Performance Support: So gelingt jede Software-Einführung

Was haben Seminare, Video-Tutorials und Handbücher gemeinsam? Seit Jahrzehnten greifen Unternehmen darauf zurück, um ihre Belegschaft mit neuer Software vertraut zu machen. Das Problem: Häufig ist den Mitarbeitern damit nicht geholfen – gerade wenn sie direkt im Arbeitsprozess nicht vorankommen. Wie man es besser macht? Mit Performance Support.

Alle Mitarbeiter bedienen jede Software fehlerfrei – mit Performance Support ist genau das möglich.

Erinnern Sie sich an Ihre Schulzeit zurück. Waren Sie der fleißige Streber oder eher ein Null-Bock-Schüler? Fiel Ihnen das Lernen leicht oder mussten Sie für die Note “Ausreichend” nächtelang büffeln? All Ihre Klassenkameraden bekamen denselben Input – und verließen den Unterricht mit völlig unterschiedlichen Lernergebnissen.

Am Arbeitsplatz sieht es nicht anders aus: Ob Motivation, Sprache oder Vorwissen: Jeder Mitarbeiter bringt ganz eigene Voraussetzungen mit. Das macht die Einführung neuer Software-Tools zu einer Herausforderung – sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Personalentwickler.

Frau Müller hat einen Master in Wirtschafts-Informatik und scheut sich nicht vor der neuen Software – ganz im Gegensatz zu Herrn Schneider, für den das Internet noch Neuland ist. Frau Lin spricht noch nicht so gut Deutsch. Und Herr Kessler hat als alleinerziehender Vater einfach keine Zeit für regelmäßiges E-Learning.

Das Resultat: Mitarbeiter verlassen Trainingsmaßnahmen mit verschiedenen Leveln an Software-Kompetenz. Die Frage lautet also: Mit welchen Schulungsmethoden erzielt man vorhersehbare und konsistente Ergebnisse – unabhängig vom Vorwissen der Teilnehmer? Möglich wird dies mit einem Spickzettel der besonderen Art.

Spickzettel rettet Mitarbeiter vor Software-Frust

In der Schule war Spicken verboten und wurde hart bestraft. Doch bei der Arbeit ist das Spicken nicht nur erlaubt, sondern auch notwendig! Die meisten Informationen brauchen wir nämlich nur im jeweiligen Moment und müssen sie nicht dauerhaft im Kopf behalten.

Hier kommt das Konzept des Performance Support (PS) ins Spiel: Darunter versteht man eine Art “Spickzettel”, der uns die Arbeit mit einer Software erleichtert: Wichtige Informationen werden genau dann angezeigt, wenn wir sie brauchen. Und zwar direkt im Workflow.

Obwohl der Begriff vielen nicht geläufig ist, verlassen wir uns im Alltag schon lange auf PS.

Hier sind nur einige Beispiele:

  • Das Navi im Auto zeigt uns in Echtzeit den Weg – ohne dass wir ständig auf die Karte gucken müssen.
  • Digitale Assistenten führen uns von Schritt zu Schritt durch einen Installationsprozess.
  • Apps auf dem Smartphone liefern uns in sekundenschnelle Antworten auf alle Fragen.
Userlane am Beispiel von Workday: Schritt für Schritt wird jedes Element hervorgehoben und erklärt.

Ineffektive Trainingsmethoden noch gang und gäbe

Während PS sich im Alltag etabliert hat, sieht es am Arbeitsplatz noch anders aus. Hier sind Seminare, dicke Schulungs-Ordner, PDFs und Video-Tutorials noch die Norm. Warum ist das ein Problem?

Solche Formate eignen sich bestens, um Grundwissen aufzubauen und den Kontext einer Software-Einführung zu erklären: Warum gerade dieses Tool? Welche Vorteile bietet es? Welche Folgen hat die Einführung für das Unternehmen? Stattdessen werden sie dazu genutzt, um Mitarbeitern die Klickpfade einer Software anzutrainieren. Diese Vorgehensweise ist jedoch nicht effizient und hilft nur selten bei dringenden Problemen im Arbeitsprozess.

Deshalb werden traditionelle Trainingsmethoden schnell zu Stolpersteinen:

Individuelle Bedürfnisse werden vernachlässigt: Bei einer Präsenzschulung ist es oftmals unmöglich, jeden einzelnen Teilnehmer individuell zu unterstützen. Schulung verpasst? Zu wenig EDV-Vorkenntnisse und zu viele offene Fragen? Pech für den Lernenden.

Zum einen Ohr rein, zum anderen wieder raus: Seminare, Videos und Handbücher vermitteln das Wissen auf Vorrat. Wir nehmen theoretische Inhalte auf, um sie erst später praktisch anzuwenden. Doch zwischen “Lernen” und “Anwenden” liegen Welten. Studien belegen, dass wir das Gelernte schon nach zwei bis drei Wochen vergessen. Hinzu kommt, dass Seminare nur an einer Handvoll von Terminen im Jahr angeboten werden – viel zu wenig, um das erworbene Wissen dauerhaft zu speichern.

Videos und Dokumente veralten schnell: Software ändert sich heute schneller als je zuvor – ein Software-Update jagt das nächste. Videos und Dokumente veralten mit jeder Änderung der Benutzeroberfläche. Um relevant zu bleiben, müssen sie regelmäßig aktualisiert werden – eine teure und ineffiziente Angelegenheit.

Unternehmen verlieren Millionen: Laut einer aktuellen Robert Half Technology Studie verlieren Mitarbeiter pro Arbeitstag im Schnitt 22 Minuten mit IT-Problemen. Ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern verliert so täglich 22.000 Minuten. Je nach Gehaltsniveau entstehen dadurch Verluste von ca. 4,5 Millionen Euro im Jahr.

Welche Lösung bietet Performance Support?

Mit PS finden “Learning” und “Doing” gleichzeitig statt. Mitarbeiter erledigen ihre Aufgaben, während sie direkt am Bildschirm von einem digitalen Assistenten geführt werden – Schritt für Schritt und in Echtzeit.

Jeder Mitarbeiter kann jede Software bedienen: Mit Userlane stammt einer der weltweit führenden Anbieter für Performance Support aus Deutschland. Userlane hat eine Technologie entwickelt, mit der jeder Mensch jede Software professionell bedienen kann – und zwar ganz ohne Vorkenntnisse.

Wie das funktioniert? Mit einem digitalen Assistenten, der direkt in die jeweilige Software eingebettet wird. Er führt den Nutzer direkt in der Software von Klick zu Klick durch jeden Prozess.

Schritt für Schritt hebt Userlane jedes Element hervor und erklärt es – So lassen sich selbst komplizierte Benutzeroberflächen einfach navigieren.

Kommt ein Nutzer mit einem bestimmten Prozess nicht zurecht, so muss er nicht länger Kollegen befragen, Videos ansehen oder durch PDF-Sammlungen scrollen. Der Assistent bietet einen praktischen Spickzettel, der die nötigen Informationen genau zum rechten Zeitpunkt anzeigt.

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren: Userlane sorgt nicht nur bei Arbeitgebern, sondern auch bei Arbeitnehmern für Zufriedenheit. Der Assistent erleichtern Nutzern die Arbeit mit einer neuen Software – und nimmt ihnen die Angst vor komplexen Technologien. Unternehmen sparen Schulungskosten und können ihre Belegschaft effektiver schulen.

Im Gegensatz zu traditionellen Schulungsmethoden integriert Userlane die Hilfestellung direkt in die jeweilige Software. Dies bringt folgende Vorteile:

  • Der Assistent steht jederzeit zur Verfügung – Anwender erkunden die neue Software in ihrem eigenen Tempo und werden bei Bedarf unterstützt.
  • Die Unterstützung erfolgt in Echtzeit – direkt innerhalb der Software.
  • Mehr Produktivität: Anwender arbeiten bereits in der Lernphase produktiv mit der Anwendung.
  • Standardisierte Prozesse: Anwender werden von Schritt zu Schritt durch jeden Prozess geführt und können keine Fehler machen.
  • Unternehmen können beliebig viele Menschen gleichzeitig in Software schulen – unabhängig von ihrem Standort.

Mittlerweile setzen Konzerne wie die Allianz und die Deutsche Bahn auf Userlane, um ihren Mitarbeitern das Leben einfacher zu machen. Auch namhafte Partner wie SAP und Microsoft haben Userlane für sich entdeckt.

Möchten auch Sie Ihren Mitarbeitern den Umstieg auf eine neue Software erleichtern?

Weitere Informationen sowie eine Live-Demo von Userlane finden Sie unter: www.userlane.com


Stichworte

Zielgruppe
Unternehmen aller Branchen, die ihre Mitarbeiter laufend in Software schulen müssen sowie SaaS-Anbieter, die ihr User Onboarding optimieren wollen.

Methodik
Kern der Userlane-Technologie sind interaktive Schritt-für-Schritt Anleitungen, die in jede browserbasierte Software integriert werden können. Sie führen die Nutzer von Klick zu Klick durch jeden Prozess – genau wie das Navigationssystem im Auto.

Portfolio
Implementierung von Userlane, Unterstützung bei der Erstellung interaktiver Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Customer-Success-Programm: Jeder Kunde wird individuell beraten und betreut

Referenzkunden
Allianz, LBS, Commerzbank, Deutsche Bahn, Messe München, Celonis, Getty Images, Jameda, Würth, Stadt München

Auszeichnungen
Learntec 2018 Innovation Award, Weconomy Award, Disruptive Technology Award, Breakthrough Award, BMWi Digital Award, Preisträger “Ausgezeichnete Orte im Land der Ideen”

Bei diesem Artikel handelt es sich um einen gesponsorten Beitrag der Firma Userlane GmbH.


Die Autorin

Tatjana Galinker

“Ob im Job oder bei Behördengängen – wem die nötigen Software-Kenntnisse fehlen, wird oftmals benachteiligt. Wie sorgt man dafür, dass jeder Mensch von den neuen Technologien profitiert?” Mit dieser Frage beschäftigt sich Tatjana Galinker täglich als Redakteurin bei Userlane. Dort recherchiert und schreibt sie Beiträge zu Themen rund um Lernpsychologie und Enterprise-Software.

 

 


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Userlane GmbH

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