Kategorie: Onboarding

„Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne“ – so dichtete Hermann Hesse einst. Dafür, dass dieser Zauber möglichst lange erhalten bleibt und sich eine langfristige Beziehung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern einstellt, sorgen vor allem strukturierte Onboarding-Prozesse. Doch wie kann man als Arbeitgeber mit dem hohen Lernpensum zu Beginn betriebswirtschaftlich betrachtet sinnvoll umgehen? – Im vorliegenden Projekt soll eine Möglichkeit des konkreten Umgangs aufgezeigt werden.

In der Welt des eLearning fühlt sich AIDA Cruises spätestens seit 2012 so richtig zuhause. Seither verfügt das Unternehmen über ein LMS eines führenden deutschen Anbieters mit umfangreichen Funktionalitäten. Während der letzten beiden Jahre wurde im LMS der Fokus auf grundlegende Automatisierung von Administrationsprozessen wie automatische Buchung und Rezertifizierung sowie Kommunikation gelegt. Mittlerweile wird der überwiegende Anteil an Pflichttrainings im eLearning-Bereich komplett automatisch verwaltet und reportet, der manuelle Administrationsaufwand hat sich bereits auf ein Minimum reduziert. Im aktuell vorliegenden Projekt wurden zudem weitere innovative Potenziale entwickelt.

Lernbedarfe

Ausgangslage des Projekts „Onboarding Training for shoreside employees“ war, dass für gewöhnlich die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters mit dem Vermitteln großer Wissensmengen komprimiert innerhalb weniger Tage verbunden war. Den neuen Kollegen wurde damit eine ausgesprochen hohe Lernleistung abverlangt.

Mit dem neu aufzusetzendem Onboarding-Konzept soll nun ein Teil des Einarbeitungskonzepts bereits vor den Arbeitsbeginn hin verlagert und damit zeitlich entzerrt werden. Zudem soll so gleichzeitig die Onboarding-Lernzeit im Unternehmen vor Ort reduziert werden.

Didaktisch kommt hierzu eine moderne Bild- und Textsprache, eine gewinnende User-Ansprache, ein abwechslungsreicher Methodenmix mit hohem Aktivierungsgrad und maximalem Wissenstransfer zum Einsatz. Außerdem muss technisch gesehen eine unkomplizierte Aktualisierung aller Inhalte gewährleistet sein.

Das neue Onboarding-Schulungsformat für AIDA Mitarbeiter an Land und im Kundencenter soll demnach bereits vor Arbeitsantritt Vorfreude auf den neuen Job schaffen und die Begeisterung für den Arbeitgeber verstärken.

Projektverlauf

Den Anlass fürs Projekt selbst bilden Befragungen von neuen Kollegen, die Optimierungsbedarf beim Onboarding-Prozess ansprachen. Der Wunsch nach einem weniger stark komprimiertem Lernprozess wurde hierbei geäußert.

Zur Erstellung und Gestaltung der Lerninhalte wurde auf ein hoch professionalisiertes Projektteam mit verschiedenen Akteuren (Projektsteuerung, Ideenmanagement, Content-Erstellung, Programmierung, User-Relevanz usw.) zurückgegriffen.

Der Rollout wurde unternehmensweit über das Intranet bekannt gegeben. Auch erfahrene Kollegen waren dazu eingeladen, das Onboarding bei Interesse auf freiwilliger Basis zu erkunden und sich somit in die Gedankenwelt der neuen Kollegen hineinzuversetzen.

Projektergebnis

Es wurde im Resultat ein Online-Lernmedium konzipiert, das in Form einer Website öffentlich zugängliche Informationen vermittelt. Es erfolgt hierzu lediglich eine Absicherung per allgemein gültigem Passwort. Eine direkte Authentifizierung per se und somit die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist hierzu nicht erforderlich. Datenschutzrechtliche Probleme werden damit komplett vermieden. Der Link wie auch das Passwort dazu werden bereits mit den Vertragsunterlagen an den neuen Mitarbeiter verschickt. Wurde das Modul auf der Webseite abgeschlossen, kann ein Zertifikat heruntergeladen und ausgedruckt werden. Das Zertifikat enthält ein weiteres Passwort, welches später fürs eLearning im Unternehmens-LMS benötigt wird.

Zum ersten Arbeitstag werden neue Kollegen automatisch auf das interne eLearning Onboarding@AIDA gebucht, welches auch firmeninterne Daten enthält. Wurde nun der erste Teil bereits vor Arbeitsbeginn durchgeführt, kann gleich mit dem zweiten Teil begonnen werden und die Gesamt-Lernzeit reduziert sich, sodass dann in der Regel lediglich 1,5 Lernstunden per eLearning in den ersten vier Wochen des Stellenantritts erforderlich sind. Hierzu wird im eLearning das Passwort eingegeben, welches den Lerner dann direkt zum nächsten Modul führt. Die öffentlich zugänglichen Module müssen dann nicht mehr bearbeitet werden. Neue Mitarbeiter, welche nicht die Möglichkeit hatten, das Training vor dem ersten Arbeitstag bei AIDA zu absolvieren, beginnen das eLearning mit dem ersten und gewissermaßen öffentlichen Modul.

AIDA wertet globale Daten wie Buchungszahlen, Nutzungsverhalten, Bearbeitungsdauer, Abschlussraten und Zugriffszahlen des neuen Onboardings aus. Entstanden ist, abgesehen von der Aktualisierung von Inhalten, ein komplett automatisierter Lernprozess fürs Onboarding. Das erhaltene Mitarbeiterfeedback ist AIDA zufolge ausgesprochen positiv. Zudem stellt AIDA fest, dass das Ziel einer kürzeren Gesamt-Einarbeitungszeit nach Arbeitsantritt in der Tat erreicht werden konnte.

Fazit

AIDA hat einen dem Vertragsbeginn zeitlich vorgelagerten digitalen Onboarding-Prozess konzipiert, um die Lerneffizienz mittels einer längeren Lernzeit zu verbessern und anfallende Kosten zu minimieren. Das konzipierte eLearning wird zudem durch Präsenzveranstaltungen zu Vertragsbeginn flankiert, womit das Onboarding in seiner Gesamtheit dem Blended Learning-Ansatz folgt. Aufgrund der überzeugenden Umsetzung des Projekts zeichnet die Jury des eLearning Journals die AIDA Cruises mit dem eLearning AWARD 2020 in der Kategorie „Onboarding“ aus.