Behörde setzt auf Gamification, Simulation und Videos
Sympathieträgerin in der digitalen Welt

Die Einführung neuer Systeme ist in Behörden derzeit keine Seltenheit. In der Belegschaft hierfür Akzeptanz zu schaffen, ist immer noch eine Herausforderung, obwohl ebendiese Mitarbeiter künftig damit arbeiten müssen und es ihnen die Arbeit erleichtern soll. Dabei ist viel gewonnen, wenn es gelingt, gerade Mitarbeiter mit heterogener Einstellung zu digitalen Medien von Vorzügen der neuen Software zu überzeugen und damit zumindest ein Stück weit fürs eigene Ansinnen zu gewinnen.

In eben solch einem Prozess steckte auch die Bundesagentur für Arbeit. Sie bietet ihren Arbeitgeberkunden eine Systemschnittstelle zur Übermittlung von Stellenangeboten an, wodurch eine Vielzahl von Stellenangeboten automatisiert übermittelt werden kann. Im Anschluss erfolgt eine vollautomatisierte Verteilung der Stellenangebote, damit der personelle Aufwand hierfür reduziert und Medienbrüche beseitigt werden.

Für die Mitarbeiter der Bundesagentur für Arbeit bringt die Systemschnittstelle vor allem den Vorzug mit sich, dass sie sich stärker auf ihre Kernkompetenzen der Vermittlung und Beratung konzentrieren können.

Lernbedarfe

Die Agentur für Arbeit möchte deshalb Fach- und Führungskräfte des Arbeitgeber-Services und der Großkundenberatung aktiv im Umgang mit bisherigen und neuen IT-Systemfunktionen befähigen. So soll sichergestellt werden, dass neue Funktionen im IT-System auch zur Anwendung kommen, indem Handlungssouveranität erworben wird.

Hierzu werden 6.000 Mitarbeiter, die über ganz Deutschland verteilt ihre Arbeit verrichten, geschult. Deshalb kommt für die Agentur für Arbeit von Anfang an nur ein eLearning-basiertes Vermittlungsmodell in Frage, um eine entsprechende Skalierung zeitnah bewältigen zu können, indem auf selbstgesteuertes Lernen gesetzt wird.

Projektverlauf

Für die eLearning-Module holte sich die BA Experten von EY an Bord. Die Consultinggesellschaft beriet IT-seitig, entsendete aber auch Trainer, welche am Schulungskonzept mitwirkten. Gemeinsame Workshops von Projektverantwortlichen und EY, legten die Inhalte des geplanten eLearnings fest. Nach der gemeinsamen Festlegung der einzelnen Lernmodule wurden hierfür von EY sequentiell die Storyboards erstellt, die Grafiken entworfen, Sprachaufnahmen gemacht und die Module produziert.

Projektergebnis

Ein eLearning-Lernpfad aus 4 Hauptmodulen ist in der Projekt-Zusammenarbeit entstanden. Der Lernpfad startet mit einem Awareness- und Erklärvideo. In dem Video werden die Grundlagen der Schnittstelle und die Vorteile durch die Weiterentwicklung dargestellt sowie ein Überblick über die neuen Prozesse und Systemkomponenten gegeben. Eine druckbare Prozessübersicht unterstützt die Mitarbeiter im Arbeitsalltag und trägt zur Nachhaltigkeit des Lernens bei. Die Kürze des Videos und der dadurch schnell zu erzielende Überblick wirkte sich positiv auf die Lernmotivation aus.

Im zweiten Modul können die Lernenden selbstständig drei interaktive Tool Trainings durchführen, die sich auf unterschiedliche Funktionsschwerpunkte des IT-Systems konzentrieren. Nachdem das Verständnis für das System in dem zweiten Modul geschaffen wird, folgt im dritten ein weiteres Video, in dem die Funktionen und Rahmenbedingungen dargelegt werden.

Im vierten Modul werden durch ein Web Based Training die Besonderheiten des Systems und die Prozesse vertieft. Das Web Based Training setzt Gamification-Vermittlung ein. Eine Sympathieträgerin führt die Lernenden mittels Storytelling durch das Modul. Die Sympathieträgerin ist eine potenzielle Kollegin, die bereits eine Schulung erhalten hat, und nun ihr Wissen in dem Web Based Training an die Lernenden weitergibt.

Allgemein basiert das Lerndesign des Web Based Trainings auf Fragestellungen aus dem Arbeitsalltag, die die Sympathieträgerin im Laufe des Trainings beantwortet.

Die gesamte Produktion der digitalen Lernmodule wurde über die Inhaltsentwicklung, zum Storyboard, Grafikdesign und Produktion von EY durchgeführt. Die Implementierung in das Lernecosystem der Bundesagentur für Arbeit wurde durch die Einhaltung definierter Vorgaben zur Produktionen sichergestellt, die durch die Analyse und den Austausch mit den Fachbereichen der BA im Vorfeld evaluiert worden sind.

Fazit

„Mit dem Projekt sehen wir uns als Vorreiter für moderne digitale Lernmodule innerhalb der Bundesagentur für Arbeit. Wir können uns sehr gut vorstellen, eine ähnliche Herangehensweise und den Aufbau von Lernpfaden für künftige Projekte zu nutzen.“, sagt Susanne Weber, Leiterin Fachbereich Anforderungsmanagement – Beratung/Vermittlung/Kundenportal bei der Bundesagentur für Arbeit.

Worauf kommt es bei der Implementierung neuer Funktionen in Bezug auf eine Systemschnittstelle an? – Die Bundesagentur für Arbeit ist davon überzeugt, dass es darum geht, Komplexes simpel und für alle nachvollziehbar darzustellen. Die Jury des eLearning Journals überzeugte ebendieser vorbildhaft umgesetzte Aspekt des didaktischen Konzepts, weshalb sie den eLearning AWARD 2020 in der Kategorie „Barrierefreies eLearning“ an die Bundesagentur für Arbeit und Ernst & Young GmbH verlieh.


Vorgaben & Besonderheiten

Vorgaben:
Die Zielgruppe soll ein Verständnis über die von Arbeitgeberkunden genutzte Schnittstelle und die damit hausintern verbundenen neuen Prozesse erhalten, gleichzeitig soll die Anwendungskompetenz innerhalb des Systems sichergestellt werden.

Besonderheiten:
In der eLearning-Vermittlung wird ein multimedialer Lernpfad eingesetzt, der einen nachhaltigen Lernerfolg sicherstellen soll. Auch eine digitale Sympathieträgerin wirbt per Storytelling für das Change-Anliegen des Arbeitgebers.


Projektverantwortliche

Bundesagentur für Arbeit

Susanne Weber
Leiterin Fachbereich

Bundesagentur für Arbeit
Regensburger Str. 104
D-90478 Nürnberg

www.arbeitsagentur.de

 

 

 

Ernst & Young GmbH

Dr. Katharina Luh
Partner, Head of Change and Learning

Ernst & Young GmbH
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katharina.luh@de.ey.com
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