“ häufig genau dort.

So funktioniert’s: Der Nugget Finder wird zentral als App in Microsoft Teams integriert. Alle Mitarbeiter finden daraufhin einen neuen Button in ihrer linken Navigationsleiste (siehe Bild). So gelangen sie mit nur einem Klick direkt zu den Nuggets.

Zusammengefasst: Von 0 auf 365

Microsoft E-Learning „off the shelf“ macht es Unternehmen besonders einfach, ihre Mitarbeiter sowohl erstmalig als auch kontinuierlich zu qualifizieren. Wird der Standard-Content noch in ein Gesamtkonzept eingebettet und inhaltlich, optisch und funktional angepasst, erzielen Sie den maximalen Lerneffekt. Auch Mitarbeiter ohne Vorkenntnisse können so zu passionierten Anwendern werden und alle Tools innerhalb kürzester Zeit produktiv nutzen.

Bei diesem Artikel handelt es sich um einen gesponsorten Beitrag der Know How! AG.

Die Autorin:

Veronika Tomasu

ist Expertin für digitales Lernen und wurde in der Know How! AG zum Fan und Power-User von Microsoft 365. Heute ist sie mitverantwortlich für Konzeption, Management und Entwicklung des Standard-Contents zu Microsoft 365. Ihre Überzeugung ist: Lernen muss Spaß machen!