Der Digital Workplace als zentrale Anlaufstelle

Digitales Arbeiten wird immer alltäglicher

Spätestens mit der Corona-Krise hat wohl fast jedes Unternehmen erste Erfahrungen mit digitaler Arbeit gemacht – und je nach Vorbereitungsstand kamen sie besser oder weniger gut mit der abrupten Veränderung klar. Die Notwendigkeit der Digitalisierung der Arbeitsprozesse im Allgemeinen ist gerade in der Krisenzeit zu spüren. Und Deutschland hängt hier deutlich hinterher.

In Deutschland herrscht Präsenzkultur. Doch die Denkweise, Arbeit sei nur im Büro gut zu erledigen, wird nach und nach aufgebrochen. Viele Führungspersonen haben mit der erzwungenen Home Office Regelung gelernt, dass ihre (gefühlte) Kontrolle nicht von der Anwesenheit der Mitarbeiter im Büro abhängig ist, sondern von der Transparenz ihrer Arbeit. Die Digitalisierung der Unternehmen erhält durch die Umstrukturierungen im Rahmen der Corona-Maßnahmen einen Boost. „Wenn wir die Erfahrungen mit der Corona-Krise betrachten, stellen wir fest, dass Remote Work zu einem Muss geworden ist. Das klassische Büro ist nicht mehr so wichtig. Man kann überall arbeiten. Vorausgesetzt, die Bedingungen bezüglich Software und Arbeitsumgebung sind gegeben,“ so Mujibor de Graaf, CEO von Fellow Digitals.

Täglich bekommen er und seine Mitarbeiter zu Gesicht, dass Unternehmen mit den Nebenwirkungen der digitalen Arbeit zu kämpfen haben. „Wir stehen am Anfang dieser großen Veränderung,“ hält Mujibor de Graaf fest, „als Fellow Digitals stellen wir vor allem die Menschen in den Mittelpunkt. Wir alle müssen lernen, wie wir gemeinsam digital arbeiten und kommunizieren, ohne dass sich Mitarbeiter distanziert, unsicher oder weniger involviert fühlen. Denn nur gemeinsam können wir vorankommen.“

Langfristig von Digitalisierung profitieren

Klar ist, dass Digitalisierung und Remote Work für Unternehmen anstrengend sind. Und doch lohnt sich dieser Schritt. Verschiedene Studien in der Corona-Zeit zeigen, dass nach einer Eingewöhnungsphase Produktivität und Arbeitsqualität steigen und gerade in kleinen Unternehmen auch Vorteile für die Unternehmenskultur entstehen. Auch was Weiterbildung und Wissensaustausch unter Kollegen betrifft, bietet die digitale Arbeit neue Flexibilität. Statt Präsenztrainings wird vermehrt auf E-Learning gesetzt, was den Teilnehmern einen flexiblen Zugriff auf die Inhalte ermöglicht, auch nach Abschluss der Schulungen.

Um die positiven Aspekte der Digitalisierung langfristig im Unternehmen zu verankern, müssen allerdings auch Prozesse angepasst werden. Methoden, Kompetenzen, Strukturen und der Führungsstil des Unternehmens müssen weiterentwickelt und auf die neuen Gegebenheiten zugeschnitten werden.

Tools, die das Digitale Arbeiten unterstützen

Fellow Digitals entwickelt bereits seit den 90ern Produkte zur digitalen Zusammenarbeit. „In all den Jahren haben wir unsere Produkte immer wieder für die neusten Formen der Zusammenarbeit und des Wissensaustauschs weiterentwickelt,“ sagt Mujibor de Graaf. Dabei setzt Fellow Digitals vor allem auf die digitale Einbeziehung der Beteiligten, denn „das ist der Schlüssel zu zufriedenen Mitarbeitern und optimaler Produktivität in Zeiten der Digitalisierung.“ Die einfach zu bedienenden Produkte von Fellow Digitals sollen die Kunden dabei unterstützen, jeden Mitarbeiter einzubinden, unabhängig von Position, Herkunft oder Arbeitsort. Dazu stehen zum einen das Social Intranet Viadesk und zum anderen das Learning Management System Coursepath zur Verfügung. In Entwicklung ist derzeit das Gamified Learning Tool Collegia.

Ein Unternehmen zu digitalisieren bedarf struktureller und technischer Voraussetzungen. Online Zusammenarbeit wird mit zahlreichen Tools einfacher gestaltet. Als zentrale Anlaufstelle im Digital Workplace dient z. B. ein Social Intranet wie Viadesk. Auf dieser Plattform fließen alle Punkte zusammen: Verschiedene Tools können verknüpft werden, Mitarbeiter finden zusammen, tauschen sich aus, arbeiten zusammen an Dokumenten und mehr. Um gut online zusammenarbeiten zu können, sind vor allem Austausch und Interaktionen wichtig, der soziale Faktor. Unterstützt wird die Arbeit durch einen (Knowledge) Hub, dem Intranet, das durch Gruppen eine klare Struktur erhält und mit Links übersichtlich und einfach zu den gesuchten Inhalten leitet. Wissensmanagement leicht gemacht.

Auch im Punkt Lernen im Unternehmen sehen wir viel Veränderung. Ausgelöst durch die Corona-Krise und die erschwerten Bedingungen für Fortbildungen vor Ort, steigen vermehrt Unternehmen auf E-Learning um, die bisher ausschließlich auf Präsenzschulungen gesetzt haben. Ein wichtiger Faktor für erfolgreiches, nachhaltiges E-Learning ist wieder der Austausch untereinander. Funktionen wie z. B., Lernschritte zu kommentieren, bieten die Möglichkeit, bei anderen Teilnehmern nachzufragen und Trainer direkt anzusprechen. Auch Direktnachrichten, Erinnerungen und motivierende Features wie beispielsweise Badges fördern die sozialen Interaktionen im Online Training. Ein Learning Management System wie Coursepath verbindet all diese Elemente mit der Teilnehmerverwaltung, der nachweisbaren Überprüfung des Wissenstands und möglichen Zertifizierung. Vorteil beim Wechsel zum E-Learning ist hier, dass die (neu) entstandenen Strukturen nach der Krise auch in ein Blended Learning-Konzept integriert werden können. So können die Vorteile von Präsenzunterricht und E-Learning jeweils bestmöglich eingesetzt werden.

Einen spielerischeren Ansatz in Sachen E-Learning bieten Gamified Learning Plattformen. Fellow Digitals ist hier gerade an der Entwicklung von Collegia beteiligt, bei der Gamification ein fester Bestandteil ist. Das bedeutet, dass Collegia Techniken aus der Spiel- und Gamingszene einsetzt, um den Lernprozess zu verbessern und Motivation und Initiative zu stimulieren. Darüber hinaus wird auf User-generated Content gesetzt, weg von reinem Kopfwissen zum aktiven Wissensaustausch unter Teilnehmern. Somit bleibt der Wissensaustausch in Händen der Mitarbeiter und trägt sich langfristig. Als innovatives Produkt zum Wissenstransfer hat Collegia damit den HR Innovation Award 2019 erhalten.

Viadesk und Coursepath bekommen ein neues Zuhause

Fellow Digitals ist der neue Name der Viadesk GmbH. CEO Mujibor de Graaf erklärt, wie es zum Rebranding kam: „Mit unserem Social Intranet Viadesk, Coursepath LMS, der Entwicklung von Collegia Gamified Learning und der Akquisition von Metatude in Bangladesh, ist unser neuer Dachname Fellow Digitals der Aufbruch in die nächste Phase. Auch als Organisation wollen wir uns weiterentwickeln, um unsere Kunden optimal unterstützen zu können.“ Dabei unterstreicht der Name Fellow Digitals die Philosophie des Unternehmens: „Wir sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter zählt, unabhängig von Position, Herkunft oder Arbeitsort,“ schließt Mujibor de Graaf.

Digitalisierung ist eine Herausforderung für Unternehmen, die in den Vordergrund gerückt ist und mit Nachdruck voranschreitet. Wichtig ist, dass keine Mitarbeiter auf der Strecke bleiben, alle mit den Veränderungen zurechtkommen und sich involviert fühlen. Ein digitaler Arbeitsplatz zeichnet sich durch die Kombination einzelner Tools aus, die Mitarbeiter bei der Zusammenarbeit unterstützen. Durch Verknüpfungen entsteht ein nahtloser Übergang, zum Beispiel zwischen Social Intranet und LMS von Fellow Digitals.

Bei diesem Artikel handelt es sich um einen Bezahlten Beitrag von Fellow Digitals .