29.05.2020 | Lesezeit ca. 6 Minuten
Ein Blick hinter die Kulissen des eLearning Journals
„Frank, wann erreichte uns nochmal die Hiobs-Botschaft mit Corona?“, fragte ich meinen Chef Frank Siepmann, als ich begann diesen Beitrag zu verfassen. „Am 12. März!“, er sah mich dabei eindringlich an und hob den Finger. „Das war ein Donnerstag.“ Er nickte bestimmt – dann schmunzelten seine Augen, als er daran dachte, wie lange das nun schon zurück lag und wie viel wir derweil auf die Beine gestellt hatten.
Der 12. März. Das war der Tag, an dem unser Herausgeber abends auf Phönix die Pressekonferenz unserer Bundeskanzlerin verfolgte. Angela Merkel verkündete, dass nicht nur die Veranstaltungen mit mehr als 1000 Teilnehmern, sondern auch solche mit weniger Gästen bis auf weiteres verboten sein würden.
Ein Absagen der Tour war schlichtweg undenkbar – die Verlegung in den Herbst schien die einzig möglich Option. Gleichzeitig war klar, dass wir nicht die einzigen sein würden, die eine Verlegung in das vierte Quartal planten. Daher verkündete unser Herausgeber gleich am nächsten Morgen seine Entscheidung.Und so war Freitag der 13. März nicht nur das vorzeitige Ende der eLearning SUMMIT Tour im Frühjahr 2020, sondern auch der Beginn einer Herkulesaufgabe für unsere Eventmanagerin Julia Von Döhlen.
Julia ist eine Kollegin, vor der ich von Beginn an Achtung hatte: Nicht viele Menschen schaffen es, eine Jahresveranstaltung mit hunderten von Teilnehmern und dutzenden von Veranstaltungstagen binnen kürzester Zeit in den Herbst des selben Jahres zu verlegen. Am 16. März veröffentlichte die Bundesregierung das entsprechende Maßnahmen-Paket. Am 20. März hatte Julia die Tour vollständig verlegt.Und als ich am Montag darauf meinen ersten Arbeitstag bei Siepmann Media antrat, waren bis auf unseren Herausgeber, unserem Büroleiter Ingo Böden und unserem Volontär Samuel Jambrek bereits alle im Home Office.
Im Nachhinein stellte sich heraus, dass nur die schnelle Reaktion unseres Herausgebers uns davor bewahrt hatte, die eLearning SUMMIT Tour ersatzlos zu canceln. Unsere Locations berichteten uns wenige Tage später bereits von einem „Ansturm“ auf verbliebende Buchungsoptionen im Herbst, welche binnen kürzester Zeit restlos belegt waren.
Wo andere Veranstaltungen ersatzlos absagen mussten, hatte unsere SUMMIT Tour also noch eine zweite Chance bekommen. Doch wir wussten bereits, dass wir uns auf dieser glücklichen Fügung nicht ausruhen durften – schon jetzt sprossen digitale Formate in Schaaren aus dem Boden. Corona wirkt wie ein Katalysator und binnen kürzester Zeit waren Portale wie XING und Linkedin von digitalen Events überschwemmt.
Am 31. März, eine Woche, nachdem ich bei Siepmann Media zu arbeiten begonnen hatte, schickte uns unser Herausgeber via Skype einen Entwurf zu. Es war der erste Entwurf zur eLearning SUMMIT digital 2020. Er hatte die gesamte eLearning SUMMIT Tour binnen 7 Tagen als digitale Veranstaltungsreihe konzipiert.
Dieser Entwurf war der Startschuss: Am 29. Mai sollte der Startschuss erfolgen. Es blieben 8 Wochen, um aus einem Entwurf die Realität werden zu lassen. Beflügelt von der Idee, Corona als Chance zu ergreifen um einen Try-Out zu wagen, begannen wir mit den Vorbereitungen.
Täglich nahm Frank täglich 4 bis 5 externe Termine war, um die verschiedenen Speaker anzufragen, zu koordinieren und letztendlich mit jedem einzelnen ein konkretes Formatkonzept auszuarbeiten. Dazu kamen zahlreiche Meetings im Haus. Julia hatte bereits entsprechende Listen angelegt, um den Status der Termine zu dokumentieren. Doch binnen kürzester Zeit wurden aus geplanten 10 Podcast plötzlich 20. Immer neue, spannende Themen, wurden aus unserem Unternehmensnetzwerk an uns herangetragen und immer mehr Podcasts und Termine musste Julia in ihrer Tabelle ergänzen.
Sie machte ihrer Stellenbeschreibung alle Ehre, insbesondere als es in die Schlussphase ging und man in ihrer Tabelle fast täglich beobachten konnte, wie ein oderer mehrere Kästchen die Farbe von gelb (Planungsphase) zu grün wechselten (Planung abgeschlossen).
Währenddessen hatte Frank das Konzept vervollständigt:
Der eLearning SUMMIT digital sollte als digitaler Bruder der eLearning SUMMIT Tour als Ergänzung dienen, um die Zeit zur Präsenzveranstaltung für unsere Community zu verkürzen. Gleichzeitig wollten wir ihnen aber auch verschiedene Möglichkeiten bieten, an innovativen digitalen Veranstaltungsformaten teilzunehmen, um Erfahrungswerte zu sammeln und den überbetrieblichen Erkenntnisgewinn zu fördern. Gleichzeitig schien ein weiteres Projekt sich immer weiter in den Vordergrund zu drängen: Eine digitale Veranstaltungsreihe implizierte das Vorhandensein einer digitalen Repräsenz auf unserer Homepage.
Also begann Matthias Gerth am 7. Mai damit, Websiten-Entwürfe für den eLearning SUMMIT digital anzufertigen, um bis zum 2. Juni einen Websiten-Relaunch zu ermöglichen. Mit Skribbeln und Zeichnungen zeichnete unser Herausgeber das auf, was Matthias später in WordPress und HTML umsetzen musste. Letzten Samstag arbeitete er 9 Stunden an der Website, um alles rechtzeitig zu finalisieren. Unser Büroleiter Ingo Böden war gestern bis 3 Uhr nachts im Home Office und fuhr noch nachts mit seiner Freundin ins Büro, weil sein TeamViewer zwischenzeitlich abgestürzt war. Julia hat seit Mittwoch Urlaub – und checkt trotzdem stündlich ihre E-Mails um sie ggf. direkt an mich weiterzuleiten. Ich war nicht überrascht. Die Whatsapp-Gruppe, in die meine Kollegen mich einluden, hieß „Arbeitstiere“. Ich war nicht überrascht.
Heute ist Freitag, der 29. Mai 2020, 17:39 Uhr. Viele Kollegin sind bereits nach Hause gefahren – ich höre Matthias im Büro neben an mit der Maus über den Schreibtisch kratzen und seine Finger auf der Tastatur. Ich selbst habe heute morgen schon um 7:30 Uhr angefangen statt wie sonst um 9:00 Uhr und endlich Themen für meine Blogbeiträge gefunden, die bis Dienstag fertig sein müssen. Es ist viel Arbeit – aber am Ende, wird es die Mühe wert sein.
