Von virtuellen Räumen und digitaler Gelassenheit

Webkonferenzsysteme wie Skype oder WebEx erlauben Gruppengespräche und auch Bildschirmfreigaben, ermöglichen jedoch kaum Vorbereitung, komplexe Interaktion und müssen zudem jedes Mal neu gestartet und gestaltet werden – alle Elemente, die Trainings sonst erfolgreich machen, fehlen also. So starteten die Weiterbildungsverantwortlichen die Suche nach professionellen Webinar-Systemen, die dabei helfen sollten, das Präsenztrainingserlebnis auch nach Hause zu bringen. Aufgrund der großen gestalterischen Flexibilität und einer bereits vorhandenen Verankerung im Genossenschaftlichen Verbund fiel die Wahl auf Adobe Connect. Das Tool ermöglicht mithilfe verschiedener, frei wählbarer Gestaltungselemente und Materialien den Aufbau strukturierter Räume und Abläufe, entlang derer Moderatoren und Veranstalter ihr Training aufbauen und immer wieder nutzen können.

Webinare – flexibel und nachhaltig

Während die Gestaltung von guten Webinaren eine neue Herausforderung darstellt, liegen die Vorteile auf der Hand: Der Planungsaufwand verringert sich stark, da unterschiedliche Stand- oder Arbeitsorte keinen Hinderungsgrund mehr darstellen. Aus unternehmerischer Perspektive jedoch noch relevanter sind die eingesparten Material- und vor allem Reisekosten von Teilnehmern oder Trainern sowie der damit verbundene Aufwand. Daher amortisieren sich die relativ geringen Anschaffungskosten von Adobe Connect schnell. Kalkuliert man so den Tagessatz eines Trainers mit mehrstündigen, unproduktiven An- und Abreisen sowie Hotel und Fahrtkosten ein, reichen bereits wenige als Webinar durchgeführte Schulungen, um ein positives Ergebnis zu erzielen. Dabei fallen die Flexibilität, die Webinare bieten, und ihre wirtschaftlichen Vorteile mit einem Trend zusammen, der mittlerweile das Zielbild von Union Investment prägt, dem der Nachhaltigkeit. Jeder nicht gefahrene Kilometer auf dem Weg zum Training spart so natürlich auch Emissionen ein.

Herausforderung bei der Einführung

So sehr die Zahlen beeindrucken, so groß ist die Umstellung, welche die Nutzung für die Trainer und die Mitarbeiter mit sich bringt. Während das genutzte Material und der Trainingsablauf dem klassischen Seminar sehr nahekommen, unterscheidet sich die Kommunikation und damit zusammenhängend die Interaktion stark. Ein wesentlicher Unterschied ist, dass in der Regel kein Sichtkontakt zwischen Trainer und Teilnehmer hergestellt werden kann, insbesondere bei größeren Teilnehmerzahlen. Während der Trainer durch die Nutzung einer Webcam für die Teilnehmer präsent bleiben kann, sind diese meistens nur über ihre Stimme präsent. Das bedeutet, dass jede nonverbale Kommunikation wegfällt, die Hürde zur aktiven Teilnahme durch die gefühlte Distanz erhöht wird und für den Trainer, dass er sich auf mehr einseitige Kommunikation einstellen muss: Ein zustimmendes Nicken, fragende Blicke, Unruhe oder Ablenkung der Teilnehmer entziehen sich komplett der Wahrnehmung des Trainers. Wie wichtig diese Faktoren für die Steuerung der Teilnehmer sind, merkt man erst, wenn sie fehlen.

Für die Teilnehmer besteht dabei umgekehrt die Gefahr einer sinkenden Aufmerksamkeit, wenn ohne Rückkopplung den Ausführungen des Trainers gefolgt werden muss. Kürzere Durchführungszeiten und ein hohes Maß an Interaktion in Form von direkten Rückfragen, Spielen oder ad-hoc-Tests zeigen sich hier schnell als geeignetes Mittel, um diesen Herausforderungen zu begegnen. Ganztägige Schulungen hingegen sind online kaum durchzuführen, was bei der Themenauswahl zu beachten ist. Auch das Arbeiten im digitalen Raum selbst kann sich als Hürde erweisen: Die Einwahl in einen Raum, das Einrichten des Mikrofons und das Verhalten in einem Webinarraum können für Teilnehmer wie Trainer zu Beginn zu Frustration führen. Eine gute Vorbereitung durch die Verantwortlichen und eine enge Begleitung durch technischen Support können hier helfen, die Akzeptanz zu erhöhen und eine gewisse „digitale Gelassenheit“ zu entwickeln, die es braucht, um auch bei einer technischen Störung ruhig nach einer Lösung zu suchen.

Akzeptanz durch konsequente Nutzung

Ein besonderer Skaleneffekt ergibt sich beim Kundenservice von Union Investment durch ein zusätzliches Schulungs-Angebot für die genossenschaftlichen Banken. Besonders gefragte Produktthemen, etwa zur Riesterrente, werden seit Jahren als Vor-Ort-Schulungen durch Trainer mit besonderer Expertise bei den Banken angeboten. Für drei bis vierstündige Schulungen fahren die Trainer durch das Land, wobei die Kosten für Arbeitszeit, Fahrt und Unterkunft nicht nur für die Trainer, sondern auch für die Banken anfallen, die ihre Mitarbeiter von verschiedenen Filial-Standorten anreisen lassen. So hat sich insbesondere dieses Schulungsformat als erster Anwendungsfall angeboten, welches durch intensive Begleitung seitens der Mitarbeiter von Union Investment schnell hohe Akzeptanz gefunden hat. Obwohl sich die Präsenzangebote auch hier weiterhin großer Beliebtheit erfreuen, hat sich schnell auch seitens der Banken eine stabile und hohe Nachfrage nach Webinaren etabliert, die das Bankentrainerteam gerne bedient.

So zeigt sich der Vorteil von Webinaren als ergänzender Bestandteil des Angebots an Schulungsformaten vor allem aus betriebswirtschaftlicher Perspektive, insbesondere wenn man dabei mögliche Skaleneffekte bei verschiedenen Standorten oder großen Schulungsgruppen berücksichtigt. Dennoch sollte die Entscheidung durchdacht sein: Nicht jedes Seminar ist einfach in ein Webinar zu transformieren. Viel mehr bedarf es eines durchdachten didaktischen Konzepts, um Interaktion und Aufmerksamkeit zu gewährleisten. Auch kann weder von Trainern noch Teilnehmern erwartet werden, dass diese sich sofort mit den neuen Bedingungen zurechtfinden, so dass Eingewöhnungszeit und Support mit einkalkuliert werden können. Nimmt man diese Hürden ernst, zeigt sich schnell das große Potenzial – und das nicht erst, wenn eine Krise das mobile Arbeiten von daheim zum neuen Standard macht.

Die Autoren:

Iram Mirza

Die gelernte 42- jährige Bankkauffrau hat eine zweijährige Weiterbildung zum systemischen Coach/Beraterin und systemische Organisationsentwicklerin absolviert. Sie ist Mitglied der Mastergroup am isb Wiesloch. Seit Juli 2010 arbeitet sie in der Gruppe Business Performance in der Segmentsteuerung- und entwicklung Fondsdienstleistungen. Ihr Schwerpunkt liegt im Bereich Trainingsmanagement sowie der Weiterentwicklung der digitalen Trainingsformate und der Organisation für Banken.